Транспортно-экспедиционная система 4logist

1.

2.

О программе
4Logist — программа для транспортных и экспедиционных компаний, а также любых
логистических отделов предприятий, чья деятельность, так или иначе, связана с
перевозками.
Это многопользовательская система с полноценным набором функционала, которая
позволяет успешно автоматизировать транспортную экспедицию и логистику.
Основные преимущества
Удобный интерфейс, интуитивно понятный пользователю
с любым уровнем владения компьютером;
Установка программы НЕ требуется — Вы всегда имеете
к ней доступ посредством Internet;
Оперативная техническая поддержка пользователей
4Logist уже имеет полный набор функционала для оптимизации всех процессов. Это
позволяет Вам не переплачивать за ненужный функционал или дополнительные
доработки других систем (например таких как 1С). Вы экономите, покупая тот
функционал, который для вас актуален и необходим. Также система постоянно
развивается, удовлетворяя постоянно растущие потребности Экспедиционных и
Транспортных компаний, а все обновления производятся автоматически и бесплатно в
нерабочее время.

3.

Вход в программу
Все сотрудники компании могут одновременно
работать в программе в единой базе данных, владеть
актуальной информацией и оперативно
взаимодействовать.
Каждый пользователь входит в программу под своим
именем и паролем.
Пользователь системы обладает заранее
определенными:
- правами доступа к данным (например новый
сотрудник, который проходит испытательный срок видит
только свои запросы, свои заказы и своих клиентов);
- полномочиями на различные действия и операции
(например удалять заказы или делать экспорт данных
может только руководитель или начальник отдела,
которому установлено разрешение на такие действия).
Права и полномочия назначает администратор системы.

4.

Журнал заказов
Программа 4Logist состоит из 5-ти основных блоков:
Запросы, Заказы, Клиенты, Перевозчики и Отчеты.
В блоке Заказы есть журнал заказов - это таблица, в которой каждая строка —
отдельный заказ.
Пользователь имеет возможность фильтровать свои заказы по любому виду информации
(например по номеру заказа, дате загрузки/разгрузки, направлению, номеру автомашины
перевозчика и др.)
Строки и текст таблицы имеют цветовую индикацию определенных событий, фактов
и признаков. При наведении мышью на некоторые элементы отображается
дополнительная информация во всплывающих комментариях.

5.

Оформления заказа
Окно заказа разделено на закладки, в каждой из которых содержатся данные определенной
смысловой категории.
• В закладке «Грузы» вносятся данные касающиеся груза, его размеров, отправителя,
получателя, таможни отправления, таможни назначения и контактных лиц;
• В «Рейсы» - данные даты загрузки/разгрузки, указывается транспорт и водитель (Исполнитель
— собственный или привлеченный), фрахт с перевозчиком, назначается экспедитор;
• В «Другие расходы» - любые дополнительные расходы, связанные с перевозкой;
• В «Документы» автоматически создаются Заявка перевозчику, Заявка клиента, Акт
выполненных работ, прикрепляются CMR, любые свои файлы и документы;
• В «Статусы» - информация о статусе груза, его местонахождении;
• В «Счета» - автоматически создается счет клиенту, вносятся счета от перевозчика;
• В «Комментарии» и «Напоминания» -делаются комментарии и устанавливаются
напоминания к заказу.

6.

Учет оплат по заказам
В закладках «Выписанные счета», «Полученные счета», «Платежи» и «Произведенные платежи»
ведется финансовый учет по заказам. Здесь отображаются суммы к оплате, статусы платежей,
баланс и даты платежей.

7.

База клиентов
Все заказчики — физические и юридические
лица — сохраняются в Базе Клиенты.
Карточка клиента представляет собой
совокупность полей для упорядоченного
хранения реквизитов.
Данные реквизиты используются при
формировании документов и отчетов.
К каждому клиенту можно привязать
любое количество контактных лиц, с
указанием должности и контактов.
Клиенты могут классифицироваться на типы (VIP, обычный и др.), с установкой каждому типу
своего приоритета и цвета отображения в списке.

8.

Поиск клиента
При оформлении заказа для удобства
выбора нужного заказчика из базы служит
Поиск Клиента.
Достаточно ввести фрагмент названия
клиента — и клиент уже найден.

9.

База перевозчиков
Все исполнители —
собственные и привлеченные —
сохраняются в Базе Перевозчики.
Карточка перевозчика представляет собой
совокупность полей для упорядоченного
хранения реквизитов.
Данные реквизиты используются при
формировании документов и отчетов.
К каждому перевозчику можно привязать
Направления (откуда – куда возит), Типы
транспорта, Лицензии (ADR, TIR)

10.

Поиск перевозчика
С целью удобства подбора нужного транспортного средства для выполнения заказа служат
фильтры в разделе Перевозчики.
Достаточно ввести данные в необходимые фильтры, такие как: «Название компании»,
«Направление из … в …», «Тип транспорта», «Тип перевозчика» — и исполнитель уже найден.

11.

Документооборот
Закладки «Документы» и «Счета» позволяют наладить простой электронный
документооборот.
Сюда входит возможность как создания документов на основе шаблонов системы
(заявка перевозчику, счет, акт), так и прикрепления файлов любых типов:
отсканированные документы, расписки, CMR, фотографии и т.п.
Все документы хранятся в системе и могут быть отправлены контрагенту прямо из
системы либо загружены на ваш компьютер или другое мобильное устройство в любое
время и в любом месте!

12.

Печать рабочих документов
По оформленному заказу можно формировать и
выводить на печать заявку — отдельно с клиентом
и с исполнителем.
Печатная форма заявки содержит все необходимые
данные по заказу и подлежит подписанию обеими
сторонами — заказчиком и исполнителем.
Заявки формируются на основании бланковшаблонов, которые можно легко редактировать с
целью индивидуализации. Вы можете добавить в
заявки
фирменный
логотип
компании,
произвольную текстовую информацию и печать с
подписью в виде отсканированного изображения,
чтобы документы в электронном виде в формате
PDF формировались уже подписанные!

13.

Платежные документы
По созданным заказам можно формировать и выводить на печать платежные документы
для клиента:
– счет;
– протокол согласования цены;
– акт выполненных работ.
Все платежные документы
хранятся в самой системе и
доступны для просмотра и
скачивания прямо из журнала
заказов в столбце
«Документы».
Документы формируются на основании шаблонов, созданных по Вашим образцам, и
создаются сразу в PDF формате. Сформированные документы можно легко редактировать
в самой программе. Вы можете добавить в документы фирменный логотип компании и
даже печать с подписью в виде отсканированного изображения, чтобы документы в
электронном виде формировались уже подписанные!

14.

Отправка документов из системы
Созданные рабочие и платежные документы можно отправить на электронную почту
клиента либо исполнителя прямо из системы!

15.

Другие расходы по заказу
В заказе в разделе «Расходы»
реализована возможность учета
дополнительных затрат по перевозке
(клиента, исполнителя, экспедитора).
Наименования видов расходов по
заказу могут быть любыми,
Вы также можете создать шаблоны
расходов, указав их сумму по умолчанию.
Дополнительные расходы, внесенные в раздел «Расходы» вы будете всегда видеть в
журнале заказов в разделе «Маршрут» и знать какие дополнительные расходы имеются
по данной перевозке. Также в Отчетах есть отдельный раздел Расходы, где можно
просмотреть все дополнительные расходы по всем компаниям.

16.

Частичная оплата
Если оплата заказов совершается
по частям — частичная предоплата
или оплата по этапам — эти частичные
платежи и их даты учитываются
в истории платежей по заказу.
В разделах «Выписанные счета» и «Полученные счета» (как в самом заказе, так и на
отдельных закладках) есть возможность учета частичной оплаты.
В журнале заказов частично оплаченные
суммы отображаются синим цветом, а
просроченные счета - красным цветом.
В разделах «Выписанные счета» и
«Полученные счета» показываются
суммы оплат и долгов по заказу.

17.

Мульти Фирма
В одной программе можно вести
учет по нескольким фирмам
единовременно.
Количество организаций
неограниченно, у каждого
юридического лица своя
карточка реквизитов.
Каждый заказ при создании
привязывается к определенной фирме.
Все документы по тому или иному
заказу формируются с реквизитами соответствующего юридического лица.
В журнале заказов доступны следующие варианты отображения:
– все заказы по всем фирмам;
– заказы конкретной организации.

18.

Мультимодальные перевозки
Мультимодальные перевозки — это транспортировка груза по одному договору,
выполненная с помощью разных типов транспорта.
В закладке «Рейсы» добавляются исполнители заказа, каждый из которых выполняет
определенный этап транспортировки на необходимом типе транспорта.
Для каждого этапа в отдельности определяются: наименование компании исполнителя,
маршрут, ставка исполнителю, время работы и др.

19.

Создание договоров
Система позволяет формировать и печатать договоры с клиентом и с исполнителем в
автоматическом режиме на основании шаблонов. Шаблоны договоров создаются по Вашим
образцам.
Документ заполняется данными из карточки контрагента. Каждому договору присваивается
очередной номер автоматически, либо проставляется вручную.

20.

Личный кабинет клиента
В программе любому из Ваших клиентов Вы можете создать личный кабинет, с помощью
которого клиент сможет:
•Самостоятельно создавать новые запросы, которые автоматически поступят вам в
систему;
•Круглосуточно получать информацию о грузе: место нахождения, стоимость заказа,
маршрут и др.;
•Иметь полную историю заказов с Вашей Компанией;
•Получать доступ к счетам, договорам, CMR и др. документам или изображениям по
заказу прямо из личного кабинета.

21.

Отчеты
Меню отчетов включает множество видов наглядной отчетности по актуальным данным на
момент формирования. Отчеты формируются и экспортируются в MS Excel для удобства
просмотра и возможности вывода на печать.
● Отчет о прибыли – может формироваться с Различными типами группировки: по клиенту,
по менеджеру, по месяцам, по регионам и др.
● Отчет о дополнительных расходах – отображаются все дополнительные расходы клиентов,
исполнителей и экспедитора.
● Дебиторская и кредиторская задолженность — отчеты по выбранным контрагентам,
показывающие итоговые суммы долгов в отношении клиентов и исполнителей.
● Расчет за период по клиенту и по исполнителю — отчеты с расшифровками всех платежей
и долгов по заказам со ссылками на счета, с указанием даты оплаты и итоговыми суммами
по определенному контрагенту и другие отчеты.
Создаем также индивидуальные отчеты под Ваши потребности!

22.

Расчет заработной платы
По итогам выполненной работы сотрудниками, руководитель, с помощью модуля Расчет
зарплаты, может быстро рассчитать вознаграждение работников.
Если над заказом работали два сотрудника, то ЗП можно рассчитать за Заказ (продавцу) и
за Рейс (экспедитору) в соответствии с размером выполненной работы по заказу каждым из
них.
Ссылка на обучающий видеоролик - http://youtu.be/7ZoQhKiDRs4

23.

Преимущества программы
Итак, программа 4Logist:
● обладает широким спектром удобных и полезных функций для успешной автоматизации
транспортной логистики в Вашей компании;
● предлагается в виде интернет-решения, что позволяет Вам работать с программой не ограничивая
себя и своих сотрудников рамками офиса – офис всегда с собой!;
● имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, что позволяет работать пользователям с любым
уровнем владения компьютером;
● не требуют каких-либо затрат - установка и настройка программы, создание шаблонов по Вашим
образцам, обучение работе с программой уже входит в обслуживание – оплачивается только
обслуживание программы (15 евро в месяц за одного пользователя);
● постоянно развивается и совершенствуется – каждый месяц выходят обновления программы с
учетом пожеланий клиентов, что позволяет делать Вашу работу лучше и эффективнее;
● позволяет создать личный онлайн кабинет для клиента, предоставив ему дополнительный сервис;
● имеет оперативную онлайн поддержку пользователей через Интернет.
Программа 4Logist оптимизирует вашу транспортную компанию и позволит выйти на новый уровень
экспедиции и грузоперевозок!
Спасибо за внимание!