Оформление отпусков

1.

Оформление отпусков
Февраль 2022
Валидация – ноябрь 2022
Обновление – сентябрь 2023
Обновление – февраль 2025

2.

Категории работников
Категория «Рабочие»
(нет ПЭП)
Остальные категории
Есть доступ к корпоративной почте
Есть ПЭП
Все действия за них в системе
совершает руководитель,
соответственно, все уведомления
идут на почту руководителя
Все бланки документов должны
формироваться в Word формате
(без возможности редактирования)
и подписываться на бумаге
физической подписью сотрудника
Нет ПЭП
Если режим работы
«дистанционный» или
«3+2»
Если режим работы не
«дистанционный» и не
«3+2»
Все бланки документов
должны формироваться в
PDF формате со
штампом электронной
подписи (с указанием
даты и времени
подписания)
Все бланки документов
должны формироваться в
Word формате (без
возможности
редактирования) и
подписываться на бумаге
физической подписью
сотрудника
2

3.

Оформление отпуска не по графику*
Сотрудник/ руководитель сотрудника (если
категория рабочий) создает через
интерфейс Отпуска заявление на отпуск не
менее, чем за 8 полных календарных дней
до начала и подписывает его простой
электронной подписью (ПЭП) (если
сотрудник на ПЭП).
Оповещение сотруднику, что заявка
успешно создана (e-mail/global)
(уведомление 1) – если оповещения нет,
то достаточно инфо в ИФ.
*Процесс доступен всем (в том числе если еще не
отгуляны отпуска по графику)
ВАЖНО:
Заявление на
отпуск
Заявление уходит на электронное согласование
руководителю (e-mail/ global) (уведомление 2). После
согласования сотрудник получает электронное
уведомление (e-mail/global), что отпуск согласован
руководителем и передан в HR (уведомления 3, 4, 5, в
зависимости от категории). Если заявка не
согласовывается более 3 дней, то сотрудник получает
уведомление (e-mail/global), что заявка еще не
подтверждена и необходимо проконтролировать
получение согласования как минимум за 8 полных
дней до начала отпуска, в противном случае отпуск не
может быть оформлен (последний ремайндер за 9
дней) (уведомление 6). Если заявка отклоняется,
руководитель может указать причину (свободное поле,
не обязательный шаг), а сотрудник получает
соответствующее оповещение на e-mail/global
(уведомление 7).
Согласованное отсутствие интегрируется в
1С**. Если не соблюдены сроки, то отпуск
отклоняется автоматически и сотрудник с
копией менеджеру получает соответствующее
уведомление (e-mail/global) (уведомление 8).
** Через загрузку отпусков, которая проводится в ручном
режиме с помощью обработки в 1С
Если сотрудник на ПЭП, заявление подписывается
электронно; если не на ПЭП, то на почту приходит
уведомление с просьбой распечатать бланк, подписать и
передать в отдел кадров (со ссылкой на бланк). Если у
сотрудника нет почты, то письмо с бланком приходит
руководителю (руководитель должен распечатать и
передать бланк сотруднику).
− Сотрудник должен проконтролировать согласование отпуска с менеджером
− Техническая возможность запустить процесс от имени сотрудника (менеджер, ассистент, HR админ) – в этом случае первым подписывает заявление сотрудник.
− Если есть график: отпуск проверяется на: 1) пересечение с отпусками по графику; 2) основные правила планирования отпусков, кроме правила про 14 дней; 3) кол-во дней отпуска – не больше 7.
Проверки на остатки отпусков нет. Если графика нет, также нельзя взять больше 7 дней (HR админ при этом может запустить запрос без этого ограничения).
− Заявление нельзя сформировать на отпуск, наступающий раньше чем через 8 полных календарных дней (предупреждение в ИФ о причине: отпуск не может быть запрошен на эти даты, т.к.
нарушены сроки согласования заявки). Если заявка создается за 9 и 8 дней, то сразу оповещение, что отпуск должен быть согласован за 8 полных дней, иначе не может быть проведен
(уведомление 9).
− Если нарушены сроки согласования, технически провести отсутствие может HR админ на основании бумажного заявления (при условии, что возможна своевременная оплата).
3

4.

Тексты уведомлений (отпуск вне графика)
1) Оповещение сотруднику, что заявка успешно создана:
2) Оповещение руководителю о согласовании отпуска:
Добрый день! ФИО запустил(а) на согласование отпуск вне графика ______по ______. Для согласования перейдите по ссылке.
3) Уведомление о том, что отпуск согласован руководителем и передан в HR, дополнительных действий не требуется – если
есть ПЭП:
Добрый день!
Ваш отпуск с ______ по ______ согласован руководителем. Информация передана в отдел кадров. Дополнительных действий не
требуется.
Пересечение больничного с отпуском: если Вам открыли больничный лист во время Вашего ежегодного отпуска (кроме
больничного по уходу за больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, Ваш отпуск автоматически
продлевается на количество дней, соответствующее продолжительности болезни. Если Вы не готовы продлевать отпуск сразу после
болезни, а хотите перенести его на другое время, не позднее первого рабочего дня сообщите об этом на адрес
absence@nizhpharm.ru– в таком случае потребуется согласовать перенос отпуска с Вашим руководителем.
4) Уведомление о том, что отпуск согласован руководителем и необходимо распечатать и передать в ОК бланк заявления со
ссылкой на самое заявление в ИФ – если сотрудник категории специалист/руководитель/стажер без ПЭП:
Добрый день!
Ваш отпуск с ______ по ______ согласован руководителем. Распечатайте сформированный бланк (ссылка на бланк), подпишите и
передайте в отдел кадров оригинал.
Пересечение больничного с отпуском: если Вам открыли больничный лист во время Вашего ежегодного отпуска (кроме
больничного по уходу за больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, Ваш отпуск автоматически
продлевается на количество дней, соответствующее продолжительности болезни. Если Вы не готовы продлевать отпуск сразу после
болезни, а хотите перенести его на другое время, не позднее первого рабочего дня сообщите об этом на адрес
absence@nizhpharm.ru – в таком случае потребуется согласовать перенос отпуска с Вашим руководителем.
4

5.

Тексты уведомлений (отпуск вне графика)
5) Уведомление руководителю, что отпуск сотрудника согласован и необходимо распечатать и передать в ОК бланк
заявления со ссылкой на само заявление – если сотрудник категории рабочий:
Добрый день!
Отпуск с ______ по ______ сотрудника ФИО согласован. Распечатайте сформированный бланк (ссылка на бланк), подпишите и
передайте в отдел кадров оригинал.
Пересечение больничного с отпуском: если сотруднику открыли больничный лист во время его ежегодного отпуска (кроме
больничного по уходу за больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, отпуск автоматически продлевается
на количество дней, соответствующее продолжительности болезни. Если сотрудник не готов продлевать отпуск сразу после болезни,
а хочет перенести его на другое время, не позднее первого рабочего дня сообщите об этом на адрес absence@nizhpharm.ru – в
таком случае потребуется согласовать перенос отпуска.
6) Сообщение, если заявка не согласовывается более 3 дней:
Добрый день!
Ваш ежегодный отпуск находится на согласовании более установленного срока.
Cогласование необходимо завершить как минимум за 8 дней до начала изначально планируемого отпуска, в противном случае отпуск
не может быть оформлено.
7) Сообщение, если заявка отклоняется:
8) Если не соблюдены сроки, то отпуск отклоняется автоматически и сотрудник с копией менеджеру получает
соответствующее уведомление:
9) Если заявка создается за 9 и 8 дней:
4

6.

Оформление отпуска по графику
Уведомление об
АКТ об отказе от
отпуске
подписания уведомления
Сотруднику направляется
электронное уведомление за 4
недели на E-mail/global
(уведомление 1) / руководителю
сотрудника (если сотрудник
категории «рабочий») (уведомление
2).
Сотрудник/ руководитель сотрудника (если сотрудник
категории «рабочий») подтверждает ознакомление с
планируемым отпуском электронно/ при желании указывает
замещающего. Руководитель получает на e-mail/в global
уведомление
о
планируемом
отпуске/замещающем
(уведомление 5). Руководитель может исправить ФИО
замещающего, если не согласен (сотрудник при этом
получает e-mail оповещение – уведомление 6). Если
сотрудник/ руководитель не реагирует на уведомление, за 3
недели направляется второе уведомление (уведомление 1
или 2). Если подтверждения нет, то за 2.5 недели идет
третье
уведомление
(сотруднику
и
руководителю)
(уведомление 3 или 4), а за 8 полных календарных дней
составляется акт (без ПЭП) об отказе подписания (с
уведомлением сотруднику и руководителю) (уведомление 7
или 8).*
Отсутствие интегрируется в
1С**
*На случай если измененный
график
находится
на
согласовании,
и
при
этом
наступает в ближайшее время
отпуск
по
первоначальному
графику,
система
делает
промежуточные
уведомления,
чтобы не пропустить уведомление
предстоящего
отпуска
**Через
загрузку
отпусков,
(ежедневная рассылка).
которая проводится в ручном
режиме с помощью обработки в
1С
У сотрудника есть техническая возможность подтвердить уведомление позже, чем за 14 календарных дней, но не позднее чем за 8 полных календарных дней. Далее идет
акт. С юридической т.з. у нас в этом случае будет история рассылок по уведомлениям не менее чем за 14 дней.
Если сотрудник на ПЭП, уведомление подписывается электронно; если не на ПЭП, то по завершению процесса на почту приходит письмо с просьбой распечатать бланк,
подписать и передать в отдел кадров (со ссылкой на бланк). Если у сотрудника нет почты, то письмо с бланком приходит руководителю (руководитель должен
распечатать и передать бланк сотруднику.
5

7.

Тексты уведомлений (отпуск по графику)
1) Уведомление сотруднику за 28/21 дней:
Добрый день!
Графиком отпусков на 20__ год запланирован Ваш отпуск на период с ______ по ______ продолжительностью в календарных дней: _. В
соответствии с требованием Российского законодательства сотрудник до начала отпуска по графику отпусков должен быть уведомлен.
Пожалуйста, подтвердите данное уведомление до ______ (за 15 дней до отпуска). Подтвердить
Если Вы не планируете уходить в отпуск в указанные даты, Вы можете внести изменения в график отпусков, использовав кнопку «Внести
изменения». Изменения должны быть внесены и согласованы не позднее, чем за 8 полных календарных дней до даты изначально
запланированного отпуска.
Пересечение больничного с отпуском: если Вам открыли больничный лист во время Вашего ежегодного отпуска (кроме больничного по уходу
за больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, Ваш отпуск автоматически продлевается на количество дней,
соответствующее продолжительности болезни. Eсли Вы не готовы продлевать отпуск сразу после болезни, а хотите перенести его на другое
время, не позднее первого рабочего дня сообщите об этом на адрес absence@nizhpharm.ru – в таком случае потребуется согласовать
перенос отпуска с Вашим руководителем.
2) Уведомление руководителю сотрудника за 28/21 (если сотрудник категории рабочий):
Добрый день!
Графиком отпусков на 20__ год запланирован отпуск сотрудника (ФИО сотрудника) на период с ______ по ______ продолжительностью в
календарных дней: _. В соответствии с требованием Российского законодательства сотрудник до начала отпуска по графику отпусков должен
быть уведомлен. Пожалуйста, подтвердите данное уведомление до ______ (за 15 дней до отпуска). Подтвердить. После подтверждения Вам
необходимо будет распечатать сформированный в ИФ бланк уведомления и передать его сотруднику для подписания и передачи оригинала в
отдел кадров.
Если Вы сотрудник не планируете уходить в отпуск в указанные даты, Вы можете внести изменения в график отпусков, использовав кнопку
«Внести изменения». Изменения должны быть внесены и согласованы не позднее, чем за 8 полных календарных дней до даты изначально
запланированного отпуска.
Пересечение больничного с отпуском: если Вам сотруднику открыли больничный лист во время Вашего ежегодного отпуска (кроме
больничного по уходу за больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, отпуск сотрудника (ФИО сотрудника)
автоматически продлевается на количество дней, соответствующее продолжительности болезни. Eсли Вы сотрудник не готовы продлевать
отпуск сразу после болезни, а хотите хочет перенести его на другое время, не позднее первого рабочего дня сообщите об этом на адрес
absence@nizhpharm.ru – в таком случае потребуется согласовать перенос отпуска с Вашим руководителем повторное согласование.
6

8.

Тексты уведомлений (отпуск по графику)
3) Уведомление сотруднику за 18 дней:
Добрый день!
Графиком отпусков на 20__ год запланирован Ваш отпуск на период с ______ по ______ продолжительностью в календарных дней: _. В
соответствии с требованием Российского законодательства сотрудник до начала отпуска по графику отпусков должен быть уведомлен.
Пожалуйста, подтвердите данное уведомление до ______ (за 15 дней до отпуска). При отсутствии подтверждения до (дата: начало отпуска
– 8 календарных дней) будет составлен акт об отказе подписания уведомления. При этом отпуск будет проведен. Подтвердить
Если Вы не планируете уходить в отпуск в указанные даты, Вы можете внести изменения в график отпусков, использовав кнопку «Внести
изменения». Изменения должны быть внесены и согласованы не позднее, чем за 8 полных календарных дней до даты изначально
запланированного отпуска.
Пересечение больничного с отпуском: если Вам открыли больничный лист во время Вашего ежегодного отпуска (кроме больничного по уходу
за больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, Ваш отпуск автоматически продлевается на количество дней,
соответствующее продолжительности болезни. Eсли Вы не готовы продлевать отпуск сразу после болезни, а хотите перенести его на другое
время, не позднее первого рабочего дня сообщите об этом на адрес absence@nizhpharm.ru – в таком случае потребуется согласовать
перенос отпуска с Вашим руководителем.
4) Уведомление руководителю сотрудника за 18 дней (если сотрудник категории рабочий):
Добрый день!
Графиком отпусков на 20__ год запланирован отпуск сотрудника (ФИО сотрудника) на период с ______ по ______ продолжительностью в
календарных дней: _. В соответствии с требованием Российского законодательства сотрудник до начала отпуска по графику отпусков должен
быть уведомлен. Пожалуйста, подтвердите данное уведомление до ______ (за 15 дней до отпуска). При отсутствии подтверждения до
(дата: начало отпуска – 8 календарных дней) будет составлен акт об отказе подписания уведомления. При этом отпуск будет
проведен. Подтвердить. После подтверждения Вам необходимо будет распечатать сформированный в ИФ бланк уведомления и передать его
сотруднику для подписания и передачи оригинала в отдел кадров.
Если Вы сотрудник не планируете уходить в отпуск в указанные даты, Вы можете внести изменения в график отпусков, использовав кнопку
«Внести изменения». Изменения должны быть внесены и согласованы не позднее, чем за 8 полных календарных дней до даты изначально
запланированного отпуска.
Пересечение больничного с отпуском: если Вам сотруднику открыли больничный лист во время Вашего ежегодного отпуска (кроме
больничного по уходу за больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, отпуск сотрудника (ФИО сотрудника)
автоматически продлевается на количество дней, соответствующее продолжительности болезни. Eсли Вы сотрудник не готовы продлевать
отпуск сразу после болезни, а хотите хочет перенести его на другое время, не позднее первого рабочего дня сообщите об этом на адрес
absence@nizhpharm.ru – в таком случае потребуется согласовать перенос отпуска с Вашим руководителем повторное согласование.
7

9.

Тексты уведомлений (отпуск по графику)
5) Уведомление руководителю сотрудника о планируемом отпуске/замещающем:
Добрый день! ФИО оформил(а) отпуск с ____ по _____.
6) Уведомление сотрудника, если руководитель исправит ФИО замещающего, если не согласен:
7) Уведомление сотрудника и руководителя за 8 полных календарных дней об отказе подписания:
Добрый день!
По графику отпусков у Вас запланирован ежегодный отпуск на период дней с ___ по ___. Поскольку Вы не внесли изменения в график отпусков в
установленные сроки и не подписали уведомление о начале отпуска, о чем составлен соответствующий акт, Вам в одностороннем порядке оформлен
ежегодный отпуск продолжительностью _ дней в указанные даты.
Отпускные будут перечислены не позднее чем за 3 дня до даты начала ежегодного отпуска.
Пересечение больничного с отпуском: если Вам открыли больничный лист во время Вашего ежегодного отпуска (кроме больничного по уходу за
больным членом семьи), то, согласно требованиям законодательства, Ваш отпуск автоматически продлевается на количество дней, соответствующее
продолжительности болезни. Eсли Вы не готовы продлевать отпуск сразу после болезни, а хотите перенести его на другое время, не позднее первого
рабочего дня сообщите об этом на адрес absence@nizhpharm.ru – в таком случае потребуется согласовать перенос отпуска с Вашим руководителем.
8) Уведомление руководителя за 8 полных календарных дней об отказе подписания (если сотрудник категории рабочий):
8

10.

Изменение графика отпусков
Сотруднику направляется
направляется
электронное уведомление
уведомление
на E-mail,
а
за 44недели
недели
на E-mail,
а
также в Глобал (см. слайд 5).
5).
ВАЖНО:
Заявление на
изменение графика new
Сотрудник не планирует уходить в
отпуск в запланированные даты и
вносит сам или руководитель (если
категория рабочий) изменения в
график (можно сделать как перенос
дней, так и отмену запланированных
дней).
Сотруднику
приходит
уведомление 1.
*На случай если измененный
график находится на согласовании,
и при этом наступает в ближайшее
время отпуск по первоначальному
графику,
система
делает
промежуточные
уведомления,
чтобы не пропустить уведомление
предстоящего отпуска (ежедневная
рассылка).
Заявление уходит на
на электронное
электронное согласование
согласование руководителю
руководителю
(e-mail/global) (уведомление 2).
После
согласования
2).* После согласованиясотрудник
сотрудник
уведомление
(e-mail/global),
что
получает электронное
электронное
уведомление
(e-mail/global),
что
изменение графика
графика согласовано
согласованоруководителем
руководителемиипередано
переданов в
ПЭП,
то то
добавляется
ссылка
на на
HR, аа если
еслисотрудник
сотрудникнененана
ПЭП,
добавляется
ссылка
подписать
и передать
в отдел
бланк сспросьбой
просьбой
подписать
и передать
в кадров
отдел кадров
(уведомление 3,3,4 или
5).
Если
изменение
отклонено,
4 или 5). Если изменение отклонено,
(уведомление
6). Если
сотрудник получает
получаетуведомление
уведомление
(уведомление
6). Если
более
3 дней,
сотрудник
заявка не
несогласовывается
согласовывается
более
3 то
дней,
то сотрудник
еще
не подтверждена
и
получает уведомление,
уведомление,что
чтозаявка
заявка
еще
не подтверждена
и
каккак
необходимо проконтролировать
проконтролироватьполучение
получениесогласования
согласования
минимум за
8
дней
до
начала
изначально
планируемого
за 8 дней до начала изначально планируемого
изменение
графика
не может
отпуска, ввпротивном
противномслучае
случае
изменение
графика
не может
быть оформлено (уведомление
(уведомление 7).
7). Последний
Последнийремайндер
ремайндерза
за99
сроков
согласования
идет отбивка
дней. При
Принарушении
нарушении
сроков
согласования
идет отбивка
сотруднику и руководителю (если шаг был у руководителя), что
изменения ввграфик
нене
могут
быть
внесены
из-заиз-за
графикотпусков
отпусков
могут
быть
внесены
нарушения сроков согласования (уведомление 8).
8).
− Сотрудник должен проконтролировать согласование изменений с менеджером
− Если отпуск по новому графику начинается в ближайшие 4 недели, то сотрудник сразу после согласования нового графика получит уведомление об
отпуске для его подтверждения (электронно, если такая опция ему доступна, либо в бумажном виде для дальнейшей передачи оригинала в отдел кадров)
− Отменить отпуск можно, только если в графике отпусков есть непрерывная часть в 14 календарных дней (прошедшая или будущая). Исключения – через
HR админ
− В случае отмены части отпуска менеджер может видеть, что идет уменьшение запланированных в графике отпусков периодов (показывается график до и
новый)
− Изменения можно вносить просто зайдя в ИФ в любой момент – процесс идентичный.
9

11.

Тексты уведомлений (изменение графика)
1) Уведомление сотрудника:
Добрый день!
Изменение графика ежегодного отпуска успешно направлено на согласование руководителю. Убедитесь, что руководитель завершил согласование изменений не менее чем
за 8 полных дней до начала отпуска по изначальному графику. В противном случае изменение графика не может быть проведено, и сотрудник будет обязан уйти в отпуск по
изначальному графику.
2) Уведомление руководителя :
Добрый день!
ФИО сотрудника направил(а) изменение графика ежегодного отпуска на согласование. Для согласования перейдите по ссылке.
3) Уведомление сотрудника, что изменение графика согласовано руководителем и передано в HR (есть ПЭП):
Добрый день!
Ваше изменение графика отпусков согласовано руководителем.
4) Уведомление сотрудника, что изменение графика согласовано руководителем и передано в HR (нет ПЭП):
Добрый день!
Ваше изменение графика отпусков согласовано руководителем. Распечатайте сформированный бланк <ссылка на бланк>, подпишите и передайте в отдел кадров оригинал.
5) Уведомление руководителя, что изменение графика согласовано и необходимо распечатать и передать в ОК бланк заявления со ссылкой на само заявление –
если сотрудник категории рабочий:
Добрый день!
Изменение графика отпусков сотрудника (ФИО) согласовано руководителем. Распечатайте сформированный бланк <ссылка на бланк>, подпишите с сотрудником (ФИО) и
передайте в отдел кадров оригинал.
6) Уведомление сотрудника, что изменение графика отклонено руководителем:
Добрый день!
Ваше изменение графика отпусков отклонено руководителем.
Вам необходимо вновь запустить на согласование изменение, предварительно утвердив у руководителя возможные даты переноса Вашего отпуска.
Изменение должно быть согласовано не менее чем за 8 полных календарных дней до планируемой даты отпуска.
7) Уведомление, что заявка еще не подтверждена и необходимо проконтролировать получение согласования:
Добрый день!
Изменение Вашего графика ежегодного отпуска находится на согласовании более установленного срока.
Cогласование необходимо завершить как минимум за 8 дней до начала изначально планируемого отпуска, в противном случае изменение не может быть оформлено.
8) Отбивка сотруднику и руководителю (если шаг был у руководителя), что изменения в график отпусков не могут быть внесены из-за нарушения сроков
согласования:
Добрый день!
Изменение Вашего графика не может быть утверждено из-за нарушения сроков согласования. Восстановлена последняя утвержденная версия графика.
10

12.

Изменение графика отпусков
Для внесения изменений необходимо удалить/добавить периоды, откорректировать количество
дней отпуска, даты начала или окончания отпуска. Если случайно удален какой-то период
отпуска, его можно восстановить. Праздничные дни в количество дней отпуска не включаются и
не оплачиваются.
• Правила изменения отпуска (проверка программой):
- общее количество дней в графике не должно быть больше изначально запланированных
(либо
сокращенных, если сотрудник уменьшает далее график);
- между частями отпуска не должно быть перерыва на выходные и праздничные дни;
- одна из частей отпуска должна быть длительностью не менее 14 дней;
- изменения нельзя инициировать/согласовать менее, чем за 8 полных дней (выходит
предупреждение, что отпуск остается в изначальном виде) – при этом у HR админа
должна
быть возможность в крайнем случае сделать изменения.
11

13.

IT настройки
− Хранение графиков/заявлений/уведомлений/рассылок/актов в течение 3 лет (пока нет автоматической настройки). Поиск и распечатка архива;
− Выгрузка отпусков для ОК;
− Оповещение кадровика о занесенных больничных/командировках, совпадающих с отпуском;
− Изменения нельзя инициировать/согласовать менее, чем за 8 полных дней;
− Создание за 7 дней акта о неподписании уведомления о начале отпуска (всех трех). Акт формируется из системы в предзаполненном виде (подписание при
необходимости будет «живое»);
− Возможность ручной работы HR-admin;
− Должна быть опция выгрузки актуального графика на любую дату в календарном году;
− Если сотрудник не на ПЭП, все документы также формируются в предзаполненном виде для печати и передачи в ОК;
− Если у сотрудника нет доступа к компьютеру, то все задачи, связанные с оформлением отпуска/графика отпусков, выполняет за него в интерфейсе «Отпуска»
руководитель или назначенное им лицо (включая ремайндеры – по тексту оповещений необходимо понимать, по кому идет действие). Когда действия от имени
сотрудника делает руководитель, ему не надо дополнительно подтверждать изменения/согласовывать заявки как руководителю.
Менеджер может через ИФ отпуска видеть, кто у него в команде в отпуске (как на текущий период, так и на будущий). Также менеджер может посмотреть график
по конкретному сотруднику и баланс отпуска на текущую дату (пока нет).
Уведомление сотруднику о пересечении периода командировки и запланированного отпуска.
Обновить уровень прав. Руководители по умолчанию видят графики своих непосредственных подчиненных, сотрудники – свои графики
−
−
−
− После согласования изменения графика отправлять уведомление сотруднику о наличие отпусков с датой начала менее чем через 14 кд
− Скрыть кнопку «Уйти в отпуск»
− Возможность выгружать графики отпусков в рамках имеющегося уровня прав
− Доработать выгрузку исходных графиков отпусков
− При выгрузке отпусков сотрудниками ОК убрать связь со СБИС
− Добавить отображение уведомлений о действии в интерфейсе
− Отмена компенсации за неиспользованный отпуск для HR админа
− Фактические отпуска: группировка данных по годам, представление от текущего года вниз (пока нет, далее TBD)
− После подтверждения уведомления/заявления в электронном виде, оно появляется в ИФ в виде pdf (как подписанное электронное уведомление)
− Если действие выполняется по ссылке, полученной по e-mail, то задача удаляется из личного кабинета в Global. Уведомления (но не задачи) автоматически
удаляются с портала по истечении недели - проверить
12

14.

Заявление на замену дополнительного отпуска
компенсацией
Сотрудник
создает
электронное
заявление. В заявлении сотрудник
указывает
количество
дней
компенсации.
Система выдаёт оповещение:
«ВНИМАНИЕ:
при
проведении
заявления
на
компенсацию
дни
списываются вначале из баланса
предыдущих периодов, а затем
уменьшается баланс текущего года.
При использовании баланса текущего
года Ваш график отпусков будет
автоматически
уменьшен
на
количество дней компенсации. Если
Вы захотите внести изменения в
автоматическую
корректировку
графика
отпусков,
то
Вам
необходимо инициировать процесс
изменения графика отпусков»
Система проводит проверку периодов, за которые
есть накопленные дни дополнительного отпуска:
• Если есть накопленные дни за предыдущий
период, то система сначала списывает дни из
него;
• Если дней больше, то остальные дни система
вычитает из текущего периода, списывая это
количество дней с конца последнего в графике
отпуска (проверка на 14 неделимых дней – эту
часть брать нельзя; берутся другие периоды).
Заявление
компенсация доп. отпуска
Сотрудник
получает
отбивку
об
успешном окончании процесса/либо об
отказе (уведомление 1, 2). Если из
графика удаляются дни, то менеджер
получает отбивку, что его подчиненный
заменил
эти
дни
компенсацией
(уведомление 3). Если сотрудника не
устраивает измененный график, он
инициирует его изменение.
HR админ проводит проверку. Если допущены
ошибки, то HR админ связывается с сотрудником и
сообщает об ошибках, а потом отклоняет заявку (для
исправления
ошибок
надо
запустить
новое
заявление).
-
Брать компенсацию за счет баланса будущего периода нельзя – такое заявление будет отклонено на этапе HR админа. Инфо о балансе сотрудник может
посмотреть в ИФ отпуска (в разделе фактические отпуска) и/или уточнить в отделе кадров.
-
Если заявление требуется сотруднику, у которого нет доступа к корпоративным электронным ресурсам, руководитель такого сотрудника должен сформировать
от имени сотрудника электронное заявление и передать ему сформированный бланк.
-
Если сотрудник на ПЭП, то заявление подписывается электронно. Если не на ПЭП, то приходит уведомление с просьбой распечатать бланк, подписать и
передать в отдел кадров (со ссылкой на бланк) (уведомление 4). Если у сотрудника нет почты, то письмо с бланком приходит руководителю (руководитель
должен распечатать и передать бланк сотруднику (уведомление 5).
14

15.

Тексты уведомлений (компенсация отпуска)
1) Отбивка об успешном окончании процесса:
2) Отбивка об отказе:
Добрый день!
Ваше заявление отклонено. При наличии вопросов обращайтесь на адрес: absence@nizhpharm.ru.
3) Отбивка менеджеру, что его подчиненный заменил эти дни компенсацией:
4) Уведомление сотруднику с просьбой распечатать бланк, подписать и передать в отдел кадров (без ПЭП):
5) Уведомление руководителю о необходимости распечатать, подписать бланк с сотрудником и передать в ОК (для рабочих):
15