Совершенствование навыков письменной речи

1. Совершенствование навыков письменной речи

2. План

• Технология продуцирования письменной
речи.
• Особенности составления официальноделовых текстов.

3. Технология продуцирования письменной речи

• Письменная речь — это самостоятельная
целостная целенаправленная речевая
структура, обеспечивающая общение с
помощью текста. Письменный текст
выступает представителем автора как
участника речевой коммуникации

4.

• Письменной речи характерны :
1)самостоятельность;
2)целостность;
3)целенаправленность.

5.

• Выделяют три основных типа внутренних
текстовых структур:
1) предметно-логическую;
2) «плетеную»;
3) свободную образно-ассоциативную.

6.

• Предметно-логическую структуру имеют тексты
научноучебные, официально-деловые, общественноделовые, информационно-аналитические.
• Плетеную» структуру используют обычно в публицистике.
• Свободная образно-ассоциативная структура характерна
для художественных текстов и требует, как правило,
наличия творческой одаренности и мастерства.

7. Процесс продуцирования письменной речи

• Автор приступает к созданию текста , для того, чтобы его
воспринял адресат , в том случае, когда складывается
или имеется ситуация, которая вызывает
необходимость осуществления этого процесса.При
создании текста автор преследует ту или иную цель.
• Для того чтобы составить текст, автору необходимо
располагать соответствующим материалом.
• Автор должен достаточно четко представлять адресата
данного текста и то, что и как он воспримет из текста и
как текст может на него повлиять.

8.

• На следующем этапе речевого продуцирования определяются
предмет, тема и проблема текста. Под предметом в данном
случае понимается некая целостная часть действительного
мира, отраженного в речевом произведении.
• Под темой понимается то главное, о чем говорится в тексте; это
и материал, отобранный и организованный в соответствии с
задачами текста, это и предмет, отраженный в определенном
ракурсе и ставший поэтому содержанием текста.
• Проблема — это та мыслительная задача, которую автор
должен решить в тексте. Проблема нередко настолько тесно
связана с темой, что разделить их бывает очень трудно.

9.

• Кроме того, понятия предмета, темы и проблемы
конкретизируются в зависимости от жанровостилистической принадлежности текста.
• Каждый жанр предполагает определенный физический
объем текста, принципы отбора и расположения
словесного материала и его стилистического оформления
соответственно условиям и целям общения.

10. Содержание текста

• Затекстное содержание несут обычно научные и
учебные тексты, значительная часть газетных
информационных текстов, а также информационноаналитические и официально-деловые тексты.
• Подтекстное содержание опирается на намек, о
котором адресат может или должен догадаться. В
тексте может проявиться подтекстное содержание,
автором не предусмотренное, даже нежелательное,
например показывающее пробел в его культурном
развитии или его неискренность в отношении
собеседника.

11. Особенности составления официально-деловых текстов

Особенности составления официальноделовых текстов
• Написание текста документа предусматривает
выполнение поэтапных действий. Вначале
определяются цель, адресат, план и жанр
делового текста. Затем составляется черновой, а
потом окончательный вариант текста.

12.

• Функционирование учреждений, независимо от
уровня подчиненности и формы собственности,
невозможно без документирования. При этом в
каждом учреждении можно выявить комплекс
документов, необходимых и достаточных для
нормальной работы. Этот комплекс выделяется по
следующим критериям:
• круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;
• количество уровней принятия решений;
• объем и характер компетенции учреждения;
• принцип решения вопросов (коллегиальность или
единоначалие).

13.

• Вначале выявляются наиболее общие
функции управления, осуществляется их
классификация по видам работ, действиям
и операциям, а затем уже определяются
документы, необходимые для их
выполнения.

14. Составление распорядительных документов

• Основная цель распорядительных документов —
регулирование управленческой деятельности.
Распорядительные документы относятся к нормативным
правовым актам и поэтому обязательны для исполнения
• Ситуацией для создания распорядительного документа
может быть необходимость:
• Исполнения принятых законодательных, нормативных
правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
• Осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, вытекающей из функций
и задач организации

15.

• С точки зрения порядка рассмотрения
вопросов (принятия решений) все
распорядительные документы делятся
на две группы: документы,
издаваемые в условиях
коллегиальности, и документы,
издаваемые на принципах
единоначалия.

16.

Процедура издания распорядительных документов в условиях
единоличного принятия решений — приказов, указаний,
распоряжений — включает следующие стадии:
• обоснование необходимости издания распорядительного
документа;
• сбор и анализ информации;
• подготовка проекта распорядительного документа;
• согласование проекта документа;
• доработка проекта документа в соответствии с замечаниями;
• подписание проекта документа;
• доведение распорядительного документа до исполнителей.

17.

• Обоснование необходимости издания распорядительного
документа может излагаться в инициирующих решение
служебной записке, справке аналитического или
информационного содержания, акте и т.п.
• Сбор и анализ информации для выработки управленческого
решения осуществляется из соответствующих источников —
законодательных актов и нормативной документации; текущей
документации организации; архивных документы и др.
• Оформление выработанного решения в виде проекта
распорядительного документа осуществляется не на бланке, а
на листе бумаги, при этом на верхнем поле справа
проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется
так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

18.

• Согласование проекта документа
подразумевает визирование (если для
издания документа достаточно внутреннего
согласования) и внешнее согласование
(если необходимо провести экспертизу
решения в других организациях). Если
согласующих инстанций много, внешнее
согласование проекта распорядительного
документа проводится на отдельном листе
согласования.

19.

• Доработка проекта в соответствии с замечаниями
предполагает внесение замечаний в проект
документа по результатам согласования,
окончательное оформление согласованного
проекта документа на бланке организации и
представление его руководителю на подписание.
• Подписание пректа — решающая стадия, при
которой он становится полноценным документом,
обладающим юридической силой.
• Доведение распорядительного документа до
исполнителей — это его тиражирование, рассылка
или передача исполнителям.

20. Приказа по основной деятельности

• Приказ — это правовой акт, издаваемый
единолично руководителем в целях
разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед
организацией.Приказами по основной
деятельности оформляются порядок
деятельности предприятия, решения и
поручения по организации работы,
организационные мероприятия, итоги
работы, результаты ревизий и т.д.

21.

• Формуляр-образец приказа по основной
деятельности включает следующие реквизиты:
• наименование организации — автора
документа;
• наименование вида документа — ПРИКАЗ;
• дата, номер;
• место издания;
• заголовок , текст , подпись , визы согласования
отметка об исполнении документа и
направлении его в дело.

22.

• Текст приказа, как правило, состоит из двух
частей: констатирующей и распорядительной,
разделенных словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
• В констатирующей части дается обоснование
предписываемых действий, формулируются
цели и задачи, факты и события, послужившие
причиной издания документа. Обычно
начинается с предлогов:«В связи…», «С
целью…».
• В приказе, изданном «во исполнение»,
констатирующая часть начинается с предлогов
«В соответствии…», «На основании…», «Во
исполнение…».

23.

Распорядительная часть текста составляется
по пунктам, каждый из которых нумеруется
арабскими цифрами и начинается с красной
строки. Например:
1. Утвердить штатное расписание
коммерческого отдела на III квартал 2005 г.

24.

Если в приказе даются поручения исполнителям
(конкретным должностным лицам, структурным
подразделениям), то в каждом пункте
необходимо указать их фамилии или
наименования, четко сформулировать
предписываемое действие и указать срок исполнения.
Например:
• «Управлению кадров (Томина И.В.) организовать
техническую учебу специалистов по эксплуатации
зданий с 10 по 12 октября 2005 г.».

25.

Последний пункт приказа — это пункт о
контроле, в котором указываются
наименование должности лица,
ответственного за исполнение документа, его
инициалы и фамилия. Например:
• «Контроль за исполнением приказа
возложить на коммерческого директора
Смирнова А.А.».

26.

• Подготовка распорядительных документов на
принципах коллегиальности включает следующие
стадии:
• 1) подготовка материалов к заседанию коллегиального
органа;
• 2) вынесение материалов на рассмотрение
коллегиального органа;
• 3) обсуждение подготовленных материалов на
заседании коллегиального органа;
• 4) принятие решения по рассмотренным материалам;
• 5) оформление протокола заседания;
• 6) издание распорядительного документа;
• 7) доведение решения до исполнителей и
заинтересованных должностных лиц.

27.

• Примером документа, составленного на принципах
коллегиальности, является протокол — документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях, при
других формах работы коллегиальных органов. Можно
выделить следующие виды протоколов:
• протоколы заседаний, создаваемые в управленческой
деятельности;
• следственные протоколы, создаваемые некоторыми
административными органами общественного порядка
(протокол санитарного инспектора, пожарного
инспектора, протокол дорожно-транспортного
происшествия).

28.

• Протоколы бывают краткими и развернутыми
(полными).
• В кратком протоколе указываются лишь
докладчик и тема его доклада, фамилии
выступивших в прениях и принятое решение.
Такой протокол не дает представления о ходе
обсуждения вопросов.
• Полный протокол содержит записи
выступлений(не обязательно “слово в слово”).

29. Составление организационных документов

• К этому виду документов относятся служебные
(докладные) записки, справки, деловые
письма, телефонограммы и т.п. Особое
значение придается деловым письмам — это
обобщенное название различных по
содержанию документов, служащих средством
общения между учреждениями, частными
лицами в процессе социальной,
управленческой и производственной
деятельности.

30.

• Деловые письма могут быть сопроводительными,
информационными, гарантийными,
рекламационными, арбитражными и т.д., могут
содержать запрос, напоминание, подтверждение,
извещение, приглашение и т.д.
• Текст делового письма, как правило, содержит один
вопрос и состоит из двух частей. В первой части
излагаются факты, послужившие основанием для
составления документа, во второй приводятся
выводы, просьбы, предложения. Порядок
следования частей текста может измениться.

31. Отдельные разновидности деловых писем

• Сопроводительное письмо — подтверждает факт
отправки приложенных к нему документов.
Сопроводительное письмо, копия которого остается в
деле текущего хранения, используется как средство
контроля исполнения документа и его сохранности.
• Гарантийное письмо — составляется с целью
обеспечения гарантии выполнения тех или иных
обещаний, даваемых как организациям, так и
отдельным лицам.
• Письмо-приглашение — предлагает адресату принять
участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть
адресовано как организации, так и конкретному лицу.

32. Письма граждан

• Предложение — это одна из форм участия гражданина в
управлении государством, продиктованного желанием
улучшить работу государства.
• Заявление — это форма выражения гражданами своих прав
• Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с
действиями организации и должностных лиц.
• Запрос — это обращение в организацию, содержащее просьбу
разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии
вакансий и т.д.
• Текст ответного документа состоит из трех логических
элементов: ссылка на содержание письма заявителя; ход
рассмотрения вопросов; результат рассмотрения.

33. Договор

• Это документ, юридически оформляющий взаимные
обязательства равноправных партнеров. Существует немало
разновидностей договоров: поставки, купли-продажи, аренды,
обслуживания и т.д. Какие бы взаимоотношения ни
оформлялись в виде договора, есть элементы текста, которые
обязательны для каждого договора:
• Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения.
• Предмет договора
• Обязательства сторон
• Финансовые взаимоотношения
• Ответственность сторон
• Форс-мажор
• Прочие условия договора
• Юридические адреса и подписи сторон.