Электронные таблицы Excel 2007

1. Электронные таблицы Excel 2007

Структура таблицы
Интерфейс приложения
Форматирование таблицы
Данные,
Сортировка и фильтры
Формулы, адреса ячеек
Графики и диаграммы
Разметка страницы

2. Ознакомление с курсом

В этом курсе будет изложен материал по программе Microsoft Office Excel 2007 ,
обратите внимание на следующие значки:
- этот значок запустит программу Microsoft Office Excel 2007 если она
установлена на компьютере.
- эта стрелочка вернет все на шаг назад, если это будет необходимо.
- эта стрелочка служит переходом к следующему шагу.
- эта пиктограмма завершит показ слайдов.
- эта звездочка запускает скрытую анимацию

3. Ознакомление с Excel

Для начала разберем что такое таблица:
Таблица – метод представления текстовой или числовой информации в виде
отдельных строк и столбцов содержащих однотипную информацию в одной строке
или столбце.
Так вот … электронные таблицы не исключение, поэтому прежде чем вносить
данные нужно подумать как они будут располагаться и не ошибиться с заголовком
таблицы.
Запустив программу вы может удивитесь что документ в этой программе
называется книгой, а называется он так потому что документ в Excel состоит из
нескольких таблиц называемых страницами, по умолчанию создается три листа в
новом документе.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Каждая строка имеет свой номер, а
каждый столбец свою букву латинского алфавита либо их сочетание.
Чтобы переименовать лист дважды щелкните на
него или выберите в контекстном меню команду
переименовать.
Чтобы создать новый лист нажмите на вкладку
выделенную на рисунке или в контекстном меню
выбрать пункт Вставка, также в контекстном
меню можно задать цвет ярлычка.

4. Ознакомление с Excel

Ввод данных в ячейку:
Для начала выделите ячейку в которую хотите вставить текст или число нажатием
курсора мыши или перемещая активное выделение клавишами со стрелками, далее
вводите текст или число, для сохранения изменения нажмите на кнопку Enter или
Tab.
При нажатии на Enter выделение переместится на строку ниже, а при нажатии на Tab
сместится в право.
Если использовать клавишу TAB для ввода данных в нескольких ячейках строки, а
затем нажать клавишу ВВОД в конце этой строки, курсор переместится к началу
следующей строки.
Для изменения уже набранного текста выделите нужную ячейку и нажмите на ней
дважды курсором мыши или нажмите клавишу F2 на клавиатуре, также содержимое
можно вводить и редактировать в строке формул над таблицей .

5. Ознакомление с Excel

В ячейке могут отобразиться знаки #####, если она содержит число, которое не помещается в
столбце. Чтобы увидеть текст полностью, необходимо увеличить ширину столбца.
Изменение ширины столбца:
Вариант 1
1.
Выберите ячейку, для которой необходимо изменить ширину столбца.
2.
На вкладке Главная в группе Ячейки выберите команду Формат.
3.
В меню Размер ячейки выполните одно из следующих действий.
а)Чтобы весь текст поместился в ячейке, выберите команду Автоподбор ширины столбца.
б)Чтобы увеличить ширину столбца, выберите команду Ширина колонки и введите нужное
значение в поле Ширина колонки.
Вариант 2
1. Наведите курсор мыши на границу столбцов в заголовке и выполните одно из действий:
А) Перенесите границу в нужное место, при этом возникнет текстовая подсказка с размером
столбца.
Б) Сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши и столбец примет наиболее подходящий
размер к содержимому.
Вариант 3
В контекстном меню столбца выбрать пункт ширина столбца и задать размер.

6. Ознакомление с Excel

По умолчанию текст не помещающийся в ячейку занимает соседние с ним справа ячейки.
Используя перенос, можно отобразить внутри ячейки несколько строк текста.
Для этого:
1. Выберите ячейку, в которой необходимо перенести текст.
2. На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите команду Переносить по словам.
Если текст состоит из одного слова, оно не переносится. Чтобы в данном случае текст уместился
полностью, можно увеличить ширину столбца или уменьшить размер шрифта.
Если после переноса виден не весь текст, возможно, потребуется изменить высоту строки. На
вкладке Начальная страница в группе Ячейки выберите Формат, затем в группе Размер ячейки
щелкните Автоподбор высоты.
Размеры строк также как и столбцов можно изменять курсором мыши и вызвав контекстное
меню выбрать пункт высота строки.
Чтобы начать ввод данных с новой строки в ячейке без автоматических переносов, задайте
разрыв строки, нажав клавиши ALT+ВВОД.

7. Ознакомление с Excel

Часто при редактировании таблиц необходимо скопировать, вырезать, удалить текст или другую
информацию, для этого можно воспользоваться теми же приемами, что и в Word (команды на
главной панели, контекстное меню, метод перетаскивания), но в Excel имеется еще
дополнительная вещь, это маркер заполнения, этот квадратик находящийся в углу активной
ячейки служит для автоматического заполнения ячеек и облегчает работу с программой, далее
по курсу вы все поймете, а сейчас рассмотрим основные его возможности:
При выделенной одной ячейке взявшись за него и увеличив рамку мы скопируем значение этой
ячейки в другие.
При выделенных двух ячейках программа будет смотреть по их содержимому, если там число,
то программа продолжит арифметическую прогрессию разности этих цифр, а если текст, но
определенный текст например понедельник/вторник или январь/февраль, то программа
самостоятельно добавит к первым двум среду, четверг и т.д. а ко вторым март, апрель и т.д.
Таким образом можно с легкостью сделать таблицу умножения заполнив только четыре ячейки
как показано на рисунке справа и перетащить маркер по горизонтали, потом по вертикали.

8. Форматы данных

Программа автоматически определяет что введено в ячейку. Всего в Excel
используется 13 форматов но определяют три главные разновидности:
Число – если введена цифровая информация не содержащая букв за исключением
денежных знаков, знака отрицательности числа, процента и градуса.
Формула – инструкция в виде линейной записи, в которой кроме чисел могут
использоваться адреса ячеек, даже с других листов, а также специальных слов-команд
которые работают как функции, единственное что коренным образом задает что это
формула знак равно в самом начале строки, итоговый формат может быть как числом
так и текстом.
Текст – это то что не входит в первые два определения и является набором букв и
цифр.

9. Форматы данных

Форматы чисел:
Числовой – любые числа в пределах 16 цифр, остальные округляются.
Денежный – служит для вычислений с денежными суммами и их
представления, при выборе валюты её сокращенное название будет
автоматически появляться после цифр и нет необходимости набирать на
клавиатуре, например 120р. или 10$.
Финансовый – служит для вычисления соотношений различных сумм
денег и не имеет отрицательных значений.
Процентный – служит для вычисления дробных значений и
автоматически выставляет знак процента например 0,4 это 40%, а ½ это
50%.
Дробный – число представляется в виде дроби с заданным делителем.
Экспоненциальный – служит для обозначения очень больших значений,
например 1600000000000000000000 это 16*1020

10. Форматы данных

Форматы текста:
Дата – обозначение даты в различных форматах включая дни недели.
Например: 10.06.2003г. или 17 мая 1999.
Время – обозначение времени в различных видах. Например: 21:45:32 или
9:45 PM.
Текстовый – просто текст.
Дополнительный – текст имеющий определенный шаблон написания.
Например номер паспорта или номер телефона, почтовый индекс и т.п.

11. Форматы данных

Чтобы задать формат данных в ячейке можно поступить
следующим образом:
На главной вкладке на панели «Число» выбрать из
выпадающего списка нужный формат, либо нажать на одну из
кнопок этой панели соответственно необходимому формату.
Выбрать в контекстном меню команду Формат ячейки и задать
формат вручную выбрав из списка слева, при этом появляются
дополнительные опции, такие как количество знаков после
запятой, форматы даты и времени и т.п.

12. Формулы

Формула – вычисления, содержащие в себе числа, математические знаки, функции,
имена ячеек из которых берется число для вычислений. Все формулы вводимые в
таблицу должны начинаться со знака равно.
Имя ячейки
Каждая ячейка имеет собственное имя, например U32, здесь U – столбец ячейки, 32 –
номер строки, имя активной ячейки пишется над таблицей левее строки формул,
причем в MSOffice Excel 2007 ячейке можно назначить другое имя, которое можно
потом использовать в формулах, просто необходимо ввести новое имя в это поле. На
новые имена имеется одно ограничение оно должно состоять только из заглавных
латинских букв.
Функции
Для облегчения вычислений, в Excel имеются встроенные функции, такие, как
вычисление корня, суммирование чисел необходимого блока ячеек и т.п., для их
добавления имеется специальная кнопка выделенная на рисунке.

13. Формулы

Ввод формул в ячейки:
Для облегчения ввода в таблицу формул необходимо знать следующие приемы:
Для ввода адреса необходимой ячейки можно просто навести на неё курсор
мыши и щелкнуть на ней.
Для вставки функций можно также воспользоваться кнопкой функции
находящейся на главной вкладке в панели Редактирование или в вкладке Функции
выбрать нужную.
Для многократного копирования функций можно воспользоваться
маркером заполнения или копированием, при этом копировании адреса ячеек будут
меняться, то есть если копировать формулу по одному столбцу то в адресах ячеек
будут меняться только адреса строк (цифры), а адреса столбцов будут неизменны, и
наоборот если копировать в строке то адреса строк будут неизменны, а адреса
столбцов изменяться.
Для задания неизменяющегося адреса ячейки при копировании то перед ним
ставится знак $ например $H$45 – адрес неизменяемый как по столбцам, так и по
строкам.

14. Формулы

Решение задач:
Изучив основы проверим их на практике. Например перед нами стоит такая задача:
В магазине бытовой химии необходимо подсчитать цену товарам с надбавкой и
высчитать из общей суммы налог на прибыль тем самым узнав итоговую прибыль
без налога.
Возьмем такие данные:
Товар: Порошок, Отбеливатель, мыло Закупочная
цена: 16,5, 10,8, 4,3 соответственно. Далее нам нужно к ней
добавить надбавку в 15%, для этого в следующий столбец
записываем формулу где ячейка с закупочной ценой
умножается на 1,15 что равняется 115%, копируем
формулу в ячейки ниже и задаем им числовой формат
с одним знаком после запятой.
Правее делаем еще один столбец в котором запишем количество проданного товара,
например 23, 12, 14 соответственно.

15. Формулы

Решение задач:
Далее нам остается умножить сумму на количество проданного товара:
Создадим еще один столбец в котором будет подсчитываться чистая прибыль, при
этом формула немного сложнее, здесь надо от итоговой цены отнять закупочную и
умножить на количество проданного товара:

16. Формулы

Решение задач:
Теперь нам необходимо сложить всю сумму проданного товара и сумму выгоды, для
этого можно ввести в ячейку E6 формулу "=СУММ(E3:E5)" или воспользоваться
мастером формул
на главной вкладке, перед этим выделив нужные для
суммирования ячейки. Скопируем эту формулу в ячейку правее и получим сумму
выгоды.
Осталось подсчитать выгоду без налога, для этого сумму выгоды умножим на 0,78,
то есть отнимем 12%. Вот и всё решение:

17. Сортировка данных

В электронных таблицах предусмотрена возможность сортировки данных по
возрастанию или убыванию, а также сортировка по нескольким столбцам
одновременно. Для сортировки одного столбца по возрастанию или убыванию
достаточно выделить его и выбрать одну из команд на вкладке Данные:
АЯ означает «по возрастанию»
ЯА означает «по убыванию»
Для сортировки по нескольким столбцам необходимо
нажать кнопку Сортировка, после чего надо добавить
необходимое количество столбцов (уровней) и задать порядок сортировки:

18. Сортировка данных

Также как и сортировка бывает необходимо чтобы видны были только те ячейки
которые в этот момент нужны, для этого применяются фильтры которые могут
скрыть не нужные значения.
Для добавления фильтра выделите необходимый столбец (или строку с заголовками)
и нажмите на кнопку Фильтр в вкладке Данные.
С помощью фильтра можно отделить числа больше или меньше заданного,
отсортировать данные, скрыть или показать определенные данные.

19. Диаграммы и графики

Диаграммы и графики служат для
представления числовой информации в
графическом
виде.
Диаграммы
используют для сравнения однотипных
данных, а графики для сравнения
данных в течение времени или по
итогам месяца или года.
Для создания диаграммы или графика
необходимо в начале создать таблицу с
данными,
которые
необходимо
отобразить графически, затем в
вкладке вставка выбрать наиболее
понравившуюся диаграмму.

20. Диаграммы и графики

Попробуем отобразить диаграмму для следующих данных:
После выбора типа диаграммы гистограмма/объемная программа
выдаст не то что мы от неё ожидали:
Поэтому выбираем в контекстном
меню диаграммы пункт
«Выбрать данные».
В открывшемся окне удаляем
пункт год; и изменяем подписи
горизонтальной оси выделив
столбец с годами.
Дабы не было таких недоразумений
там где пишется дата надо указывать на текстовый тип данных
дата или текст, тогда программа
поймет всё правильно.

21. Диаграммы и графики

Итогом стала следующая диаграмма:
Все внутренние элементы диаграммы
могут быть перенастроены, включая тип
диаграммы. Вот список изменяемых
элементов:
оси
вертикальная
и
горизонтальная, линии сетки, фон,
объемность фигур, заголовок, легенда.
Каждый из элементов имеет свои
параметры для настройки, это и шрифт,
цвет фона, размерность, положение и
прочее. С помощью настройки этих
параметров можно сделать из деловой
диаграммы очень даже красивую.
Настройки элементов вызываются через
контекстное меню.

22. Разметка страницы

В Excel в отличии от Word изначально не отображаются границы листов, поэтому
можно легко вылезти за пределы листа. Чтобы увидеть границы листов необходимо
вызвать диалоговое окно «Параметры страницы» во вкладке «Разметка страницы»
После чего настроить если
необходимо ориентацию страниц,
масштаб и размер страницы, поля
на бумаге и порядок печати
страниц в вкладке «Лист».
После нажатия кнопки ОК в
таблице
будут
отделены
пунктиром ячейки разделенные
по разным листам:

23.

Последний слайд
Если Вы практически опробовали все этапы курса,
то Вы научились работать с программой Excel и с
легкостью сможете сделать электронную таблицу,
Прайс-лист, документ с диаграммой или даже
небольшую базу данных без чьей либо помощи.
А[email protected]