Служебные записки в адрес ГД – новые резолюции

1.

Служебные записки в адрес ГД –
новые резолюции
Вместо текущей резолюции СЗ ГД – «В оплату» необходимо
реализовать различные резолюции:
Акт (прошу подписать акт);
Счет (прошу оплатить счет);
Счет+Акт (прошу подписать акт и оплатить счет);
Принять бюджетные обязательства.
Используемые сокращения в презентации:
КА - контрагент
www.docsvision.com
Слайд: 1

2.

СЗ в адрес ГД с резолюцией «Акт»
Для данной резолюции
появляется новый флаг
«Подписано КА» = Да/Нет
www.docsvision.com
Слайд: 2

3.

Схема исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Акт»
Зеленая ветка - сценарий если акт подписан контрагентом.
Серая ветка – если акт НЕ подписан контрагентом.
www.docsvision.com
Слайд: 3

4.

Процесс исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Акт» (акт подписан контрагентом)
Инициатор создает карточку СЗ в адрес ГД, заполняет все необходимые поля, выбирает
резолюцию «Акт», проставляет флаг «Подписано КА» и запускает карточку служебной
записки на согласование;
Карточка служебной записки поступает на согласование к указанным согласующим лицам,
а также параллельно Карлику Д.А., Макарову В.Ю. и советнику ГД;
После согласования СЗ инициатору на почту поступает уведомление о необходимости
предоставить Секретарю ГД оригинал акта;
Секретарь ГД получает от инициатора оригинал акта и передает его на подписание ГД
(совместно с распечатанной СЗ), затем отмечает результат подписания в системе;
Если акт подписан ГД, инициатор получает задание на загрузку подписанного документа в
систему. Инициатор забирает у секретаря ГД подписанный акт, сканирует его и загружает в
карточку СЗ. А также отправляет подписанный экземпляр акта контрагенту.
После этого карточка СЗ с вложенным подписанным актом поступает на регистрацию в
Контрактную службу (в электронном виде);
После регистрации документа инициатору поступает задание на передачу подписанного
экземпляра акта в Бухгалтерию. Инициатор передает документ в Бухгалтерию и завершает
свое задание;
В Бухгалтерию поступает задание на проведение акта. Оригинал подписанного документа
(акта) в бухгалтерию предоставляет инициатор служебной записки (см. пункт выше).
www.docsvision.com
Слайд: 4

5.

Процесс исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Акт» (акт НЕ подписан контрагентом)
Инициатор создает карточку СЗ в адрес ГД, заполняет все необходимые поля, выбирает
резолюцию «Акт», НЕ проставляет флаг «Подписано КА» и запускает карточку служебной
записки на согласование;
Карточка служебной записки поступает на согласование к согласующим лицам , а также
параллельно Карлику Д.А., Макарову В.Ю. и советнику ГД;
После согласования СЗ инициатору на почту поступает уведомление о необходимости
предоставить Секретарю ГД оригинал акта;
Секретарь ГД получает от инициатора оригинал акта и передает его на подписание ГД
(совместно с распечатанной СЗ), затем отмечает результат подписания в системе;
После подписания ГД акта инициатору поступает задание на подписание документа (акта)
у контрагента. Инициатор забирает подписанный ГД акт у секретаря ГД и подписывает его
у контрагента. Затем сканирует его и загружает в карточку СЗ.
После этого карточка СЗ с вложенным подписанным актом поступает на регистрацию в
Контрактную службу (в электронном виде);
После регистрации документа инициатору поступает задание на передачу подписанного
экземпляра акта в Бухгалтерию. Инициатор передает подписанный экземпляр акта в
Бухгалтерию и завершает свое задание;
В Бухгалтерию поступает задание на проведение акта. Оригинал подписанного документа
(акта) в бухгалтерию предоставляет инициатор служебной записки (см. пункт выше).
www.docsvision.com
Слайд: 5

6.

СЗ в адрес ГД с резолюцией «Счет». Счет по Акту
Для данной резолюции
появляется новые поля,
в которых отображены
данные по счету
www.docsvision.com
Слайд: 6

7.

СЗ в адрес ГД с резолюцией «Счет». Счет по
Авансу
Для данной резолюции
появляется новые поля,
в которых отображены
данные по счету
www.docsvision.com
Слайд: 7

8.

Схема исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Счет»
www.docsvision.com
Слайд: 8

9.

Процесс исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Счет»
Инициатор создает карточку СЗ в адрес ГД, выбирает резолюцию «Счет».
Указывает счет по Акту или Авансу, заполняет дополнительные поля и запускает
служебной записки на согласование;
Карточка СЗ поступает на согласование к согласующим лицам , а также параллельно
Карлику Д.А. и советнику ГД;
После согласования служебной записки инициатору на почту поступает уведомление о
необходимости предоставить Секретарю ГД оригинал документа (счета);
Секретарь ГД получает от инициатора оригинал счета и передает его на подписание ГД
(совместно с распечатанной СЗ), затем отмечает результат подписания в системе;
После подписания инициатор получает задание на загрузку подписанного счета в
систему. Инициатор забирает у секретаря ГД подписанный счет, сканирует его и
загружает в карточку СЗ.
После карточка СЗ с вложенным подписанным счетом поступает на регистрацию в
Контрактную службу (в электронном виде);
После регистрации документа инициатору поступает задание на передачу подписанного
экземпляра счета в Бухгалтерию. Инициатор передает подписанный экземпляр счета в
Бухгалтерию и завершает свое задание;
В Бухгалтерию поступает задание на оплату данного счета. Оригинал подписанного счета
в бухгалтерию предоставляет инициатор служебной записки (см. пункт выше).
www.docsvision.com
Слайд: 9

10.

СЗ в адрес ГД с резолюцией «Счет+Акт»
www.docsvision.com
Слайд: 10

11.

Схема исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Счет+Акт»
www.docsvision.com
Слайд: 11

12.

Процесс исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Счет+Акт»
Инициатор создает карточку СЗ в адрес ГД, выбирает резолюцию «Счет+Акт» и
запускает карточку служебной записки на согласование;
Карточка СЗ поступает на согласование к указанным согласующим лицам, а также
параллельно Карлику Д.А., Макарову В.Ю. и советнику ГД;
После согласования служебной записки инициатору на почту поступает уведомление о
необходимости предоставить Секретарю ГД оригиналы документов (акта и счета);
Секретарь ГД получает от инициатора оригиналы документов и передает их на
подписание ГД (совместно с распечатанной СЗ), затем отмечает результат подписания в
системе;
После подписания документов ГД, инициатор получает задание на загрузку
подписанных документов в систему. Инициатор забирает у секретаря ГД подписанные
документы, сканирует их и загружает в карточку СЗ.
После карточка СЗ с вложенным подписанным счетом поступает на регистрацию в
Контрактную службу (в электронном виде);
После регистрации документа инициатору поступает задание на передачу подписанных
экземпляров акта и счета в Бухгалтерию. Инициатор передает подписанные
экземпляры в Бухгалтерию и завершает свое задание.
В Бухгалтерию поступает задание на проведение акта и оплату счета. Оригинал
подписанного счета в бухгалтерию предоставляет инициатор служебной записки (см.
Слайд: 12
пункт выше).
www.docsvision.com

13.

СЗ в адрес ГД с резолюцией «Принять бюджетные
обязательства»
www.docsvision.com
Слайд: 13

14.

СЗ в адрес ГД с резолюцией «Принять бюджетные
обязательства». Шаблон СЗ.
www.docsvision.com
Слайд: 14

15.

Схема исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Принять бюджетные обязательства»
www.docsvision.com
Слайд: 15

16.

Процесс исполнения СЗ в адрес ГД с резолюцией
«Принять бюджетные обязательства»
Инициатор создает карточку СЗ в адрес ГД, выбирает резолюцию «Принять бюджетные
обязательства» и запускает карточку служебной записки на согласование;
Карточка СЗ поступает на согласование к указанным согласующим лицам, а также
параллельно Карлику Д.А. и советнику ГД;
После согласования служебная записка поступает на подписание:
- если в поле Адресат инициатор указан Карлика Д.А., то СЗ падает напрямую к нему;
- если в адресатах указан Гудков И.Э., то Секретарь ГД передает СЗ на подписание ГД,
затем отмечает результат подписания в системе;
Подписанная карточка СЗ поступает на регистрацию в Контрактную службу (в
электронном виде);
После регистрации в Бухгалтерию поступает задание на исполнение – принятие
бюджетного обязательства. Бухгалтерия проводит документ и отмечает результат в
системе.
www.docsvision.com
Слайд: 16