Organizacionnoe-soprovozhdenie-otchetno-vybornogo-sobraniya (3)

1.

Организационное
сопровождение отчетновыборного собрания
Доклад для членов оргкомитета и администрации Новосибирского
областного союза организаций профсоюзов.
Исходные данные проекта
Организация: Новосибирский областной союз организаций
профсоюзов
Формат: Отчетно-выборное собрание
Цель: Подведение итогов работы и выбор руководящих
органов
Моя роль: Секретарь руководителя, ответственный за
документационное и организационное сопровождение

2.

Ключевые задачи секретаря в подготовке мероприятия
Моя роль обеспечивала бесперебойное административное и документационное сопровождение всех этапов собрания, от
подготовки до оформления итогов.
Подготовка
распорядительных
документов
Организация рассылки
приглашений
Регистрация участников
Разработка и согласование
Своевременное
подтверждения легитимности
приказов, положений и инструкций.
информирование всех делегатов
кворума.
Учет присутствующих для
и приглашенных лиц.
Документальное сопровождение
голосования
Оформление итогов собрания
Подготовка бюллетеней и работа со Счетной комиссией.
дальнейшее утверждение.
Составление протоколов итоговых решений и их

3.

Последовательность подготовки отчетно-выборного собрания
Подготовительный процесс был разделен на пять логических этапов, гарантирующих систематичность и соблюдение всех процедурных требований.
1
2
3
4
5
Принятие решения
Официальное инициирование мероприятия и определение предварительных сроков.
Формирование комитетов
Утверждение Оргкомитета и Счетной комиссии для разделения полномочий.
Информирование
Рассылка официальных приглашений и повестки дня участникам.
Проведение собрания
Непосредственное проведение мероприятия и процедур выборов.
Оформление итогов
Сдача и регистрация всех финальных юридически значимых документов.

4.

Распорядительный документ: Приказ о проведении
Приказ является основой для запуска всех последующих организационных процессов и закрепляет ответственных лиц и временные рамки.
Определяет точную дату, время, место и формат проведения собрания.
Утверждает состав организационного комитета, ответственного за общую
координацию.
Закрепляет распределение обязанностей между членами Оргкомитета.
Формирует состав Счетной комиссии для обеспечения прозрачности голосования.
Приложение: Приказ о подготовке и проведении отчетно-выборного собрания

5.

Информационное сопровождение: Письмоприглашение
Каждое письмо было разработано как универсальная форма для эффективного сбора данных, учитывая специфику
региона.
Универсальная форма для рассылки
Шаблон, адаптированный для быстрой персонализации и массовой отправки по базам данных.
Сбор информации о представителях
Инструмент для подтверждения полномочий и формирования окончательного списка делегатов.
Условия и повестка дня
Детальное информирование о формате, регламенте и ключевых вопросах повестки собрания.
Предварительное взаимодействие
Координация логистических вопросов, в том числе связанных с размещением и проездом партнеров, учитывая
климатические условия Новосибирского региона.

6.

Обеспечение легитимности собрания:
Регистрация участников
Процесс регистрации — это критический этап, подтверждающий наличие необходимого кворума и легитимность
всех принятых на собрании решений.
100%
50%+1
1
Точный учет
Подтверждение кворума
Основа для протокола
Формирование детального листа
Критически важный шаг для
Данные регистрации являются
регистрации для фиксации каждого
обеспечения юридической силы
неотъемлемой частью итогового
присутствующего делегата.
собрания.
протокола собрания.
Лист регистрации участников является юридическим доказательством соблюдения процедур и подтверждает
правомочность собрания.

7.

Протокол собрания: Фиксация принятых решений
Протокол является основным документом, отражающим ход собрания и все принятые в его рамках решения, включая выбор руководящих органов.
Утверждение отчетов
Внесение в протокол итогов голосования по отчетам профсоюзных органов.
Решения по повестке дня
Документальное закрепление всех принятых решений в соответствии с
утвержденной повесткой.
Отражение формы голосования
Фиксация того, что выборы проводились путем тайного голосования.
Оформление итоговых решений
Окончательная редакция всех постановлений, принятых собранием.

8.

Бюллетени для голосования: Документальное обеспечение
выборов
Правильно оформленные бюллетени и строгое соблюдение процедуры тайного голосования обеспечивают прозрачность и легитимность
процесса избрания руководящих органов.
Тайное голосование
Четкая формулировка
Прозрачность процедуры
Роль Счетной комиссии
Обеспечение анонимности
Исключение двусмысленности в
Соблюдение всех норм,
Использование уполномоченного
волеизъявления каждого
вопросах и кандидатурах,
гарантирующих честность и
органа для подсчета голосов и
делегата.
представленных на голосование.
открытость процесса.
оформления протоколов.

9.

Результат работы секретаря
Эффективная организация и тщательное документационное сопровождение позволили провести отчетно-выборное собрание в соответствии с уставом и требованиями
законодательства.
Соблюдение требований
1
2
Полное соответствие процедур уставным и правовым нормам.
Документальное сопровождение
Обеспечен полный комплект юридически значимых документов (приказы, протоколы, бюллетени).
Успешное проведение
3
Мероприятие проведено качественно, в установленные сроки и в надлежащем
порядке.