Презентация к 1 семинару

1.

2.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ
ИНГУШЕТИЯ
А. Горчханова ул., д.13, Магас, 386001, тел./факс (873) 455-03-75, e-mail: gas_ri@ mail.ru; http://ingarchive.ru
ОГРН 1200600001799; КПП 060801001; ИНН 0608060437
Докладчики:
Барахоева Фариза Магомедовна – ведущий
специалист отдела комплектования архивных
фондов и делопроизводства
Газдиева Мадина Алиевна – и. о. главного
специалиста отдела комплектования
архивных фондов и делопроизводства

3.

4.

5.

6.

7.

Государственная
архивная
служба
Республики Ингушетия, в соответствии с
законодательством Российской Федерации и
региональными нормативными актами в сфере
архивного дела, отвечает за организацию, учет
и сохранность архивных документов. Все
документы, включая те, что касаются личного
состава, должны храниться в течение
установленных сроков и быть доступны для
использования в различных целях — научных,
исследовательских и управленческих.

8.

Одним
из
важнейших
аспектов
эффективного
управления
архивными
документами является наличие точной и
полной информации о содержимом архивов.
Это достигается через создание научносправочного аппарата, который помогает не
только систематизировать документы, но и
упрощает их поиск и использование. Важным
элементом этого аппарата являются архивные
описи — документы, которые содержат
описание и учет всех дел, передаваемых в
архив.

9.

Описи дел, документов составляются по
установленной форме и включают следующие
элементы:
• шапку описи,
• описательные статьи единиц хранения,
• итоговую запись,
• сведения о составителях,
• грифы утверждения и согласования,
• лист-заверитель,
• справочный аппарат к описи.

10.

Оформление документов регламентируется
ГОСТ Р 7.0.8-2016:
Формат: А4 (210×297 мм).
Поля: левое – 30 мм, правое – 10 мм,
верхнее и нижнее – 20 мм.
Шрифт: Times New Roman (или любой
другой
свободно
распространяемый
бесплатный шрифт), 12–14 pt.
При составлении таблиц допускается
использовать шрифты меньших размеров.
Многострочные реквизиты печатаются
через один межстрочный интервал.

11.

Межстрочный интервал: 1 - 1,5.
Выравнивание текста: по ширине.
Абзацный отступ текста документа: 1,25 см.
Интервал между буквами в словах:
обычный.
Интервал между словами: один пробел.
Длина самой длинной строки реквизита при
угловом расположении реквизитов: не более
7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при
продольном расположении реквизитов не
более 12 см.

12.

Дата
документа
записывается
в
последовательности — день месяца, месяц,
год — одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными
точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом: 5 июня
2016 г.
Допускается создание документов на
лицевой и оборотной сторонах листа. При
двустороннем создании документов ширина
левого поля на лицевой стороне листа и
правого поля на оборотной стороне листа
должны быть равны.

13.

Нормативными актами организации может
быть предусмотрено выделение реквизитов
«адресат», «заголовок к тексту» или
«подпись», а также отдельных фрагментов
текста полужирным шрифтом.
Номера страниц проставляются посередине
верхнего поля документа на расстоянии не
менее 10 мм от верхнего края листа.
Таблицы должны быть пронумерованы и
оформлены в едином стиле.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

Реквизиты описи — это обязательные элементы документа, обеспечивающие
его юридическую силу и правильное архивное оформление. Они позволяют
однозначно идентифицировать опись и определить ее принадлежность к
конкретному архивному фонду.

20.

21.

22.

Оформление дел на бумажном носителе,
подлежащих передаче в архив государственного
органа,
органа
местного
самоуправления,
предусматривает:
• подшивку документов в дело или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела;
• оформление реквизитов обложки дела.

23.

Описательная статья описи дел, документов
постоянного, временного (свыше 10 лет) и по
личному составу включает в себя следующие
элементы:
1 – порядковый номер дела по описи,
2 – индекс дела
3 – заголовок дела,
4 – крайние даты дела,
5 – срок хранения
6 – количество листов,
7 – примечания.

24.

Опись по личному составу — это специальная
форма описи, в которой систематизируются и
описываются дела, содержащие персональные данные
работников организации. Это могут быть:
Личные дела сотрудников.
Трудовые книжки (оригиналы или копии).
Приказы о назначении на должности,
повышении в должности.
№ Индекс Заголовок Крайние Срок
п/п дела
1
2
дела
3
Количеств Примеча
даты хранения о листов
4
5
6
ния
7

25.

Опись постоянного срока хранения — это
документ, в котором перечислены все дела и
материалы, которые подлежат хранению в архиве на
неопределенный срок. К таким документам могут
относиться:
Основные
учредительные
документы
организации (уставы, учредительные договоры).
Государственные
документы
(законы,
постановления, распоряжения).
№ Индек Заголовок дела Крайние Количеств Примеч
п/п с дела
1
2
3
даты
о листов
ания
4
5
6

26.

Опись временного срока хранения свыше 10
лет — эти документы могут быть уничтожены по
окончании установленного срока, если они не
признаны ценными для постоянного хранения.
Отчеты и статистические данные, относящиеся
к деятельности организации
Протоколы рабочих совещаний, относящихся к
проектам или текущей деятельности организации.

27.

Порядок присвоения номеров описям структурных
подразделений устанавливается по согласованию с
архивом государственного органа, органа местного
самоуправления.
Графы описи заполняются в точном соответствии с
теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
В описи вносятся лишь прошитые дела.
Описи по постоянному сроку хранения передаются в
Гос. Архивную службу в 4-ех экземплярах. Описи по
личному составу в 3-ех экземплярах.

28.

2.1. Порядковый номер дела описи
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером.

29.

2.1. Порядковый номер дела описи
Если дело состоит из нескольких томов (частей),
каждый том (часть) вносится в опись под
самостоятельным номером.

30.

2.2. Индекс дела
Индекс дела в описи организационнораспорядительной документации проставляется в
графе два в соответствии с номенклатурой дел.
*Номенклатура дел
*Опись дела по личному составу

31.

2.2. Индекс дела
Номенклатура
формирования дел
документов.
дел является основой для
и составления описей дел,
*Номенклатура дел
*Опись дела по личному составу

32.

2.3. Заголовок дела
Опись дел состоит из разделов. Заголовками
разделов являются наименования структурных
подразделений, либо наименования функций и
направлений деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления, организаций.
Заголовки дел вносятся в опись полностью.
Заголовок
дела
должен
соответствовать
фактическому составу и содержанию документов дела,
а также должен кратко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.

33.

2.3. Заголовок дела
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с
выбранной для данной описи схемой систематизации.
Согласно 46 пункту приказа Росархива от 31.07.2023
№ 77 «Об утверждении Правил организации
хранения, комплектования, учёта и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов в государственных
органах, органах местного самоуправления и
организациях» единицы хранения в пределах
архивного фонда систематизируются:

34.

2.3. Заголовок дела
по
структурному
(в
соответствии
с
принадлежностью
единиц
хранения
к
структурным подразделениям);
по хронологическому (по периодам и датам, к
которым относятся документы);
по
функциональному,
отраслевому,
тематическому,
предметно-вопросному
(с
учетом функций, отраслей и направлений
деятельности организации, тем или вопросов,
которых касается содержание документов);

35.

2.3. Заголовок дела
по номинальному (по делопроизвод-ой форме –
родам дел, видам и разновидностям документов);
по корреспондентскому (по организациям и
лицам, в результате переписки с которыми
образовались документы);
по
географическому
(в
соответствии
с
определенными
территориями,
населенными
пунктами и др.);
по авторскому (по названиям организаций или
фамилиям лиц). Или их сочетанию.

36.

2.3. Заголовок дела
В заголовке дела, как правило, недопустимы
сокращения. Все слова пишутся полностью. Точки в
конце заголовков дел не ставятся. Например:
неправильно – Годовые стат. отчеты суда (ф. № 1;
1-АП; 2; 4) за 2021 г. Алфавитная книга учета
призывников 1994 г.р.;
правильно – Годовые статистические отчеты суда
(ф. № 1; 1-АП; 2; 4) за 2021 год Алфавитная книга
учета призывников 1994 года рождения

37.

2.3. Заголовок дела
При использовании сокращений с цифрами и
словами их следует разделять пробелом, потому что
сокращение воспринимается как обычное полное
слово. Примеры: Иванов И. И.; г. Москва; 10 км; 80
км/ч; № 5; § 20; 1 Мб; 100 кг; 2015 г.; 25 °C; 0,5 ‰.

38.

2.3. Заголовок дела
Не допускается:
переносить на другую строку или страницу
инициалы Имени и Отчества, отрывая их от
Фамилии;
сокращенные родовые понятия (например, «г.»,
«ул.», «обл.») от имени собственного, с которым
они
используются.
Пример:
«г.
Магас»,
«с. Майское»;

39.

2.3. Заголовок дела
переносить на другую строку или страницу
сокращённые обозначения мер, отрывая их от
цифр, указывающих число измеряемых единиц.
Например:
*Вот так нельзя переносить «кг.» отрывая от 100
*Надо объединить их неразрывным пробелом, как показано в примере

40.

2.3. Заголовок дела
словесные выражения от цифровых при
оформлении дат, календарных сроков, в названиях
праздников и знаменательных дат. Пример:
8 Марта, 1 Мая.
разрывать по строкам даты, оформленные
цифровым способом, номера документов.
переносить
на
следующую
строку
пунктуационные знаки.

41.

2.3. Заголовок дела
С целью сохранения фиксированного расстояния
между инициалами и фамилией, сокращенными
наименованиями организационно-правовых форм и
названиями организаций, сокращенными родовыми
понятиями и именами собственными, сокращенными
обозначениями
мер
и
цифрами
необходимо
использовать неразрывный пробел
Ctrl + Shift + пробел

42.

2.3. Заголовок дела
Заголовок дела должен отражать признак, по
которому оно сформировано:
номинальный признак - дело сформировано из
документов одного вида, наименование которого
отражено в заголовке;
авторский признак - дело содержит документы
одного автора, что отражено в заголовке;
корреспондентский признак выражается в
названии партнера по переписке и используется
при составлении заголовков к делам по переписке;

43.

2.3. Заголовок дела
предметно-вопросный признак характеризует
содержание документов дела;
хронологический признак определяет отрезок
времени, документы за который сгруппированы в
деле;
географический признак называет территорию, к
которой относятся документы, формируемые в
дело.
В большинстве случаев заголовок дела отражает
сочетание нескольких признаков.

44.

2.3. Заголовок дела
Например:
В большинстве случаев заголовок дела отражает
сочетание нескольких признаков. Например:
Заголовок дела «Протоколы ученого совета о
научной
деятельности»
сформирован
в
соответствии со следующими признаками: номинальным – «протоколы»; - авторским –
«ученого совета»; - предметно - вопросным – «о
научной деятельности».

45.

2.3. Заголовок дела
Если единица хранения состоит из различных по
виду документов, связанных единством содержания и
последовательностью делопроизводства по одному
конкретному вопросу (делу), при составлении
заголовка употребляется понятие «дело». Пример с
указанием вида дела: «Дело об организации центров
молодёжного
творчества
в
Северо-Западном
административном округе».

46.

2.3. Заголовок дела
Понятие
«документы»
применяется
при
описании единиц хранения, в которых объединены
документы нескольких видов по одному вопросу,
отражающие деятельность учреждения, но не
связанные последовательностью делопроизводства. В
конце заголовка в скобках перечислены основные
разновидности документов. При этом в круглых
скобках указываются не менее трех разновидностей
документов. Например: «Документы о проведении
совещаний (планы, списки, повестки)».

47.

2.3. Заголовок дела
В заголовках дел, содержащих переписку,
указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
Если
переписка
ведется
с
однородными
корреспондентами, в заголовке дела они указываются
обобщенно. Например: «Переписка со средствами
массовой информации о деятельности мировых
судей». Если переписка ведется с разными
организациями, последние в заголовке дела не
указываются. Например: «Переписка об изменении
бюджетных назначений и размеров финансирования».

48.

2.3. Заголовок дела
В заголовках дел, содержащих плановые или
отчетные документы, указывается период, за который
составлены отчеты. Например: «Годовые отчеты
Административно-хозяйственного управления».
В заголовке дела, содержащего статистические
формы, должно быть указано название формы и ее
номер или условное обозначение. Например:
«Квартальные статистические отчеты «Сведения о
государственной регистрации актов гражданского
состояния» (форма № 26)».

49.

2.3. Заголовок дела
Информацию о том, что в дело включены
подлинные документы, в заголовке приводить не
следует. Указание о том, что в дело включены копии
документов следует приводить в конце заголовка по
форме:
«Документы (решения, устав, свидетельства,
выписки из реестра, уведомления и др.) о
государственной регистрации юридического лица, о
прекращении деятельности юридического за март
1999 года – ноябрь 2013 года. Копии».

50.

2.4. Крайние даты
Начальной
датой
дела
является
дата
составления (регистрации) самого раннего документа,
а конечной – дата составления (регистрации) самого
позднего документа.
Датами
дела,
содержащего
протоколы
заседаний, являются даты их утверждения или
составления первого и последнего протокола,
включенных в дело. Если единицей хранения является
журнал (книга), то крайними датами будут являться
даты первой и последней записи.

51.

2.4. Крайние даты
Правильно:
Неправильно:

52.

2.5. Количество листов
Количество листов в деле указывается на
основании листа заверителя к делу. В описи
указывается до примечания арабскими цифрами.
Например:
правильно: 74, 56, 87
неправильно: 74 л., 56 лл., 87 листов

53.

2.6. Примечания
Основные
«Примечания»
случаи
заполнения
графы
Состояние документации – если дело имеет
повреждения (порванные или обгоревшие лисы,
следы влаги и т. д.), в примечании фиксируется
информация о его состоянии.
Наличие копий – если у документа имеются
дубликаты (электронные версии, микрофильмы,
заверенные копии), это указывается в примечаниях.

54.

2.6. Примечания
Дополнительные материалы – если дело
содержит вложенные документы, приложения или
переплетенные файлы.
Особые условия хранения – если дело требует
специального температурного режима, защиты от
света или влаги, это также отражается.
Ограничение доступа – если дело содержит
конфиденциальную
информацию
или
персональные данные, в примечании указывается
категория доступа и возможные ограничения.

55.

56.

57.

В конце описи дел, документов, описи
электронных документов за последней описательной
статьей заполняется итоговая запись, в которой
указываются (цифрами и прописью) количество дел,
первый и последний номера дел по описи дел,
документов, описи электронных документов, а
также оговариваются особенности нумерации дел в
описи (наличие литерных и пропущенных
номеров).

58.

Итоговая запись подписывается составителем
описи с указанием должности, заведующим отделом,
указывается также дата составления описи.
Подпись включает: наименование должности
лица,
подписывающего
документ,
его
собственноручную подпись, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия).
Допускается
центровать
наименование
должности
лица,
подписавшего
документ,
относительно самой длинной строки.

59.

При
подписании
документа
несколькими
должностными
лицами,
занимающими
разное
положение, их подписи располагаются одна под
другой в последовательности, соответствующей
иерархии занимаемых должностей.

60.

Утверждение
и
согласование
осуществляется в следующем порядке:
описей
1. Проведение экспертной комиссии организации
(ЭК):
Описи представляются на рассмотрение и
согласование экспертной комиссии организации;
По результатам рассмотрения
протокол заседания ЭК.
составляется

61.

Утверждение
и
согласование
осуществляется в следующем порядке:
описей
1. Представление в Государственную архивную
службу (ЭПК). Подписанные описи (в полном
комплекте) вместе с протоколом ЭК и справочным
аппаратом
передаются
в
Государственную
архивную службу для рассмотрения на экспертнопроверочной комиссии (ЭПК) и утверждения

62.

3. Утверждение организацией:
После утверждения ЭПК описи возвращаются в
организацию для утверждения руководителем.
Утвержденные
описи
подписываются
руководителем с проставлением печати. Печать
проставляется, не захватывая собственноручной
подписи лица, подписавшего документ, или в
месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

63.

4. Передача экземпляров в Государственную
архивную службу:
Организация передает по одному утвержденному
экземпляру описи вместе с копией протокола ЭК и
справочным
аппаратом
в
Государственную
архивную службу Республики Ингушетия.
Остальные экземпляры хранятся в организации в
установленном порядке.

64.

65.

66.

Лист-заверитель
–
это
документ,
подтверждающий подлинность, сохранность и точное
количество листов в деле.
Лист-заверитель дела составляется на отдельном
листе, подписывается его составителем, подшивается в
дело. Все последующие изменения в составе и
состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со
ссылкой на соответствующий акт.
В
листе-заверителе
указываются
общее
количество листов документов, включенных в дело,
начальные и конечные номера архивных фондов,
общее количество архивных фондов, листы которых
включены в дело.

67.

68.

69.

70.

Для
более
эффективного
использования
документной информации, содержащейся в описях
архивных фондов, к ним создается научно-справочный
аппарат.
В состав справочного аппарата к описи
входят:
Титульный лист – содержит сведения об описи и
её реквизиты.
Оглавление – отражает структуру документа.
Предисловие – характеризует фонд и документы.
Список сокращений – поясняет используемые
термины.
Указатели – облегчают поиск информации.

71.

1. Титульный лист
Титульный лист описи дел включает следующие
данные:
полное
наименование
государственного
(муниципального) архива, куда передаются на
хранение документы Архивного фонда РФ,
документы по личному составу;
наименование
вышестоящего
органа
в
именительном
падеже;
последнее
полное
наименование организации, соответствующее
названию ее архивного фонда с указанием
местонахождения организации и крайних дат
фондообразователя;

72.

1. Титульный лист
номер архивного фонда;
номер описи;
название описи;
крайние даты внесенных
в опись единиц хранения.

73.

2. Оглавление
Оглавление описи дел отражает ее состав и
построение, а также показывает, на каких листах
начинаются ее составные части. Оглавление
размещается после титульного листа.
Оглавление к законченной описи помещается в ее
начале. В нем перечисляются все составные части
описи: предисловие, список сокращенных слов,
названия всех разделов, указатели. Против каждого
названия указываются номера соответствующих
листов описи. Титульные листы в оглавление не
включаются.

74.

2. Оглавление

75.

3. Предисловие
В предисловии к описи дел, документов, описи
электронных документов указываются сведения в
хронологических рамках крайних дат единиц
хранения, включенных в опись:
а) об изменениях в наименовании государственного
органа,
органа
местного
самоуправления,
организации;
б) о структуре государственного органа, органа
местного самоуправления организации;
в) об особенностях оформление и формирования дел,
описания и систематизации заголовков дел;
г) о содержании и полноте дел;
д) о наличии страхового фонда;

76.

3. Предисловие
е)
о
наличии
и
особенностях
информационных систем,
баз данных, используемых
для работы с электронными
документами,
регистрационно-учетными
формами дел и документов
и образами (сканами) дел и
документов

77.

4. Списки сокращенных слов
Списки сокращенных слов составляются к
годовым разделам, к законченной описи (ее тому) если
в них употребляются сокращения, характерные для
деятельности данной организации или ведомственной
системы, к которой она относится.
Сокращения вводятся в целях экономии места
для часто встречающихся слов в тексте описи, а также
для раскрытия аббревиатур в составе справочного
аппарата и достижения единообразия в передаче
содержания документов.
Список
сокращений
помещается
после
предисловия к описи.

78.

4. Списки сокращенных слов
В список сокращений вносятся все сокращения
слов и понятий, употребляемых в описи, кроме
общепринятых, а также сокращенные обозначения
названий органов и организаций. Общепринятые
сокращения, не требующие специальных разъяснений
(т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер
массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам
и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м
и другие) в список сокращений не включаются.
В списке сокращений в алфавитном порядке слева
располагаются сокращенные слова и понятия, а справа
через тире дается их полное обозначение

79.

4. Списки сокращенных слов

80.

5. Указатели
Указатели составляются, как правило, к сложным
по структуре и содержанию описям дел, документов
для облегчения и ускорения поиска необходимой
информации, а также с целью лучшей ориентации в
составе и содержании единиц хранения.
Указатели к описи представляют собой перечень
предметных понятий, встречающихся в заголовках
описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными
данными.
Составляются указатели для описей, содержащих
более 30 единиц хранения. Обязательны при передаче
дел в государственный архив.

81.

5. Указатели
Виды указателей:
Географический
Малгобекский р-на – д. 15, 33
г. Магас – д. 4, 77
с. Экажево – д. 3, 65
Хронологический
2020 год – д. 1-15
2021 год – д. 16-34
2022 год – д. 35-50
Именной
Петров С. И. – д. 5 (приказы о награждении)
Иванов И. И. – д. 8 (личное дело)
Сидоров В. П. – д. 13 (трудовой договор)

82.

5. Указатели
Виды указателей:
Тематический
Бюджетные отчеты – д. 3, 7
Строительные проекты – д. 4, 9, 11
Кадровые приказы – д. 2, 6
Если опись передается в государственный архив,
то указатели заверяются подписью ответственного
лица.

83.

СПАСИБО ЗА
ВНИМАНИЕ!