Менеджмент в профессилональной деятельности (11-12 занятие)

1.

Менеджмент в профессиональной
деятельности
11-12 занятие
Преподаватель: Екатерина Викторовна Сборщик

2.

Содержание:
1. Устный опрос.
2. Практическая работа
3. Коммуникации в управлении

4.

Практическая работа
1. Составить резюме на hh.ru
2. Отобрать подходящие вакансии (минимум 5)
3. Составить сопроводительные письма
4. Отправить оклики

Коммуникации в управлении
Многие аспекты менеджмента требуют организации эффективного обмена
информацией для достижения стратегических целей. Если в процессе
выполнения своих должностных обязанностей люди информацией не могут
обмениваться, значит, они не могут и вместе работать.
Управление в организации реализуется через общение с людьми. Поэтому
важнейшим инструментом управления менеджера является информация,
находящаяся в распоряжении его. Используя и передавая информацию,
получая обратный сигнал, менеджер организует, руководит и мотивирует
своих подчиненных.
Многое определяется способностями передавать информацию более
эффективным образом, однако эффективность передачи будет определяться
адекватностью восприятия этой информации теми, кому предназначалась она.

6.

Сущность коммуникаций в управлении
Процессы коммуникации, в которых участвуют работники управленческого
аппарата, жизненно важны как связующие звенья между руководителем и
подчиненными его, а также руководителями одного уровня или внешним
окружением. Руководитель в своей повседневной работе должен использовать
информацию от разных источников – вышестоящего руководителя,
подчиненных, сотрудников такого же уровня, заказчика, поставщика и т. д.
Процесс коммуникации позволяет руководителю выполнять свою работу
эффективно и принимать решения о выборе наилучшего курса действий для
достижения поставленной цели.
Характеристика целей коммуникации в управлении:

7.

8.

В организационном аспекте коммуникации состоят из взаимодействия между
людьми.
Коммуникация – это процесс передачи сведений и обмена информацией между
двумя людьми или небольшой группы людей.
Организационная коммуникация является процессом, с помощью которого
руководитель развивает систему информационного представления и передачи
сведений значительному количеству людей внутри организации и индивидуумам и
отдельным институтам за пределами ее.
Она является необходимым инструментом в процессе координации деятельности по
горизонтали и вертикали управления, дает возможность получать нужную
информацию. Исходя из этого, можно дать следующие определение: коммуникация
– это передача информации от одного субъекта к другому.

9.

Субъектом может выступать отдельная личность, группа и даже целая
организация. В первом случае коммуникация несет межличностный характер и
осуществляется через передачу фактов, идей, мнений, намеков, ощущений и
восприятий, отношений от одного лица другому в какой-либо форме с целью
получения желаемой реакции в ответ.
«Коммуникация» и «информация» - это разные, но взаимосвязанные понятия.
Коммуникация включает как то, что передается, так и то, как это передается.
Для того чтобы состоялся акт коммуникации, нужно наличие как минимум
двух людей. Коммуникация предъявляет определенные требования к каждому
из участников данного акта. К примеру, каждый из участников должен иметь
способность видеть, слышать, трогать или ощущать, определять вкус и запах.
Эффективная коммуникация от каждой из сторон требует умений и навыков, а
также некоторой степени взаимного понимания.

10.

Рассмотрим, почему эффективность межличностной коммуникации так важна для
успешного управления. Во-первых, разрешение многих управленческих задач
построено на взаимодействии людей (начальников с подчиненным, подчиненных
друг с другом и др.) в рамках разного рода событий.
Как правило, с точки зрения распределения времени руководители нижнего уровня
работают так:
лично друг с другом или на заседаниях – 50–60 %;
в письменном виде – 15–20 %;
чтение – 15 %;
в ходе телефонных разговоров 8–10 %;
другое – 5–10 %.
Во-вторых, межличностная коммуникация является, возможно, наилучшим
способом решения и обсуждения вопросов, которые можно охарактеризовать
неопределенностью и двусмысленностью.

11.

Если вводить понятие степени, в которой информация может трансформировать
понимание проблем в рамках заданного периода времени, то можно
ранжировать средства коммуникаций по «весу» их в коммуникации:
Разговоры или личное общение.
Телефонные разговоры.
Личные послания.
Деловые письма.
Статистические данные.
Коммуникации в организации могут
классифицироваться по ряду
признаков:

12.

В организации коммуникации подразделяются на:
организационные коммуникации
коммуникации организации с внешней средой;
внутренние коммуникации между подразделениями и уровнями
управления);
горизонтальные коммуникации между подразделениями одного уровня
управления;
вертикальные коммуникации между уровнями управления;
коммуникации по нисходящей линии: от руководителя к исполнителю;
коммуникации по восходящей линии: от исполнителя к руководителю;
межличностные коммуникации: формальные или неформальные.

13.

14.

Каналы информационного обеспечения руководителя
Коммуникация важна также и для реализации контрольной функции контроля.
Руководитель нуждается в информации в части того, что было выполнено,
чтобы были достигнуты цели организации.
Выделяют два ключевых канала информационного обеспечения руководителя:
● формализованный канал, по которому движется информация,
регламентированная по форме, содержанию и времени с определенной
степенью достоверности;
● стихийный канал: руководителю поступает неуправляемо огромное
количество разнообразных сообщений, которые не всегда объективно
отражают истинное состояние вещей, телефонные звонки, устные
обращения, служебные записки, информация с многочисленных совещаний.

15.

К основным принципам современной информационной системы относятся:
принцип полноты информационного обеспечения руководителей;
каждая из систем должна иметь свойства адаптироваться к методам и стилю,
которые конкретный руководитель применяет;
математическое обеспечение информационной системы должно предусмотреть
возможность агрегировать информацию по управленческим уровням и
предоставлять руководителю верхнего уровня возможность пользоваться
информацией низших уровней.
информационная система должна строиться с учетом обеспечения максимальных
возможностей и удобств для непосредственного пользователя;
принцип непосредственного участия руководителя каждого уровня
иерархической структуры управления в создании информационной системы;
принцип создания информационной независимости руководителей различных
уровней в любой обстановке;
принцип информационного равноправия.

16.

Основные барьеры на пути межличностных коммуникаций:
барьеры восприятия — неоднозначность интерпретации смысла сообщения, что
зависит от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в
виде конфликтов между сферами компетентности и преград, обусловленных
установками людей;
семантические барьеры — неоднозначность толкования смысловых оттенков слов,
паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи
(жесты, мимика, поза, взгляд);
барьеры обратной связи — неэффективная обратная связь, не дающая
отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения;
неумение слушать — люди чаще ориентированы на экспрессию собственного
внутреннего мира, чем на восприятие и анализ внешней информации.

17.

Специалисты по менеджменту сформулировали десять правил эффективного
слушания, которые помогают преодолеть последний барьер:
прежде всего перестаньте говорить;
помогите говорящему раскрепоститься;
покажите, что вы готовы слушать;
устраните раздражающие моменты;
сопереживайте говорящему;
будьте терпеливы;
сдерживайте свой характер;
не допускайте споров и критики;
задавайте вопросы;
и еще раз: перестаньте говорить.

18.

КОММУНИКАЦИОННАЯ СЕТЬ - сеть, основной задачей которой является
передача данных без ошибок и искажения. Коммуникационная сеть является
ядром информационной сети, обеспечивающим передачу и некоторые виды
обработки данных.
Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом
участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью
информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды
как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами.
Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между
двумя или более индивидами. Задача формальной организационной структуры
заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное
направление. Размеры подразделений в организации ограничивают
возможности развития коммуникационной сети.

19.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к
подчиненным.
Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням
индивидами или частями организации: между заместителями, между
начальниками отделов, между подчиненными.
Диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими
подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру
организации.
Коммуникативный канал – линия, связывающая две организационные
единицы.
Коммуникативная сеть – совокупность каналов, связывающих более двух
организационных единиц. Сети бывают открытыми и закрытыми.

20.

Открытой считается сеть, в которой в точках выхода каналов поток может
остановиться, так как дальше пути нет, вернуться она может только тем же путем,
каким пришла.
В открытых сетях движение команды или информации может быть остановлено, так
как попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце
канала. Одновременно движение может встретить препятствие в виде посредника
или контролера, но который по каким-то причинам этому движению препятствует
(останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя обойти
Замкнутой (закрытой) считается сеть, в которой информация может вернуться к
отправителю по другому каналу.В замкнутых сетях тупики и контролеры либо
отсутствуют, либо могут быть обойдены.
Также коммуникативные сети делятся на централизованные и децентрализованные.

21.

22.

«Цепочка» – линейная связь. Закрытая децентрализованная сеть. Поток информации идет от
А к Е через промежуточные звенья и обратно тем же путем. Такая сеть подходит для
стандартных операций, но малоэффективна.
«Шпора» или «Игрек» – централизованная закрытая сеть, включает три уровня. А – старше
всех, несет ответственность за всю организации, его контрольные функции зависят от В,
который является центром реальной власти в этой сети. «Шпора» используется для снижения
информационной нагрузки центра. Централизованные сети типа «Игрек» эффективны для
решения простых проблем.
«Колесо» – централизованная закрытая сеть. В сетях такого типа представлена формально
централизованная иерархия власти, при которой подчиненные осуществляют коммуникации
друг с другом через своего начальника. Информация из центра посылается во все точки
одновременно, поэтому такая сеть позволяет быстро действовать, всегда ясно, кто несет
ответственность. Это наиболее устойчивая структура. В ней многое зависит от характеристик
руководителя.
«Круг» – децентрализованная замкнутая сеть коммуникации, в которой члены группы могут
коммуницировать только с тем, кто рядом. В «круге» более благоприятный климат, но он менее
устойчив, чем «колесо».

23.

«Всеканальные» – полностью децентрализованные, закрытые сети, в которых формальное
лидерство разделено или полностью отсутствует. Этот тип сети используется, когда
необходимо участие всех сотрудников в решении сложных проблем, он хорошо поддается
совершенствованию, способствует высокой деловой активности, выращиванию лидеров и
обеспечивает равноправный доступ ко всей информации, ее достоверность и надежность.
«Тент» – открытая сеть, очень сильная и устойчивая, при условии четко определенной власти
и ответственности в ней возникает минимум неофициальных взаимодействий.
«Палатка» – в верхней части образует замкнутую сеть, а в нижней – разомкнутую. Эта сеть
может быть очень эффективной и действенной при четком определении прав и обязанностей
В и С, в противном случае возникает неопределенность, дающая повод для разногласия.
«Дом» – полностью замкнутая сеть, в которой возможна связь каждого пункта с другими по
нескольким каналам. Она включает три круга коммуникации: большой, объединяющий всех
членов сети, и два малых – А, В, С и В, С, Д, Е. «Дом» – самая уязвимая коммуникативная
сеть из-за множества официальных каналов, по которым от одного пункта к другому
движется информация

24.

В частности прибегают к использованию двух различных моделей
коммуникационных сетей - централизованных /идущих непосредственно от
«начальника»/ и децентрализованных /распространяемых по замкнутой цепочке/.
Используются даже различные коммуникативные типы. В их числе:
а) «сторож» /обычно в этой роли выступает секретарь/;
б) «пограничник» - человек, который близок к административной «верхушке»; как
правило, он «в курсе всех дел»;
в) «связной»- человек, способный быстро синтезировать информацию, слышать
больше, чем сказано, и передавать одной группе другой, используя собственные
каналы связи;
г) «лидер мнений»/ шутливо - «местный оракул», «эксперт»/ - может своими
суждениями /прогнозами, оценками/ повлиять на позиции колеблющихся,
сформировать у них определенные установки и более того подвигнуть на
адекватные действия.

25.

Домашнее задание
1. Разобраться в конспекте
2. Изучить и прописать систему управления трудовыми ресурсами в
организации.

English Русский Rules