Организация приема делегаций: российских и иностранных

1.

Организация приема делегаций:
российских и иностранных.
Программа пребывания гостей в
вашем городе.
Порядок встреч и проводов.
Рассадка гостей в автомобиле.
Организация досуга гостей
1

2.

Протокольные вопросы приема
делегации
Цель визита – установления контактов, проведение
переговоров, подписание документов, организация
конференций, выставок и т. п.
Форма приема делегации зависит от цели ее
приезда и ранга ее главы.
Принимающая сторона разрабатывает общую
программу для гостей, и подробную программу
для принимающей стороны (технические детали,
заинтересованные лица и организаций).
2

3.

Содержание общей программы:
1) Встреча делегации;
2) Деловая часть программы (переговоры,
встречи, беседы);
3) Приемы (завтраки, обеды и т. п.);
4) Культурная программа;
5) Поездка по стране (по предприятиям);
6) Проводы делегации.
3

4.

Подробная программа содержит
организационные моменты, связанные с
приемом делегации.
Содержание подробной программы:
1. Персональный состав встречающих;
2. Участие представителей СМИ;
3. Преподнесение цветов;
4. Приветственные речи;
5. Обеспечение транспортом;
6. Размещение в гостинице.
Каждый пункт детально прорабатывается,
определяются ответственные
4
исполнители.

5.

Специальная программа
разрабатывается для
сопровождающих (глава делегации,
члены делегации прибывают с
супругами). Специальная
программа предполагает
неформальные встречи по
инициативе хозяев, гостей.
5

6.

При встрече зарубежной делегации
ранг встречающего главы делегации
должен соответствовать рангу и
должности главы приезжающих.
С гостями провожающие прощаются в
вестибюле гостиницы. При расставании
договариваются о протокольном
визите (визите вежливости)
6

7.

Цель протокольного визита (20 – 30
минут) – ответ на встречу гостя при приезде,
уточнение программы пребывания.
Во время протокольного визита подаётся
угощение (без спиртного). Инициатива
ведения беседы – у принимающей стороны,
инициатива ухода – за гостями.
7

8.

Протокольный отдел МИДа рекомендует сторонам
договариваться о встрече по телефону.
Переговоры по телефону должны состоять
из 6 вопросов и 6 ответов:
1) Цель встречи.
2) Место встречи.
3) Дата встречи.
4) Число участников.
5) Наличие переводчика (с чьей стороны он
будет).
6) Кому и как фиксировать встречу (секретарь
или приглашенная стенографистка).
8

9.

После обсуждения вопросов по
телефону через неделю поступает
факс или звонок по телефону о
дате, времени прибытия делегации,
ее составе.
Создается оргкомитет, для
подготовки к приему делегации.
9

10.

Оргкомитет составляет две
программы пребывания
иностранной делегации:
1. Деловая программа, включает только
переговоры;
2. Культурная программа – посещение
театров, выставок, музеев, цирка и т.д.
Оргкомитет составляет смету для приема
делегации, занимается вопросами жилья,
питания, отдыха.
10

11.

Делегацию
должен
встречать
сотрудник равного ранга: министра –
министр,
директора
–
директор,
начальника отдела – начальник отдела. В
международной практике допускаются
некоторые послабления: делегацию может
встречать заместитель начальника.
11

12.

Встречая делегацию, глава
принимающей стороны вручает
цветы, завернутые в целлофан всем
дамам, входящим в состав делегации
12

13.

Для встречи иностранных делегаций в
специально оборудованном помещении
накрывается стол. Может использоваться
стол, за которым проводятся совещания.
В торцах стола раскладывают подносы,
бумажные либо хлопчатобумажные
салфетки. На эти салфетки или на подносы
ставят бутылки с минеральной, столовой
водой. Принято использовать в основном
столовые минеральные напитки, можно
также прохладительные напитки.
13

14. Бутылки ставят этикеткой к центру стола. Заранее бутылки не открывают. Стаканы ставят дном вверх, фужеры – ножкой вниз.

14

15. На столе раскладывают листы бумаги, блокноты, карандаши (простые и цветные), шариковые ручки с учетом количества участников.

Для иностранных
делегаций выставляют пепельницы,
сигареты, зажигалки, спички. Гостям из
США и Франции ни спички, ни сигареты
не предлагают
15

16. Рассадка гостей в автомобиле

Если условия не позволяют подать
автомашину правой стороной к тротуару,
пассажиры входят в нее через левую дверцу.
По прибытии автомобиль паркуется таким
образом, чтобы выйти из него можно было с
правой стороны.
16

17.

Встречающий сам сидит за рулем в своей личной
машине.
Рассадка:
Первое почетное место – рядом с водителем;
Второе почетное – заднее правое (1);
Третье место – заднее левое (2);
Предлагая место главе делегации рядом с водителем,
т.е. с собой, встречающий сообщает, что за рулем он сам.
17

18.

Если в автомашину садится еще одно лицо, то
занимается место либо между двумя почетными
лицами, либо откидное сидение, чтобы не
мешать сидящему на почетном месте во время
движения и при выходе.
18

19.

При посадке в автомашину двух персон, места
занимаются на заднем сидении. Почетный гость
(женщина, независимо от своего положения)
занимает правое место по ходу движения.
19

20.

Предлагая место
главе делегации
рядом с
водителем, т.е. с
собой,
встречающий
сообщает, что за
рулем он сам
20

21.

Женщина не должна садиться рядом с водителем.
Подойдя к машине, женщина открывает дверь,
садится боком, потом переносит обе ноги на пол
машины.
Выход из машины: поворачивается на сиденье,
опускает ноги на землю, держась левой рукой, встает
и поднимает весь корпус.
Женщина в брюках – мужская манера посадки:
одновременно одной ногой и туловищем как бы
перенести себя в машину и садится.
21

22. Прибывшую на место делегацию руководитель встречает в 6-ти-7-ми метрах от двери. Справа от руководителя может стоять

заместитель, слева – переводчик.
Порядок выхода гостей: впереди – глава
делегации, на полшага сзади справа – его
заместитель, слева – переводчик.
Делегации останавливаются друг перед
другом. Переводчик «хозяина кабинета»
представляет на языке гостей членов нашей
делегации, переводчик гостей переводит и
представляет членов приехавшей делегации.
Обмениваются рукопожатиями.
22

23.

Хозяин кабинета» приглашает всех за
накрытый стол переговоров. Иностранную
делегацию рассаживаем лицом к окну. «Хозяин
кабинета», садится спиной к свету, лицом к
двери.
Руководители двух сторон садятся друг
против друга. Около каждого из них справа
садится заместитель, или человек, который
наиболее компетентен в данном вопросе, слева
– всегда переводчик. Остальные участники
переговоров садятся произвольно.
23

24.

Начало разговора 5 – 6 светских вопросов,
(как доехали, как разместились в гостинице,
каково самочувствие, есть ли просьбы,
претензии).
«Хозяин кабинета» достает визитную
карточку (может лежать на столе), приподнять
корпус и правой рукой передать ее своему
партнеру, главе иностранной делегации.
24

25.

Остальные члены делегации, если их
не более двух-трех человек с каждой
стороны, могут обменяться визитными
карточками.
Гостям из Японии, Южной Кореи и
Китая визитную карточку надо вручать
двумя руками и двумя руками брать
визитную карточку от этих гостей.
25

26. Делегация в составе 5-ти или более человек. Составляется протокольный список участников 2 экз. (полностью фамилия, имя,

отчество, должность, место работы
каждого члена делегации). 1 экз. списка
отдают переводчику с нашей стороны.
Переводчик по списку представляет
присутствующих.
2-ой экземпляр списка вручают
переводчику иностранной делегации.
26

27. Вариант без списков. Нашему переводчику дают визитные карточки иностранцев. Переводчик выкладывает их перед собой в том

порядке, в
каком сидят члены иностранной
делегации за столом.
Представляет каждого из них.
27

28. Диалог, начинает «хозяин кабинета». Встреча длиться не более 2 часов. Через 20 минут после начала встречи, секретарь вносит

кофе и
чай.
На подносе одинаковое
количество чашек кофе и чая,
уточняет, кому что подать.
28

29. Составляется и подписывается протокол, выпит чай (вино). Стороны желают друг другу успеха, благодарят друг друга за удачное

завершение встречи. Дарят
сувениры.
Первым по завершении встречи из-за
стола встает «хозяин кабинета» и
проходит на то место, где он встречал
делегацию. Прощается с гостями (место
не покидает).
29

30. Ответственный за делегацию выводит делегацию из кабинета, проводит до следующего места назначения или до машины, отвозит в кафе

или в ресторан.
«Хозяин кабинета» и глава
делегации самостоятельно
приезжает в кафе или в ресторан
30