Процессы v2.0 (1)

1.

Работа по заявкам
Демонстрация сквозного процесса в
1С Франчайзи
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

2.

Цель процесса
1. Ведение заявок на доработку ПО по спецификации в
одном системе от заведения до закрытия (получения ДС
и выставления закрывающих документов)
2. Получение актуальной информации о состоянии
заявки:
- от кого поступила заявка
- когда поступила заявка
- на каком этапе выполнения находится заявка
- кто ответственный за выполнения заявки
- сумма предварительной оценки
- поступление оплаты
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

3.

Состав процесса
Полный процесс состоит из 15 шагов (Заявка + 14 Задач), выполняемых
последовательно.
1. Получение обращения от клиента
2. Передача обращения ответственному лицу
3. Сбор требований клиента для составления предварительного тех.задания
ответственным лицом (Фиксация требований клиента)
4. Составление предварительного тех. задания
5. Согласование с клиентом предварительно составленного тех. задания
6. Выставление счета на платное составление тех.задания
7. Контроль предоплаты за составление тех. задания
8. Составление спецификации
9. Согласование спецификации с клиентом, Счет на предоплату.
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

4.

Состав процесса
10. Контроль получения предоплаты
11. Назначение исполнителя задачи
12. Выполнение работы по спецификации
13. Сдача работ клиенту
14. Формирование закрывающих документов
15. Контроль получения окончательной оплаты
Примечание: Процесс может идти по “короткому” пути, в следующих случаях:
1. Это внутренняя заявка
2. Не требуется предварительного тех.задания
3. Предварительное тех.задание составляется за наш счет
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

5.

Работа с заявкой
На некоторых шагах заявку можно:
1. Завершить - досрочное (по циклу) выполнение заявки и задачи
2. Отменить - закрыть Заявку и задачу с отрицательным результатом (Заявка не
выполнена) и указанием причины
3. Вернуть на шаг назад - вернуться по процессу на предыдущий шаг (текущая
задача закрывается, создается новая задача предыдущего шага)
4. Передать другому сотруднику - передача задачи другому исполнителю
5. Передать в другой отдел - передача задачи в другой отдел
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

6.

Роли процесса
1. Ответственный (автор) - На каждый шаг свой ответственный. Пользователь
системы, ответственный за выполнение всей заявки или автор заявки.
Разграничиваем ответственного за заявку (автора) и ответственный за
задачу(руководители отделов). При смене отдела меняется ответственный у
задач
2. Исполнитель - пользователь системы, выполняющий текущий шаг.
Исполнителя можно изменить на каждом шаге
3. Наблюдатель - пользователь системы, который имеет права на просмотр
заявки и всех шагов, связанных с заявкой. Наблюдателя можно назначить на
каждом шаге
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

7.

Роли процесса
4. Ответственный за заявки - роль, которая устанавливается в настройках
программы. Данная роль не имеет ограничения при работе как со своими
заявками, так и с чужими Исполнитель - пользователь системы, выполняющий
текущий шаг. Исполнителя можно изменить на каждом шаге
5. Постановщик задачи (для каждого шага) - пользователь, кто создал текущую
задачу. Ответственный предыдущего шага
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

8.

Инициаторы процесса
Инициатором процесса может выступать любой пользователь
1С-Франчайзи. Возможность заведения новой Заявки включена в интерфейс:
1. Специалиста (аутсорс)
2. Менеджера
3. Работника технической поддержки
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

9.

Пример “нового” рабочего места Специалиста

10.

Пример “нового” рабочего места Специалиста
1. По умолчанию, специалисту показываются невыполненные Задачи, в
который он является ответственным, наблюдателем. Или задачи которые
требуется “принять” (если у специалиста есть соответствующие права).
2. Дополнительно (через быстрый фильтр) можно вывести Задачи по Заявкам,
в который специалист является Наблюдателем.
3. Быстрым фильтром можно вывести только Задачи, которые требуется
“принять”.

11.

Оформление заявки
Заявка на выполнение работ по спецификации может быть оформлена:
1. Из рабочего места Специалиста, Менеджера, Работника техподдрежки
2. На основании электронного письма
3. На основании документа “Событие”
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

12.

Ввод на основании электронного письма

13.

Ввод на основании документа “Событие”

14.

Форма “Заявки” от внешнего контрагента

15.

Форма внутренней “Заявки”

16.

Основные реквизиты “Заявки”
Выполняемая задача – текущий шаг бизнес-процесса
Основание – Письмо или событие на основании которого сформирована
Заявка
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

17.

Основные реквизиты “Заявки”
Окно с перечнем наблюдателей открывается по клику на гиперссылку. Наблюдателей
можно добавить
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

18.

Основные реквизиты “Заявки”
К Заявке можно прикрепить дополнительный документы по команде Файлы.
Команды Структура подчиненности и Отменить заявку доступны только в режиме
редактирования.
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

19.

Основные реквизиты “Заявки”
При отмене Заявки необходимо заполнить Причину закрытия. Дата закрытия
заполняется по умолчанию текущим временем
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

20.

Регистрация “Заявки”
1. Заявка считается зарегистрированной по команде Провести.
2. При проведении Заявки автоматически формируется Задача - Передача
обращения ответственному лицу
3. Изменения в Заявке возможны только если Задача “Передача обращения
ответственному лицу” не принята в работу.
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

21.

Задача (Шаг №2) – Назначение исполнителя
При создании, у Задачи нет ответственного. Для работы с Задачей её
необходимо “Принять”. Без “принятия” любое действие заблокировано.

22.

Задача (Шаг №2) – Назначение исполнителя
“Принять задачу” может Пользователь у которого есть роль – Ответственный за
заявки с дополнительным условием: Пользователь должен принадлежать
отделу, указанному в Задаче. В Задаче заполняется поле “Ответственный”.
Первоначально (без заполненного Ответственного) Задача может быть видна у
нескольких пользователей. Но после “принятия”, с задачей может
работать/редактировать только тот, кто её принял.
Наблюдатель имеет права только на просмотр.
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

23.

Задача (Шаг №2) – Назначение исполнителя

24.

Задача (Шаг №2) – Назначение исполнителя
1. Ответственный выбирает исполнителей через гиперссылку.
2. Для выполнения задачи необходимо заполнить список Исполнителей и нажать
команду Выполнено
3. В задаче можно выбрать несколько исполнителей
4. Если выбрано несколько исполнителей, то один из них должен быть отмечен
как основной
5. При выполнении задачи, Статус задачи устанавливается в Выполнено. Дата
закрытия - устанавливается текущее дата/время
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

25.

Общие условия для всех задач
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Задача создается автоматически при выполнении предыдущей задачи.
Первоначально для работы с задачей, Ответственный должен "принять" задачу (команда
Принять задачу на командной панели).
Ответственный в задаче или ответственный по заявкам может принять решение о передачи
заявки в другой отдел. Передача производится по команде Передача в другой отдел
Ответственный за задачу или ответственный за заявки может передать задачу другому
сотруднику в рамках своего отдела
Если в предыдущей задаче в качестве исполнителя указан один сотрудник, то создается одна
задача. В этом случае и Исполнитель и ответственный- один пользователь
Если в предыдущей задаче в качестве исполнителя указано несколько сотрудников, то
создается одна задача на каждого из исполнителей
Сотрудник, отмеченный как Основной в "своей задаче" будет и Исполнитель и Ответственный.
В задачах остальных сотрудников они будут указаны как Исполнитель. Основной сотрудник
как Ответственный
Исходная Заявка отображается в Задаче гиперссылкой
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

26.

Общие действия для всех задач
(в зависимости от Шага и роли Пользователя)
1. Принять Задачу
2. Отменить Заявку
3. Завершить Заявку
4. Вернуть на шаг назад (на предыдущую Задачу)
5. Передать другому сотруднику
6. Передать в другой отдел
7. Создать подзаявку
8. Создать произвольную задачу
9. Прикрепить файл
10. Написать письмо
11. Отразить структуру документов
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

27.

Задача (Шаг №3) – Сбор требований

28.

Задача (Шаг №3) – Сбор требований
1.
Чекбоксы (Предварительная оценка, Требуется спецификация, Платное
составление спецификации) определяющие маршрут доступны только если
Ответственный = Исполнителю
2.
Поле Вид заявки (произвольный справочник) появляется только если
Ответственный = Исполнителю
3.
Передача задачи другому исполнителю производится по команде Передача
другому сотруднику из отдела указанного в задаче.
4.
При выборе нового сотрудника (по команде на передачу другому исполнителю)
текущая задача сразу “закрывается”. Если открыть задачу на просмотр, на форме
указывается Дата закрытия и Статус задачи. В нижней части - ссылка на “новую”
задачу с другим отделом
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

29.

Пример передачи другому исполнителю
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

30.

Задача (Шаг №4) – Предварительная оценка

31.

Задача (Шаг №4) – Предварительная оценка
1.
Задача создается на сотрудника, который был исполнителем предыдущего шага.
2.
Задача создается одна, даже если на предыдущем шаге было несколько исполнителей.
Задача создается только при выполнении Задачи в которой
(Исполнитель=Ответственному)
3.
Для выполнения Задачи должен быть создан документ/ документы Предварительная
оценка или заполнен результат произвольным значением
4.
Документ Предварительная оценка создается через команду Создать на основании
5.
Созданные документы Предварительной оценки открываются по гиперссылке
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

32.

Задача (Шаг №4) - документ Предварительная оценка

33.

Задача (Шаг №4) - привязка документов Предварительной оценки

34.

Задача (Шаг №4) – Предварительная оценка
К задаче может быть привязано несколько документов Предварительная оценка. Документы
можно создать 2-ми способами:
1.
Из Задачи по команде Предварительная оценка. Создается новый (пустой) документ
Предварительная оценка
2.
Копированием документа Предварительная оценка из формы просмотра (стандартная
команда). Создается копия существующего документа.
3.
Если документов несколько, то один из документов должен быть отмечен как
основной (команда Основной документ).
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

35.

Задача (Шаг №4) - привязка документов Предварительной оценки
Выбранный основной вариант указывается гиперссылкой на форме Задачи

36.

Задача (Шаг №5) – Согласование предварительной оценки

37.

Задача (Шаг №6) – Формирование счета на платное составление спецификации

38.

Задача (Шаг №6) – Формирование счета на платное составление спецификации
Счет на платное составление спецификации формируется на основе документа
Спецификация. Документ Спецификация может быть создан 2-мя способами
1. Из Задачи, через команду Создать на основании - Спецификация. Если к
Заявке привязан документ Предварительная оценка (основной если несколько), то
перед создание документа Спецификация пользователю выводится вопрос: Создать
документ Спецификация на основе Предварительной оценки? Если ответ - НЕТ, то
создается новый “пустой” документ
2. На основании документа Предварительная оценка.
Спецификация и Счет на оплату созданные на основе спецификации
“привязываются” к шагу Заявки и отображаются на форме.

39.

Задача (Шаг №6) – Формирование счета на платное составление спецификации

40.

Задача (Шаг №7) – Контроль предоплаты

41.

Задача (Шаг №7) – Контроль предоплаты
Процент оплаты в Задаче - Отношение суммы по счету и суммы из платежного
документа, которая привязана к счету
При поступлении оплаты бухгалтерия привязывает Платежное поручение к Счету.
Привязка платежного документа к Задаче производится при проведении платежного
документа.
При просмотре Задачи, документы на форме доступны непосредственно по
гиперссылкам
Для выполнения Задачи необходимо написать произвольный текст в поле Результат
выполнения или привязать Платежное поручение
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

42.

Задача (Шаг №7) – Контроль предоплаты

43.

Задача (Шаг №8) – Составление спецификации

44.

Задача (Шаг №9) – Согласование спецификации, Счет на предоплату

45.

Задача (Шаг №10) – Контроль получения предоплаты

46.

Задача (Шаг №10) – Контроль получения предоплаты
Процент оплаты в Задаче - Отношение суммы по счету и суммы из
платежного документа, которая привязана к счету
При поступлении оплаты бухгалтерия привязывает Платежное поручение к
Счету.
Привязка платежного документа к Задаче производится при проведении
платежного документа.
При просмотре Задачи, документы на форме доступны непосредственно по
гиперссылкам
Если поступила оплата по какой-то причине не привязанная к счету,
поступила частичная оплата или решено не ждать оплаты, то задачу можно
закрыть “вручную”, поставив необходимые флаги (Частичная оплата, Не
ждать оплаты).
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

47.

Задача (Шаг №10) – Контроль получения предоплаты
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

48.

Задача (Шаг №11) – Назначение исполнителя

49.

Задача (Шаг №11) – Назначение исполнителя
Требования к Шагу №11 аналогичны требованиям к Шагу №2 (Назначение
исполнителя)
Дополнительные требования:
1.Сотрудник на задачу = Сотрудник из спецификации. Поле Сотрудник из
спецификации не редактируется.
2. Если после выбора Исполнителей в Задаче в Спецификацию были внесены
изменения по сотрудникам, то в задаче есть возможность обновить
сотрудников из Спецификации (при условии что задача еще не завершена)
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

50.

Задача (Шаг №11) – Назначение исполнителя

51.

Задача (Шаг №12) – Выполнение работ по заявке

52.

Задача (Шаг №12) – Выполнение работ по заявке
1. На форме указывается остаток часов по спецификации за работником и
общее количество по всем работникам. Если работу выполняют несколько
сотрудников, то в этих полях разные значения
2. Отчеты специалиста за день могу формироваться на основании
Задачи (в этом случае Отчет будет только по одной Спецификации) или в
сборном Отчете (текущий вариант работы).
3. По гиперссылке Отчеты специалиста за день выводятся все Отчеты в
которых есть работа по Спецификации из задачи и Исполнитель из задачи
4. Результатом выполнения задачи является 0 остаток часов по
спецификации (по работнику). Проверять остаток в разрезе исполнителей
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

53.

Задача (Шаг №13) – Сдача работ клиенту. Актирование

54.

Задача (Шаг №13) – Сдача работ клиенту. Актирование
1. Документ Актирование, который окончательно закрывает спецификацию
отражается в задаче гиперссылкой.
2. Задача не закрывается до тех пор пока не будет создан хотя бы 1 акт по
спецификации
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

55.

Задача (Шаг №14) – Формирование закрывающих документов

56.

Задача (Шаг №14) – Формирование закрывающих документов
Основная концепция: Работа менеджера не меняется!!!
Задача появляется у Менеджера по сопровождению. Менеджер по сопровождению
в задаче не делает ничего. Текущий порядок работы менеджера остается
неизменным. Регламентным заданием проверяется были ли созданы документы
Реализация, УПД по документу Актирование, была ли отправка по ЭДО. Если были
созданы, то автоматом поднимаются соответствующие флаги и задача закрывается.
Если документы не были созданы в течении … дней, то менеджеру приходит
уведомление о необходимости создания документов по Задаче…. Менеджер может
открыть задачу и посмотреть Актирование, по которому надо сделать закрывающие
документы.
Программы для ювелиров
20 лет на рынке

57.

Задача (Шаг №15) – Контроль получения окончательной оплаты

58.

Задача (Шаг №15) – Контроль получения окончательной оплаты
Процент оплаты - Отношение суммы по счету и суммы из платежного документа,
которая привязана к счету
При поступлении оплаты бухгалтерия привязывает Платежный документ к Счету
(как в Шаге №7)
Если Платежный документ полностью “закрывает” сумму в Счете на оплату, то
задача закрывается “автоматически”. Проверка на “закрытие” суммы и закрытие
Задачи производится регламентным заданием
При просмотре Задачи, на форме документы доступны непосредственно по
гиперссылкам
Программы для ювелиров
20 лет на рынке