Стилистические особенности деловой переписки

1. Стилистические особенности деловой переписки

ВЫПОЛНИЛИ: Сулейманова Алсу
Белодедова Екатерина
ГМУ2-4

2. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА-ЭТО?

это один из главных
инструментов общения в любом
бизнесе. Правильно
составленное деловое письмо
поможет создать
положительное впечатление о
компании. А одно неграмотно
написанное письмо способно
убить вашу всю репутацию. О
правилах деловой переписки
мы уже писали, теперь давайте
посмотрим на конкретные
примеры деловых писем.

3. ОСОБЕННОСТИ

1)Тон изложения текста служебного письма должен быть нейтральным
описание ситуации и событий должны быть исключительно констатацией фактов,
например: Компания предлагает продукцию известных европейских производителей.
Комиссия провела проверку и установила нарушения в системе учета товаров при их
поступлении на склад предприятия.
2) Точность и четкость изложения мысли в текстах служебных писем достигаются в
результате: применения терминологической лексики
3) В текстах писем следует избегать многозначности и использование непонятных
терминов и иностранных слов.
В служебных письмах употребляются следующие формы изложения:
o от первого лица множественного числа: "просим прислать ...",
"напоминаем, что...", "сообщаем, что...";
o от первого лица единственного числа: "прошу рассмотреть...", "считаю
необходимым...", "предлагаю...", если письмо составлено на бланке
должностного лица

4. Особенности

4) При написании писем используют личные местоимения. В письмах,
адресованных конкретному лицу, местоимение "Вы" и все его варианты ("Ваш", "Вас",
"Вам", "Вами") следует писать с большой буквы
Просим Вас рассмотреть наши предложения... Направляем Вам
проект постановления... Выводы, сделанные Вами...
Без личных местоимений, как правило, составляют письма, адресованные
учреждению, например:
Просим рассмотреть наши предложения... Направляем замечания к проекту..
5) Текст письма не следует начинать с названия учреждения (Министерство
юстиции Украины направляет..., ЗАО "Луч" предлагает...), поскольку служебные
письма составляют на бланке, где уже указано полную, а иногда и сокращенное
название учреждения.

5. Особенности

С целью аргументации и подтверждения определенных действий (отказов,
рекомендаций, разъяснений, поручений, просьб и т.д.) к письмам включают ссылки на
нормативно-правовые акты, например:
В Соответствии со ст. б Закона Украины "О электронные документы и электронное
документооборот"...
В Соответствии с п. 4.5.4. Правил работы архивных подразделений органов
государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и
организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от
16.03.2001 № 16, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 08.05.2001 за №
497/5598...

6. Специфические черты официально-делового общения

Специфические черты официальноделового общения
подчеркнутая официальность и деловитость;
адресность (наличие отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых
писем);
устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их
использования в тексте деловых писем;
лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
максимально нейтральный тон изложения;
точность и ясность, исключающие непонимание или двоякое толкование содержания
письма;
лаконичность изложения содержания.

7. Рекомендации при составлении писем

Излагайте суть преимущественно простыми, короткими предложениями, старайтесь
избегать причастных и деепричастных оборотов и других осложняющих конструкций.
Отдавайте предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее
предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные
слова находятся в начале предложения.
Применяйте устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.
Не навязывайте адресату содержанием (или подтекстом) документа ожидаемый исход
освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос
положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру».
Если Вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы невозможно, не
начинайте письмо с констатации отказа – сначала изложите мотивацию своего решения
и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к вопросу можно вернуться.
Проявляйте дипломатию в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном:
дайте понять, что исполнение просьбы стоило Вам известного труда, в противном
случае Вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее
существенным проблемам

8. Рекомендации при написании электронных сообщений

—быть внимательным к другим; писать кратко и придерживаться темы. Электронная почта создана для
рассылки писем, а не для сочинения диссертаций;
—файлы-подписи должны быть небольшими (не больше пяти-шести строк). Многие пользователи имеют
привычку добавлять к письму файл с ироничным или просто остроумным текстом, называемый файлом
подписи. Многие программы обработки почты позвляют создать целый набор таких файлов, которые
присоединяются к сообщению;
- НЕ НАДО ПИСАТЬ ПИСЬМА ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ! Поскольку электронные письма можно только читать, а
не слышать, то нет возможности выразить свои эмоции, например так, как это можно было бы сделать во
время разговора по телефону. TEКСТ, НАПИСАННЫЙ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, в электронной переписке
воспринимается как КРИК!
— не следует рассылать сообщения, не содержащие никакой важной и полезной информации, что может
вызвать раздражение адресата, так как побуждает его выбрасывать из своего почтового ящика ненужные
сообщения, кроме того, это напрасная трата ресурсов Интернета.