Документооборот

1.

Что такое
документооборот:

2.

• Сегодня каждая компания в процессе своей
деятельности создает огромное количество
документов. Они нужны, чтобы зафиксировать или
передать информацию, выработать решение и
довести его до исполнителей, правильно хранить
и использовать при надобности эти материалы.
Быстрая, слаженная и четкая работа с
документами сэкономит время и позволит
трудиться более продуктивно.
• Разберем основополагающие понятия в этой
области.
• Под документом подразумеваются сведения,
которые сотрудники располагают на материальном

3.

Что такое документооборот?
• Документооборотом называют жизненный цикл
документа с момента его создания до архивации
(или уничтожения, если он исчерпал свою
значимость). А деятельность, которая связана с
процессом оформления документа и всей
последующей работой с ним, носит название
«делопроизводство». Документооборот – это
важная и неотъемлемая часть делопроизводства.

4.

Какова роль документооборота?
• Правильно организованный документооборот:
• обеспечит эффективную и бесперебойную работу компании;
• поспособствует более высокому качеству работы
персонала;
• позволит руководству принимать правильные решения;
• предоставит оперативный доступ к ранее созданной
информации;
• позволит быстро доносить новую информацию от
управленцев до исполнительных работников;

5.

Каковы основные формы
документооборота?
Главной целью документооборота и сотрудников,
в
обязанности
которых
входит
ведение
делопроизводства, – значительно уменьшить
время движения документа, начиная от его
приема и заканчивая архивацией.
Формы документооборота позволяют ускорить
жизненный цикл документа. Всего таких форм
три:
1.централизованная;
2.децентрализованная;
3.смешанная.

6.

Формы документооборота:
• При централизованной форме все операции с документами
концентрируются в одном специальном подразделении
(например, в канцелярии или у сотрудника секретариата).
• Ключевым принципом децентрализованной
формы является осуществление делопроизводственных
операций в рассредоточенных структурных
подразделениях. Эту форму применяют компании,
состоящие из территориально удаленных друг от друга
отделов.
• При смешанной форме работа с документами ведется по
централизованному и децентрализованному принципам
одновременно.

7.

Виды документов:
Документы, с которыми нужно работать,
делятся на четыре группы:
•входящие (информация, которая
поступает в компанию);
•исходящие (документы, которые компания
отправляет адресатам);
•внутренние (материалы, которые
используются внутри компании для ее
эффективного функционирования);
•первичные (документация, которая
фиксирует хозяйственную операцию).