деловые документы-1

1.

Виды документов и деловая
коммуникация
Деловая переписка и рекламные тексты в профессиональной деятельности

2.

Зачем это нужно мастеру?
• Заказ нужно принять и зафиксировать.
• Цена, размеры и сроки должны быть понятны обеим сторонам.
• С клиентом, поставщиком и коллегами приходится общаться в разных формах.
• Результат работы иногда нужно подтвердить документом.
2

3.

Что такое документ?
• Документ — зафиксированная информация.
• Он подтверждает факт, решение, действие или договорённость.
• В работе документ помогает избежать споров и недопонимания.
3

4.

Основные группы документов
Группа
Примеры
Назначение
Организационнораспорядительные
приказ, распоряжение, инструкция, положение организовать работу
Информационносправочные
служебная записка, заявление, справка, акт,
протокол, объяснительная.
передать/зафиксировать
сведения
Договорные и
расчётные
договор, заказ/заявка, смета/расчёт
стоимости, счёт, акт приёмки/выполненных
работ.
оформить заказ и расчёты
Кадровые
резюме, заявление о приёме на работу,
трудовые документы.
оформить трудовые
отношения
Электронные
деловое письмо по электронной почте,
электронная заявка, сообщение в рабочем
чате, электронный файл с реквизитами
документа.
обменяться информацией и
файлами
4

5.

К какому документу нужно обратиться?
Ситуация
Возможный
документ/форма
Заказчик хочет узнать стоимость изготовления
шкафа по индивидуальным размерам.
После завершения установки паркета нужно
зафиксировать факт выполнения работ.
Бригадиру нужно письменно сообщить, что
поставка стекла задерживается.
Клиент прислал вопрос о сроках установки дверей.
Нужно письменно закрепить договорённости о
работе, цене и сроках.
7

6.

Документы в нашей профессии
До начала работ
Во время и после
• заявка клиента
• переписка
• техническое задание / описание
• заказ материалов
• договор
• акт выполненных работ
• смета / расчёт стоимости
• гарантийные документы
• согласование сроков
• инструкции
5

7.

Виды деловой коммуникации
Признак
Форма
Пример
По форме
устная
телефон, переговоры
письменная
заявление, письмо, договор
электронная
e-mail, рабочий чат
индивидуальная
мастер
групповая
планёрка, видеозвонок
внутренняя
мастер
внешняя
мастерская
По участникам
По направлению
заказчик
бригадир
клиент/поставщик
6

8.

Как выбрать форму общения?
• Нужно быстро уточнить деталь → телефон / разговор.
• Нужно точно зафиксировать условия → письмо / договор.
• Нужно передать файл или расчёт → e-mail / электронная заявка.
• Нужно обсудить решение нескольких людей → встреча / видеоконференция.
7

9.

Предмет деловой переписки
• Предмет — конкретный вопрос или действие, о котором пишем.
• Запросить цену или наличие материала.
• Согласовать срок и дату работ.
• Направить расчёт или документ.
• Подтвердить договорённость.
• Сообщить о готовности заказа или проблеме.
8

10.

Структура делового письма
Элемент
Что пишем
Тема
конкретный предмет сообщения
Обращение
Здравствуйте, … / Добрый день!
Ситуация
по какому заказу или вопросу пишем
Просьба / действие
что нужно сделать и к какому сроку
Детали
номер заказа, размеры, даты, вложения
Завершение
Спасибо / Буду признателен за ответ
Подпись
имя, роль/должность, контакты
9

11.

Виды деловых писем
Письма для работы с
информацией
Письма для деловых
отношений
• запрос
• коммерческое предложение
• просьба
• претензионное письмо
• ответ
• приглашение
• уведомление
• благодарность
• подтверждение
10

12.

Пример: плохое письмо
«Привет! Ну что там с дверями? Мы уже устали ждать.
Сделайте поскорее, а то клиент нервничает. И вообще,
цена какая-то странная. Ответьте сегодня.»
11

13.

Как сделать письмо деловым?
• Тема: «Уточнение срока установки дверей по заказу №15».
• Обращение и вежливый тон.
• Точно назвать заказ и вопрос.
• Попросить конкретный ответ.
• При необходимости указать срок ответа.
12

14.

Практика: исправь письмо
• Найдите минимум 5 проблем.
• Добавьте тему, обращение и подпись.
• Сделайте текст точным, вежливым и понятным.
13

15.

Рекламный текст в профессии
• Реклама сообщает о товаре или услуге.
• Её задача — привлечь внимание и помочь клиенту сделать
следующий шаг.
• Для мастера особенно важна конкретика: что выполняем, для кого, в
каком объёме и как связаться.
14

16.

Схема рекламного текста
Часть
Вопрос
Заголовок
Что предлагаем?
Услуга
Что именно делаем?
Преимущество
Что получает клиент?
Конкретика
Материалы, сроки, замер, гарантия — если это достоверно
Призыв
Что сделать клиенту?
Контакты
Как связаться?
15

17.

Сравним два объявления
Слабый вариант
Более полезный вариант
• «Сделаем всё качественно!»
• «Укладка паркета по
подготовленному основанию.»
• «Низкие цены!»
• «Мы лучшие!»
• «Выезд для замера и расчёта
стоимости.»
• «Согласование работ до начала.»
16

18.

Практика: создай рекламу
• 10 минут. Индивидуально или в парах.
• Выберите услугу: паркет, двери/деревянные элементы, стекло/зеркало, ремонт.
• 4–6 предложений: заголовок + услуга + преимущества + призыв + контакт.
17

19.

Что проверить перед отправкой?
• Адресат — тому ли человеку пишем?
• Тема — понятно ли содержание?
• Факты — номера, даты, размеры, суммы?
• Просьба — ясно ли, что нужно сделать?
• Вложения — всё ли приложено?
18

20.

Мини-проверка
• 1. Какой документ фиксирует результат выполненных работ?
• 2. Какое письмо запрашивает цену или наличие?
• 3. Что должно быть в теме e-mail?
• 4. Назовите две формы деловой коммуникации.
• 5. Какова цель рекламного текста?
19

21.

Рефлексия
• Сегодня я понял(а), что документ…
• Теперь я могу составить…
• В деловой переписке важно…
• В рекламном тексте нельзя…
20

22.

Главное
• Документ фиксирует важную информацию и договорённости.
• Форма коммуникации выбирается по ситуации.
• Деловое письмо должно быть точным, кратким и вежливым.
• Рекламный текст должен быть конкретным и достоверным.
• Эти навыки напрямую нужны мастеру при работе с клиентами, коллегами и
поставщиками.
21