Разработка модуля мониторинга документооборота для программной системы автоматизации бизнес-процессов кафедры

1.

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский
национальный исследовательский государственный университет»
09.03.01 Информатика и вычислительная техника. Программная инженерия и компьютерные науки
Разработка модуля мониторинга документооборота
для программной системы автоматизации бизнеспроцессов кафедры
Выполнил: Меньшиков Максим Дмитриевич, гр. 21502
Руководитель ВКР: к.ф.-м.н., доцент, Стукачев Алексей Ильич
Соруководитель ВКР: старший преподаватель Найданов Чимит Антонович
Консультант: старший преподаватель Зыкова Анастасия Алексеевна
Дата защиты: 13.05.2025

2.

Актуальность
Высокий темп роста количества необходимых документов, участвующих в бизнеспроцессах кафедры:
- личные документы сотрудников - для кадровых процессов
- отчетные документы сотрудников и студентов - для проведения отчетных
мероприятий
- нормативные документы - для регламентирования бизнес-процессов кафедры
- формальные документы - для всего вышеперечисленного (служебные записки,
заявления, бланки, формы)
Ежегодное или даже ежесеместровое изменение шаблонов отчетных документов, а также
комплектов документов, необходимых для выполнения процессов.
Большое количество рассылок студентам и сотрудникам.
2/15

3.

Проблемы
1. Отсутствие единого инструмента для секретаря, который позволил бы секретарю
эффективно отслеживать и выполнять бизнес-процессы кафедры, связанные с документами.
2. Высокая вероятность возникновения ошибок при работе с большим количеством людей и их
документами.
3. Сложность в формировании документов и писем, так как необходимо соотносить множество
информации о данных людей и правильности заполнения документов.
4. Неэффективная обратная связь от людей при отправке общих рассылок.
3/15

4.

Цель, задачи
Цель работы – проектирование и разработка модуля мониторинга документооборота системы
автоматизации бизнес-процессов кафедры.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
Проанализировать кадровые бизнес-процессы кафедры на предмет содержания в них работы с
документами.
Проанализировать
возможности
автоматизации
шагов
бизнес-процессов,
связанных
с
документами.
Спроектировать модуль мониторинга документооборота.
Разработать модуль мониторинга документооборота.
Интегрироваться с клиентским модулем, а также модулем бизнес-процессов и базой знаний.
4/15

5.

Методы исследования
1.
2.
3.
4.
5.
Сравнительный анализ аналогов с целью выявления преимуществ и недостатков;
Анализ предметной области;
Архитектурное и объектно-ориентированное проектирование ПО;
Программная реализация;
Тестирование программного продукта.
5/15

6.

Анализ аналогов
Категория
Основное назначение
Преимущества
Недостатки
Doczilla
СБИС
Управление договорами и
корпоративным
документооборотом
Комплексная автоматизация бизнеспроцессов с акцентом на отчетность
• Поддержка сложных бизнеспроцессов
• Интеграция с корпоративными
системами (1С, ERP)
• Возможность тонкой настройки
workflows
• Готовые решения для коммерческой
отчетности
• Встроенные механизмы ЭЦП
• Поддержка массовых рассылок
• Сложность адаптации под
учебные процессы
• Нет контроля комплектности
академических документов
• Высокая стоимость
лицензирования
• Отсутствие специализированных
шаблонов для ВУЗов
• Жесткая архитектура (сложно
добавить новые типы документов)
• Дорогая подписка
6/15

7.

Предлагаемое решение
Предлагаемое решение - это модуль мониторинга документооборота для программной системы
автоматизации бизнес-процессов кафедры, позволяющий выполнять следующие задачи:
Мониторинг полноты собираемого пакета документов.
Автоматическая верификация комплекта необходимых документов сотрудника для
выполнения бизнес-процессов.
Генерация предзаполненных документов по шаблонам.
Генерация предзаполненных рассылок по шаблонам с опциональными вложениями,
отправка персональных писем.
7/15

8.

Функциональность мониторинга документооборота
В базе знаний была создана таблица,
отражающая неучтенные документы без
данных:
Document Type состоит из id документа и
его названия, она представляет собой простой и
вместе с тем эффективный способ собирать
статистику по документам, данные которых мы не
храним в базе.
Это позволяет добавлять новые документы, не
меняя отношений в базе данных.
8/15

9.

Функциональность мониторинга документооборота
● Реализован тип блока для
подзадач, связанных с
документами для мониторинга
документооборота.
У такого типа подзадач есть
дополнительное поле,
отражающее тип документа,
присвоенный ему.
9/15

10.

Функциональность мониторинга документооборота
● Реализованы методы для
агрегации статистики по
документам из подзадач по
людям и по процессам.
Например: вернуть все недостающие
документы для всех или одного конкретного
процесса, в котором участвует человек.
10/15

11.

Генерация документов
Реализована функция
заполнения шаблонов
документов различных
форматов (DOCX, TXT, HTML).
Для этого алгоритм принимает
файл шаблона из файлового
хранилища, решает как его
обрабатывать в зависимости от
формата и собирает данные о
человеке из базы данных.
Пример шаблона
После чего заменяет специальные заранее
расставленные метки в шаблоне на данные о
человеке из базы знаний. На выходе получается
готовый документ, который можно как просто
выгрузить, так и сразу отправить.
11/15

12.

Генерация рассылок
Для корректной работы с почтой и
интеграции с Gmail Api был настроен проект
в Google Cloud Console.
Для безопасной работы с программной
системой были реализованы авторизация и
аутентификация с помощью протокола
OAuth2.
12/15

13.

Генерация рассылок
● На базе компонента генерации
документов реализована функция
генерации рассылок.
● Реализована возможность добавления
вложений как извне, так и
сгенерированных компонентом
генерации документов.
13/15

14.

Результаты
● Проанализированы бизнес-процессы кафедры на предмет работы с документами,
а также возможности их автоматизации.
● Проанализированы существующие решения и системы с похожей
функциональностью.
● Составлены требования к программе.
● Спроектирована архитектура модуля.
● Реализованы все запланированные функции модуля.
● Проведено ручное тестирование модуля.
● Модуль интегрирован с клиентским модулем, а также модулем бизнес-процессов
и базой знаний.
14/15

15.

Публикации
Меньшиков М. Д. Проектирование модуля мониторинга документооборота для
программной системы автоматизации бизнес-процессов кафедры Мальцевские чтения –
2024. – С. 67
Тезисы и выступление на конференции “МНСК-2025” по теме “Автоматическая
генерация почтовых рассылок для программной системы автоматизации бизнеспроцессов кафедры”. Сборник находится в печати.
Меньшиков Максим Дмитриевич, гр. 21502
m.menshikov@g.nsu.ru
15/15