3. Шаблон для зачета-1

1.

«Совершенствование процесса
размещения информации на
официальном сайте УдГУ»

2. УТВЕРЖДАЮ: Проректор по ИЦОСиПО ____________ П.М. Ходырев (подпись)

«Совершенствование процесса размещения информации на официальном сайте УдГУ»
Вовлеченные лица и рамки проекта:
Обоснование выбора проекта
Заказчик проекта – проректор по ИЦОСиПО П.М. Ходырев.
Процесс – Размещение информации на официальном сайте УдГУ.
Границы процесса – от формирования информации (текста)
сотрудниками УдГУ до появления информации на сайте, выполненной
сотрудниками редакции портала УдГУ.
Руководитель проекта – Е.В. Федорова.
Команда проекта – И.О. Бочкарев, С.В. Цаперцан, Л.В. Богомолова,
сотрудники УдГУ: Туркевич А.Л., Степанова Л.С., Бельтюкова Л.А.
Ключевые события и сроки
Цели и плановый эффект
Наименование цели, ед. измерения
Получение правильно
подготовленной информации
Взаимодействие с заказчиком
Текущий
Целевой
показатель
показатель
70-80%
100%
80%
100%
Эффекты: Удовлетворенность участников процесса, по факту
вышестоящих инстанций.
Ключевой риск: Штрафные и иные административные
негативные последствия несвоевременного
размещения актуальной информации на официальном
сайте (в части приёмной кампании, выполнения
аккредитационных показателей и др.).
1. Несвоевременное размещение информации.
2. Неосведомленность сотрудников о правилах
размещения информации.
3. Нет шаблона предоставления информации.
4. Невовлеченность сотрудников в процесс
размещения информации
5. Отсутствие взаимосвязи.
Открытие и подготовка проекта с 15.05.2023 до 11.06.2023
Диагностика и целевое состояние с 12.06.2023 до 20.08.2023
Внедрение с 21.08.2023 до 17.09.2023
Анализ и исправление ошибок с 18.09.2023 до 15.10.2023
Закрепление результатов и закрытие с 16.10.2023 до
25.11.2023

3. УТВЕРЖДАЮ: ФИО____________ (подпись)

«»
Вовлеченные лица и рамки проекта:
Обоснование выбора проекта
Ключевой риск:
1.
2.
3.
4.
Заказчик проекта –
Процесс –
Границы процесса –
Руководитель проекта –
Команда проекта –
Ключевые события и сроки
Цели и плановый эффект
Наименование цели, ед. измерения
Эффекты:
Текущий
Целевой
показатель
показатель
Открытие и подготовка проекта с
Диагностика и целевое состояние с
Внедрение с
до
Анализ и исправление ошибок с
Закрепление результатов и закрытие с
до
до
до
до

4.

Пирамида проблем
1
2
3
4
Федеральный
5
6
7
8
Региональный
9
1
10
7
6
3
8
5
10
2
12
11
11
Уровень организации
12
13
4
13
14
15
9
Уровень структурного подразделения организации
14
15
Перечень проблем
1. Сотрудники не знают, как готовить информацию
2. Информация не подготовлена
3. Информация подготовлена неправильно, не полностью
4. Нет шаблона предоставления информации
5. Невовлеченность сотрудников УдГУ в процесс
размещения информации
6. В информации
могут содержаться ошибки
1
7. Могут возникнуть проблемы при отправке почты
8. Письмо не 2отправлено
9. Возникли вопросы
при просмотре задачи
3
10. Информация подготовлена неправильно, не полностью
4
11. Ответ на письмо
не просмотрен
12. Почта ушла в спам
13. Информация не дошла до этапа размещения
14. Задержка при размещении информации
15. Информация размещена неправильно
4

5.

Проблемы размещения информации на сайте УдГУ
Почему возникают проблемы размещения
информации на сайте УдГУ?
Потому что есть ошибки в
предоставлении информации.
Потому что информация не представлена
вообще.
Почему есть ошибки в
предоставлении информации?
Потому что не знают, как
готовить информацию
правильно.
Потому что информация не была
предоставлена в срок.
Почему информация не
предоставлена в срок?
Почему информация не предоставлены вообще?
Потому что не была подготовлена
своевременно.
Не знали, что информацию нужно было размещать.
Почему не знают, как готовить
информацию правильно?
Потому что не знакомы с
правилами размещения
информации.
Почему информация не была
подготовлена своевременно?
Почему не знали, что информацию нужно было
размещать?
Потому что не получили инструкций, что
информация должна быть размещена.
Почему не знакомы с правилами
размещения информации?
Потому что не нашли или не
искали ее.
Инструкции о размещении были
получены поздно.

6. Диаграмма Исикавы для решения проблемы

Контроль
Процесс
Информация не дошла до заказчика
Новый сотрудник не
проинформирован
Наличие устаревшей информации
Информация послана не полностью
Нет мониторинга
информации
Информация не послана вообще
Сложно создать шаблон
Оборудование
Неграмотное
использование
оборудования
Неэффективные
методы контроля
Почта попадает
в спам
Не продуман процесс
Проблемы с интернетом
Не передали информацию
Нет желания заниматься
Не проверяется информация
Навязана работа
Считают, что послал кто-то другой
Отсутствие плана размещения
Правила размещения не читаются
Ошибки в информации
Отсутствие взаимосвязи
Не читаются ответы
Недостаточная квалификация
Не знает должностную инструкцию
Персонал
Методы
Отсутствие важной
и ключевой
информации на
сайте УдГУ

7. Диаграмма Ганта

27.11.2022
20.11.2022
13.11.2023
06.11.2023
30.10.2023
Ноябрь
23.10.2023
16.10.2023
09.10.2023
02.10.2023
Октябрь
25.09.2023
18.09.2023
11.09.2023
04.09.2023
Сентябрь
28.08.2023
21.08.2023
14.08.2023
16.10. 25.11. Е.В. Федорова
2023 2023
07.08.2023
Закрепление
результатов и
закрытие
31.08.2023
18.09. 15.10. Е.В. Федорова,
2023 2023 И.О. Бочкарев,
С.В. Цаперцан,
Л.В. Богомолова
Август
24.07.2023
Анализ и
исправление
ошибок
17.07.2023
21.08. 17.09. Е.В. Федорова,
2023 2023 И.О. Бочкарев,
С.В. Цаперцан,
Л.В. Богомолова
10.07.2023
Внедрение
03.07.2023
12.06. 20.08.
2023 2023
Июль
26.06.2023
Диагностика и
целевое состояние
19.06.2023
12.06. 18.06. Е.В. Федорова
2023 2023
12.06.2023
Информационная
рассылка
05.06.2023
15.05. 11.06. Е.В. Федорова
2023 2023
29.05.2023
Подготовка
информации для
сайта
Июнь
Май
22.05.2023
Дата Дата Исполнитель
начал завер
а
шени
я
15.05.2023
Задача

8. Команда проекта

Портал УдГУ
Сотрудники УдГУ
1
Федорова
Екатерина
Владимировна
Руководитель
редакции
портала УдГУ
Открытие и подготовка проекта
Информационная рассылка
Диагностика
и
целевое
состояние
Внедрение
Анализ и исправление ошибок
Закрепление
результатов
и
закрытие
1
Ходырев Павел
Михайлович
Проректор по
информатизации, цифровой
образовательной среде и
профессиональной
ориентации
Консультационная
поддержка
Диагностика
и
целевое состояние
Внедрение
2
Бочкарев Игорь
Олегович
Начальник
отдела
развития
портала УдГУ
ЦИИТ
Диагностика и целевое состояние
Внедрение
Анализ и исправление ошибок
2
Туркевич
Андрей
Львович
Центр формирования
контингента и новых
образовательных технологий
Внедрение
3
Цаперцан
Светлана
Владимировна
Дизайнер 2
категории
отдела
развития
портала УдГУ
ЦИИТ
Диагностика и целевое состояние
Внедрение
Анализ и исправление ошибок
3
Степанова
Любовь
Семеновна
Отдел по связям с
общественностью и
информационному
продвижению
Внедрение
Богомолова
Леонида
Владимировна
Редактор
отдела
развития
портала УдГУ
ЦИИТ
Диагностика и целевое состояние
Внедрение
Анализ и исправление ошибок
4
Бельтюкова
Людмила
Анатольевна
Институт дополнительного
профессионального
образования
Внедрение
4