Межличностное общение в деловой сфере. Лекция 2

1.

2.

Цель занятия:
• Получение представления о
межличностном общении в деловом
общении

3.

План:
1. Особенности
межличностного общения
в деловой сфере.
2. Виды делового общения:
Деловая беседа,
совещание, переговоры.
3. Публичные выступления.

4.

Дж. Рокфеллер, отмечал, что
«умение общаться с людьми такой же покупаемый за деньги
товар, как сахар или кофе. И я готов
платить за это умение больше, чем
за какой-либо другой товар в этом
мире!».

5.

Деловое общение
• – это процесс, при котором происходит обмен деловой
информацией и опытом работы, предполагающим
достижение определенного результата в совместной
работе, решение конкретной задачи или реализацию
определенной поставленной цели.

6.

Спецификой этого процесса
является момент регламента, то есть подчинение установленным
ограничениям, которые определяются национальными и
культурными
традициями,
принятыми
на
данной
территории, профессиональными этическими принципами,
принятыми в данном профессиональном круге лиц

7.

Деловое общение условно делится
на
прямое
(непосредственный
контакт)
и косвенное (когда во время общения
существует некая пространственно-временная
дистанция, то есть письма, телефонные
разговоры, деловые записки и т.д.).

8.

Виды делового общения:
деловая беседа
деловые переговоры
деловые совещания
публичные выступления

9.

Деловая беседа
– это вид делового общения, специально
организованный предметный разговор,
служащий решению управленческих задач.
Главная задача деловой беседы — убедить
партнера
принять
конкретные
предложения.
собеседование при приеме на
работу
проблемные и
дисциплинарные беседы.

10.

Она выполняет ряд важнейших
функций
взаимное общение работников из одной
деловой сферы;
совместный поиск, выдвижение и
оперативная разработка рабочих идей и
замыслов;
контроль и координирование уже начатых
деловых мероприятий;
поддержание деловых контактов;
стимулирование деловой активности.

11.

Проведение беседы предполагает наличие ряда
обязательных этапов:
1) подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе
необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее
проведения, подготовить необходимые материалы и документы;
2) начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны,
прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием
атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору;
3) обсуждение проблемы. Основная часть беседы нацелена на сбор и
оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и
целей собеседника; передачу запланированной информации;
4) принятие решения;
5) завершение беседы. Задачами этого этапа являются: достижение
основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в
конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной
деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем
контакта с собеседником

12.

Начало беседы
На первой фазе беседы мы ставим следующие задачи:
- установить контакт с собеседником;
- создать благоприятную атмосферу для беседы;
- привлечь внимание к теме разговора;
- пробудить интерес собеседника.
Так, следует всегда избегать извинений,
проявления признаков неуверенности.
Негативные примеры: "Извините, если я
помешал... '; "Я бы хотел еще раз
услышать..."; "Пожалуйста, если у вас
есть время меня выслушать.. ".
Нужно избегать любых проявлений
неуважения и пренебрежения к
собеседнику, о которых говорят
следующие фразы: "Давайте с вами
быстренько рассмотрим... "; "Я как раз
случайно проходил мимо и заскочил к
вам..."; "А у меня на этот счет другое
мнение... .

13.

Способы начать беседу
1. Метод снятия напряженности позволяет
установить тесный контакт с собеседником.
Достаточно сказать несколько теплых слов
— и вы этого легко добьетесь. Нужно
только задаться вопросом: как бы хотели
чувствовать себя в вашем обществе
собеседники? Шутка, которая вызовет
улыбку или смех присутствующих, также во
многом
способствует
разрядке
первоначальной
напряженности
и
созданию дружеской обстановки для
беседы.

14.

Способы начать беседу
2. Метод "зацепки" позволяет
кратко изложить ситуацию или
проблему,
увязав
ее
с
содержанием беседы. В этих
целях можно с успехом
использовать
какое-то
небольшое
событие,
сравнение,
личные
впечатления,
анекдотичный
случай или необычный вопрос.

15.

Способы начать беседу
3. Метод прямого подхода означает
непосредственный переход к делу без
какого бы то ни было вступления.
Схематично это выглядит следующим
образом: мы вкратце сообщаем причины,
по которым была назначена беседа,
быстро переходим от общих вопросов к
частному и приступаем к теме беседы. Этот
прием
является
"холодным"
и
рациональным, он имеет прямой характер
и
больше
всего
подходит
для
кратковременных и не слишком важных
деловых контактов.

16.

Деловые переговоры
– это вид совместной с партнером
деятельности, как правило, направленной на
решение проблемы.

17.

Основные элементы подготовки к переговорам:
• определение предмета (проблем) переговоров,
• поиск партнеров для их решения,
• уяснение своих интересов и интересов партнеров,
• разработка плана и программы переговоров,
• подбор специалистов в состав делегации,
• решение организационных вопросов и оформление
необходимых материалов - документов, чертежей,
таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий
и т.д.
Ход переговоров укладывается в следующую схему:
начало беседы - обмен информацией - аргументация и
контраргументация - выработка и принятие решений завершение переговоров.

18.

Деловые совещания
– это форма организованного,
целенаправленного
взаимодействия
руководителя
с
коллективом
посредством обмена мнениями.
Особенности группового поведения:
- как распределение ролей в группе,
- отношения между членами группы,
- групповое давление

19.

Совещания подразделяются
Цели инструктивных совещаний –
передача необходимых сведений и
распоряжений сверху вниз по схеме
управления для скорейшего их
выполнения
Цели проблемных совещаний – поиск
наилучших
решений
проблемы
в
кратчайшие
сроки,
вынесение
на
обсуждение хозяйственных проблем,
рассмотрение
организационных
перспектив, обсуждение инновационных
проектов.
Цели
оперативных
(диспетчерских)
совещаний - получение информации о
текущем состоянии дел. В отличие от
инструктивных совещаний информация
поступает снизу вверх по схеме управления.
Участники такого совещания сообщают
сведения о ходе работы на местах.

20.

Конечные цели делового общения:
- взаимопонимание;
- деньги;
- дело;
- деятельность;
- результат;
- продуктивное
сотрудничество

21.

Управленческое общение
- это общение руководителя с подчиненными в процессе
их профессиональной деятельности, обусловленное
необходимостью своевременного и качественного
выполнения стоящих перед ними задач.
Формы управленческого делового общения:
- субординационная – это общение между руководителями и
подчиненными, в основу которых положены административно –
правовые нормы. Эта форма общения может носить линейный
характер;
- служебно-товарищеская – это общение между коллегами, в
основу которого положены административно – моральные нормы;
- дружеская – это общение между руководителями, подчиненными,
в основе которого лежат морально-психологические нормы
взаимодействия

22.

Руководитель вступает в деловое общение с
подчиненными для того, чтобы:
дать распоряжения, указания, рекомендации,
советы;
получить обратную (контрольную) информацию от
подчиненных о выполнении задания;
дать оценку выполненной работе

23.

Публичные выступления
– это устное монологическое высказывание с целью
оказания воздействия на аудиторию. В сфере делового
общения наиболее часто используются такие жанры,
как доклад, информационная, приветственная и
торговая речь.

24.

Публичные выступления
Этапы
1. Подготовка - (если она возможна),
наиболее ответственный этап. Общение
нужно планировать, правильно выбирать
его место и время, заранее определять для
себя установки на результат общения
2. Вхождение в контакт - важно почувствовать состояние,
настроение аудитории, освоиться самому и дать возможность
сориентироваться слушателям. На этом этапе важно
расположить слушателей к себе и обеспечить ровное начало.
Этот период завершается установлением психологического
контакта.

25.

Публичные выступления
Этапы
3. Концентрация внимания на какой-либо
проблеме, задаче, являющейся предметом
контакта.
4. Поддержание внимания - к приемам поддержания внимания
во время общения нужно обращаться неоднократно, чтобы не
пропустить важнее моменты общения вербального и
невербального характера.
5. Аргументация и убеждение в том случае, если имеются
расхождения во мнениях.
6. Завершение выступления - это критический момент в выступлении и нужно
сделать так, чтобы на нем был отпечаток перспективы продолжения контактов.
Очень важным при этом является самый последний момент, последние слова.
Иногда именно они могут сыграть решающую роль в позитивности выступления.

26.

Правила и приёмы публичного
выступления
Определение темы и цели выступления
Нужно остановиться на том, что хорошо
знакомо и интересно лично выступающему.
Не надо пытаться «втиснуть» слишком
много материала в ограниченное время
Если есть возможность, то необходимо подумать над
будущей речью несколько дней. За это время появится
множество новых идей.
Вначале сделайте «каркас» или «скелет»
будущего публичного выступления:
Определите мотивацию слушания людьми
вашего выступления. Для чего это им
нужно? Что полезного или интересного они
узнают для себя?

27.

Правила и приёмы публичного
выступления
Определение темы и цели выступления
Выделите главную идею вашей речи
Выделите подзаголовки, разделив вашу
идею на несколько составных частей
Подготовив «скелет», начинайте наращивать на нем
«мускулы».
Найдите яркие примеры «из жизни», из
истории, литературы, которые используете в
процессе выступления.
Подготовьте необходимые схемы,
иллюстрации, графики для зрительного
закрепления информации.
Напишите полный текст. Особое внимание уделите его началу и окончанию.

28.

Практические советы при подготовке к
публичному выступлению:
Проверьте по словарям значения
«умных» слов, которые вы
используете.
Когда речь подготовлена, ее основные положения или тезисы лучше
записать на небольшие карточки.
Произнесите речь несколько раз вслух
(лучше перед зеркалом), чтобы
привыкнуть к тексту и хорошо
прочувствовать все нюансы
Цифровые данные, для облегчения
восприятия лучше демонстрировать
посредством таблиц и графиков, а
не злоупотреблять их зачитыванием

29.

Оценка аудитории и обстановки
Обязательно нужно принять во внимание
следующие характеристики аудитории:
• возраст;
• уровень образования;
• профессия;
• цель прихода людей на выступление;
• уровень заинтересованности в теме;
• уровень осведомленности в данном
вопросе;

30.

Наиболее частые страхи
выступающего на публике
1. Боязнь людей как таковых, из-за низкой социальной
активности.
2. Боязнь сказать глупость или оговориться.
3. Боязнь выглядеть глупо, неряшливо.
4. Постоянное накручивание себе той мысли, что слушатели
негативно настроены по отношению к вам, и будут пристально
оценивать выступление.
5. Боязнь недостаточного владения информацией,
необходимой для выступления.
6. Боязнь столкнуться с так называемым «троллем».
7. Боязнь забыть, что говорить.
8. Боязнь того, что публика не будет слушать.
9. Страх не ответить на вопрос

31.

Открытая публика
Когда так бывает? Как
правило, это небольшие
залы,
переговорные
комнаты и т.д., любой
случай, когда Вы в процессе
выступления
можете
обратиться к конкретному
человеку, задать ему вопрос
и услышать от него ответ.
Закрытая публика.
Когда так бывает? Это большие залы,
или встреча, на которой диалог не
предусмотрен тематикой (например,
некоторые экзамены или кастинги где вы просто выходите,
рассказываете и уходите).

32.

Для удачного взаимодействия с людьми оратору
понадобятся следующие навыки:
• быть уверенным в себе;
• уметь беспрерывно разговаривать на одну тему,
не отклоняясь от нее;
• кратко, лаконично выражать мысли, правильно и
грамотно выстраивать слова в предложении;
• уметь заинтересовывать аудиторию;
• артистизм и харизма;
• дар убеждения;
• чувство юмора.

33.

Боязнь людей как таковых из-за низкой
социальной активности
Методы:
- использовать дыхательные
практики, помогающие успокоиться
при волнении (например, сделайте
вдох, досчитайте до 4-х, затем
резко выдохните. Повторите 10
раз).
- тренировать навык общения
ежедневно – общаясь с
незнакомыми людьми на улице, в
интернете, и т.д.

34.

Боязнь сказать глупость или
оговориться.
Даже если подобная неловкая ситуация произойдет,
необходимо уметь выйти из нее победителем.
Заставить людей улыбнуться или забыть о вашем
промахе. Шутка очень хорошо помогает всегда, когда
вам нужно расположить к себе людей. При этом,
необходимо помнить, что юмор должен быть:
- аккуратным, не затрагивающим темы «ниже пояса»,
это недопустимо при любых взаимодействиях,
- никогда не смейтесь над публикой, допускается
пошутить над собой, или рассказать незлобный
анекдот о каком-то абстрактом персонаже

35.

Боязнь выглядеть глупо,
неряшливо.
Перед выступлением позаботьтесь о
своей внешности, сделав все, что в
ваших силах. Уложите волосы, если
планируете выступать в новой
одежде и обуви, примерьте их
заранее, убедившись, что чувствуете
себя комфортно. Не нужно выпивать
перед выступлением, или слишком
плотно обедать, и напротив,
выходить на публику на совсем
пустой желудок. Важно позаботиться
о гигиенических процедурах
заблаговременно, чтобы во время
выступления ничего не отвлекало
Постоянное накручивание себе
той мысли, что слушатели
негативно
настроены
по
отношению к вам, и будут
пристально
оценивать
выступление.
Следует помнить, что люди, как
правило, заняты преимущественно
собственной персоной. Никто не
фокусирует 100% своего внимания
на докладчике долгое время. Перед
тем как выступать перед публикой,
следует научиться различать ее
эмоциональное настроение. Случаи,
когда публика заведомо негативно
настроена, весьма редки. Если же
это
все-таки
происходит,
постарайтесь абстрагироваться от
негативных
эмоций
и
сфокусироваться на теме доклада.

36.

Боязнь недостаточного владения
информацией, необходимой для выступления.
Психология публичного выступления устроена
таким образом, что от структуры приготовленного
текста, употребления, призывающих к действию
фраз зависит конечный результат мероприятия.
Важную информацию располагают только вначале и
конце речи. Такая специфика построения
необходима для успешного и эффективного
донесения материала, так как внимание публики в
эти периоды максимально. Что приводит к выводу,
что одной из самых необходимых вещей для
докладчика-новичка является подготовленный план
выступления, желательно, закрепленный на
жестком носителе, которым можно пользоваться во
время выступлений.

37.

Боязнь столкнуться
с так называемым
«троллем»
Самый эффективный
способ борьбы с троллем
– игнорировать его.
Тролль предоставляет не
конструктивную критику,
а пытается
спровоцировать вас на ту
или иную реакцию. Не
дайте ему такой
возможности, не кормите
тролля – он потеряет к
вам интерес.
· Боязнь забыть, что говорить.
Здесь пригодится план выступления, о
котором речь идет выше. Плюс хорошая
подготовка и владение темой. Уделите
должное время подготовке к выступлению.
Вы должны понимать, что говорите, т. е., ни
в коем случае не доводите знание текста до
автоматизма, поскольку автоматически в
случае стресса вы его забудете.

38.

Боязнь того, что публика не
будет слушать.
Страх, что аудитория будет засыпать,
болтать или торчать в своих гаджетах.
Говорите со своей обычной
интонацией - монотонную речь
слушать очень тяжело. Приводите
примеры из жизни, они не
обязательно должны быть
реальными, Вы можете выдумать их,
но они должны соответствовать теме,
или могут быть забавными. Задавайте
риторические вопросы (закрытой
публике), вовлекайте публику в
диалог (при открытой публике).
Расскажите анекдот (конечно же, он
Страх не ответить на вопрос.
должен быть в тему). Не следует
сильно растягивать речь, или очень У каждого оратора есть свой «вредный тип в
сильно усложнять ее.
зале», от него можно уйти только одним
образом — научившись расправляться с
любым вопросом. Вообще любым. В этом
вам поможет владение темой, умение
обращаться с троллями, чувство юмора и
самообладание. Ну и конечно, Вам поможет
владение темой.