Бюджет Как заполнять в Касплане (шпаргалка для филиалов)

1.

Касплан:
Как заполнять Бюджет
(шпаргалка)
АЛМАТЫ-2026 год

2.

1. Зайти в дашборд Бюджет
Если не заходите в Касплан 3 месяца – ваш вход сгорает.
Нужно написать нам, мы попросим Касплан открыть вам вход.
На Главном меню слева в списке Бюджетирование:
1. Кнопка План продаж: заполняет региональный отдел, при их запросе вы должны предоставить Айнаш и Нургуль ваш
план на 2е пг. – изменение по месяцам.
Годовой план не меняется, остается как утвержденный, неисполнение переносится на 2 пг.
Если есть рост факта доходов за 1 пг (напр.аптеки или тендер): рассмотрите рост плана на 2 пг совместно с региональным
отделом, насколько вам увеличить ваш годовой план.
2. Кнопка Бюджет: переход на ваш бюджет.

3.

Форма Бюджета, который показываем на Правлении:
Справа табличка корректировки: это для ПЭО – там не смотрите.
-ФОТ заполняю я: по действующим штаткам или вашему проекту ШР для правления.
-Налоги к ФОТ считаются сами по формулам.
-Маркетинговый доход заполняю я, мне предоставляет Табусова К.
-Доход по логистике заполняю я, мне предоставляет Успанова З.Е.
-Вы заполняете прочие доходы по аренде, расходы и кап.вложения.

4.

Перейти на Форму ввода статьи расхода можно через Справочник:
Справочник на Главном меню.
В Справочнике обязательно выделяйте поэтапно:
№1 - строчку справа,
№2 - слева выйдет маленькая табличка – там тоже выделите
строчку, куда хотите зайти,
№3 - и потом нажимайте кнопку Перейти.
Обычно в маленькой табличке ваша строчка - где есть буквы ФВ
(это формы ввода), и без букв ДО и ГО - это не ваше.

5.

Можно перейти на Формы ввода через Бюджет,
Но он не у всех работает. Лучше через Справочник.
Здесь также есть слева кнопки для выгрузки в ексель, после утверждения бюджета.

6.

Поиск:
Также, можно искать статьи или номер дашборда* через Поиск.
На любой странице справа наверху нажимаете «кавычки», откроется
Поиск, пишете название статьи расхода или номер дашборда, выйдет
список, переходите по списку.
Через поиск можно также вернуться на главное меню.
* Дашборд - это страница, где находится нужная вам таблица: бюджет или форма ввода. У каждого дашборда
сверху есть его номер

7.

Дашборд Командировочные:
В фильтре нужно обязательно выбрать:
- Администрацию или логистику
- Корректировочный или первичный бюджет.
Если есть синие нули, значит можно заполнять.
Галочки в столбце «Изменить расчет» могу ставить только я, можете писать мне.
Если не хотите заново заполнять цифры, можете в фильтре открыть предыдущий бюджет, скопировать
нужные месяца через клавиши Ctrl+C и вставить через клавиши Ctrl+V

8.

Формы ввода.
Слева сверху список статей по группам, выбираете нужную статью.
В центре в фильтре:
-Выбираете год.
-Выбираете подразделение: администрация, логистика, аптека, или здание.
-Выбираете вид бюджета (первичный / корректировочный).

9.

Если не хотите заново заполнять цифры, можете в фильтре открыть предыдущий
бюджет, скопировать нужные месяца через клавиши Ctrl+C , перейти на текущий
бюджет и вставить через клавиши Ctrl+V

10.

Аренда а/тр, Содержание транспорта, ГСМ, Ремонт а/тр:
заполняются в одном дашборде по порядку.
Обязательно слева выделите название своего филиала, чтобы во всех
таблицах показались именно ваши машины.
Цены на ГСМ и GPS утвержденные Правлением и заполняются нами.
Если у вас на GPS другая компания, не Спектрум, то напишите мне их цену и я занесу.
В самом низу можно посмотреть Итого все расходы.

11.

ГСМ:
ГСМ можно заполнить 2мя разными способами.
1. В табличке слева заполнить нормы ГСМ и средние пробеги на
каждую машину, подогнать расходы в литрах, литры умножаться на
утвержденные МСП цены и получиться расход в тенге .
2. Или в табличке справа сверху в фильтре выбрать каждую машину
отдельно и можно заполнить литры по каждой машине на каждый
месяц, литры умножаться на утвержденные МСП цены и получиться
расход в тенге.

12.

Прочие расходы по машинам:
В таблице вы ставите галочки на машины, на которых должны добавить план расхода в
бюджет.
И в таблице ниже строчки открываются и вы заполняете расходы на каждый месяц по
каждой машине.
Справа в маленькой табличке ПЭО заполняет среднюю цену на мойку по всем филиалам.
Если вам цена не подходит, то в таблице ниже можно скорректировать расходы на мойку
на каждый месяц.

13.

Аренда а/тр, Содержание транспорта, ГСМ, Ремонт а/тр:
В самом низу можно посмотреть Итого все расходы.
Если слева в списке машин выделить отдельно машину, то можно увидеть все расходы по
этой машине.
Если в маленькой табличке в центре выделить отдельно каждую строчку: ГСМ, автомойка,
абонплата, то покажет только ГСМ или только автомойку по всем машинам и тд.
В маленькой таблице «Установка расчета без НДС» вы ставите галочки на расходы из
которых не нужно отнимать НДС. Если НДС надо убрать, то галочку не ставите.
Еще ниже есть таблица с вашими комментариями к ремонтам.

14.

Список актуальных машин:
Через «Содержание транспорта» можно перейти на «Управление автомобилями».
Там есть весь ваш актуальный список машин, которые используется филиалом.
Если нужно что-то поменять в списке ваших машин, то вы должны написать мне в эл.сообщении:
какие машины проданы, а какие машины куплены и я внесу изменения.
Отдел-держатель по машине я указываю только на 2 подразделения: администрация и логистика.
Отдельно на склады, АХО, транспортные отделы я не указываю, это лишнее.
Главное, чтобы расходы по машине отнеслись на Филиал и Логистику.

15.

Спецодежда :
Спецодежда заполняется в отдельном дашборде (таблице).
Заходим через последнюю строчку ФВ расходов на спецодежду.

16.

Спецодежда :
В таблице 1 заполняется текущий закуп, через фильтр выбираем название и заполняем цены, количество,
месяц закупа. Списание будет в следующем месяце.
Т.е. если в бюджет надо включить с июля,
то закуп в июне.
В таблице 2 заполняем переходящие остатки на 1 число бюджетного месяца, чтобы их списание
приплюсовалось в бюджет к новому закупу.
Еще ниже таблица, где можно посмотреть списание по месяцам, правильно ли туда попали суммы.

17.

Хоз.инвентарь:
Хоз. Инвентарь заполняется где и Хоз.товары и Канц.товары.
В Хоз. инвентаре заполняется план покупки различного инвентаря: светильник, дверные замки, лампочки и тд.
Хоз.товары: это обычно моющие, тряпки, ведра.

18.

Реклама и Обслуживание ПО
Реклама:
2ГИС, IT-teka, Appteka, прайсы, справочная, рекламное бюро.
Обслуживание ПО:
ИП Видман Рубус и Провизор, Услуги Vebkassa, Лицензия FortiGate, ПО ККМ, IDOCS.
Расчет предоставляет мне Табусова К.
Если он занижен для вас, то вы должны подтвердить Табусовой К., чтобы она увеличила вам план.
Страхование:
Расходы на обязательное страхование работников заполняет ФАО.
Страхование а/тр заполняется в Содержании а/тр.
НДС не идущий в зачет:
Расходы на НДС не идущий в зачет для вас заполняет - главный бухгалтер МСП.

19.

Обучение
В таблице 1 заполняете обязательные курсы для сертификации, месяц, кол-во, и ставите галочку
Отправить заявку.
Цену заполняет Учебный центр Айгуль Мадиева, она вам от себя согласовывает вашу заявку и сумма
попадает в Бюджет. Без нее сумма не попадет.
В таблице 2 заполняете дополнительное обучение, например учеба в ОКМУ или ОРМУ
Учебный центр Айгуль Мадиева вам от себя согласовывает вашу заявку и сумма попадает в Бюджет.
Без нее сумма не попадет.

20.

Форма ввода отдельная:
Упаковка
В таблице через фильтр выбираете какая упаковка и заполняете цену и количество.
Если в фильтре нет такой упаковки, то напишите мне, я добавлю название.

21.

Коммунальные услуги
Электроэнергия, теплоэнергия, вода и вывоз мусора можно заполнить 2мя разными способами:
1. Расчет тарифа и количество.
2. сумма на каждый месяц.
Выбрать можно в столбце «Тип расчета» через фильтр.
Но лучше заполнить через Тарифная ставка, чтобы мы видели как меняется ваш тариф и расход
количества.

22.

Амортизация
В дашборде Амортизация в фильтре наверху выбирается последний месяц фактической амортизации:
например апрель 2026, и амортизация за апрель попадает в бюджет - как текущий план на каждый месяц до
конца года.
Где синие нули, можно вручную скорректировать фактическую амортизацию, например если ОС уже купили, но
на баланс сядут в июле, то можно вручную добавить сумму на июль.
Амортизация на новые ОС попадает, после того как заполняете Кап.вложения: покупку новых ОС.

23.

Кап.вложения
В дашборде Кап.вложения слева выбираете группу ОС.
В группе Компьютеры в 1 столбце выбираете названия через фильтр. Если нет какого-то ОС, напишите, я
добавлю.
В других группах ОС названия ОС пишете только во 2м столбце – Наименование, там фильтров нету.
Где НДС - галочку не ставите, она не нужна, лишняя здесь.
Кап.ремонт а/тр заполняете где 2930-21 Модернизация и кар.ремонт.
Ниже после этой таблицы есть сводная таблица новых ОС, для проверки сумм.

24.

Когда все заполните на Главном меню нажимаете кнопку
Отправить на согласование.
Бюджет закроется и мне отправиться сообщение что все готово и я могу
смотреть. Если нужно что-то добавить, то пишете мне: я или открою или
добавлю сама.

25.

Главное меню
Также, на Главном меню вы можете зайти в:
1. План-факт – это ежемесячное исполнение вашего бюджета,
заходите туда, нажимаете сверху в строчке отчетный месяц,
например апрель, и план-факт будет за январь-апрель с
нарастающим.
Ниже план-факт по месяцам и различные таблички с
детализацией для анализа.
Еще ниже показатели рентабельности Каспи-магазина, я
заполняю каждый месяц доходы, себестоимость и маркетинг
без НДС, а вы заполняете каждый месяц расходы по каспимагазину без НДС.
2. Справочник отчетов и аналитики – это список видов
бюджетов и отчетов для вас.
3. Аналитика бюджета – диаграммы по показателям бюджета.
4. Аналитика расходов – диаграммы по расходам, их доли.
5. Аналитика план-факта – диаграммы по исполнению.
6. Эффективность продаж – ежемесячные показатели
эффективности продаж в упаковках по отношению к доходам, в
% и диаграмме. Упаковки заполняет региональный отдел.

26.

Как выгрузить таблицы из Касплана-1:
Где бюджеты, там есть кнопка для выгрузки.
Если нет кнопки, то можно выгрузить вот так:
1. Наводите мышку на верхнюю строчку
таблицы, где название.
Там откроются 3 точки. Наведите мышку на
3 точки.
2. Когда наведете мышку, покажется
скрытая строчка. Нажмите мышкой на
Данные.
3. Откроется список, нажмите внизу на
Экспорт Представления.

27.

Как выгрузить таблицы из Касплана -2:
4. В подразделе Основные: выделите
галочки в тех строчках, которые я показала.
С других строчек уберите галочки. Должны
остаться только эти 2 галочки.
5. В подразделе Расширенные: также
выделите галочки где я показала и уберите
лишние.
6. Через некоторое время выйдет такая табличка с отчетом. Это значит, что
файл скачался.
Нажмите ОК.
Он должен попасть в вашу папку «Загрузки».
Таблица будет простая.
Можете удалить лишние столбцы и строки, украсить ее, как вам удобнее.
Иногда может быть в цифрах вместо запятой – будет стоять точка. Можно
через «Заменить» поменять сразу во всех цифрах с точки на запятую.

28.

Если что-то непонятно в Касплане,
то пишите и звоните мне, я всегда отвечу и помогу.