Оформление деловой документации

1.

Оформление деловой
документации

2.

Цель: познакомить с понятием деловой документации и правилами электронного
оформления деловой документации
Задачи:
познакомить с понятием и структурой делового документа
рассказать основные требования к набору деловой документации
воспитывать информационную культуры учащихся, внимательность, аккуратность,
дисциплинированность
В начало
К
содержанию
К списку
занятий

3.

План:
• Понятие документа
• Требования к документу
• Реквизиты документа
• Типы и виды документа
• Правила компьютерного набора текста:
общие и специальные
В начало
К
содержанию
К списку
занятий

4.

Понятие документа
• Документом принято называть материальный объект с
зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или
изображения, предназначенный для передачи во времени и
пространстве в целях хранения и общественного использования.
• Документ составляется и оформляется в соответствии с
особенностями официально-делового стиля.
В начало
К
содержанию
К списку
занятий

5.

Унификация и стандартизация документов
• Унификация документов означает регламентацию видов документов,
приведение к единообразию их формы, структуры, языковых конструкций и
операций по обработке, учету и хранению. Унификация обеспечивается
системой стандартных языковых моделей, языковых клише.
• Стандартизация официальных документов – это установление в
государственном масштабе оптимальных правил по разработке и оформлению
документов, которые принимаются в установленном порядке для всеобщего и
многократного применения в делопроизводстве.
• Разработанные единые правила и требования к содержанию, построению и
оформлению документов излагаются в нормативных актах – государственных
(ГОСТ), отраслевых (ОСТ) стандартах, а также стандартах предприятий и
учреждений (СТП).
В начало
К
содержанию
К списку
занятий

6.

Выполнение правил и требований обеспечивает:
1) юридическую силу документов;
2) оперативное и качественное их исполнение;
3) организацию быстрого поиска документов;
• 4) осуществление компьютерной обработки деловых бумаг для
сокращения затрат.

7.

Основные требования к документам:
Предметная точность– это точность факта, строгое соответствие обозначаемому. Она достигается
точностью словоупотребления, использованием слов в соответствии с их лексическим значением, с учетом
их многозначности. Под коммуникативной точностью подразумевается точность реализации замысла
автора документа. При нарушении предметной и коммуникативной точности содержание документа
воспринимается с трудом или может быть неверно истолковано.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно
давать непредвзятую, беспристрастную оценку событий, отражая фактическое состояние дел.
Требование полноты предполагает наличие в документе информации, достаточной для принятия
обоснованного решения. При недостаточности информации возникает необходимость запрашивать
дополнительные сведения, что приводит к затратам времени на неоправданную переписку.
Для облегчения восприятия документа важно соблюдать требование лаконизма, то есть стремиться
передавать информацию в максимально краткой (возможной для данной речевой ситуации) форме. Это
требование должно сочетаться с требованием полноты информации. Лаконизм достигается предельной
четкостью выражения мысли. Установлено, что оптимально официальный документ не должен превышать
объем одной-двух страниц.
К списку
К
В начало
содержанию
занятий

8.

Необходимые условия правильного построения текста документа композиционная стройность и логичность
Композиция(структура) текста документа – это последовательность расположения его
составных частей – аспектов.
По
композиционным
особенностям
деловые
бумаги
делятся
на одноаспектные и многоаспектные. Содержание одноаспектного документа ограничивается
рассмотрением одного вопроса, например, изложение просьбы, рекомендация, сообщение о предстоящей
презентации и т.п.
В многоаспектных документах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например,
многоаспектное письмо может содержать одновременно напоминание, просьбу и предложение. В таких
документах изложение каждого аспекта следует начинать с нового абзаца.

9.

Реквизиты
• Особое значение при составлении документов имеют реквизиты.
Эффективность письменного делового общения напрямую зависит от того,
насколько правильно и точно они оформлены. Ошибки в оформлении
реквизитов лишают документ юридической силы.
• Реквизит – это обязательный информационный элемент документа,
который располагается в строго определенном месте бланка или листа
документа. В зависимости от вида и содержания документа количество
реквизитов бывает различным.
• Полный перечень реквизитов состоит из 31 пункта. Для оформления
документа какого-то определенного вида необходимы не все реквизиты.
Перечень реквизитов конкретного документа и порядок их расположения
определяется Стандартом.

10.

Адресат
Этот реквизит располагается в правом верхнем углу листа документа. Документ может быть
адресован в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное
лицо не упоминается, а наименование организации пишется в именительном падеже.
Например:
Министерство науки и образования Российской Федерации
Управление по работе с иностранными учащимися
Если же документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то
название организации пишется в именительном падеже, а название должности и фамилия
адресата – в дательном:
Министерство науки и образования Российской Федерации
Управление по работе с иностранными учащимися
Начальнику Управления Н.П. Голубеву
Если документ адресован лицу с указанием должности, то наименование организации входит в
состав наименования должности, и название организации отдельно не указывается:
Ректору Российского университета дружбы народов
проф. В.М. Филиппову
Если адресат документа – частное лицо, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и
инициалы получателя.
В начало
К
содержанию
К списку
занятий

11.

Наименование вида документа
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в
центре страницы.
Например:
ПРИКАЗ

12.

Заголовок к тексту
Отражает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида
документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком), например:
ПРИКАЗ
о создании аттестационной комиссии
чего (кого), например:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
В начало
К
содержанию
К списку
занятий

13.

Текст документа
Оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих
структур.
• Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть согласованы с
заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны
быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
• Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть
(например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления –
просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
• В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или
ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,
наименование организации – автора документа, дату составления документа,
регистрационный номер, заголовок к тексту.

14.

Подпись
В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная
подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности располагается слева,
подпись и ее расшифровка – на том же уровне справа. Поскольку деловые письма пишутся на бланках
учреждений, название учреждения в подписи не указывается.
Например:
Ректор Университета (личная подпись) В.М. Филиппов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
Директор фабрики (личная подпись) Е. А. Коваленко
Главный бухгалтер (личная подпись) К. С. Зотов
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном
уровне, например:
Директор фабрики Директор магазина
(личная подпись) (личная подпись)
В.С. Долгих Г.Н. Дронов

15.

Дата
• Дата, наряду с подписью, является важнейшим реквизитом любого документа,
придающим ему юридическую силу.
• Дата должна быть расположена слева, на уровне несколько ниже подписи (под
указанием должности лица, подписавшего документ).
• Датой документа является дата его подписания, утверждения.
• Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;
год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, 1 сентября 2014 года следует написать так: 01.09.2014. Допускается и словесноцифровой способ оформления даты, например: 01 сентября 2014 г.

16.

Печать
• Необходима в ряде специальных документов, связанных с финансовыми
операциями, а также иных, предусмотренных действующим
законодательством. Круглой или гербовой печатью заверяется подпись
ответственного лица.

17.

Типы и виды документов по ряду факторов
• По фактору адресации документы делят на внутреннюю и внешнюю деловую
переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами,
подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресат и адресант документа
состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа
называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями,
учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по
отношению друг к другу. Такие документы называют официальными письмами.
• Ø По содержанию и назначению выделяют организационно-распорядительные,
отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.
• Ø В зависимости от сферы человеческой деятельности, к которой относится
документируемая информация, различают обиходно-деловые, управленческие, научные,
технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

18.

• Ø По фактору доступности документируемой информации документы могут
быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального
характера.
• Ø По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные,
итоговые и периодические.
• Ø По критерию первичности происхождения различают оригинал (первый
экземпляр)и копию (все остальные экземпляры) документа.
• Ø По форме отправления документов их можно разделить на почтовую,
электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления.

19.

Правила компьютерного набора текста
• При компьютерном наборе текста необходимо соблюдать определенные
правила. Это позволит получить тексты, близкие по оформлению к
оригинал-макетам, используемым при издании книг. Кроме того, правильно
оформленные и структурированные тексты легче перенести с одной
платформы на другую (т.е. прочитать в другой операционной системе) или
опубликовать в глобальной сети Internet.

20.

Общие правила оформления текста
• При вводе текста между словами устанавливайте один жесткий пробел. Жесткие
пробелы устанавливаются нажатием клавиши Space bar (клавиша пробела - это длинная
нижняя клавиша без названия), а мягкие пробелы устанавливаются редактором
автоматически при форматировании текста. Жесткие пробелы не устанавливайте между
словами и знаками препинания, а также между словами и кавычками или скобками. После
знака препинания пробел обязателен, но не в конце абзаца.
• Неразрывный пробел устанавливайте посредством одновременного нажатия трех
клавиш Ctrl + Shift + Space bar. Неразрывные пробелы целесообразно применять, например,
между инициалами и фамилией в том случае, когда при вводе инициалов и фамилии они
оказываются на разных строках.
• Знак "дефис" в тексте всегда вводится без пробелов клавишей "-". В некоторых случаях
в текст вводится "неразрывный дефис" с помощью одновременного нажатия клавиш "Ctrl" +
"Shift" + "дефис". Знак "тире" ("длинное тире") выделяется пробелами с двух сторон, а
вводится с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш "Ctrl" + "Alt" + "серый
минус".

21.

Специальные правила оформления текста
1. Точка в конце заголовка и подзаголовках, выключенных отдельной строкой, не ставится.
Если заголовок состоит из нескольких предложений, то точка не ставится после последнего
из них. Порядковый номер всех видов заголовков, набираемый в одной строке с текстом,
должен быть отделен пробелом независимо от того, есть ли после номера точка.
2. Точка не ставится в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее. При
отделении десятичных долей от целых чисел лучше ставить запятую (0,158), а не точку
(0.158).
3. Перед знаком препинания пробел не ставится (исключение составляют открывающиеся
парные знаки, например, скобки, кавычки). После знака препинания пробел обязателен
(если этот знак не стоит в конце абзаца). Тире выделяется пробелами с двух сторон. Дефис
пробелами не выделяется.

22.

4. Числительные порядковые и количественные выражаются в простом тексте словами
(обычно, однозначные при наличии сокращенных наименований), цифрами (многозначные
и при наличии сокращенных обозначений) и смешанным способом (после десятков тысяч
часто применяются выражения типа 25 тыс.), числительные в косвенных падежах
набирают с так называемыми наращениями (6-го). В наборе встречаются арабские и
римские цифры.
5. Индексы и показатели между собой и от предшествующих и последующих элементов
набора не должны быть разделены пробелом (Н2О, м3/с)
6. Нельзя набирать в разных строках фамилии и инициалы, к ним относящиеся, а также
отделять один инициал от другого.
7. Не следует оставлять в конце строки предлоги и союзы (из одной-трех букв), начинающие
предложение, а также однобуквенные союзы и предлоги в середине предложений.

23.

8.
Последняя строка в абзаце не должна быть слишком короткой. Надо стараться избегать
оставления в строке или переноса двух букв. Текст концевой строки должен быть в 1,52 раза больше размера абзацного отступа, т.е. содержать не менее 5-7 букв. Если этого не
получается, необходимо вогнать остаток текста в предыдущие строки или выгнать из них
часть текста. Это правило не относится к концевым строкам в математических
рассуждениях, когда текст может быть совсем коротким, например "и", "или" и т.п.
9. Знаки процента (%) применяют только с относящимися к ним числами, от которых они не
отделяются.
10.Знаки градуса (°), минуты ('), секунды ('') от предыдущих чисел не должны быть отделены
пробелом, а от последующих чисел должны быть отделены пробелом (10° 15').
11.Формулы в текстовых строках набора научно-технических текстов должны быть отделены
от текста на пробел или на двойной пробел. Формулы, следующие в текстовой строке одна
за другой, должны быть отделены друг от друга удвоенными пробелами.

24.

12. Знаки номера (№) и параграфа (§) применяют только с относящимися к ним числами и отделяются
пробелом от них и от остального текста с двух сторон. Сдвоенные знаки набираются вплотную друг к
другу. Если к знаку относится несколько чисел, то между собой они отделяются пробелами. Нельзя в
разных строках набирать знаки и относящиеся к ним цифры.
13. В русском языке различают следующие виды сокращений: буквенная аббревиатура — сокращенное
слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название (СССР, НДР, РФ, вуз);
сложносокращенные слова, составленные из частей сокращенных слов (колхоз) или усеченных и
полных слов (Моссовет), и графические сокращения по начальным буквам (г. — год), по частям слов
(см. — смотри), по характерным буквам (млрд — миллиард), а также по начальным и конечным
буквам (ф-ка — фабрика). Кроме того, в текстах применяют буквенные обозначения единиц
физических величин. Все буквенные аббревиатуры набирают прямым шрифтом без точек и без
разбивки между буквами, сложносокращенные слова и графические сокращения набирают как
обычный текст. В выделенных шрифтами текстах все эти сокращения набирают тем же,
выделительным шрифтом.

25.

14. При наборе текста одного абзаца клавиша «Перевод строки» («Enter») нажимается только
в конце этого абзаца.
15.Между словами нужно ставить ровно один пробел. Равномерное распределение слов в
строке текстовым процессором выполняется автоматически. Абзацный отступ (красную
строку) устанавливать с помощью пробелов запрещено; для этого используются
возможности текстового процессора (например, можно использовать бегунки на
горизонтальной
полосе
прокрутки
или
табулятор).
Знак неразрывный пробел (Вставка → Символ, вкладка Специальные знаки или
комбинация клавишCTRL+SHIFT+пробел) препятствует символам, между которыми он
поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом
выравнивании абзаца (не может увеличиваться, в отличие от обычного пробела).

26.

16. Выделением называют особое оформление отдельных слов или частей текста, которое
подчеркивает их значение. Все виды выделений делят на три группы:
o шрифтовые выделения, выполняемые путем замены характера или начертания шрифта,
— набор курсивом, полужирным, жирным, полужирным курсивом, прописными или
капительными буквами, шрифтами другого кегля или даже другой гарнитуры;
o нешрифтовые выделения, выполняемые путем изменения расстояний между буквами
(набор вразрядку) или между строками набора (дополнительные отбивки отдельных строк),
изменения формата набора (набор «в красную строку», набор с одно- или двусторонними
втяжками), подчеркивания текста тонкими или полужирными линейками или заключения
отдельных частей текста в рамки и т. п.;
o комбинированные выделения, выполняемые одновременно двумя способами, например,
набор полужирным вразрядку, набор полужирным шрифтом увеличенного кегля с выключкой
в «красную строку» и дополнительными отбивками, набор курсивом с заключением текста в
рамку и т. п. Шрифтовые выделения (курсивом, полужирным, жирным) должны быть
выполнены шрифтами той же гарнитуры и кегля, что и основной текст. Знаки препинания,
следующие за выделенной частью текста, должны быть набраны шрифтом основного текста.

27.

17.В текстовом наборе абзацные отступы должны быть строго одинаковыми во всем
документе, независимо от кегля набора отдельных частей текста.
18.Знак тире, или длинное тире, может быть набрано с помощью одновременного нажатия
комбинации клавиш CTRL+SHIFT+серый минус (серый минус располагается на цифровой
клавиатуре, справа) или Вставка → Символ, вкладка Специальные знаки.

28.

1. сегодня я узнал
2. было интересно
3. было трудно
4. я понял, что
5. теперь я могу
9. я смог
6. я почувствовал, что 10. я попробую
7. я приобрел
11. меня удивило
8. я научился
12. урок дал мне для
жизни
13. мне захотелось
Что такое стиль?
Что такое стилевое форматирование?
Перечислите виды стилей
Что такое сортировка?
Что такое перекрестная ссылка?
В начало
К
содержанию
К списку
занятий

29.

• Гальченко, Г.А. Информатика для колледжей уч. пособие. – Ростов
н/Д: Феникс, 2017. – 380с.
• Дружинина, И.В. Информационное обеспечение деятельности
средних медицинских работников. Практикум: Уч. пособие / И.В.
Дружинина. - СПб.:Лань, 2017.- 208с.
• Дружинина, И.В. Информационные технологии в профессиональной
деятельности средних 16 35 35 медицинских работников: Учебн.
пос. / И.В. Дружинина. – 2-е изд., испр. и доп. - СПб.: Лань, 2017.112с.
• Ляхович, В.Ф. Основы информатики: учебник. / В.Ф. Ляхович, В.А.
Молодцов. – М.: КНОРУС, 2016. – 348с.
• Хлебникова, А.А. Информатика: Учеб. – 3-е изд., стер. – Ростов н/Д:
Феникс, 2017. – 507с.
• Информатика. 10 класс: учеб. для общеобразоват. организаций:
базовый и углубл. уровни/ А. Г. Гейн, А. Б. Ливчак, А. И. Сенокосов, Н.
А. Юнерман. – М.: Просвещение, 2014. – 272 с.: ил.
• Информатика: Учебник. 10-11 класс. Часть 1: Базовый курс/под ред.
проф. Н. В. Макаровой. – СПб.: Питер Пресс, 2014. – 320 с.: ил.
• Информатика: Учебник. 10-11 класс. Часть 2: Базовый курс/под ред.
проф. Н. В. Макаровой. – СПб.: Питер Пресс, 2014. – 320 с.: ил.
В начало
К
содержанию
К списку
занятий