Инструменты автоматизации, редактирования и форматирования текста

1.

ИНСТРУМЕНТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
РЕДАКТИРОВАНИЯ И
ФОРМАТИРОВАНИЯ ТЕКСТА

2.

Изучив эту тему, вы узнаете:
Чем отличаются операции
редактирования и форматирования
документа.
Какие инструменты автоматической
обработки текстовых документов
предлагает среда Word.
Возможности среды Word по
автоматизации операций
редактирования документа.

3.

Все действия, которые выполняет пользователь
над документом, делят на 2 группы:
Редактирование
Форматирование

4.

Редактирование– это изменение содержания документа
Набор текста.
Исправление опечаток.
Операции
редактирования:
Копирование, перестановка, удаление
частей текста.
Вставка рисунков, таблиц и других
информационных объектов.

5.

Форматирование– это изменение внешнего вида документа
и его отдельных частей с целью повышения их
удобночитаемости.
Изменение свойств символов;
Изменение свойств абзацев;
Операции
форматирования:
Оформление заголовков и подзаголовков;
Преобразование текста в список;
Преобразование текста в табличный вид;
Вставка колонтитулов, номеров страниц и др.

6.

Сортировка
Перекрёстные ссылки
Автонумерация
объектов
Создание
оглавления
Автоматизация редактирования
Стилевое
форматирование
Нумерация страниц
Автопернос
Поиск и замена символов
Автотекст
Автозамена
Проверка орфографии
Инструменты автоматизации работы с текстом
Автоматизация
форматирования

7.

Проверка орфографии
Для устранения грамматических ошибок
в среду Word вставлена
Сверяет каждое слово с базой данных.
Автоматизированная система
проверки правописания
Анализирует правильность написания словосочетаний
и предложений.
При обнаружении ошибок система выдаёт подсказку
БАЗА ДАННЫХ
БАЗА ЗНАНИЙ
и в некоторых
случаях
варианты
исправления
ошибок.
(варианты написания русских
(правила грамматики)
и английских слов)

8.

9.

Проверка орфографии
Для проверки орфографии необходимо установить курсор в то место, откуда необходимо
начать проверку, и воспользоваться командой Правописание на вкладке Рецензирование.
Система автоматически начнет проверку. При обнаружении ошибки откроется диалоговое
окно, в котором будут предложены варианты исправления ошибки. Для того чтобы исправить
ошибку, необходимо нажать кнопку Изменить.

10.

11.

12.

Автозамена, автотекст
Применяется для автоматизации
ввода и исправления текста

13.

Автозамена
Имеет встроенный словарь наиболее
типичных опечаток и ошибочных
написаний;
При обнаружении опечаток слово
автоматически заменяется
на правильное;
Словарь автозамены можно
пополнять.

14.

Автотекст
Содержит список фраз длиной
до 32 символов, которые среда
автоматически предлагает вставить,
когда набраны первые несколько
букв;
В списке содержатся элементы
для вставки служебной информации;
Словарь автотекста можно
пополнять;

15.

Автотекст
Иногда ошибки в словах исправляются без выделения
и предупреждения, не смотря на то, что они не записаны
в словарь автозамен.
Это происходит в тех случаях, когда есть только один вариант
исправления слова.

16.

Поиск и замена символов
Позволяет найти некоторый фрагмент
текста или совокупность символов и при
необходимости заменить их на другой.

17.

Поиск и замена символов
Главная Найти
Главная Заменить

18.

Поиск и замена символов
Между словами вставлено более одного пробела;
Между словом и следующим за ним знаком препинания вводится пробел;
Между знаком препинания и следующим за ним словом не ставится пробел;
Нет пробела перед открывающийся скобкой или после закрывающейся скобки;
Вставлены пробелы после открывающейся скобки или перед закрывающейся скобкой;
Для отступа первой строки используются пробелы;
В отсканированных или скопированных с веб-страниц текстах встречаются лишние символы
«разрыв строки»;
Вместо символа «разрыв абзаца» используется «разрыв строки»;
Используются лишние знаки табуляции;
Вставлены пустые абзацы.

19.

Поиск и замена символов

20.

Автоматическая расстановка
переносов
Необходимо использовать команду Расстановка
переносов из группы Параметры страницы
вкладки Разметка страницы.

21.

Нумерация страниц
Пронумеровать страницы в документе и
выполнить форматирование номеров можно,
воспользовавшись командой Номер страницы
из группы Колонтитулы вкладки Вставка.

22.

Создание оглавления и предметного
указателя
Для создания оглавления необходимо сначала каждому заголовку и
подзаголовку задать необходимый стиль на вкладке Главная группа Стили.
А затем установить курсор на ту страницу, где будет оглавление и
воспользоваться командой Оглавление из группы Оглавление вкладки
Ссылки.

23.

О перекрестных ссылках
23
Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой
части документа. Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски,
закладки, названия и нумерованные абзацы.
Перекрестные ссылки можно создавать только на элементы того же самого
документа.
Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей.
После создания перекрестной ссылки можно изменить элемент, на который
осуществляется ссылка. Например, можно изменить объект ссылки с номера
страницы на номер абзаца.

24.

24
Создать перекрестную ссылку
можно
только
на
уже
существующий документ.
Например, сначала необходимо
вставить название рисунка, и
только после этого можно создавать
соответствующую
перекрестную
ссылку.

25.

1. Необязательный текст
2. Позиция, выбранная в
диалоговом окне
Перекрестная ссылка
25

26.

Применение перекрестных
ссылок
26
Ссылка в тексте на рисунки или таблицы.
Ссылка в
заголовков.
колонтитуле
для
вставки

27.

Примеры рекомендуемого использования
перекрестных ссылок в тексте
27
Желательно так
На рисунке 15 изображена
схема процесса…
В таблице 3 представлены
показатели роста…
Фактически так
Рассмотрим схему процесса
(рис. 15).
Рассмотрим показатели
роста… (таблица 3).

28.

3.
28
В окне Перекрестные ссылки в раскрывающемся
списке Тип ссылки выберите тип элемента, на
который следует сослаться.

29.

4.
5.
29
В списке Вставить ссылку на выберите данные, которые следует
вставить в документ, например, текст заголовка. Содержание этого
списка определяется типом выбранного элемента.
В списке Для какого названия выберите элемент, на который следует
сослаться. Название этого списка определяется типом выбранного
элемента. Например, для заголовков этот список называется Для какого
заголовка.

30.

6.
7.
8.
9.
30
Чтобы предоставить возможность перехода к элементу ссылки,
установите флажок Вставить как гиперссылку.
Если флажок Добавить слово «выше» или «ниже» доступен, его можно
установить для включения сведений об относительном положении
конечного элемента ссылки.
Нажмите кнопку Вставить.
Для продолжения работы с документом нажмите кнопку Закрыть.

31.

Обновление автоматически
созданных полей
31
Оглавление, автоматические номера рисунков и таблиц, перекрестные
ссылки – примеры автоматически создаваемых полей в документе.
При щелчке на автоматически созданном поле оно выделяется серым
цветом.
Ничего изменить в таком поле нельзя!!!
При всех изменениях необходимо обновлять автоматически созданные
поля
Обновлять можно или конкретное поле, или весь документ целиком.

32.

Сортировка
32
Сортировка – это инструмент автоматизации обработки текста
для упорядочивания объектов по некоторому признаку.
Сортировать можно:
• фамилии по алфавиту
• абзацы в алфавитном порядке
• числовую информацию в порядке
возрастания или убывания

33.

Чтобы выполнить сортировку, надо выделить список и
выполнить команду Таблица Сортировка.
33