Тайм-менеджмент. Компания Гарант-Сервис г. Киров

1. Тайм-менеджмент

Компания
Гарант-Сервис г.Киров

2. Что такое тайм-менеджмент?

1
Управление временем
2
Технология организации времени и
повышение эффективности его использования
3
Управление временем – это управление
самим собой
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
2

3. Типы ресурсов организации

1
Производственные ресурсы
2
Финансовые ресурсы
3
Интеллектуальные ресурсы
4
Человеческие ресурсы
5
Временные ресурсы
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
3

4. Тайм-менеджмент как система управления временем

Процесс управления временем состоит из
4 этапов:
1
Постановка целей
2
Планирование рабочего времени
3
Нахождение резервов времени и борьба
с «поглотителями времени»
4
Мотивация на выполнение сложных задач
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
4

5. Тайм-менеджмент как система управления временем

1
Постановка целей: описание и назначение
Процесс в ходе которого
ставятся цели на день, неделю,
месяц, квартал, год
Помогает ориентироваться
в том, какие методы
управления временем
следует применять
в своей повседневной
деятельности
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
5

6. Тайм-менеджмент как система управления временем

2
Планирование рабочего времени: описание и назначение
Составляется перечень задач,
которые необходимо
выполнить за определённый
промежуток времени
Определяются приоритеты
выполнения этих задач
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
6

7. Тайм-менеджмент как система управления временем

2
Планирование рабочего времени
Виды Планирования
Оперативное (на день)
Краткосрочное (от недели до
месяца)
Среднесрочное (до 1 года)
Долгосрочное (3-5 лет)
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
7

8. Тайм-менеджмент как система управления временем

3
Нахождение резервов времени и борьба
с «поглотителями времени»: описание и назначение
Процесс в ходе, которого
производится поиск излишних
затрат рабочего времени
Повышение эффективности
использования времени
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
8

9. Тайм-менеджмент как система управления временем

4
Мотивация на выполнение сложных задач: описание и назначение
Процесс, включающий в себя ряд методов
Повышение эффективности выполнения
сложных задач
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
9

10. Для чего нужен план?

«Вчера – рано,
завтра – поздно,
сегодня – некогда»
Проза жизни
Непреложная истина управления временем: план должен быть
План – это способ ориентироваться в
изменяющихся обстоятельствах
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
10

11. Правило 6 «П»

Правило 6 «П» гласит:
Правильное Предварительное Планирование
Предотвращает Плохие Показатели.
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
11

12. Планирование рабочего времени

План должен быть в одном
месте и обязательно в
письменном виде
Тупой карандаш лучше
чем острая память
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
12

13. Планирование рабочего времени

Инструменты планирования рабочего дня
1
База данных Гарбар
2
Ежедневник
3
Excel
4
Бумажный бланк
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
13

14. Планирование рабочего времени

Когда лучше планировать рабочий день и почему?
01.08.2025
Планировать
день с вечера
Удобно в более стабильной и
предсказуемой деятельности
Планировать
день с утра
Удобно в менее
предсказуемой деятельности,
когда выше значимость
«уточняющих задач»
Гарант-Сервис г. Киров
14

15. Планирование рабочего времени

Ежедневник с обзором недели, его плюсы
• Удобен для
координации
встреч и задач
разных дней
между собой
• Даёт хороший
обзор общей
картины недели
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
15

16. Планирование рабочего времени

Ежедневник с обзором дня, его плюсы
• Удобен при большом
количестве задач на
день
• Даёт возможность
более детального
планирования
конкретного рабочего
дня
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
16

17. Организация рабочего пространства

Доска
планирования
Область далёкого
внимания2 –
телефон
Мотивирующие
элементы
Центр
внимания –
монитор
Область далёкого
внимания1 –
канцелярка
Область
ближайшего
внимания
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
Лотки для
документов
(контроль)
Лотки для
документов
(сотрудники)
17

18. Типы задач в планировании дня, их характеристика

Жёсткие
задачи
Привязанные к конкретному моменту времени
(собрание с руководителем, презентация новой
версии ГАРАНТа, обязательно пройти тренинг
по «Тайм-менеджменту»
Гибкие
задачи
Не привязанные к конкретному моменту времени,
т.е. определён срок выполнения, но нет конкретного
момента времени когда вы её должны решать
(уточнить время встречи с клиентом)
Бюджетируемые
задачи
Крупные приоритетные задачи, у которых нет
жёсткого срока исполнения, но которые требуют
достаточно большого ресурса времени
(подготовить тренинг по «Тайм-менеджменту»)
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
18

19. Алгоритм планирования дня

Шаг 1
В свободном пространстве составить список
результативно-ориентированных «гибких» задач
(не привязанных к точному времени)
Шаг 2
Выделить приоритетные задачи.
Выполнение гибких задач начинать именно с них
Шаг3
На сетке времени запланировать «жёсткие» встречи –
привязанные к точному времени
Шаг 4
Для приоритетных задач, требующих достаточно большого
ресурса времени, «забюджетировать» это время
Шаг 5
Время между жёсткими встречами заполнять в ходе дня,
начиная с выполнения «красных» задач
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
19

20. Алгоритм планирования дня

Пример заполнения ежедневника
Понедельник
07 февраля 2011 г
08
09
10
Тренинг по
«Тайм-менеджменту»
11
12
-Подписать договор у Клиента: А
Демонстрация 1
-Подготовить личный план продаж
на текущую неделю - 30 мин
13
14
-Подготовить Коммерческое
предложение для Клиентов
В, С, Д
Демонстрация 2
-Анализ ситуации с клиентами:
Е, К, после демонстрации
15
16
17
18
01.08.2025
Собрание отдела продаж
-Сделать 10 «холодных»
звонков - 1 час
Гарант-Сервис г. Киров
20

21. Алгоритм планирования дня

Результативно-ориентированный список задач
ОБЫЧНО
Это список задач, которые
своей формулировкой
нацелены на результат
Личный план на неделю
ЭФФЕКТИВНО
Подготовить личный план
Ответ на вопрос:
продаж на неделю – 30 мин.
Что делать?
Холодные звонки
Сделать 10 холодных
звонков – 1 час
Клиенты А, Б, В: анализ
возможностей
Проанализировать ситуацию
по
клиентам А, Б,
В – 45 мин
Отражение
результата,
И
который нужно получить
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
21

22. Расстановка приоритетов

«Сначала делайте то, что необходимо делать сначала
Стивен Кови
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
22

23. Матрица Эйзенхауэра

01.08.2025
А
Срочные/
Важные
50-70%
В
Несрочные/
Важные
20-30%
С
Срочные/
Неважные
5-10%
D
Несрочные/
Неважные
1-2%
Гарант-Сервис г. Киров
23

24. Матрица Эйзенхауэра

А
Срочные/
Важные
50-70%
Задачи группы «А» решаются немедленно,
в первую очередь, и самостоятельно
Входящие звонки клиентов/руководителя
Исходящие звонки клиентам/руководителю
Оперативные вопросы, возникающие в ходе дня
Неотложные задачи
Демонстрации ИПО ГАРАНТ
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
24

25. Матрица Эйзенхауэра

В
Несрочные/
Важные
20-30%
Задачи группы «В» выполняются самостоятельно,
установив промежуточные/окончательные сроки
выполнения
Подготовка и планирование
Работа с «буфером»
Анализ возможностей клиентов
«Холодные» звонки
Профессиональное развитие, обучение
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
25

26. Матрица Эйзенхауэра

С
Срочные/
Неважные
5-10%
Задачи группы «С» решаются после решения
задач «А» и «В»
Прерывания, перерывы
Некоторые телефонные звонки
Деятельность связанная с задачами коллег
Различные бытовые вопросы
Разрешение личных дел
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
26

27. Матрица Эйзенхауэра

D
Несрочные/
Неважные
1-2%
Представляют собой несущественные и несрочные
задачи. Их следует выполнять по остаточному
принципу. От их решения в текущий момент времени
следует воздерживаться
«Поглотители» времени, в том числе:
Некоторые телефонные звонки не связанные с работой
«Выйти покурить»
Разговоры с коллегами на «свободные темы»
Бесцельное нахождение в офисе с имитацией работы
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
27

28. Матрица Эйзенхауэра, выводы

1
Распределите все ваши задачи по группам А, В, С и D.
Таким образом, вы отделите «нужное» от «бесполезного»
2
Помните: «важное» коренным образом отличается от
Срочного «Важное» приближает намеченную вами цель,
но при этом оно не обязательно является «срочным»
3
Обратите внимание на так называемое «правило
преимущества»: «важное» стоит перед срочным. Постарайтесь
не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку
в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться
на то, что является срочным , но абсолютным неважным и не
обязательным. Дела А можно сократить на 80% за счёт
ежедневного выделения внимания квадрату В
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
28

29. Матрица Эйзенхауэра, выводы

4
Для разумного планирования рабочего времени всегда
начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в
группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы
привлекательны и интересны они не были
5
Каждый день работайте над какой-нибудь задачей группы В,
требующей больших временных затрат. Наряду со своими
повседневными делами вы должны также думать о своих
«стратегических» важных задачах и целях
6
Планировать заранее можно только задачи группы В. Задачи
группы планируются в процессе коррекции планов текущего дня
7
У вас никогда не хватит времени на всё то, что вам хотелось
бы сделать, и и на то, чего хотят от вас остальные
(задачи С). Позаботьтесь о том, чтобы использовать своё время
лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут
приблизить поставленную вами перед собой цель
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
29

30. Правила планирования дня

1
группа
Правила начала дня
2
группа
Правила середины дня
3
группа
Правила окончания дня
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
30

31. Правила начала дня

1
Начинать работу в одно и тоже время, 8-15. Этот элемент
самодисциплины способствует мобилизации сил
2
Подготовить к работе рабочее место (если Вы в офисе) и
инструменты продаж для работы в полях
3
Перепроверить планы дня. Установлено, что десять минут
подготовку к рабочему дню позволяет экономить до двух
часов рабочего времени. Планировать не более 60%
рабочего времени, а остальные 40% для дел группы «А»
4
Приступать к делу без раскачки. Сокращение утренних
«ритуалов» - поглотителей времени.
5
Вначале – ключевые задачи. Начинать рабочий день с задач
групп «А» и «В», все остальные дела могут подождать
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
31

32. Правила середины дня

1
Устанавливать сроки, помогает ежедневник и Гарбар
2
Отклонять дополнительно возникающие неотложные
проблемы. В первую очередь это касается дел группы «С»
3
Избегать незапланированных импульсивных действий
(звонок другу и пр.)
4
Своевременно делать паузы, т.к. краткие перерывы в работе
безусловно необходимы
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
32

33. Правила середины дня

5
Небольшие однородные задачи группировать и выполнять
сериями. Объединяйте однородные задачи в рабочие блоки,
на полчаса-час каждый.
6
Рационально завершать начатое. Избегайте скачков в работе
и всегда старайтесь доводить начатое до конца. Отвлечение
от основной работы поглощает время, поскольку при
Возвращении к ней вам приходиться вновь повторять уже
сделанное однажды
7
Контролировать сроки и планы. Здесь вновь работает
принцип Парето 80% эффекта приносят 20% времени.
Отслеживайте своё время и не жалейте его на перепроверку
планов с точки зрения изменения приоритетов
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
33

34. Правила окончания дня

1
Завершать несделанное. Все начатые небольшие дела
старайтесь завершить в течении одного дня. Отсрочка в их
выполнении может привести к дополнительным затратам
труда, когда вам придётся устранять «завал»
2
Контролировать результаты и осуществлять самоконтроль.
Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда.
Непременное условие нормальной работы – сравнение
намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов
3
Планировать следующий день. Лучше, всего план на
следующий день составлять накануне вечером. Само собой
разумеется, что это не отменяет его обязательной
перепроверки утром
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
34

35. Правила планирования рабочего времени на неделю

1
В конце текущей недели составить список задач, которые
необходимо реализовать на следующей
2
Разделить список задач на жёсткие и бюджетируемые
3
Зафиксировать повторяющиеся встречи и многодневные
события
4
Расставить приоритеты, выбрать наиболее важные задачи и
запланировать их на начало недели
5
Составит план недели на одном листе, разбив его на пять
колонок (соответственно дням недели)
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
35

36. Правила планирования рабочего времени на неделю

6
Группировать задачи по блокам – подготовка КП, анализ
клиентской базы, «холодные» звонки и т.д.
7
Резервировать время для срочных и важных задач,
по принципу: 60/40
8
Анализировать и корректировать планы в зависимости
от обстоятельств
9
В конце рабочей недели анализировать и оценивать
реализованные/нереализованные задачи
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
36

37. Нахождение резервов времени и борьба с «поглотителями времени»

Служебная записка
На основании анализа эффективности
использования рабочего времени и в целях
увеличения производительности труда
предлагаю перенести рабочие места
сотрудников компании в помещение для курения
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
37

38. Нахождение резервов времени и борьба с «поглотителями времени»

Что такое,
поглотители
времени?
Поглотители времени – обстоятельства
(люди, задачи, внешняя среда и т.п.),
приводящие к неэффективной
трате времени
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
38

39. «Поглотители времени»

Нечёткая постановка цели
Отсутствие приоритетов в делах
Примеры
Попытка слишком много сделать за один
Плохое планирование рабочего дня
Неспособность сказать нет
Неумение довести дело до конца
Болтовня на частные темы
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
39

40. Выявление «поглотителей времени». Хронометраж.

Первым шагом в борьбе с «похитителями времени», является анализ
использования временного ресурса - Хронометраж
Хронометраж поможет:
Показать сильные и слабые стороны планирования
рабочего времени
Поможет выявить временные потери
Провести аудит и инвентаризацию вашего рабочего
времени , понять куда она реально тратится
Изменить собственную организацию времени
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
40

41. Выявление «поглотителей времени». Хронометраж.

«Неправильный» рабочий день имеет следующие признаки:
1
Неизвестно, на что вообще расходуется время
2
Неизвестно, сколько времени требует выполнение
приоритетных задач
3
Неизвестно, какие личности или какие факторы
стимулируют или ограничивают работоспособность
(«поглотители времени»)
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
41

42. Шаги хронометража

1 шаг
Несколько дней фиксировать все выполненные действия
длительностью от 10-15 минут
2 шаг
Наметить 2-3 ключевых показателя
3 шаг
Выяснить их фактические значения
4 шаг
Установить нормативы
5 шаг
Отследить показатель в динамике
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
42

43. Проведение хронометража

Расходуемое время в течении дня можно учитывать в блокноте,
в котором должны быть указаны следующие параметры:
Действия, совершаемые в ходе дня
Время начала и окончания того
или иного действия
Лучше всего вести учёт времени в процесс работы, так как при
Учёте времени «потом» можно забыть некоторые важные детали
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
43

44. Анализ хронометража

1
Какое количество времени я трачу на задачи «А»
(важные и срочные)? Как правило, это около 60-70% рабочего
времени; желательно довести этот процент до 30-40%
2
Какое количество времени я трачу на задачи «В»
(важные и несрочные)? Как правило, это около 20-30% рабочего
времени; желательно довести этот процент до 50-60%
3
Какое количество времени я трачу на «поглотители».
Показатель часто доходит до 50%. 2-3 недели хронометража
его удаётся снизить до 10-20%
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
44

45. Методы борьбы с поглотителями времени

Снижение «мелкодробности»
работы
Нормирование времени на
«текучку»
Искусство «говорить нет»
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
45

46. Снижение «мелкодробности» работы

Новое
дело
=
Морально
настроиться
5 минут
+
Организационная
подготовка
5 минут
+
Подготовить себя
к решению задач
5 мин
Период «врабатываемости» 15 минут
Необходимо сгруппировать похожие виды деятельности, написание
Коммерческих предложений, звонки клиентам, отчёты и т.д.
Выполнив 4-5 мелких дел за один присест вы экономите
1 час рабочего времени
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
46

47. Нормирование времени

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ 100%
60%
Запланированная работа
40%
Резервы времени
Задачи групп «А» и «В»
Задачи групп «А» и «С»,
а также
«поглотители времени»
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
47

48. Искусство «говорить нет»

1
Просто говорить «нет». Это просто и сложно одновременно.
Сказать «нет» сложно с коллегам и практически
невозможно руководителю
2
Попросить подождать. Сказать, что вы не можете общаться
с коллегой сейчас, но готовы ему назначит другое время,
если у него есть что обсудить по существу. Этот аргумент
является чудодейственным.
Скорее всего вам скажут: «Так ничего серьёзного»
3
Свести разговор к минимуму, обозначив временные рамки и
предупредив с самого начала: «У меня не более 10 минут».
Самое главное в этом случае строго придерживаться
означенного времени
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
48

49. Где взять время на организацию времени

Основное правило: создавать чёткий ритм повышения личной
эффективности
Три принципа повышения личной эффективности в управлении
временем:
3
Ежедневное планирование рабочего дня
2
Планирование рабочего времени на неделю / месяц
1
Постановка целей на долгосрочный период
Вложения времени в организацию и планирование времени – это
инвестиции в своё будущее
01.08.2025
Гарант-Сервис г. Киров
49

50. Спасибо за внимание

Вопросы?