Введение в ДОУ. Правила оформления условно постоянных реквизитов

1.

Тема 1.
Введение в ДОУ. Правила оформления
условно постоянных реквизитов.

2.

План:
1. Понятие, цели, задачи и принципы
ДОУ.
2. Правила оформления условно
постоянных реквизитов.
3. Понятие «бланк документа».

3.

1. Понятие, цели, задачи
и принципы ДОУ.
Цель ДОУ – информационное обеспечение
управления.
Задачи ДОУ:
• создание документа;
• регистрация документа;
• контроль исполнения;
• продвижение документа;
• систематизация и хранение документа.

4.

5.

Нормативная база делопроизводства
• ГОСТ Р 7.0.8— 2013 Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к
оформлению документов.
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об
информации, информационных технологиях и о защите
информации (с изменениями и поправками)
• и др.

6.

Основные понятия документационного
обеспечения управления
• Документирование: запись информации на
носителе по установленным правилам.
• Документооборот: движение документов в
организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправки.
• Документ - зафиксированная на носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
• Информация - сведения (сообщения, данные)
независимо от формы их представления

7.

Основные понятия документационного
обеспечения управления
Реквизит документа - элемент оформления
документа, который представляет собой
словосочетания, необходимые для передачи
элементарных информационных сообщений,
дальнейшее расчленение которых невозможно
без потери смысла.
Виды реквизитов:
• Постоянные реквизиты присутствуют с
момента создания.
• Переменные реквизиты вносятся по мере
составления документа.

8.

Основные понятия документационного
обеспечения управления
• Формуляр документа - совокупность постоянных и
переменных реквизитов документа, расположенных
в установленной последовательности.
• Электронный документ: документ, информация
которого представлена в электронной форме.
• Юридическая сила документа: свойство
официального документа вызывать правовые
последствия.

9.

2. Правила оформления
условно- постоянных реквизитов
Общий вид и состав реквизитов документа
определен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный
стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к
оформлению документов:
• устанавливает требования к оформлению
и расположению 30 реквизитов.

10.

Условно – постоянные реквизиты:
Реквизиты не изменяются от одного
документа определённого вида к другому и
используются при проектировании бланков
организации:
01, 02, 03, 04, 05, 08, 09,
10,11, 13, 17, 18, 22, 23

11.

01 - Герб (Государственный герб Российской
Федерации, герб субъекта Российской
Федерации, герб (геральдический знак)
муниципального образования)
• помещается по середине верхнего поля
бланка документа над реквизитами
организации - автора документа, на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

12.

02. Эмблема организации
• Изображение эмблемы помещается по
середине верхнего поля бланка документа
над реквизитами организации - автора
документа, на расстоянии 10 мм от
верхнего края листа.

13.

03 - Товарный знак
(знак обслуживания)
• Изображение
товарного
знака
(знака
обслуживания) помещается по середине
верхнего поля бланка документа над
реквизитами организации - автора документа,
или
слева
на
уровне
наименования
организации - автора документа (допускается
захватывать часть левого поля).

14.

04. Код формы документа
• располагается в правом верхнем углу
рабочего поля документа, состоит из слов
"Форма по" (наименование классификатора) и
цифрового кода.
Пример - Форма по ОКУД 0211151.

15.

05. Наименование организации - автора
документа
• Пример:
Непубличное акционерное общество
«Делопроизводитель»
• Пример:
Росархив
Федеральное бюджетное
учреждение"Всероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного
дела"(ВНИИДАД)

16.

08. Справочные данные об организации
• Пример:
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74 e-mail:[email protected];
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001

17.

09. Наименование вида документа
Пример:
• УСТАВ;
• ПРИКАЗ;
• ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ;
ЗАЯВЛЕНИЕ
• и т.д.

18.

10. Дата документа
день месяца, месяц, год одним из двух
способов:
• арабскими цифрами, разделенными
точкой:
05.06.2022;
• словесно-цифровым способом:
5 июня 2022 г.

19.

11. Регистрационный номер документа
• цифровой или буквенно-цифровой идентификатор
документа, состоящий из порядкового номера
документа, который, по усмотрению организации,
может дополняться цифровыми или буквенными
кодами
(индексами)
в
соответствии
с
используемыми классификаторами (индексом
дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента,
кодом должностного лица и др.).

20.

13. Место составления (издания) документа
Пример:
• г. Ростов-на-Дону
• Нижний Новгород,
Петербург;
Волгоград,
Санкт
Исключение:
место составления (издания) документа не
указывается, если в наименовании
организации присутствует указание на место
ее нахождения.
–

21.

17. Заголовок к тексту
Пример:
• приказ (о чем?) - О создании аттестационной
комиссии;
• приказ (о чем?) - Об утверждении штатного
расписания;
• письмо (о чем?) - О предоставлении информации.
Исключение:
Заголовок к тексту может не составляться,
если текст документа не превышает 4 - 5
строк.

22.

18. Текст документа
• Текст документа может содержать разделы,
подразделы, пункты, подпункты,
нумеруемые арабскими цифрами. Уровней
рубрикации текста не должно быть более
четырех:
1.
1.1.
1.1.1.
• Текст зависит от вида документа.

23.

22. Подпись
Пример:
• Генеральный директор
л. п.
И.О. Фамилия
• Генеральный директор
АО "Профиль"
л. п.
И.О. Фамилия
• Директор института
Главный бухгалтер
л. п.
л. п.
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Пример (оформление на бланке должностного лица):
л. п.
И.О. Фамилия

24.

В документах,
составленных комиссией:
Пример:
Председатель комиссии
Члены комиссии
л. п.
л. п.
л. п.
л. п.
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия

25.

Подписание документа лицом,
исполняющим обязанности
руководителя
Пример:
• И.о. генерального директора
л. п
И.О. Фамилия
или:
• Исполняющий обязанности
генерального директора
л. п
И.О. Фамилия

26.

23. Отметка об электронной подписи

27.

28.

3. Понятие «бланк документа»
Бланк документа - лист бумаги или
электронный шаблон с реквизитами,
идентифицирующими автора официального
документа.
Оформляется на бумаге форматов:
• A4 (210 x 297 мм),
• A5 (148 x 210 мм).
Для изготовления бланков резолюций
используется бумага форматов :
• A5 (148 x 210 мм);
• A6 (105 x 148).

29.

Поля документа
Каждый лист документа, оформленный на
бланке или без него, должен иметь поля не
менее:
• 20 мм - левое;
• 10 мм - правое;
• 20 мм - верхнее;
• 20 мм - нижнее.
Документы сроков хранения свыше 10 лет
должны иметь левое поле не менее 30 мм.

30.

Схема
углового
расположения
реквизитов

31.

Схема
продольного
расположения
реквизитов

32.

Виды бланков документов организации:
• общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и
ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17;
• бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08,
ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17.
Бланк письма структурного подразделения дополнительно
включает реквизит 06, бланк письма должностного лица реквизит 07;
• бланк конкретного вида документа - реквизиты 01 (02
или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные
отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11,
16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного
подразделения дополнительно включает реквизит 06,
бланк должностного лица - реквизит 07.