Использование методов и инструментов Benchmarking, Lean, Six Sigma, Kaizen в совершенствовании операций

1.

Использование методов и инструментов
Benchmarking, Lean, Six Sigma, Kaizen в
совершенствовании операций
Литвин Владимир Николаевич
[email protected]
1

2.

Адаптация
и
использование
методов
и
инструментов
Benchmarking, Lean, Six Sigma, Kaizen и др. в нынешних условиях
позволяет российским компаниям быстро, не привлекая для этого
дополнительных ресурсов эффективно достичь следующих целей:
1. Улучшить финансовые показатели
стабилизации дохода и снижение затрат.
за
счет
обеспечения
2. Гарантировать скорость / время выполнения заказа.
3. Значительно снизить сложность бизнес - процессов
4. Повысить качество выполняемых процессов / операций.
Главным критическими фактором при проведении преобразований
является качество и количество применяемых инструментов.
В данной презентации представлены лишь некоторые из
адаптированных
инструментов,
позволяющих
эффективно
осуществлять
процессы
совершенствования
операционной
деятельности предприятия.
2

3.

3

4.

Захватить процесс / операцию в деталях, наряду с соответствующими
данными процесса. Входы выходы процесса, количество шагов, запасы,
материальный и информационный потоки.
Пример Диаграмма SIPOC.
Скорость
Качество
Поставщик
Входы /
требования
Процесс
Выходы /
требования
Клиент
(внешний/ внутренний)
Метрики входа
Метрики процесса
• Качество ведения учета
• Точность сведений базы
данных
• Опыт сотрудников
• % переделок
каждом шагу
Метрики выхода
• Время получения
запроса
• Шагов процесса
• Своекременность выполнения
• Время выполнения
операций.
действия
• Время доставки ответа
• Время задержки
между шагами
• Время цикла
на • Точность выполнения
операций.
4

5.

Планирование
Поставщик
Информация о спросе
Управление
поставками
Информация о спросе
Клиент
Шаг 1
Шаг 2
Шаг 3
Шаг 4
Шаг 5
Время обраб. -2 мин.
Время установ. -7мин.
Размер пакета -50 шт.
Выход -75%
КПД -60%
5

6.

Таблица. Примерная форма сбора данных
Пример. Фрагмент анализа карты потока создания ценности
6

7.

Г1
8,3 VA
A
Б
В
Д
Е
Ж
60,5 VA
30,1 VA
60,5 NVA
60,5 VA
60,5 VA
60,5 VA
Г2
16,4 NVA
Операции
А
Б
В
Г
Д
Е
ж
Ожид. время
Станд. отклон
Расхождение
7

8.

8

9.

Таблица. Анализ времени цикла процесса
Очередность
1
2
3
4
5
6
7
8
Время
Время
настройки
обработки
20-15
0-05
Время
передвижен
ия
0-25
2-30
Время
Время
Время
Общее
ожидания
инспекции
переделки
время
33-15
0-35
45-00
0-35
20-45
0-01
0-20
0-01
0-10
0-05
0-50
22-20
33-40
0-21
45-35
2-35
21-20
0-11
0-50
Таблица для расчета времени процесса поставок
Процесс Нижняя граница Верхняя граница
1
2
3
4
.
Всего
9

10.

Измерения
Персонал
Оборудование
Проблемы в процессах
Результаты
Материалы
Процессы
10

11.

Таблица. Данные аудита процесса: операция: расчеты с поставщиками
Фиксация за
смену
Время
(минут)
Частые изменения задания
Отсутствие стандартов
Отсутствие системы измерения
производительности
Недостаток подготовки оператора
Долгое время цикла
5
3
17,5
10,5
Добавочные
расходы
в руб.
26,25
15,75
2
7
10,5
4
4
14
20
21
30,0
Ожидание
10
50
75
Переделки
4
56
18,0
Брак
Ненужные передачи материалов
2
2
15
5
14
7,0
Нарушения процесса
Комментарии
Основная работа была прервана
Отсутствие ясности относительно начала счетафактуры
Новый сотрудник, не знакомый с заданиями.
Большое ожидание в очереди
Работа не может быть завершена из-за
неполной информации.
Пришлось вызывать поставщика несколько
раз
Шаблон. Поиск узких мест процесса / операции
Количество Имеющаяся Запрашиваемая мощность
час / нагрузка
Операции Деятельность работников мощность
Консультанты Сотрудники Всего
Подразумеваемое
применение
11

12.

Анализ потери продаж из- за отмененных заказов.
Первопричина
Количество
(отмененные заказы)
Неточный график
9
Доставка с
108
опозданием
Пропущенный график
10
Неизвестно
7
Итого
134
Потери продаж из- за отмененных
заказов. 2038,164
Проценты
Проект
7
81
Предполагаемый
урон
542,862
514,341
7
5
100
4 47,624
5 33,337
2038,164
А3
А4
А1
А2
Пример итогового финансового анализа процесса.
Процесс
Кредиторская задолженность
Дебиторская задолженность
Ежемесячная сверка
Расчеты
Добавленная Стоимость не добавляющая
стоимость в %
ценности %
39
61
14
86
7
93
17
83
12

13.

Создание производительности процесса / операции.
Ключевые показатели
Исходный
Добавленная стоимость %
Производительность % (в смену)
Брак %
Переработка %
Время простоя %
Производительность (единицы / время)
Установка %
Запасы (единиц в очереди)
Дополнительные показатели в
зависимости от функции
Общее время рабочего цикла / времени
поставки
Количество проблем команды
И т.д.
15
50,0
5,0
30,0
20
2
12
7
Операция расчеты с поставщиками.
Неделя 1
Неделя 2 Неделя 3 Неделя 4
15
15
16
16
52,0
53,0
55,0
55,0
5,0
5,0
4,0
3,5
30,0
30,0
29,0
28,5
20
21
23
18
2
2
2
3
12
12
12
11
7
7
6
6
Сред.
15,5
53,8
4,4
29,4
20,5
2,3
11,8
6,5
Таблица Анализ видов и последствий отказов FMEA
Вид
отказа
Дефект 1
Дефект 2
Дефект 3
Важность
Вероятность
Сложность
Значения
для
возникновения выявления
Приоритет Действия после
потребителей Уровень 1-10
Уровень 1-10
улучшения
RPN
по
Уровень 1-10
A*B*C
улучшению
RPN
A B C
5
9
2
4
2
3
3
8
4
60
144
24
5 4 3
Действие 2 9 2 8
2 3 4
60
144
24
13

14.

Переработать стандарты
операций
Слишком высокие
затраты на
переделку
Разработать программу
обучения персонала
Сократить затраты на
переделку операций на 10%
Уменьшить
операционные
расходы
Оптимизировать параметры
на Д 2
Низкая скорость
обработки операций
Увеличить скорость транзакций
на 5%
Уменьшить время установки
на 75%
Настройка времени
Редизайн инструмента
14

15.

Большая окупаемость
Незначительная окупаемость
Перспективно для внедрения
Внедрить
Возможно
Сложно для внедрения
Обдумать
Отвергнуть
15

16.

Карта целей и показателей для проекта по улучшению процесса
Клиенты
Финансы
Количество клиентов
Количество
привлеченных
клиентов
Внутренние бизнес-процессы
Процент проектов,
выполненных в срок
Обучение
и развитие
Увеличение
количества
клиентов
Процент клиентов,
обратившихся
повторно
Процент
недовольных
клиентов
Прибыль
Рост прибыли
Сохранение
клиентской базы
Сокращение
издержек
Затраты на
привлечение одного
клиента
Привлечение
клиентов
Повышение
удовлетворенности
клиентов
Своевременное
выполнение заказов
Процент запасов,
запланированных к
выдаче
Рост возможностей
операционной
системы
Оптимизация
запасов ТМЦ
Процент жалоб
клиентов
Доля брака /
переделок
Закупка
качественных ТМЦ
Количество
внедренных
инструментов Lean,
Six Sigma
Процент сотрудников
принявших участие в
работе проектных
команд
Усиление контроля за
операциями
Своевременная
доставка ТМЦ
Точное
планирование
проектов
Повышение
квалификации
сотрудников
Увеличение
оборачиваемости
запасов
Улучшение
параметры
управления спросом
Улучшенные
параметры
процессов
Процент заявок (о
потребностях в ТМЦ
), представленных в
срок
План обучения
16

17.

Матрица развертывания признаков проблемы и рекомендуемых решений.
№
п/п
Потенциальная проблема
Первопричина
Доказанные решения
Таблица Матрица шагов инженерных изменений процессов / операций
Инженерные
типы
изменений
Изменение
процесса
А
В
С
Д
*
*
*
*
Шаги процесса
Анализировать
Изменение
влияние
спецификации
запасов
*
*
*
*
+
Анализировать
финансовые
последствия
*
17

18.

Пример матрицы расчета ресурсов процесса
Оценка времени
Оценка материальных ресурсов
Деятельность
Время
Время Потребность
задача
Описание
Оборудование
процесса цикла
в рабочей
Накладные Всего
инструменты
(мин)
силе
Матрица затрат
Тематика Возможность Мероприятия
Проблемы
с осуществлением
Стоимость
сокращения
18

19.

Матрица. Снижения рисков. Определение уровня рисков.
Перерасход Клиентский Увеличение Управление Провал
стоимости оборот
сроков
поддержкой проекта
сокращение
объема
рекламы
сокращение персонала
слияние управления
консолидация
поставщиков
Итоговый счет
Пример матрицы рисков
Потенциальные риски
Вероятность
риска (А,В,С)
Влияние
риск (А,В,С)
Нет данных о процессе
А
А
Сопротивление к
изменениям от
отдельных работников
С
В
Изменение стратегии
В
А
Разработка качественного
планирования
Недостаток времени
Стратегия по
снижению рисков
Выявить проблемы на
ранней стадии.
Сбор данных вручную
19

20.

Клиент
Предварительная
заявка
Утверждение
заявки
Заявка
Сбор данных -15мин.
Проверка данных -
Составл. отчета - 15 м
60 мин.
Выбор программы -
Оценка
Оценка заявки
платежеспособности
120 мин.
-120мин.
4 часа
150 минут
-
Получение
20 мин.
подтвержд. -120 мин.
Работа с документами
Составление графика-
-5 мин.
погашения - 5 мин
Печать -120 мин.
40 часов
180 минут
Закрытие заявки
40 часов
25 минут
240 минут
20

21.

Шаблон Защита от ошибки.
Процесс
Местоположение
Ошибка
Исправление
Пример улучшения времени финансовых операций
Процесс
Расчет заработной платы и отчетность
Кредиторская задолженность
Дебиторская задолженность
Ежемесячная сверка
Среднее расчетное Среднее расчетное
время обработки
время обработки
до улучшения
после улучшения
60
40
60
60
24
24
6
8
Процент
снижения
времени
обработки
60
40
90
87
21

22.

Таблица Пример результата снижения сложности в компании
Год
1
2
3
4
Валовая прибыль*
18% 25% 31% 37%
Операционная прибыль -3% 6% 17% 20%
как % от выручки
Таблица Пример результата оптимизации.
Операционная маржа
ROIC
EBITDA
Время выполнения заказа
Оборачиваемость капитала
Экономическая прибыль
Своевременность поставок
От 5.4 % до 13.8 %
От 10% до 33 %
Увеличенные 300 %
От 14 до 8 дней
С 2,8 до 3,7
С -2% до 21%
С 80% до > 99%
22