Презентация к проекту

1. отдел документационного обеспечения управления

ОТДЕЛ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ
проект

2. I. Характеристика технологии операционных процессов в структурном подразделении (отдел ДОУ).

I. ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНОЛОГИИ ОПЕРАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В СТРУКТУРНОМ
ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛ ДОУ).
2

3.

Объем документооборота: 30-35 тысяч документов в
год.
Количество сотрудников в отделе: 5 человек (включая
руководителя отдела).
Количество сотрудников в организации: до 150
человек
Соотношение сотрудников в %:
20 % - руководители (1 руководитель отдела по
управлению документами в организации);
60 % - специалисты (3 документоведа);
20 % - технические исполнители (1 делопроизводитель).
3

4.

Профессиограмма руководителя отдела ДОУ
1. Доминирующий способ мышления: системно-аналитический, стратегический.
2. Область базовых знаний:
Требования к образованию и обучению для руководителя отдела ДОУ: высшее образование - магистратура или Высшее
образование (непрофильное) - магистратура и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной
переподготовки по профилю деятельности.
Руководитель отдела ДОУ должен обладать знаниями по следующим направлениям:
1) организация (менеджмент организации - структура организации, ее подразделения и работники, задействованные в
процессах управления документами организации; функции и порядок взаимодействия подразделений организации);
2) документы (управление документами - правила разработки и оформления документов, архивное дело, нормативно-правовая
база в сфере работы с документами, информационные технологии в управлении документами, методическая база в сфере
работы с документами - методические документы, национальные и международные стандарты, типовые и примерные
положения и инструкции в области управления документами организации);
3) персонал (управление персоналом - методики управления персоналом организации, функции работников организации и
подразделения по управлению документами, а также подчиненных ему структур, правила организации рабочих мест
работников подразделения, особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения, правила
нормирования труда и расчета явочной численности персонала подразделения по управлению документами организации,
требования охраны труда).
3.Вид профессиональной деятельности согласно ПС 07.004: деятельность по управлению документами в организациях
любых организационно-правовых форм и форм собственности.
4

5.

Требования к опыту практической работы:
не менее трех лет в области документационного обеспечения организации.
Особые условия допуска к работе:
Прохождение обучения мерам пожарной безопасности;
Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда;
Наличие согласия работника о соблюдении условий конфиденциальности информации, а также с
мерами ответственности за их нарушение (при необходимости).
Дополнительное условие: дополнительное профессиональное образование - программы
повышения квалификации в области управления документами не реже одного раза в три года.
3. Вид профессиональной деятельности согласно ПС 07.004: деятельность по управлению
документами в организациях любых организационно-правовых форм и форм собственности.
Основная цель вида профессиональной деятельности: обеспечение эффективного управления
документами в организациях с использованием современных информационных технологий.
Основная цель вида профессиональной деятельности: обеспечение эффективного управления
документами в организациях с использованием современных информационных технологий.
5

6.

4. Межличностное взаимодействие: Межличностное взаимодействие между руководителем отдела ДОУ и сотрудниками
носит деловой характер. Имеет доминирующий стиль - приказание (руководитель даёт чёткие указания, обязательные к
исполнению сотрудниками). Уровень взаимодействия - высокий (в ходе управления отделом, при взаимодействии с другими
структурными подразделениями). В основе взаимодействия - соблюдение установленных правил, регламентов и инструкций,
которые определяют порядок работы отдела ДОУ.
5. Условия работы: в помещении, сидячий
6. Доминирующий вид деятельности согласно ПС 07.004: экономический.
Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации (ОКВЭД 82.11 комплексные ежедневные административные услуги, предоставляемые за вознаграждение или на договорной основе, такие как
руководство персоналом).
Согласно Общероссийскому классификатору занятий - 1213 группа занятий:
Руководители в области определения политики и планирования деятельности.
Обобщенная трудовая функция:
Код В - Руководство деятельностью подразделения по управлению документами организации, уровень квалификации 7.
Трудовые функции:
B/01.7 - Организация деятельности подразделения по управлению документами;
B/02.7 - Разработка политики управления документами организации;
B/03.7 - Построение системы управления документами организации;
B/04.7 - Контроль функционирования системы управления документами организации;
B/05.7 - Совершенствование системы управления документами организации.
6

7.

7. Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности:
1.Способности:
аналитические способности;
способность к системному, масштабному и детализированному видению;
организаторские способности (планирование, постановка целей, делегирование задач, управление
ресурсами для обеспечения бесперебойной работы подразделения);
способность видеть долгосрочные перспективы,
способность расставлять приоритеты и принимать решения,
способность анализировать большие объемы информации,
способность оценивать эффективность текущих процессов и выявлять их слабые стороны для
последующего улучшения;
лидерские способности (способность мотивировать команду);
способность видеть потенциал других людей (помощь сотрудникам развивать навыки, продвигаться
по карьерной лестнице и осознавать свои ожидания, давать честные отзывы о работе сотрудников).
коммуникативные способности (способность четко ставить задачи, давать обратную связь),
способность работать в условиях многозадачности;
готовность к автономной деятельности (умение полагаться на себя и собственные возможности);
способность ориентироваться на результат (достижение конкретных, измеримых целей).
7

8.

2. Личностные качества, интересы и склонности:
трудолюбие (повышает у сотрудников мотивацию более эффективно работать);
дипломатичность и тактичность (отсутствие конфликтности, взаимодействие с сотрудниками
без личных эмоций);
умение прогнозировать и планировать деятельность в перспективе;
обязательность;
дисциплинированность;
организованность;
ответственность;
аккуратность;
инициативность;
коммуникабельность (умение устанавливать доверительные контакты с сотрудниками);
объективность (беспристрастная оценка работы всех сотрудников, основана на четких
критериях);
внимание к деталям и усидчивость;
стрессоустойчивость и эмоциональная стабильность (продуктивность и взвешенные решения в
сложных ситуациях).
3. Деловые качества руководителя.
Деловые качества руководителя отдела ДОУ подробно представлены в Приложении 1,
Приложении 2 к пункту 7 профессиограммы руководителя отдела ДОУ.
8

9.

8. Kачества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности:
лень (неразумное делегирование своих полномочий сотрудникам перегруз сотрудников сверх
норм труда - снижает у сотрудников мотивацию более эффективно работать, создает усталость и
желание уволиться);
противоречивость и неясность (нечеткая постановка задач, что приводит к недопониманию и
ошибкам в оформлении документов, потери времени и сил);
невнимательность;
неорганизованность;
безынициативность;
некоммуникабельность (неумение слышать и слушать, отсутствие эмпатии, бестактность);
излишний контроль над каждым шагом сотрудников (снижает уровень их доверия,
самостоятельность и ответственность);
безответственность/перекладывание ответственности;
склонность обвинять сотрудников в своих ошибках;
упертость и косность в неправоте;
несправедливость и предвзятость;
заносчивость, наглость, хамство.
9

10.

9. Области применения профессиональной деятельности: согласно ПС 07.004 в организациях
любых организационно-правовых форм и форм собственности (коммерческие, некоммерческие
организации, органы государственной и муниципальной власти).
10

11.

Таблица - Деловые качества, необходимые для реализации
управленческих функций
Функции и их содержание
Деловые качества
Целеполагание
Для того, чтобы обеспечить следование миссии организации
и удерживать организацию в рамках поставленной миссии
разрабатываются цели организации.
В рамках отдела документационного обеспечения
организации такими целями являются, например:
формирование документационного фонда, упорядочивание
документооборота организации (количество и качество
документов), совершенствование аппарата управления,
включая организационно-методическое руководство в части
делопроизводства и архивного дела.
От целеполагания зависит дальнейшее направление всех
остальных управленческих функций.
Трудовые действия:
Определение целей, задач и функций подразделения по
управлению документами организации и его работников
Системное мышление, в т.ч. аналитическое (комплексный подход к
решению управленческих задач, учитывающий взаимосвязи всех элементов
системы, широкое мышление, взаимосвязи внутри-снаружи, видение
целостного и в разбивке по отдельным элементам);
Оперативность и адаптивность; реагирования на изменения внутренней и
внешней среды организации, гибкость к изменениям;
Стратегическое мышление и планирование (создание долгосрочных целей,
реагирование на кризисы и готовность к ним, навык формулировать SMARTцели, соответствующие стратегическим приоритетам, навык разработки
SWOT-анализа, использования матрицы Эйзенхауэра и иных методов для
достижения целей);
Критическое мышление (умение систематизировать и анализировать
информацию, объективная оценка информации и принятие решений на основе
логических рассуждений, исследование этапов работы позволяет выявить
причинно-следственную цепочку и разобраться с корнями проблемы);
Организационные способности (умение планировать, управлять временем и
ресурсами, ставить приоритеты и выполнять задачи в срок);
Надежность, ответственность, самостоятельность;
Коммуникативные способности (умение выстроить отношения между собой
и сотрудниками на понятном языке, донести информацию и принять обратную
связь в рамках работы: цели, сроки исполнения, планы реализации);
Способности управлять рисками (способность идентифицировать, оценивать
и разрабатывать меры по минимизации рисков).
11

12.

Таблица - Деловые качества, необходимые для реализации
управленческих функций
Функции и их содержание
Стратегопологание
Для реализации миссии и целей организации
разрабатываются стратегии.
Создание условий для эффективной работы
отдела документационного обеспечения,
распределение усилий и ресурсов
(материальных, человеческих) для достижения
поставленных целей.
Трудовые действия:
Определение целей, задач и функций
подразделения по управлению документами
организации и его работников
Деловые качества
Системное мышление, в т.ч. аналитическое (комплексный подход к решению
управленческих задач, учитывающий взаимосвязи всех элементов системы, широкое
мышление, взаимосвязи внутри-снаружи, видение целостного и в разбивке по отдельным
элементам);
Стратегическое мышление и планирование (создание долгосрочных целей, реагирование
на кризисы и готовность к ним, навык формулировать SMART-цели, соответствующие
стратегическим приоритетам, навык разработки SWOT-анализа, использования матрицы
Эйзенхауэра и иных методов для достижения стратегических целей);
Оперативность и адаптивность; реагирования на изменения внутренней и внешней среды
организации, гибкость к изменениям;
Критическое мышление (умение систематизировать и анализировать информацию,
объективная оценка информации и принятие решений на основе логических рассуждений,
исследование этапов работы позволяет выявить причинно-следственную цепочку и
разобраться с корнями проблемы);
Организационные способности (умение планировать, управлять временем и ресурсами,
ставить приоритеты и выполнять задачи в срок);
Надежность, ответственность, самостоятельность;
Коммуникативные способности (умение выстроить отношения между собой и
сотрудниками на понятном языке, донести информацию и принять обратную связь в рамках
работы: стратегии, стратегические цели, тактики, задачи, сроки исполнения, планы
реализации);
Способности управлять рисками (способность идентифицировать, оценивать и
разрабатывать меры по минимизации рисков).
12

13.

Таблица - Деловые качества, необходимые для реализации
управленческих функций
Функции и их содержание
Планирование (определение
методов задач и целей, методов и
путей их достижения, а также
контроль за исполнением планов)
Трудовые действия:
Планирование деятельности
подчиненного подразделения с
учетом рационального
распределения работ и объема
производственных задач
организации
Деловые качества
Стратегическое мышление (умение видеть общую картину),
умение
работать
с данными (анализ и интерпретация данных), умение четко ставить
задачи
(точные
формулировки
описывающие
функции
исполнителей),
Многозадачность (способность переключаться с одной задачи на
другую), умение делегировать (освобождать себя от части задач с
которыми справятся другие), стратегическое мышление (решения
должны соответствовать общей стратегии, принципам компании и
направлены на развитие),
Аналитичность (когда эффективность падает, руководитель должен
провести анализ и найти решение проблемы);
Системное мышление (умение видеть организацию как единую
систему, связывать стратегические цели с конкретными процессами и
ресурсами).
13

14.

Таблица - Деловые качества, необходимые для
реализации управленческих функций
Функции и их содержание
Деловые качества
Мотивация /
стимулирование
Мотивация - деятельность,
направленная на формирование
у сотрудника потребности
совершать различные действия
в интересах компании.
Стимулирование - прямое или
косвенное принуждение
сотрудника к выполнению
задачи.
Целеустремленность и ориентация на успех (умение четко
определять цели и следовать за их достижением мотивирует
сотрудников и задает вектор развития всей организации);
Коммуникабельность (регулярное общение с сотрудниками
помогает руководителю вовремя решать конфликты)
Организационные способности.
14

15.

Таблица - Деловые качества, необходимые для
реализации управленческих функций
Функции и их содержание
Корпоративность – формирование
корпоративной атмосферы фирмы
Деловые качества
Организаторские способности (умение ставить четкие
и понятные цели, умение внедрять корпоративные
стандарты, умение следовать ценностям и миссии
компании).
15

16.

Таблица - Деловые качества, необходимые для
реализации управленческих функций
Функции и их содержание
Деловые качества
Организация (отвечает за внутреннее
устройство отдела и процессы) больше про
структурности и дисциплины.
Организаторские способности (умение ставить цели и
задачи, навыки планирования);
Ответственность и дисциплинированность
(следование внутренним регламентам);
Трудовые действия:
Системное мышление (видение работы отдела как
Планирование и контроль графика проведения части всей организации);
проверок документных систем подразделений Компетентность (знания в области делопроизводства и
организации;
архивного дела, знание законодательств ГОСТы
Распределение должностных обязанностей между приказы и т.д.);
работниками подразделения по управлению
Тайм-менеджмент (умение управлять временем и
документами организации.
задачами во времени).
16

17.

Таблица - Деловые качества, необходимые для
реализации управленческих функций
Функции и их содержание
Деловые качества
Координация (отвечает за согласованность
работы как внутри подразделений так и во
взаимодействии с другими отделами и
внешними организациями) больше про
людей общение и гибкость в управлении.
Организационные способности
(умение координировать действия разных
участников);
Решительность и гибкость (умение быстро
принимать решения и реагировать на ситуации).
Трудовые действия:
Координация деятельности по созданию и
совершенствованию документных систем
организации;
17

18.

Таблица - Деловые качества, необходимые для реализации
управленческих функций
Функции и их содержание
Деловые качества
Контроль - отслеживание хода выполнения рабочих задач у сотрудников, чтобы они были выполнены (сверяется,
каков был план работ и сколько выполнили)
Трудовые действия:
1) Контроль деятельности работников подразделения по управлению документами организации
2) Контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой
дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации
3) Контроль функционирования системы управления документами и их данными организации
4) Контроль ведения документального фонда организации и своевременное принятие мер по предупреждению
нарушений
5) Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов документных систем
организации
6) Контроль выявления нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их
устранению
7) Контроль исполнительской дисциплины работников организации
8) Контроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной
актуализации
9) Контроль систематизации данных, формирования дел и организации оперативного хранения документов в
организации, архивирования данных
10) Контроль графика проведения проверок документных систем подразделений организаций
11) Контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации
Оценка - анализ выполненных работ, сравнение результата с изначальным планом (в т.ч. анализируется масштаб
отклонений и их причины)
Трудовые действия:
1) Оценка эффективности деятельности подчиненного подразделения организации
2) Мониторинг результатов организации управления документами и оценки соблюдения установленных
требований к документам
3) Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления документами организации
Системное мышление (системная оценка
оперативного выполнения рабочих задач и
конечного результата: например, оценка не
только количества, но и качества (ценность
какой-либо работы с документами для
организации) работы и пр.;
Организованность (определение разумных
сроков выполнения задач с учетом имеющихся
ресурсов);
Коммуникабельность (чтобы четко доносить
задачу и сроки ее выполнения до сотрудников);
Аналитическое мышление (найти решение для
устранения причин отклонений, просчитать,
сколько и каких ресурсов нужно будет привлечь:
новых сотрудников, оборудования и пр.)
18

19.

Деловые качества, необходимые руководителю отдела ДОУ для выполнения административных,
творческих и логических операций, предусмотренных Профстандартом
Состав операций
Деловые качества
Административные
Распределение должностных обязанностей между работниками
подразделения по управлению документами организации.
Разработка локальных нормативных актов по управлению
документами организации и должностных инструкций ее
работников.
Контроль деятельности работников подразделения по управлению
документами организации.
Определение
потребности
подчиненного
подразделения
организации
в
оборудовании,
программном
обеспечении,
материальных и финансовых ресурсах.
Организация актуализации локальных нормативных актов и
методических документов организации по управлению документами
организации.
Проведение мероприятий по взаимодействию подразделений
организации при решении задач в области управления документами
организации.
Контроль функционирования системы управления документами и
их данными организации.
Системное мышление (комплексный подход к решению
управленческих задач, учитывающий взаимосвязи всех элементов
системы, организация эффективного взаимодействия между
подразделениями и сотрудниками, распределение финансов,
материалов, технологий и персонала для достижения
поставленных целей и задач).
Организационные способности (грамотное распределение
рабочих функций и ролей сотрудников подразделения; действие
по план-графику с указанием исполнителей и сроков;
координация деятельности; контроль исполнения планов,
приказов, решений, поручений; Способность управлять
конфликтами (выявление скрытых интересов и внутренних
мотивов; оценка ситуации и разрешение конфликтов).
Коммуникабельность (грамотное и понятное
информации на всех уровнях коммуникации).
донесение
19

20.

Деловые качества, необходимые руководителю отдела ДОУ для выполнения административных,
творческих и логических операций, предусмотренных Профстандартом
Состав операций
Деловые качества
Творческие
Подготовка предложений по модернизации рабочих мест
работников подразделения по управлению документами
организации.
Определение направлений политики управления документами
организации.
Внедрение современных методов, средств обработки
информации и данных в рамках реализации сквозной
технологии системы управления документами организации.
Разработка
политики
организации
в
области
документационного обеспечения ее управления.
Разработка
методики
совершенствования
системы
документационного обеспечения управления организации.
Системное мышление (комплексный подход к новым
разработкам с учетом взаимосвязи всех элементов системы и
влияния на них внешних и внутренних факторов);
Стратегическое мышление (формирование долгосрочных
целей и последующих действий их реализации, дорожных
карт);
Организационные
способности.
(грамотное
распределение рабочих
функций и
ролей
сотрудников подразделения; действие по планграфику с указанием исполнителей и сроков;
координация деятельности; контроль исполнения
планов, приказов, решений, поручений; следование
установленным критериям, стандартам, ГОСТам,
показателям производительности
и качества
выполняемых работ;
20

21.

Деловые качества, необходимые руководителю отдела ДОУ для выполнения административных,
творческих и логических операций, предусмотренных Профстандартом
Состав операций
Деловые качества
Логические
Разработка графика обучения и повышения квалификации
работников подчиненного подразделения организации
Оценка
эффективности
деятельности
подчиненного
подразделения организации.
Проведение анализа характера деловой деятельности
организации, ее правовых, ресурсных и технологических
возможностей.
Установление рисков, влияющих на деловую деятельность
организации в целом, и рисков, которыми можно управлять
посредством управления документами.
Определение функций, выполняемых системой электронного
документооборота организации, и ее актуализация.
Руководство разработкой планов и графиков работ по
решению
задач
организации
в
рамках
системы
документационного обеспечения ее управления.
Системное мышление (отбор и анализ данных, ведение
деятельности по планированию с учетом взаимосвязи всех
элементов системы, а также влияния на них внешних и
внутренних факторов).
21

22.

Вопросы
1) Как сочетается авторитарный стиль руководства и бюрократическая оргкультура,
управленческая форма и функция руководителя “гуманизация”? Как будет обеспечена
реализация такой функции?; как соотносятся лидерские качества руководителя (в
проекте оно представлено как харизматическое: вдохновлять, быть примером) и
авторитарный стиль управления?; как будет обеспечиваться функция руководителя
«мотивация» при административном (силовом) воздействии?
2) Вы указали боязнь ошибок и неспособность извлекать уроки как препятствующие
качества, на мой взгляд с такими качествами руководителем он в принципе быть не
может это скорей он не профпригоден на должность руководителя?
3) Корректно ли давать одинаковую оценку деловых и личных качеств и устанавливать
одинаковую иерархию данных качеств всем 3 сотрудникам данного отдела? Если это
уместно, то почему.
4) Какими методами расчета вы пользовались при расчете количества сотрудников в
вашем подразделении?
5) Что именно подразумевается в требованиях к образованию сотрудников под
«образование в области наук об обществе или гуманитарных наук»?
6) Насколько эффективен авторитарный стиль управления в условиях жестких бюджетных
ограничений в госсекторе, некоммерческих организациях?
7) В каком виде начальник будет собирать обратную связь от сотрудников?
8) Как поступит начальник отдела, если полученная им обратная связь будет
противоречить его убеждениям, управленческим решениям?
22