682.14K

Category:

law

Организация и несение службы в подразделениях и гарнизонах

1.

РАЗДЕЛ № 1:
«Организация и несение службы в
подразделениях и гарнизонах »
ТЕМА № 4; Занятие 4.1:
«Делопроизводство в подразделениях
ФПС ГПС МЧС России».

2.

Вопросы лекции
1. Документирование управленческой
деятельности.
2. Организация документооборота и
исполнения документов.
3. Контроль исполнения документов.

Литература, использованная при подготовке
лекции:
- Организация службы и подготовки. Рабочая
учебная программа. Направление подготовки
20.03.01 Техносферная безопасность.
- Федеральный Закон Российской Федерации от
21 декабря 1994г. № 69-ФЗ «О пожарной
безопасности» с изменениями и дополнениями.
- Федеральный Закон Российской Федерации от 04
июля 2008г. № 123-ФЗ «Технический регламент о
требованиях пожарной безопасности». Главы 23 –
25, 27 – 29.
Приказ МЧС России от 14.05.2021 г. № 315 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству
в территориальных органах МЧС России,
учреждениях и организациях, находящихся в
ведении МЧС России»

4.

Введение
Инструкция устанавливает единые
требования к приему, обработке, учету,
доведению, подготовке, оформлению,
отправке, хранению несекретных
документов, образующихся в деятельности
территориальных органов, организаций
МЧС России.
Выполнение требований Инструкции
является обязательным для всех
сотрудников территориальных органов,
организаций МЧС России.

5.

Основные понятия:
"автор документа" - организация, должностное
лицо или гражданин, создавшие документ;
"бланк документа" - лист бумаги или
электронный шаблон с реквизитами,
идентифицирующими автора официального
документа;
"вид документа" - классификационное понятие,
обозначающее принадлежность документа к
определенной группе документов по признаку
общности функционального назначения;

6.

"гриф документа" - реквизит
официального документа,
свидетельствующий об особом характере
информации, ограничивающий круг
пользователей документа;
"дело" - совокупность документов или
отдельный документ, относящиеся к одному
вопросу или участку деятельности МЧС
России, помещенных в отдельную обложку;
"делопроизводство" - деятельность,
обеспечивающая документирование,
документооборот, оперативное хранение и
использование документов;

7.

"докладная записка" - информационно-
справочный документ, подготовленный
структурными подразделениями и адресованный
руководству территориального органа,
организации МЧС России, содержащий
информацию о событиях, фактах, по которым
требуется принятие решения;
"документ" - зафиксированная на носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать;
"документооборот" - движение документов с
момента их создания или получения до
завершения исполнения, помещения в дело и
(или) отправки;

8.

"заверенная копия документа" - копия
документа, на которой в соответствии с
установленным порядком проставлены
необходимые реквизиты, придающие ей
юридическую значимость;
"исполнитель" - структурное подразделение,
сотрудник структурного подразделения,
ответственные за подготовку документа;
"усиленная квалифицированная электронная
подпись" - электронная подпись документа,
подтверждающая его юридическую значимость;
"копия документа" - экземпляр документа,
полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа;

9.

10.

"межведомственный электронный документооборот
(МЭДО)" - взаимодействие информационных систем
электронного документооборота федеральных органов
государственной власти, органов государственной власти
субъектов Российской Федерации и иных государственных
органов, а также организаций, созданных для выполнения
задач, поставленных перед Правительством Российской
Федерации;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень
заголовков дел, создаваемых в территориальных органах,
организациях МЧС России, с указанием сроков их хранения;
"нормативный правовой акт" - письменный официальный
документ, принятый (изданный) в определенной форме
правотворческим органом в пределах его компетенции и
направленный на установление, изменение или отмену
правовых норм;

11.

"объем документооборота" - количество документов,
поступивших в Министерство и созданных им за
определенный период;
"подлинник документа" - первый или единственный
экземпляр документа;
"приказ" - организационно-распорядительный документ,
регулирующий вопросы, связанные с основными
направлениями деятельности территориального органа,
организации МЧС России, требующий обязательного
выполнения определенных действий, соблюдения правил,
устанавливающий соответствующий порядок,
утверждающий соответствующее положение,
подписываемый руководителем территориального или иным
уполномоченным лицом территориального органа,
руководителем организации МЧС России;

12.

«простая электронная подпись» - электронная
подпись, которая посредством использования
паролей подтверждает факт формирования
электронной подписи определенным лицом;
"протокол" - документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятие решений на
заседаниях, совещаниях;
"распоряжение" - организационнораспорядительный документ, который издается по
оперативным вопросам, рассчитанным на
кратковременное действие и небольшой состав
исполнителей, подписываемый руководителем
территориального органа, организации МЧС России
или его заместителями;

13.

14.

15.

"регистрация документа" - присвоение документу
регистрационного номера, внесение сведений о документе
в регистрационно-учетную форму;
"реквизит документа" - элемент оформления документа;
"служебная записка" - информационно-справочный
документ, используемый для обмена информацией между
заместителями территориального органа, организации
МЧС России, структурными подразделениями;
"СЭД" - система электронного документооборота автоматизированная информационная система,
обеспечивающая создание электронных документов и
электронных копий документов, управление ими, хранение
документов и доступ к ним, а также регистрацию
документов;

16.

"формирование дела" - группирование исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их
систематизация внутри дела;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав
Архивного фонда Российской Федерации;
"электронная копия документа" - копия документа, созданная
в электронной форме;
"электронная подпись" - информация в электронной форме,
которая присоединена к другой информации в электронной
форме (подписываемой информации) или иным образом связана
с такой информацией и которая используется для определения
лица, подписывающего информацию;

17.

"электронный документ" - документированная
информация, представленная в электронной форме,
то есть в виде, пригодном для восприятия человеком
с использованием электронных вычислительных
машин, а также для передачи по информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в
информационных системах;
"электронный документооборот" документооборот с применением информационной
системы;
"юридическая сила документа" - свойство
официального документа вызывать правовые
последствия.

18.

Делопроизводство в территориальном органе, организации
МЧС России возлагается на структурное подразделение,
созданное для ведения делопроизводства.
Функции этого подразделения:
- прием, учет в СЭД и распределение поступающих
документов;
- представление поступающих документов на рассмотрение
начальнику;
- учет, регистрация в СЭД и отправка исходящих документов;
- контроль за прохождением документов;
- контроль за своевременным списанием в дело;
- разработка номенклатуры дел;
- учет печатей и штампов и контроль за их использованием;
- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по
вопросам организации работы с документами.

19.

Структурное подразделение, созданное для
ведения делопроизводства, размещается в
изолированном помещении, оборудованном, при
необходимости, тамбуром с окном для выдачи
документов или барьером. Двери помещения
оснащаются надежными замками и
сигнализацией, выведенной на пульт управления
дежурного (пункт охраны).
Ведение делопроизводства в других структурных
подразделениях разрешается в общих комнатах
этих подразделений.
Содержание служебных документов не подлежит
разглашению.

20.

Вопрос № 1
В территориальном органе, организации МЧС
России создаются документы на бумажном
носителе, электронные документы и электронные
копии документов, полученные в результате
оцифровки (например, сканирования) документов
на бумажном носителе.
Документы, создаваемые в территориальном
органе, организации МЧС России, оформляются
на бланках, на стандартных листах бумаги
формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм)
либо в виде электронных документов и должны
иметь установленные состав реквизитов, их
расположение и оформление.

21.

На листах бумаги формата A6 (105 x 148 мм)
оформляются резолюции, листы бумаги формата
A3 (297 x 420 мм) используются для
оформления таблиц, карт, схем.
Документы создаются с использованием шрифта
"Times New Roman" или его метрического
аналога размером 14 (в исключительных случаях
- 13) с применением современных текстовых
редакторов, с одинарным или полуторным
межстрочным интервалом. В отдельных случаях
межстрочные интервалы могут быть изменены.
Документы, разрабатываемые в табличной
форме, допускается оформлять шрифтом
размером 12.

22.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с
абзацным отступом или выравниваются по центру.
Интервал между словами - один пробел. Интервал
между буквами в словах - обычный.
Каждый напечатанный лист документа,
оформленный как на бланке, так и без бланка,
должен иметь размеры полей, мм:
1) левое - 25 - 30;
2) правое - 10;
3) верхнее - 20;
4) нижнее - 20.
Границы левого, правого и верхнего полей бланка
письма выравниваются по реквизиту бланка.

23.

В территориальных органах, организациях МЧС
России применяются следующие виды бланков
документов:
1) бланки с продольным расположением
реквизитов используются для оформления
приказов (распоряжений) территориальных
органов, организаций МЧС России и протоколов
совещаний;
2) бланки с угловым расположением реквизитов
используются для оформления исходящих писем,
предписаний.

24.

состав реквизитов
1) эмблема МЧС России;
2) полное и сокращенное наименование
территориального органа, организации
МЧС России;
3) справочные данные о территориальном
органе, организации МЧС России;
4) наименование вида документа;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и
дату поступившего документа;
8) место составления (издания) документа;

25.

9) гриф ограничения доступа к
документу;
10) адресат;
11) гриф утверждения документа;
12) заголовок к тексту;
13) текст документа;
14) отметка о приложении;
15) гриф согласования документа;
16) виза;
17) подпись;

26.

18) отметка об электронной подписи;
19) печать;
20) отметка об исполнителе;
21) отметка о заверении копии;
22) отметка о поступлении документа;
23) резолюция;
24) отметка о контроле;
25) отметка о направлении документа в
дело.
Состав реквизитов конкретного документа
определяется его видом и назначением.

27.

В СЭД МЧС России используются,
обрабатываются и хранятся:
1) электронные документы, создаваемые в СЭД
без предварительного документирования на
бумажном носителе;
2) электронные документы, полученные по
СЭД и МЭДО;
3) электронные копии документов, полученные
по СЭД и МЭДО или в результате
сканирования.
Электронный документ имеет юридическую
силу и несет предусмотренные для данного
документа последствия.

28.

Документы, создаваемые в
территориальном органе, организации МЧС
России и (или) поступившие в МЧС России
на бумажном носителе, регистрируются в
СЭД с созданием в ней электронной копии
такого документа.
Основаниями для издания приказов территориального
органа, организации МЧС России являются:

29.

1) нормативные правовые акты МЧС России;
2) приказы МЧС России;
3) решения коллегии МЧС России, военного
совета спасательных воинских формирований;
4) поручения Министра;
5) решения коллегии территориального органа
МЧС России (для территориального органа МЧС
России);
6) поручения руководителя территориального
органа, организации МЧС России;
7) инициатива структурных подразделений.

30.

виды приказов:
1) по основной деятельности
территориального органа, организации
МЧС России;
2) по личному составу;
3) по строевой части;
4) о поощрении;
5) о командировании.

31.

Приказами по основной деятельности
территориального органа, организации МЧС
России:
1) утверждаются годовые и другие планы
мероприятий;
2) утверждаются положения о структурных
подразделениях;
3) регулируются вопросы финансового,
материально-технического обеспечения, научнотехнической политики;
4) создаются коллегиальные, контрольные
(ревизионные), экспертные, методические и другие
органы (рабочие группы, комиссии, советы и др.);

32.

5) регулируются вопросы о выплате
единовременных пособий и сумм возмещения
ущерба сотрудникам или членам их семей в
случае гибели (смерти) или причинения увечья;
6) регулируются другие вопросы, определенные
Положением о территориальном органе,
уставом организации МЧС России.
Право подписи приказов и распоряжений
принадлежит:
1) руководителю территориального органа,
организации МЧС России;
2) заместителям, которым делегированы
соответствующие полномочия

33.

Согласование приказа:
1) исполнителем;
2) руководителем структурного подразделения исполнителя проекта приказа (распоряжения);
3) руководителями структурных
подразделений, которым даются поручения, и
компетенция которых затрагивается в проекте
приказа (распоряжения);
4) руководителем структурного подразделения
по обеспечению безопасности;

34.

5) руководителем структурного подразделения,
осуществляющего правовое обеспечение деятельности
территориального органа, организации МЧС России, в
том числе проведение правовой экспертизы проектов
правовых актов;
6) руководителем подразделения делопроизводства;
7) заместителем руководителя территориального
органа, организации МЧС России в соответствии с
распределением обязанностей;
8) другими должностными лицами по усмотрению
руководителя территориального органа, организации
МЧС России.

35.

Служебная переписка (письма)
Письма готовятся как:
1) доклады о выполнении поручений;
2) сопроводительные письма;
3) ответы на запросы (обращения);
4) инициативные письма.
Письмо, как правило, готовится по
одному вопросу. При обращении в
организацию одновременно по
нескольким разнородным вопросам
составляются отдельные письма по
каждому из них.

36.

Проекты писем за подписью руководителя
территориального органа, организации МЧС
России визируются:
1) исполнителем;
2) руководителем структурного подразделения исполнителя;
3) руководителями структурных подразделений соисполнителей, которым руководством
территориального органа, организации МЧС
России была поручена подготовка данного
документа;

37.

4) руководителем структурного подразделения,
осуществляющего правовое обеспечение
деятельности;
5) заместителями руководителя
территориального органа, организации МЧС
России, осуществляющими координацию и
контроль деятельности структурных
подразделений - исполнителя и соисполнителей;
6) руководителем подразделения
делопроизводства.
Оформление письма осуществляется в
соответствии с Порядком оформления
исходящего документа.

38.

Вопрос № 2
Организация документооборота с использованием
СЭД.
В документообороте МЧС России в соответствии с
особенностями технологической обработки
выделяются следующие документопотоки:
1) входящие - документы, поступающие из
сторонних организаций;
2) исходящие - документы, отправляемые в другие
организации;
3) внутренние - документы, разрабатываемые в
структурных подразделениях, не направляемые за
пределы территориального органа, организации МЧС
России.

39.

Ведение делопроизводства осуществляется с
применением СЭД, включая:
1) получение электронных документов и
электронных копий документов;
2) регистрацию и учет документов;
3) организацию прохождения электронных
документов и электронных копий документов;
4) доведение электронных документов,
электронных копий документов и резолюций по
их исполнению до исполнителей;
5) контроль исполнения документов;
6) подготовку проектов документов;

40.

7) подготовку проектов резолюций;
8) подписание резолюций простой электронной
подписью;
9) создание электронных документов и
подписание их усиленной квалифицированной
электронной подписью;
10) согласование проектов документов простой
электронной подписью;
11) отправку электронных документов и
электронных копий документов;
12) составление номенклатур дел, формирование
документов в дела, составление описей дел;
13) архивную и справочно-информационную
работу.

41.

Доставка, прием и обработка поступающих
документов
Документы поступают в территориальные органы,
организации МЧС России посредством почтовой,
фельдъегерской, специальной связи и по каналам
электронной связи, а также передаются нарочно и на
личном приеме.
Прием и обработка поступающих документов
Прием, первичная обработка, распределение и
регистрация корреспонденции, поступающей по СЭД,
МЭДО, СМЭВ, на бумажном носителе, в виде
телеграмм, факсограмм производится в подразделении
делопроизводства.
Все конверты с документами вскрываются, за
исключением писем с пометкой "лично"

42.

Первичная обработка документов, поступивших в
электронном виде, осуществляется подразделением
делопроизводства и включает:
1) проверку комплектности, соответствия форматов файлов
электронных документов установленным требованиям,
подлинности и действительности электронных подписей;
2) распределение документов в электронном виде на
регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации.
Регистрация входящих документов в СЭД включает:
1) создание и заполнение реквизитов ЭРК с проставлением
связей с документами;
2) создание электронной копии документа путем
сканирования документа, поступившего на бумажном
носителе (черно-белое сканирование);
3) прикрепление электронной копии документа к ЭРК.

43.

Рассмотрение поступающих документов,
подготовка и утверждение резолюций
производится в СЭД.
Проекты резолюций к документам,
направляемым на рассмотрение руководителю
территориального органа, организации МЧС
России, подготавливаются и вносятся в ЭРК
подразделением делопроизводства.
Все входящие документы рассматриваются в
день поступления, в первую очередь - срочные
документы.

44.

Рассмотренные руководителем территориального
органа, организации МЧС России:
1) документы на бумажных носителях - передаются в
подразделение делопроизводства для внесения указаний
по исполнению в ЭРК, организации контроля и
дальнейшей передачи на исполнение в структурные
подразделения в соответствии с резолюцией к
документу;
2) электронные документы - автоматически
направляются СЭД после подписания резолюции.
В структурное подразделение, являющееся в
соответствии с резолюцией исполнителем, документ
направляется в виде электронной копии в составе ЭРК
вместе с документом, поступившим на бумажном
носителе.

45.

Поступившие в структурное подразделение документы на
бумажных носителях докладываются делопроизводителем
руководителю структурного подразделения и в соответствии
с его резолюцией передаются исполнителям.
Резолюция руководителя структурного подразделения по
исполнению документов оформляется в электронном виде в
ЭРК, а для документов на бумажном носителе - на бланке
установленной формы в соответствии с образцом.
В случае оформления резолюций документов на бланке,
сведения об исполнителях и установленных руководителем
структурного подразделения сроках исполнения вносятся в
ЭРК делопроизводителем. После этого документ передается
исполнителю.
Срочные документы передаются исполнителям
незамедлительно.

46.

Исполнение документа предусматривает:
сбор и обработку необходимой информации,
подготовку проекта документа, его оформление,
согласование проекта документа на бумажном
носителе либо в электронной форме в
установленном порядке, доработку проекта
документа по замечаниям, полученным в ходе
согласования (при необходимости - повторное
согласование), представление на подпись
(утверждение) руководству территориального
органа, организации МЧС России или руководству
структурных подразделений, подготовку к
пересылке адресату.

47.

Руководители структурных
подразделений - исполнителей поручений
обеспечивают представление отчетных
материалов руководителю
территориального органа, организации
МЧС России об исполнении поручений не
менее чем за один день до истечения
контрольного срока.

48.

Вопрос № 3
Контроль исполнения документов включает:
1) постановку документа на контроль;
2) предварительную проверку и регулирование хода
исполнения;
3) подготовку справок предупредительного контроля за
исполнением поручений;
4) снятие исполненного документа с контроля;
5) учет и обобщение результатов контроля;
6) анализ исполнительской дисциплины;
7) информирование руководства МЧС России,
территориальных органов, организаций МЧС России о
ходе исполнения документов и поручений, а также о
состоянии исполнительской дисциплины.

49.

Обязательному контролю подлежат служебные
документы, в которых определены сроки исполнения
или имеются поручения о представлении докладов,
предложений, заключений и выполнении (проведении)
других конкретных мероприятий.
Контроль за исполнением документов и поручений
осуществляется подразделением делопроизводства с
использованием модуля "Контроль" СЭД.
Поручения подлежат исполнению в установленный
в тексте срок или в месячный срок, если конкретный
срок не установлен.
Поручения, содержащие указание «срочно»,
подлежат исполнению в 3- дневный срок, указание
«оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

50.

Контроль исполнения поручений Министра
прекращается при представлении в структурное
подразделение центрального аппарата МЧС
России, ответственное за организацию и ведение
делопроизводства, сведений:
1) о направлении ответа по существу решения
вопроса, указанного в контрольном документе;
2) об издании распорядительного документа,
утвержденного должностным лицом, давшим
поручение;
3) о принятии соответствующего решения.
Решение о снятии поручения с контроля
принимается должностным лицом, давшим
поручение.