Рекомендации по оформлению мест проведения протокольных мероприятий

1.

Рекомендации по оформлению мест
проведения протокольных
мероприятий. Государственные
символы: их правильный порядок и
расстановка. Аудио-сопровождение
мероприятий (гимны, фоновая музыка
и т.п.).
1

2.

Тип мероприятия определяет размер
помещения:
– проведение приема с официантами
(фуршет); примерно 600 гостей (0,83 кв.
метра на человека);
– проведение конференции, участники
рассаживаются рядами, устанавливается
подиум для президиума. Число гостей
должно быть не более 500 (1 кв. метр на
человека);
– проведение бизнес-завтрака или бизнесланча, участников рассаживают за
столами. Помещение на 400 человек (1,25
кв. метра на человека).
2

3.

Оформление помещения:
– зал (комната, арендуемая площадь),
проходит основная часть
мероприятия: устройство подиума,
стены (флаги, плакаты, щиты и т.д.);
– помещения, смежные с главным
(перед входом в него): тумбы,
указатели, флаги, щиты;
– подъезды, подходы к зданию:
наружная реклама, информация о
мероприятии, декоративное
оформление входа в здание.
3

4.

Рассчитать количество и качество
угощения (питания):
– прием с кофе и чаем – в среднем 1,5–2
чашки на человека, печенье, прочая выпечка;
– коктейль-прием – 3 коктейля на одного
человека, безалкогольные напитки;
– приемный день – планируется из расчета 6
человек в час: чай, кофе и выпечка, печенье;
– бизнес-ланч (ужин): если время мероприятия
не очень продолжительное, то должно быть
максимум 3 блюда, а также белое и красное вино
к каждому блюду.
Гости обеспечиваются минеральной водой.
4

5.

Контрольный список вопросов при заключении
договора с компанией на обеспечение угощения гостей
и участников мероприятия:
1) ожидаемое число гостей;
2) возможность скидки в случае малого числа заказов у
компании («не в сезон»);
3) выбор меню с учетом рекомендаций компании и фиксация
цен;
4) горячие или холодные блюда в зависимости от сезона и
времени проведения мероприятия;
5) возможность специального меню, учитывающего
религиозные, культурные традиции приглашенных, ассортимент
диетических блюд;
6) согласование максимального количества еды и напитков;
7) принятие решения о возможности включения в меню
алкогольных напитков;
8) учет программы мероприятия и определение время
угощения;
9) договоренность о назначении компанией ответственного
лица по работе с вами;
5
10) письменное подтверждение выше перечисленного.

6.

Основные правила организации
мероприятий:
– рассылайте приглашения в количестве до 200% от
числа планируемых участников;
– создайте и обновляйте базу данных, чтобы лица,
ответственные за рассылку приглашений, могли
отмечать в ней тех, кто подтверждает присутствие, и
тех, кому требуется дополнительное напоминание;
– персонализируйте приглашение;
– позвоните приглашаемому до отправки
приглашения и после отправки. Личные беседы по
телефону значительно увеличивают процент
приходящих на мероприятие;
–перезвоните приглашенному за несколько дней до
мероприятия, чтобы сообщить новые детали.
6

7.

Рассылка приглашений и программы.
Первое приглашение обычно состоит из:
– программы (носить предварительный характер,
персоналии выступающих, темами выступлений,
время, место);
– формы для ответа в виде отдельного бланка
(или карточки) с конвертом с маркой и заранее
напечатанным адресом вашей организации.
7

8.

Стандартизация принятия
решения о проведении
мероприятия
Использовать анкету, заполняет
организатор. Анкета рассматривается
группой руководителей организации,
(финансовый руководитель; лица,
отвечающие за работу с населением,
клиентами) (Таблица 1, 2, 3).
8

9.

Приглашение должно содержать:
– описание мероприятия, цель, причину
проведения, целевая аудитория, к которой
принадлежит и лицо/организация – получатель
приглашения;
– указание на организатора мероприятия;
– предполагаемая или точная дата, время начала,
длительность мероприятия;
– краткое изложение программы, главные выступающие
или гости мероприятия;
– адрес организаторов мероприятия, ответственного за
работу со списком приглашенных;
– указание на возможность остановиться в гостинице;
– указание на возможность соучастия в организации
мероприятия (спонсорство, организационная или
информационная поддержка).
9

10.

Второе, дополнительное,
приглашение отправляется после
подтверждения участия и может
содержать точное время, место, имена
выступающих. Сообщение о местах
парковки автомобилей, местах питания,
гостиницах, подробная схема места
проведения совещания.
Программа должна поместиться в карман
пиджака.
Об отправке приглашения желательно
предупредить по телефону. Выразить
желание встретиться на мероприятии.
10