Сбор требований

1. Сбор требований

ФТО

2. Зачем нужна эта презентация

• Рассматривается процесс организации сбора функциональных
требований при автоматизации бизнес процессов.
• Как помощь для подготовки к интервью.

3. Цель презентации

Человек должен научиться делать хороший план на интервью
(покрывает всю область – не упущены какие-то крупные блоки;
достаточная детализация – не упущены нюансы, которые
придется додумывать на этапе написания ФД)
Человек должен научиться управлять ходом интервью

4. Инструмент для сбора требований

Интервьюирование - это когда вы задаете вопросы и получаете
ответы.
При проведении интервью от вас потребуется получить
информацию из третьих рук, обработать ее и быстро приступить к
действию – описание полученной информации. Проведение
интервью – важная часть процесса в проектных работах

5. Подготовка к интервью до старта проекта

1. Ознакомиться с результатами предварительного
обследования;
2. Ознакомиться с коммерческим предложением

6. Техника проведения интервью

Просмотрите (хотя бы кратко), результаты связанных интервью (например,
перед интервью с экономистом автопарка неплохо было бы просмотреть
интервью с диспетчером автопарка). По возможности посмотрите описания
других проектов (например, отгрузка продукции есть почти везде). Для
повышения эффективности вы ДОЛЖНЫ быть готовы к проведению интервью
(если идете обсуждать «мерчендайзинг», хотя бы выясните, что это такое). В
равной степени это относится и к собеседнику.
Объясните, какие документы, регламенты и отчеты вам необходимы, пусть
интервьюируемый снимет копии – это сэкономит ваше время. В процессе
обсуждения обязательно хотя бы кратко пройдитесь по содержанию этих
материалов
Часто вам придется делать интервью у специалиста в чужой для вас области.
Обязательно настаивайте на проведении экскурсии по предприятию. В должны
хотя бы предварительно представлять, о чем пойдет речь.

7. Готовим план интервью

Все вопросы в плане интервью можно разделить на Общие и
Специфические.
Что это такое:
• Общие вопросы – вопросы, которые можно применить для всех
заказчиков с различными направлениями деятельности. Список
таких вопросов представлен в Приложении 1 Вопросы на
интервью
• Специфические вопросы - вопросы, которые вызваны
непосредственно деятельностью компании.
Для определения списка специфических вопросов можно:
• изучить деятельность предприятия заказчика – наверняка у заказчика найдется
какая-то брошюра с таким описание или можно посмотреть в интернете. Сейчас
большинство организаций имеет свои сайты;
• изучить направление деятельности в принципе, не только относительно заказчика

8. Примеры вопросов на интервью

• \\10.1.82.35\фто общие документы\Семинары ФТО\Сбор
требований\Ценообразование опт + сервис.doc
• \\10.1.82.35\фто общие документы\Семинары ФТО\Сбор
требований\Производство.doc
• \\10.1.82.35\фто общие документы\Семинары ФТО\Сбор
требований\Прием сырья.docx
• \\10.1.82.35\фто общие документы\Семинары ФТО\Сбор
требований\Лизинг.docx
• \\10.1.82.35\фто общие документы\Семинары ФТО\Сбор
требований\Вопросы на интервью.doc

9. Рекомендации для успешного интервью

1. Добейтесь того, чтобы начальник вашего собеседника
организовал интервью.
2. Слушайте, а не командуйте.
3. Задавайте открытые вопросы.
4. Проговорите ответы.
5. Используйте косвенные подходы.

10. Во время проведения интервью

• Записывайте, записывайте и записывайте. Лишняя записанная
фраза избавит вас от необходимости разыскивать человека
еще раз и уточнять ваши записи.
• В любом описании интервью должны обязательно
присутствовать: дата, тема интервью, ФИО (или ник)
консультанта, ФИО интервьюируемого, местный телефон (email, мобильный) интервьюируемого. Храните описания
упорядоченно.
• Если вы не понимаете, что говорит интервьюируемый, не
стесняйтесь уточнять. Иначе все равно вам придется сделать
это на этапе описания бизнес-процессов.

11. Во время проведения интервью

• Старайтесь записывать детали. Обычно наиболее важные
моменты хорошо запоминаются на слух, но невозможно
запомнить детали. Иногда в деталях может быть скрыта
информация не менее важная, чем та, что вы запомнили.
• Если есть возможность проводить интервью вдвоем,
целесообразно так и делать (особенно по сложным темам). То
что не спросил один консультант может спросить другой.
Наличие двух описаний также поможет на следующих этапах.
Перкрестный допрос – путь к успеху.
• Если быстро печатаете – можете воспользоваться ноутбуком.
Это эффективно (из опыта крупных компаний).

12. Tips & tricks

Tips & tricks
– В этом разделе приводятся различные рекомендации, ситуации,
способы решения проблем
– Эта информация – опыт крупных консалтинговых компаний,
подтвержденный практикой. Обязательно используйте этот опыт в
своей практике

13. Tips & tricks (важные и полезные мелочи)

Tips & tricks (важные и полезные мелочи)
• Постарайтесь довести до интервьюируемого, что предстоящая
встреча – не проверка, она не будет иметь последствий
(депремирования, выговоров и т.д.)
• Выключите мобильник до начала собеседования (элементарная
вежливость).
• У вас должно быть достаточное количество ручек и бумаги
• Для хорошего интервью необходимо хорошее место –
комфортное, удаленное от начальства и рабочего места (но не
перегибайте!)
• Записывайте и поясняйте жаргонные термины (самовывоз,
кольцо и т.п.). Интервьюируемому легче разговаривать с вами
на своем языке.
• Не стоит согласовывать с интервьюируемым результаты ваших
записей. Но готовить описание бизнес-процессов после
интервью (и согласовывать их) нужно как можно быстрее.

14. Tips & tricks

Tips & tricks
• Изначальная доброжелательность
– Если вы видите человека в первый раз – то
изначальное ваше отношение к нему –
доброжелательное (несмотря на ваш предыдущий
печальный опыт и рассказы коллег)
– Это отношение может измениться в дальнейшем,
но вы отталкиваться именно от этой базовой
установки. Вы рады видеть человека, вам приятно
с ним общаться, вы с интересом его слушаете...

15. Tips & tricks

Tips & tricks
• Слушайте
– Не перебивайте
– Сначала слушайте... и только потом
интерпретируйте
– ... И не берите на веру, всегда анализируйте
сказанное, сравнивая его с вашим личным
опытом, знаниями и результатами предыдущих
интервью

16. Tips & tricks

Tips & tricks
• «Кусочки» NLP
– Адаптируйте скорость вашей речи к скорости речи
собеседника, управляйте ей, не отпускайте на
самотек
– Используйте сленг только тогда, когда уверены,
что реципиент его понимает
– Следите не за словами, но за тем, что за ними
кроется
– Если не сказано обратного, держитесь формально
(не сидеть вразвалку, смотреть на собеседника,
обращаться на «вы» и т.п.

17. Tips & tricks

Tips & tricks
• Используйте свои знания для интерпретации
информации
– Если вы знаете эту область бизнеса – следите за
соответствием описанного вашим представлениям
– Если предыдущие собеседники уже рассказывали
об этой области с другой стороны – сравнивайте и
анализируйте возможные противоречия

18. Tips & tricks

Tips & tricks
• Если два человека говорят разные вещи об
одном и том же
– Сведите их на общей встрече
– Заставьте их разобраться в проблеме
самостоятельно и прийти к согласованным
результатам
– Ваша роль в данном случае – организаторская и
направляющая

19. Tips & tricks

Tips & tricks
• Если возникает ситуация в стиле «мы же это
уже говорили»
– Ваша позиция должна быть жесткой – даже, если
эта ситуация не помешает лично вам, она может
помешать кому-то за вами
– Вас не должны сбивать подобные уловки.
Достигайте результата. Как правило, подобные
заявления могут «сбивать дыхание» - этого
происходить не должно
– Контраргументов, как правило, много, но их надо
подбирать по ситуации

20. Tips & tricks

Tips & tricks
• Если ситуация «У меня на вас нет времени»
– Должен быть утвержденный график интервью, а также
приказ по предприятию о начале внедрения, в котором
оговорена необходимость это время выделять
– Жесткий вариант – положите перед пользователем листок
бумаги и скажите: «напишите – ввиду отсутствия времени я
не могу участвовать во встрече, дата, подпись – и можем на
этом закончить». На многих это действует отрезвляюще
– Мягкий вариант – стандартное «уговаривание», рассказ о
том, как всем потом будет хорошо...

21. Tips & tricks

Tips & tricks
Контраргументы
«айкидо»
–Продолжите мысль собеседника, как бы «соглашаясь» с ней, а потом
скажите свое «но», причем используя ее как базу для вашего
возражения
–Пример:
Вы правильно сказали, что это важная часть процесса, именно
поэтому я и предлагаю вам потратить больше времени и
сформулировать на бумаге, как этот процесс будет работать в
целом с учетом предложенных изменений. Пока же я не вижу, как на
текущем уровне детализации это может работать.
Контраргументы
«компромат»
или «snake
style»
–Когда вы слушаете, ваш собеседник говорит много ошибочных вещей
и много лишних вещей
–Не надо его поправлять
–... Но надо запоминать и использовать его ошибки в случае
необходимости – как платформу для контр аргументов
Контраргументы
– доведение до
абсурда
– Развитие идеи собеседника до более масштабных или
идеалистических величин и демонстрация абсурдности на этом уровне
Контраргументы
– контрудар
«вдоль
аналогий»
–Использование аналогий в спорах и возражениях считается
некорректным, хотя и немногие это знают
–И многие их используют
–Для вас это – великолепная возможность «повернуть оружие против
нападающего» ввиду базовой зыбкости «песка аналогий»

22. Tips & tricks

Tips & tricks
– Любой из приемов может сработать в одном
случае и быть абсолютно неэффективным в
другом
– Адаптируйте свою технику под конкретную
компанию (корпоративную культуру) и конкретного
собеседника
– Если вы не умеете думать и делать выводы –
умение правильно проводить интервью вам не
поможет
– И вновь: Внимание к мелочам и баланс

23. Рекомендуемая литература

• Принципы работы с требованиями к ПО. Леффингуэлл (2002)