Убийцы времени. Эффективный тайм менеджмент в МЛМ

1.

Убийцы времени.
Эффективный тайм менеджмент в МЛМ
Миляуша
Мутигуллина

2.

Притча
Некто, проходя по лесу, увидел совершенно измученного работой лесоруба. Его
топор был затуплен настолько, что больше походил на колун.
На вопрос: «Почему бы вам не заточить топор?» - лесоруб ответил: «Для этого у меня
просто нет времени – я должен рубить!»
Кто регулярно в течение 10
минут подготавливает
свой рабоий день, тот
сможет ежедневно
сэкономить 2 часа

3.

Тайм-менеджмент – это умение эффективно управлять и
º06
3
контролировать свое личное время! Это умение сортировать, что для
Вас на данный момент является главным, а что – второстепенным, что
самое первое Вы должны сделать, а что можно перенести и на
несколько часов вперед.

4.

УБИЙЦЫ ВРЕМЕНИ: ВНЕШНИЕ ПОМЕХИ
задержки при выходе
из дома
задержки в дороге
болтовня с коллегами
неполадки с техникой
и доступом в интернет
1
2
3
4
электронная почта
поиск папок, ручек и т. д.
телефонные звонки
гости
5
6
7
8

5.

УБИЙЦЫ ВРЕМЕНИ: ВНУТРЕННИЕ ПОМЕХИ
- неумение отказывать;
- привычка хвататься за все сразу;
- привычка откладывать ежедневные дела в долгий ящик;
- неверная оценка сроков и объемов работы;
- отказ от установления предельных сроков;
- желание всегда быть полезным;
- медлительность;
- природная рассеянность;
- неумение слушать или нежелание услышать;
- отсутствие привычки вести записи;
- природная (чуточку излишняя) общительность;

6.

Самые распространенные причины, по которым люди,
видя собственные цели,
не могут сдвинуться с места
Ошибки в коммуникации
Личные особенности
Мусор
Неумение ставить цели,
планировать
и расставлять приоритеты
Поглотители времени
Ошибки в организации работы
Форс-мажоры
Ошибки связанные с информацией

7.

МОТИВАЦИЯ
Методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач:
1
2
3
4
5
Применяйте метод «швейцарского сыра» при
раскачке
Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»
Дробите «слонов» на «котлеты», приближающие к
достижению «слона»
Поощряйте себя «промежуточными радостями»
Заведите таблицу ежедневных дел, со списком
наград за исполнение

8.

Метод «швейцарского сыра»
Как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и
энергоемка?
Разбейте работу на несколько
этапов и за прохождение каждого
этапа назначьте себе небольшую
награду
Выполняйте задачу не в
логическом порядке, а в
произвольном, «выгрызая» из
разных мест маленькие кусочки
– наиболее простые, приятные

9.

СЛОНЫ
Крупные задачи с менее жестким сроком исполнения в ТМ называют «СЛОНАМИ», например:
подготовка выступления для выездной презентации, изучение иностранного языка,
улучшение своей физической формы.
Необходимо «СЪЕСТЬ СЛОНА» - разрезать его на маленькие, измеримые «котлеты» и каждый
день съедать одну такую «котлету».
Разбейте проблему (например, английский язык) на подзадачи до самых простых, легко
исполнимых шагов:
- в неделю выучить 30 слов
- посмотреть 1 фильм на языке
- 2 часа пообщаться с носителями языка
- но не «изучать грамматику» - ее можно
изучать бесконечно, нисколько не улучшив
при этом знание языка

10.

Основное в тайм-менеджменте
- Поставьте себе цель;
- Спланируйте шаги по достижению цели;
- Не отвлекайтесь на пути к цели.

11.

РАБОЧИЙ ДЕНЬ
- Выделяйте 10 минут вечером или утром на
создание полной обзорной картины
задач на день
- В плане дня разделяйте жесткие, гибкие
и бюджетируемые задачи
- Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте
работу с них
- При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы
- Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет
не по плану

12.

ПЛАНИРОВАНИЕ
При планировании дня мы имеем дело с 3 типами задач:
«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному
моменту времени («встреча в 16.00»)
«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени
(«узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не
обязательные» и не означает «не имеющие срока
исполнения» - у этой задачи может быть срок, но нет
конкретного момента времени, в который вы должны эту
задачу решить
«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные
задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но
которые требуют достаточно большого ресурса времени
(«подготовиться к презентации, встрече, переговорам –
2 часа»)

13.

Золотые правила
Тайм-Менеджмента
Делайте только главные задачи(те что дают 80% результата)
Ежедневно просматривайте список дел
Записывайте свои цели
Разбивайте большие задачи на мелкие
Исключите отвлекающие факторы:
чат, телевизор, и т.д
Самое сложное дело с утра

14.

ПРИОРИТЕТЫ
Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с
помощью ясных критериев, всегда находя время на главное:
Главные
задачи
Уточняющие
задачи
Сначала – 
уточняющие, 
затем – 
главные

15.

ХРОНОМЕТРАЖ
- Проведите сплошной учет вашего времени в течение 2-3 недель
- Сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в
динамике
- Имейте сценарии реагирования на случай технического форс-мажора
- «Точите топор», используя для этого любые «отходы времени»
- Если одно и то же дело переносится неоднократно, то вам нужно или решительно
взяться за него и довести до конца или не менее решительно отказаться от него

16.

Следует увеличить количество времени на:
- ежедневно выделяемого на приоритетный для вас проект
- хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми и т.п.
Следует уменьшить длительность:
- ежедневной задержки на работе после формального окончания
рабочего дня
- общения с людьми, отвлекающими вас

17.

Матрица Эйзенхауэра
СРОЧНО
И ВАЖНО
Сделайте
немедленно
срочно
ДЕЛЕГИРУЙТЕ
Срочно,
но не важно
СДЕЛАЙТЕ
ПРИ ПЕРВОЙ
ВОЗМОЖНОСТИ
не важно важно
NB
Не срочно,
но важно
не срочно
НЕ СРОЧНО
И НЕ ВАЖНО
Отложите
или забудьте

18.

Домашнее задание
Распишите поминутно ваш вчерашний день, определите какому делу
относится то или иное дело(удивитесь когда не найдете несколько
часов)
Займитесь планированием, Каждодневное планирование необходимо
для повышения вашей эффективности
на протяжении всего дня.
Нами в жизни управляют привычки и сила убеждения. Возьмите листок
бумаги и напишите свои убеждения и привычки. Пересмотрите их.
УСПЕХ
и
н
а
л
п
е
и
н
а
ров
ИДЕЯ
ИЯ
АЦ
ИЗ
АЛ
РЕ

19.

Спасибо
за внимание!