Инструктаж организаторов состязаний в аудиториях

1.

а именно Дирекция по работе с одарёнными учащимися talent.hse.ru
представляет:
ИНСТРУКТАЖ
организаторов состязаний
в аудиториях
Всероссийская олимпиада школьников
«ВЫСШАЯ ПРОБА»
2025 год

2.

Что должно быть в комплекте у
организатора в аудитории :
Явочный лист (1 шт.) - упорядоченный по алфавиту список потенциальных участников олимпиады для
конкретной аудитории. Рядом с участником указан его регистрационный номер и стоит графа с отметкой о
явке.
Памятка (1 шт.) - описание действий дежурных в аудитории.
Протокол проведения состязания (1 шт.) - форма отчёта о мероприятии.
Правила участия и оформления работы (1 шт.) - для проведения устного инструктажа участников.
Акт отстранения (2-3 шт.) - для вписывания имён отстранённых участников.
Бланки ответов - их число совпадает с количеством участников состязания, которое указано в явочном
листе (кроме профиля «Информатика». Печатных бланков ответов в данном профиле не предусмотрено).
Дополнительные листы (если не хватит места на бланках ответов) и черновики - по 10-15 листов.
Канцтовары: 2-3 ручки, маркер для доски, стикеры, степлер, запасные скобы (в яркой бумажной обёртке).
Список разрешённых калькуляторов (1 шт.) - для тех олимпиад, где использование калькуляторов
допустимо.

3.

Что разрешено использовать:
Промышленное
Биология, География,
программировние
Инженерные науки,
Восточные языки
Осн. бизнеса, Физика,
Иностранные языки
Фин. грамотность,
Информатика
Химия, Экономика
География (1,2),
Инженерные науки (1),
Математика (1,3),
Финансовая грамотность (1)
Дизайн
Физика
Химия

4.

Что необходимо помнить:
Сами бланки ответов, дополнительные листы и
черновики находятся в контейнерах.
Титульные листы должны принести сами
участники. В экстренных случаях их можно
перепечатать.
Черновики на проверку - это чистые
с обеих сторон листы А4. Для других
олимпиад (не указанных на
прошлом слайде) - это листы
бумаги с отрезанным уголком.
Вскрыть сейф-пакет с заданиями нужно в
оргкомите в присутсвии членов рабочей группы
и представителей региональной площадки.
После этого задания распределяются по
конвертам (файлам) и вскрываются в
аудитории проведения состязания
после регистрации, рассадки
участников и проведения
инструктажа дежурными.
По паспорту (справке о его
замене) /свидетельству о рождении.
Памятка для дежурных: для себя,
сверять с ней свои действия.
Правила участия и оформления работы:
читать вслух для инструктирования
участников перед началом состязания.
Если их нет: можно допустить
по социальной карте, загранпаспорту,
водительским правам.
Если нет ничего: попросить к концу
олимпиады привезти один из документов
выше, иначе работа не будет принята.
Если к концу состязания документ не предъявлен,
участника придется отстранить.

5.

Последовательность действий
Шаг 1. Подготовка к состязанию
Иностранные языки/Восточные
языки
➔ Проветрите аудиторию и определите место для личных
вещей участников
➔ Узнайте, где ближайшие туалеты
➔ Разложите материалы на рабочем столе:
◆ Приготовьте явочный лист для регистрации участников
❏
Включите компьютер
❏
Пользуясь специальной
инструкцией, откройте папку с
аудиофайлами и скопируйте их на
рабочий стол
❏
Включите нужный аудиофайл,
отрегулируйте громкость звучания
и устраните технические
неполадки, влияющие на качество
звука. После устранения
неполадок поставьте аудиофайл
на начало записи
❏
Если нужна техническая помощь:
пишите в чат организаторов
◆ Ознакомьтесь с Правилами участия и оформления работы
◆ Разложите на места для участников бланки ответов и
листы для черновиков (рассадка: 1 чел. за столом или
через стул)
➔ Напишите на доске номер аудитории, дату проведения,
продолжительность состязания, профиль олимпиады и
номер класса

6.

Последовательность действий
Шаг 2. Запуск участников
Распределите обязанности и начните запускать участников
за 30 минут до состязания
Предупредите участников, собирающихся войти в аудиторию,
что в течение 60 минут выход из аудитории ограничен.
Попросите приготовить документ, удостоверяющий личность и титульный лист.
Ряд задач № 1
➔ Проверить наличие документа,
удостоверяющего личность (см.
информацию о проверке участников)
➔ Назвать вслух фамилию и имя участника
Теперь разделите
задачи и не допускайте
очередей:
Ряд задач № 2
➔ Найти участника в явочном листе
➔ Поставить напротив строчки с участником
отметку о явке (подпись участника). Не
допускать ошибок - ставить подпись строго
напротив нужного участника!
➔ Зафиксировать тех, кто пришёл без титульного
листа или с титульным листом плохого качества
➔ Отдельно отметить тех, кто пришёл без
удостоверения личности

7.

Последовательность действий
Шаг 3. Размещение участников
Всё ещё разделяйте задачи и не допускайте очередей:
Ряд задач № 3
➔ Предложить участникам оставить личные
вещи в отведённом месте
➔ Попросить отключить телефоны и другие
smart-гаджеты ИЛИ сдать их
организаторам. По возможности, наклеить
на то, что сдадут, стикер с ФИО участника
➔ Руководить размещением участников по
рабочим местам:
◆ если участники знакомы друг с
другом (или вы думаете, что они
знакомы), лучше их рассадить
➔ Напомнить, что нужно и можно взять на рабочее
место:
нужно взять
➢
➢
➢
паспорт (БЕЗ
ОБЛОЖКИ) /
свидетельство
о рождении
титульный лист
чёрную или синюю
ручку
можно взять
❖
❖
❖
❖
минеральную воду (в
прозрачной бутылке)
лекарства
очки (без футляра)
шоколад (попросить
заранее открыть)

8.

Итак, вы завершили размещение...
Справиться со всеми задачами
прошлых двух слайдов нужно
за 30 минут
Пересадите участников,
если из-за неявки
получилось
«где пусто - где густо»
Подсчитайте число
пришедших участников.
Посчитайте число отметок
в явочном листе
Если число отметок о явке
и количество участников
в аудитории НЕ совпадают
Сделайте устную перекличку, найдите
и устраните несоответствия

9.

Образец титульного листа
Титульный лист нужно перепечатать,
если:
Лист заполнен от руки
Бумага помята и/или порвана
Напротив данных участника стоят
точки/ромбики
Титульный лист меньше формата
А4
Если город написания не выбран, не
указан вообще или указан неправильно,
можно его зачеркнуть и написать от руки
верный
Допустимы цветные полосы внизу листа
или небольшие потёртости/области,
которые позволяют легко прочесть всю
указанную информацию.
Если участник говорит об ошибке в ФИО
или дате рождения, скажите, что он внёс
неверную информацию в своём личном
кабинете.
Предложите написать на почту
olymp@hse.ru
Написать номер аудитории
Попросить поставить дату и
подпись

10.

Последовательность действий
Шаг 4. Работа с титулами и бланками ответов
Участникам, допустившим ошибку в титульном листе, необходимо предоставить новый титульный лист.
Организатор в аудитории должен выдать новый титульный лист участнику.
➔ Печать и доставка титульных листов займёт какое-то время. Предупредите об этом участника.
➔ На первом листе бланка ответов участник должен закрасить овал с номером своего класса
Для восточных языков - дополнительно заштриховать овал, соответствующий языку выполнения задания
➔
Предупредите участников, что ничего больше на первом листе бланка ответов писать нельзя. Ответы на задания
можно писать на втором и последующих листах - на каждом можно писать с двух сторон.
➔
Напомните, что работа сдаётся исключительно на бланке ответов. Участник может делать пометки в тексте
задания, но их проверять не будут.
➔
Соберите невостребованные бланки ответов
Участник хочет забрать
текст заданий?
Пожалуйста, но только
после завершения
состязания.
Закончилась ручка?
Пусть участник сообщит об
этом вам, а вы подтвердите
замену ручки на бланке
ответов
Участнику нужно выйти из
аудитории?
Заберите все листы, на первом листе
бланка ответов напишите время
выхода и возвращения. Один из
дежурных сопровождает участника
вне аудитории
Нужно сделать исправление?
Хорошо, но оно должно быть
понятным и однозначно
трактуемым. Спорные случаи
разрешаются НЕ в пользу
участника

11.

в правом верхнем углу есть
место для отметок о
замене ручки, выхода из
аудитории,
числа использованных
дополнительных листов,
числа использованных
черновиков
Титульный лист
участник приносит
самостоятельно
при необходимости
перепечатывается
Если дополнительных
листов нет, а черновики не
подлежат проверке - в
соответствующих графах
можно ничего не ставить
Первый лист бланка
ответов=Протокол
проверки
Непосредственно
бланки ответов
Дополнительные
листы
● писать
можно с
двух сторон
(но не за
линией
отреза!)
Немного подробнее о структуре бланков ответов
Черновики
● выдаются при
необходимости
● писать можно
с двух сторон
(но не за
линией отреза!)
● выдаются при
необходимости
● писать можно
с двух сторон
● сдаются на
разрешённых
олимпиадах по
желанию
участника

12.

Последовательность действий
Шаг 5. Устный инструктаж участников
На устный инструктаж отводится примерно 5-10 минут
➔ Зачитайте Правила участия и оформления работ
(приложение 3) вслух (из особых «разрешений»
зачитайте только то, что относится к участникам в
вашей аудитории)
➔ Особенно подчеркните, что:
Иностранные языки/Восточные языки
★
★
◆ участникам запрещается использовать «свою» бумагу,
иметь на рабочем месте телефоны и другие smart-гаджеты
/ технические средства (даже выключенными, всё в
специально отведённом месте)
Последний раз предложите сдать «запрещённое» без санкций
◆ запрет на наличие и использование любых упомянутых
выше средств действует в течение всего состязания и во
всём здании проведения мероприятия
★
Прочитайте дополнительные
правила по профилям
«Иностранные языки» и «Восточные
языки»
Объявите участникам, что во время
аудирования:
○ нельзя задавать любые
вопросы организаторам
○ не разрешено входить и
выходить
○ можно делать в черновиках
любые записи и пометки
Обратите внимание участников, что
аудирование записано единым
блоком, включающим в себя все
необходимые повторы и паузы

13.

Примеры запрещённых гаджетов
Apple Watch
Samsung
Gear
Программируемый
калькулятор
Xiaomi Mi
Band
Huawei Band
Honor Band
До раздачи текста задания все гаджеты и
технические устройства можно положить на
стол дежурных ещё без санкций!

14.

Последовательность действий
Шаг 6. Выдача заданий и старт состязания
На выдачу заданий отводится примерно 5-6 минут
➔ Включите «глушилку» и скажите об этом участникам (если
имеется в наличии)
➔ Раздайте бланки заданий самостоятельно, обязательно
переворачивая текстом вниз. Убедитесь, что задание получил
каждый участник
➔ Предупредите, что участники не должны переворачивать
тексты заданий, которые вы начнёте раздавать
➔ В аудитории должна быть абсолютная тишина
➔ Вернитесь к своему столу, дайте сигнал участникам
перевернуть бланки заданий и начать выполнять работу
Иностранные языки/Восточные языки
Предложив перевернуть бланки заданий, одновременно
включите диск (файл) с аудированием!
После начала работы напишите
на доске следующее:
Время начала: 10:XX
(время, когда участники
приступили к выполнению
задания. Не обязательно 10:00)
Время окончания: время начала +
длительность олимпиады
На доске отмечайте текущее
время / оставшееся время до
окончания

15.

Последовательность действий
Шаг 7. Проведение состязания
Старайтесь не шуметь и ведите Протокол проведения состязания
➔ Следите за соблюдением участниками правил, аккуратно перемещайтесь по аудитории (исключение:
аудирование, во время него лучше сидеть на месте)
➔ Не разговаривайте громко друг с другом, не разговаривайте по мобильному телефону, не пользуйтесь
ноутбуками. Постоянный шёпот — очень раздражающий стресс-фактор
➔ Отвечайте только на вопросы по организации и оформлению работ.
При возникновении у участников замечаний и претензий к содержанию заданий предложите
зафиксировать их в Протоколе проведения состязания (на обратной стороне).
➔ Выдавайте по просьбе участников дополнительные листы и черновики
➔ Принимайте решения в нестандартных ситуациях. Мы в вас верим и остаёмся на связи в чате!
“А ещё организаторы ели печеньки прям
перед нашими глазами, и нам тоже очень
хотелось”
Не стоит так делать :(
“Сидела на первой парте прямо перед
волонтёрами. Было просто невероятно
познавательно узнать о любовных похождениях
студентов, вот только задания я сделать
нормально не смогла”

16.

Ординарные ситуации. Что делать, если...
❏
Участник просит заменить бланк
ответов:
Заменить, а старый бланк ответов разорвать в присутствии участника
❏
Участник просит разрешения выйти
из аудитории:
В течение 60 минут с момента начала олимпиады выход из аудитории
разрешён только при крайней необходимости.
По истечении 60 минут выход разрешён на 5-7 минут в сопровождении
организатора. Предупредите участника о лимите в 5-7 минут перед выходом.
Заберите его работу с черновиками, внесите данные о выходе на первом
листе бланка ответов.
За 15 минут до окончания олимпиады выход из аудитории не разрешён, если
создаются помехи другим участниками (исключение - необходима срочная
медицинская помощь).
❏
Участник просит заменить ручку:
Разрешите, поставив отметку на первом листе бланка ответов
❏
Участник просит выдать
дополнительный лист / черновик:
Если комплекта для организатора в аудитории не хватит, всегда можно взять
ещё в оргкомитете
❏
Участник готов сдать работу
досрочно:
Досрочная сдача работы возможна, но при этом участник не сможет взять с
собой текст задания — его он сдаёт вместе с остальными листами
❏
Участник сдал пустую работу:
Сделайте отметку в Протоколе о том, что работа сдана пустой

17.

Экстраординарные ситуации. Что делать, если...
★
Участник опоздал менее чем на 30 минут после
официального начала олимпиады:
Допустите его к участию, предупредив, что время
выполнения задания не продлевается. Проверьте
документы, выдайте бланк ответов и текст задания,
определите рабочее место
★
Участник опоздал более чем на 30 минут:
К сожалению, к участию опоздавший не допускается
★
Участнику требуется медицинская помощь:
Обратитесь в оргкомитет
★
Участник заснул (или вам кажется, что он заснул):
Подойдите и аккуратно разбудите, предложив помощь. В
случае недомогания участника обратитесь в оргкомитет
★
Участник нарушил правила участия в состязаниях:
-
Иностранные языки
★
Участник опоздал менее чем на 30 минут, но
аудирование уже началось: участник может быть
допущен к выполнению задания только по
окончании аудирования
-
Заполните и подпишите Акт отстранения (не менее 2-х
подписей дежурных и подпись участника. В случае
отказа участника записать “От подписи отказался”);
Прикрепите Акт отстранения к бланку ответов,
положите в файл вместе с работой;
В Протоколе проведения состязания укажите ФИО,
регистрационный номер и причину отстранения
участника

18.

Последовательность действий
Шаг 8. Завершение состязания
Важно организовать индивидуальный приём работ
➔ За 15 минут до окончания состязания предупредите
участников о прекращении, чтобы не создавать
помех другим участникам, кратковременных
выходов и досрочной сдачи работ. Если помех не
возникает, можно начать принимать работы.
➔ Через 15 минут объявите об окончании состязания и
завершении работы. Выполнение задание нужно
прекратить (можно дать несколько секунд на
дописывание предложения). За превышение
времени организатор имеет право отстранить
участника
➔ Следите, чтобы по окончании состязания участники
не переговаривались и не продолжали писать
➔ Выключите «глушилку» (при наличии)
1. Оформите Акт отстранения для участников, не
предъявивших документ, удостоверяющий
личность в конце состязания.
2. Соберите работу в порядке, указанном на слайде
13. Проверьте, что участник писал решение
именно на бланке ответов, а не на чём-то другом.
Скрепите листы точно в левом верхнем углу (на
соответствующей области).
3. Напишите общее число дополнительных листов и
черновиков на первом листе бланка ответов.
4. Знак «Z» не ставить, пустые листы не отрывать!
5. Разрешите участникам, сдавшим работу в срок,
забрать текст заданий.

19.

Последовательность действий
Шаг 9. Подготовка работ к сдаче в оргкомитет
При сомнениях в правильности отметок в явочном листе сверьте ФИО участников на
титульных листах и их ФИО в Явочном листе
➔ Пересчитайте работы
Работы отстранённых участников (каждая в отдельном файле) + работы к проверке = фактическое число
участников согласно Явочному листу
➔ Проверьте, нет ли среди работ к проверке пустых или тех, которые выполнены не на бланке ответов.
Обнаруженные отклонения зафиксируйте на первом листе бланка ответов участника и в Протоколе проведения
состязания
➔ Положите работы (в том числе файлы с работами отстранённых участников) в конверт (файл) из-под бланков
заданий
➔ На конверте (или вложите лист в файл, на котором укажите информацию) исправьте потенциальное число
участников на фактическое (отстранённые тоже считаются)
➔ Заполните и подпишите Протокол проведения состязания и Явочный лист
В Протокол проведения впишите ФИО всех дежурных - это отметка вашей явки как волонтёров. Если места на
выделенной области не хватит, можете отступить чуть ниже
➔ Соберите всё - аудитория должна остаться чистой! Не забудьте закрыть окна
➔ Если участники забыли свои вещи, возьмите их с собой в оргкомитет

20.

Последовательность действий
Шаг 10. Сдача работ в оргкомитете
Рассортируйте материалы для передачи работ и документов оргкомитету.
Оставьте на руках конверт (файл) с работами, Протокол проведения и Явочный лист
Снова разделите задачи и не пугайтесь очередей:
Ряд задач № 1
Ряд задач № 2
➔ Сдать члену оргкомитета Явочный лист,
Протокол проведения состязаний и работы
участников в следующей
последовательности:
◆ Явочный лист и Протокол проведения
состязаний (держите эти два листа
вместе)
◆ Работы участников к проверке
◆ Файлы с работами отстранённых
участников
➔ Рассортировать и разложить в специально
отведенные места
◆ макулатуру (использованные черновики),
неиспользованные бланки ответов,
канцтовары и пр.
◆ при возникновении сложностей
попросить помощи у работника штаба
➔ Сдать «глушилку» (при наличии)