Этика делового письма (для самостоятельного изучения)

1.

«Этика делового письма»

2.

Роль писем в нашей жизни

3.

Виды переписок.
Деловая переписка. Здесь собраны письма, связанные с
деловыми коммуникациями.
Письма коллегам, руководству,
между компаниями.
Личная переписка. К этому виду относятся
сообщения в мессенджерах,
соц. сетях, в почте на личные
темы, будь то благодарности,
выражения соболезнования и
так далее.

4.

Виды деловой переписки.
Официальная
Личная
Внешняя
Внутренняя
Адресат: внешний
Адресат: внешний
контрагент.
Примеры: гарантийное
письмо, информационное
письмо, коммерческий
запрос, пресс-релиз
контрагент.
Примеры: гарантийное
письмо, информационное
письмо, коммерческий
запрос, пресс-релиз
Адресат: внешний
Адресат: сотрудник Вашей
контрагент.
Примеры: приглашение,
поздравление,
соболезнование,
рекомендательное
письмо, благодарность
организации.
Примеры: письмо-ответ,
информационное письмо,
приглашение, поздравление,
соболезнование,
рекомендательное письмо,
благодарность.

5.

Виды писем.
Коммуникационные (отказы, согласия, претензии,
благодарности)
Договорная (резюме переговоров)
Запрос (получение информации)
Предложение/ответ (ответ на письменный запрос)

6.

Пример.

7.

Структура письма:
Приветствие, обращение
Преамбула
Суть письма/
ответ на вопрос
Заключение
Подпись
Приложения

8.

Как написать письмо ответ.

9.

Функция «Ответить всем»
При ответах не забывайте о кнопке
«Ответить всем»- это сохранит в
копиях получателей начального письма
и Ваш ответ не пройдет мимо них.

10.

Правила ведения деловой переписки.
Соблюдение деловой этики. Конструктивный текст, уважение к
собеседнику
Обращение по имени-отчеству/уважительная форма (Иван Сергеевич
или Уважаемый участник)
Есть письмо – есть ответ.
Обязательное заполнение темы письма
Грамотность!!!
Сложные термины переводим на русский, сокращение и аббревиатуры
расшифровываем.
Если есть приложение – в теле письма комментируем, что вложено и для чего.
Подпись соответствует стандартам заказчика
Чистим письмо от уменьшительно-ласкательных форм, жаргонизмов,
«придуманных» слов или слово оборотов, слов, используемых не по назначению.

11.

Основные правила визуального оформления.
Текст делим на абзацы. 7-10 строчек
Расстояние между абзацами больше, чем между строк.
Не используем CAPS-LOCK в обращении к собеседнику
Используем один шрифт.
Для выделения важного – один способ на весь текст.
Использование смайликов и скобочек-улыбок в деловом письме
не уместны
Аккуратное использование (!)
Подпись на расстоянии от основного текста.
Простые предложения без сложных конструкций.

12.

Успехов в работе!!!