Технология подготовки текстовых документов. (Лекция 3)

1. Лекция 3. Технология подготовки текстовых документов

1. Текстовые редакторы: назначение и функции.
2. Правила ввода и редактирования текста.
3. Оформление текстового документа: формат печатного
документа, шрифтовое оформление, параметры
форматирования абзаца.
4. Нумерация страниц. Создание и оформление колонтитулов.
5. Создание и редактирование таблиц
6. Средства создания и оформления сносок.
7. Создание оглавления.
8. Создание документов на основе образцов и шаблонов.

2. Текстовые редакторы –

используются для создания и
стилизации текстовых документов,
автоматизации делопроизводства
в юридической практике используются
для подготовки различных документов
(законопроектов, договоров,
протоколов допроса, материалов
судебного разбирательства,
завещаний, дарственных и т.п.)

3. Текстовые редакторы:

Lotus
СТИЛЬ, ФОТОН
ЛЕКСИКОН
ChiWrite
Microsoft Word является наиболее популярным, его
формат документа фактически стал стандартом и многие
программы имеют поддержку совместимости с данным форматом.
Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета
Microsoft Office.
Первая версия была написана Ричардом Броди в
1983 году для IBM PC, использующих DOS.
Позднее выпускались версии для
Apple Macintosh (1984),
UNIX и Microsoft Windows (1989).
Их развитие идет по пути:
1.
расширения функциональных возможностей;
2.
обеспечения удобства работы с ними

4. Функциональные возможности:

ввод текста:
ввод символов, автоввод, автозавершение, перемещение по тексту;
редакционная обработка текста на экране:
выделение фрагментов текста;
вставка, замена, удаление, перемещение фрагментов текста;
работа с несколькими текстовыми документами в отдельных окнах на экране;
оформление текстового документа:
установка формата документа;
шрифтовое оформление фрагментов текста;
форматирование абзацев;
установка автоматического переноса;
разбивка текста на страницы;
нумерация страниц, колонтитулы;
расположение текста в нескольких колонках;
создание и редактирование таблиц;
автоматическое составление оглавления;
введение в текстовый документ нетекстовых фрагментов:
рисунков, графиков, математических выражений;
взаимодействие с файловой системой:
создание папок;
сохранение документа в файл, открытие текстовых файлов;
импорт текстов и графики из других файлов;
вывод текстового документа на принтер

5. Оценка удобства работы

количество необходимых нажатий клавиш
(кнопок мыши) для выполнения операций;
скорость отображения текста на экране при:
считывании текста,
перемещении по тексту,
удалении, вставке и перемещении фрагментов
текста;
вызов подсказок:
их удобство, полнота, скорость вывода на экран;
объем внутренней памяти:
занимаемой текстовым редактором;
выделенной под текстовый документ.
проверка и исправление
орфографических и стилистических ошибок

6.

ОКНО ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА WORD-2010

7. ОКНО ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА WORD-2013

8. Команды МЕНЮ Word-2010 позволяют управлять программой

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Файл содержит команды создания, открытия, сохранения файла, печати на принтере,
включая предварительный просмотр, подготовки и отправки документа , и завершения
работы с Word
Главная позволяет редактировать документ, вырезать, копировать, вставлять,
очищать, выбирать шрифт и его размер, форматировать и размечать текст, располагать
его на странице в нескольких колонках, устанавливать позиции табуляции, обрамлять
таблицы, создавать стили оформления документов, производить поиск и замену текста,
переходить в заданные места документа и команды работы с СПС Гарант
Вставка позволяет вставлять страницы, таблицы, иллюстрации, организовывать
связи, делить текст на колонтитулы, вставлять разнообразный текст и символы
Разметка страницы позволяет установить форму представления документа на
экране, параметры и фон страницы, оформление абзацев, упорядочивание объектов
документа
Ссылки позволяет вставлять оглавления, ссылки, сноски, указатели
Рассылки готовит документ к рассылке, создавать конверты и наклейки
Рецензирование позволяет проверять правописание, создавать примечания,
9.
сравнивать, изменять, защищать документы, вносить рукописные данные
Вид содержит режим просмотра документа, линейки, масштаб документа, позволяет
производить переключение между документами при одновременной обработке
нескольких документов, изменять расположение окон
Настройки команды работы с СПС Консультант
10.
Панель быстрого доступа настраивается с помощью кнопки настройки справа
8.

9. Команды МЕНЮ Word-2013 позволяют управлять программой

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Файл содержит команды создания, открытия, сохранения файла, печати на принтере,
включая предварительный просмотр, подготовки и отправки документа , и завершения
работы с Word
Главная позволяет редактировать документ, вырезать, копировать, вставлять,
очищать, выбирать шрифт и его размер, форматировать и размечать текст, располагать
его на странице в нескольких колонках, устанавливать позиции табуляции, обрамлять
таблицы, создавать стили оформления документов, производить поиск и замену текста,
переходить в заданные места документа и команды работы с СПС Гарант
Вставка позволяет вставлять страницы, таблицы, иллюстрации, организовывать
связи, делить текст на колонтитулы, вставлять разнообразный текст и символы
Дизайн позволяет форматировать документ, накладывать подложку, изменять цвет
страниц
Разметка страницы позволяет установить форму представления документа на
экране, параметры и фон страницы, оформление абзацев, упорядочивание объектов
документа
Ссылки позволяет вставлять оглавления, ссылки, сноски, указатели
Рассылки готовит документ к рассылке, создавать конверты и наклейки
Рецензирование позволяет проверять правописание, создавать примечания,
сравнивать, изменять, защищать документы, вносить рукописные данные
Вид содержит режим просмотра документа, линейки, масштаб документа, позволяет
производить переключение между документами при одновременной обработке
нескольких документов, изменять расположение окон
Настройки команды работы с СПС Консультант
Панель быстрого доступа настраивается с помощью кнопки настройки справа

10. СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ ТЕКСТА

Структурные
Символ – один из 256 возможных
Слово – набор символов между двумя пробелами
Абзац – набор слов между двумя Enter
Смысловые
o Предложение
o Смысловой абзац - может состоять из нескольких
структурных абзацев
o
o
o
o
Строка
Страница
Колонка
Раздел - часть текста, имеющая отличное оформление от
других частей текста. «Конец» структурного элемента
помечается специальным знаком форматирования

11. Основные этапы подготовки документа

можно условно разбить на 3 этапа:
1. ввод текста
2. редакторская обработка
3. форматирование (оформление)
документа
из последующего этапа можно вернуться к
предыдущему, на практике при подготовке
сложных документов это происходит
повсеместно

12. Правила ввода текста

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Ввод текста осуществляется в режиме специальных разметочных
символов – пиктограмма «¶» на вкладке ленты меню Главная.
При вводе текста не следует делать никаких отступов от левого
края посредством клавиш («пробел», Tab).
Ввод слов осуществляется через один пробел - (первая·лекция )
Если необходимо не разрывать слова (2013°год, №°123)
используют неразрывный пробел - Ctrl+Shift пробел (°).
В пределах одного абзаца переход на следующую строку
происходит автоматически после заполнения текущей.
Переход к следующему абзацу осуществляется клавишей Enter (¶).
Переход к следующей строке абзаца, когда текущая строка еще не
заполнена осуществляется комбинацией клавиш Shift+Enter ( ).
Иногда смысловой абзац разбивают на несколько структурных,
например, когда абзац содержит перечисление.
Не следует сопровождать ввод теста его оформлением.

13.

Перед началом ввода текста необходимо
установить формат документа:
1. Выбрать режим отображения документа на экране
Вид → Разметка страницы
2. Выставить горизонтальную и вертикальную линейки
Вид → Линейка

14.

3. Обозначить границы текста:
Файл → Параметры → Дополнительно → установить галку «показывать
границы текста»

15.

4. Установить автоматическую проверку правописания:
Файл → Параметры → Правописание →
установить галки автоматически проверять орфографию и грамматику

16.

5. Изменить параметры автозамены при вводе:
Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены →
Автоформат при вводе → удалить галки в «стили нумерованных
списков» и «устанавливать отступы клавишами»

17.

Текст вводят в
режиме по
умолчанию:
• Шрифт Times New
Roman,
• Размер шрифта 12 пт,
• Выравнивание по
левому краю,
• Интервал перед и
после нулевой
• Первой строки нет
• Межстрочный
интервал одинарный,
• Запрет висячих строк
Главная → Абзац

18. Маркировка фрагментов текста

осуществляется буксировкой мыши от одного конца
фрагмента к другому при нажатой левой кнопке,
маркировка слова осуществляется двойным щелчком мыши,
маркировка абзаца осуществляется тройным щелчком мыши
внутри абзаца или поместить курсор мыши в поле слева от
абзаца и дважды щелкнуть мышью,
для маркировки строки следует поместить курсор мыши в
поле слева от нее и щелкнуть мышью,
для маркировки документа следует поместить курсор мыши
в левом поле и трижды щелкнуть мышью.

19. Редакторская обработка текста

предполагает логико-содержательный анализ текста,
на основе которого в текст вносятся исправления,
включает в себя:
Вставка фрагмента текста осуществляется его набором
после установки курсора в место вставки.
Замена фрагмента текста осуществляется набором
заменяющего фрагмента после выделения заменяемого.
Удаление выделенных фрагментов текста
осуществляется клавишей Delete или Backspace.
Перестановка фрагментов текста осуществляется,
перетаскиванием его в нужное место мышью или
используя буфер обмена.
По тексту можно перемещаться с помощью клавиш и их
комбинаций: , , , , Home, End, PgUp, PgDn,
Ctrl+Home, Ctrl+End.

20. Виды абзацев текста

Заголовок
Основной
текст
Подпись
Выходные
сведения

21. Отформатированный документ

22. Установка формата ДОКУМЕНТА для вывода на печать

Разметка страницы
Параметры страницы
Поля
Верхнее, нижнее
Левое, правое
(внутри, снаружи)
Ориентация
Книжная
Альбомная
Расположение текста на
странице
Зеркальные поля
2 страницы на листе
брошюра
Размер бумаги
Ширина
Высота
Расположение
колонтитулов от
края листа

23. Шрифтовое ВЫДЕЛЕНИЕ текста

Главная Шрифт
Шрифт
Начертание
Размер (в пт)
Подчеркивание
Видоизменение:
надстрочное
подстрочное
малые прописные
прописные
Главная Шрифт
Интервал между
буквами (разрядка)

24. Параметры ФОРМАТИРОВАНИЯ абзаца

Главная Абзац
Отступы и интервалы
Выравнивание
Отступы слева и справа
Интервалы перед и после
Первая строка
Межстрочный интервал
Положение на странице
Запрет висячих строк
Не разрывать абзац
Не отрывать от следующего
Располагать с новой страницы

25. ТАБУЛЯЦИЯ- перемещение курсора при нажатии клавиши Tab

ТАБУЛЯЦИЯ- перемещение
Главная Абзац Табуляция
курсора при нажатии клавиши Tab
Табуляция устанавливаемая
Область действия – отдельный(ые)
абзац(ы)
Указывается позиция табуляции
Выбирается расположение теста
относительно позиции табуляции
Табуляция по умолчанию
Область действия – весь документ
Указывается шаг табуляции
Текст располагается справа от
позиции табуляции
табуляция

26. МНОГОКОЛОННОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ ТЕКСТА

Разметка страницы → Колонки → Другие колонки
Число колонок
Ширина колонки(ок)
Ширина промежутка(ов)

27. СОЗДАНИЕ СНОСОК

Сноска – пояснительный текст и/или
библиографическая ссылка
Ссылки → Сноски
Положение:
сноски - внизу страницы/текста
концевые сноски - в конце
документа/раздела
Формат:
Формат номера
другой специальный символ
Начать с:
Нумерация:
продолжить/
в каждом раздела/
на каждой страницы
Применить:
ко всему документу
к текущему разделу

28. КОЛОНЦИФРЫ И КОЛОНТИТУЛЫ

Вставка номера страницы как объекта
Вставка → Номера страниц →
Положение
Выравнивание
Номер на первой странице
Порядок нумерации
Вставка колонтитула
Вставка → Колонтитулы (верхний или
нижний)→ Заполнение абзаца-колонтитула
элементами
Текст
Номер страницы (как автотекст)
Время, дата и т.д.
Замечание. Используют панель «Конструктор»
для изменения колонтитула
Номер страницы
Вставка фрагментов
Если
требуется
добавить
только
номер
страницы,
добавьте
только его.
Если
требуется
добавить
номер
страницы
и другие
сведения,
добавьте
верхний
или
нижний
колонтитул
Расположение колонтитулов от края листа

29. ШАБЛОН ДОКУМЕНТА - это совокупность стилевых настроек, хранящихся отдельно от документа

По-умолчанию – это шаблон Normal.dot
Это своеобразный макет
документа, который хранит его
формат: расположение текста на
странице, положение сносок, вид
и расположение колонтитулов,
способ нумерации страниц, стили
оформления всех структурных
элементов документа.
Закрепленные имена стилей:
Заголовок 1, Заголовок 2 …
Обычный
Текст сноски
Знак сноски
Нижний колонтитул, Верхний
колон титул
Номер страницы
Основной текст
Создание документа на основе шаблона:
Файл → Создать → Выбрать шаблон
Ввести (вставить) текст
Оформить, используя стили

30. СТИЛИ ОФОРМЛЕНИЯ - это именованная совокупность значений параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления

абзацев (линий и рамок)
Стили можно создать:
Главная → Стили →
Создать стиль
Оформление
посредством
cтиля: выделить
фрагмент текста
и выбрать стиль
из таблицы
стилей
Документ с
новыми стилями
можно сохранить в
шаблон с
произвольным
именем с
расширением
*.dot

31. СОЗДАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ

Автоматическое
создание оглавления
сложного документа
основано на
применении стилей
оформления для
заголовков всех
уровней:
Заголовок 1 →
заголовок 1-го уровня
Заголовок 2 →
заголовок 2-го уровня
Заголовок 3 →
заголовок 3-го уровня
Вставить пустую страницу в
начало или конец документа
Вставить оглавление:
Ссылка → Оглавление →
Настраиваемое оглавление:
Количество уровней
Параметры
Изменить стиль

32. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Создание таблицы
Вставка → Таблица
Заголовок (многоуровневый)
Информационная часть
Редактирование таблиц
•Добавление строк/столбцов
•Удаление строк/столбцов
•Объединение выделенных ячеек
•Разбиение ячеек
Расположение данных в ячейке
• текст – по левому краю
• заголовки – по центру
• числа – по правому краю
Указать:
1.число столбцов
2.число строк
3.автоподбор ширины окна
Панель Конструктора

33. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Форматирование в ячейке
выравнивание по
горизонтали
выравнивание по вертикали
Форматирование
строк/столбцов
установка ширины столбца
установка высоты строки
Выравнивание таблицы
относительно текста
Автоподбор

34. ГРАФИЧЕСКОЕ ВЫДЕЛЕНИЕ ОБЪЕКТА

Обрамление и заливка абзаца
позволяют отделить его от других
частей текста.
Главная → Абзац →Границы →
Границы и заливка
Границы или Страница:
Заключение абзаца в рамку и
проведение линий над, под, слева ,
справа абзаца
Выбрать тип рамки
Выбрать тип линии, цвет и ее ширину
Выбрать положение линий
Заливка:
Выбрать цвет и тон
Выбрать узор

35. ВСТАВКА РИСУНКОВ

Вставка → Рисунок → «файл»
Указать способ вставки:
Вставить
Связать с файлом
Вставить и связать
Редактирование и
форматирование рисунка:
Изменение размера рисунка
Изменение положения рисунка
Вырезание части рисунка
Установка способа обтекания
Изменение контрастности и
яркости
Обрамление и заливка рисунка
Работа с рисунком → Формат
Целесообразно использовать панель «Формат»

36. При открытии сохраненного на диске файла: Открыть → выбрать папку, файл, тип → Открыть

При создании нового файла (Word-2010):
Файл →Создать
При открытии сохраненного на диске файла:
Открыть → выбрать папку, файл, тип → Открыть

37. При сохранении вновь созданного файла на диск (Word-2010): Файл → Сохранить как → выбрать папку, задать имя, тип файла

или Сохранить → если файл уже имеет имя

38. Поскриптум

Формат документа Word фактически стал стандартом и многие
программы имеют поддержку совместимости с данным форматом.
Расширение «.doc» стало синонимом двоичного формата.
Фильтры экспорта и импорта в данный формат присутствуют в
большинстве текстовых процессоров.
Форматирование, нормально выглядящее в последней версии,
может не отображаться в старых версиях программы, однако есть
возможность сохранения документа с потерей части
форматирования в старых версиях продукта.
Версии Word 2010/13 используют по умолчанию формат,
основанный на XML.
Word может расширять свои возможности посредством
использования встроенного макроязыка VBA — Visual Basic для
приложений.
Однако это предоставляет возможности для написания
встраиваемых в документы макровирусов. Первым вирусом,
заразившим документы Microsoft Word, был DMV, созданный в
декабре 1994 года Дж. Мак-Намарой для демонстрации создания
макровирусов.