Контроль реализации проекта. Управление изменениями

1.

КОНТРОЛЬ РЕАЛИЗАЦИИ
ПРОЕКТА.УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

2.

Управление изменениями - это совокупность заранее оговоренных процедур и правил, в соответствии с
которыми изменения вносятся в проект. Важно отметить, что любое изменение, прежде чем оно будет
внесено в план проекта, вначале рассматривается лицами, имеющими соответствующие полномочия,
которые ответственны за внесение изменений.
Все изменения, влияющие на продукт проекта, должны быть обязательно одобрены заказчиком. Для этого в
правоустанавливающие документы проекта вносится статья, описывающая процедуру рассмотрения и
утверждение изменений, а также сроки выполнения этой процедуры каждой из сторон.
Изменений не нужно бояться, ими нужно управлять с помощью системы управления изменениями. Для того
чтобы внедрить эффективную систему управления изменениями, необходимо выполнить следующее:
разработать формальную процедуру управления изменениями. Для этого нужно определить перечень
действий, который будет выполняться в стандартной последовательности, что позволит упорядочить работу
с изменениями.
разработать и начать использовать документы, которыми участники проекта будут пользоваться для
управления изменениями.
распределить роли и зоны ответственности между участниками проекта, чтобы между ними было понимание
того, кто имеет право подавать запросы на изменения, без чьего утверждения изменение не может быть
реализовано, кто должен проследить за тем, чтобы изменение было выполнено.
Важно при этом добиться того, чтобы разработанная система управления изменениями не осталось
«мертвой» стопкой документов, а реально работала. Процедура управления изменениями должна выглядеть
примерно следующим образом:
1. Подача запроса на изменение. Запрос на изменение должен быть документирован и внесен в базу
данных для дальнейшего контроля его статуса.
2. Оценка последствий. Производится оценка степени воздействия предлагаемого изменения на проект.
3. Принятие решения об изменении. Принимается решение о необходимости предложенного изменения
или отказе от его реализации.
4. Реализация изменения. Если принято решение об утверждении изменения, необходимо обеспечить
выполнение изменения.
5. Контроль. Если изменение выполнено, вопрос может быть снят с контроля, следовательно, статус
запроса на изменение должен быть изменен в базе данных.

3.

Подача запроса на изменение Кто же
имеет право подавать запросы на
изменения? Любой участник проекта
имеет на это право. Запросы на
изменения могут подаваться в любом
согласованном участниками проекта
виде: на бумаге, электронным
сообщением, путем заполнения
формы в специализированной системе
или другим способом. Форма запроса
на изменения, как минимум, должна
содержать следующую информацию:
название проекта;
имя менеджера проекта, к которому
поступает запрос;
Оценка последствий. Есть ли необходимость для
каждого, даже незначительного изменения заниматься
оценкой последствий внесения изменений? Да, это
нужно делать всегда. Другое дело, кто этим
занимается? Если последствия изменения будут
незначительными, менеджер проекта может и
самостоятельно принять решение о необходимости
внесения изменения в проект. В противном случае
запрос на изменение эскалируется в вышестоящий
орган управления проектом, например, специально
созданный Совет по управлению изменениями. В таком
случае должны быть четкие критерии, по которым
можно определить необходимость рассмотрения
изменений на Совете по управлению изменениями или
в другом вышестоящем органе управления проектом.
Такими критериями, как правило, являются изменения
базовых сроков, стоимости, ранее утвержденных
результатов проекта.
имя участника проекта, подавшего
запрос на изменение;
Всесторонняя оценка последствий внесения изменений
предполагает решение следующих вопросов:
Какая выгода будет получена от внесения изменений?
дата подачи запроса;
порядковый номер запроса на
изменение;
Какие риски связаны с проектом, если реализовать
предложенные изменения? Какие риски ожидают, если
отказаться от изменений?
описание изменения
Когда подан запрос на изменение? Если запрос
поступил в самом начале проекта, то изменения, скорее
всего, не окажут сильного воздействия на проект, но
если проект уже выполнен на 70%, то изменения
приведут к переделкам, а возможно и к переносу
сроков.
Как изменения повлияют на результаты проекта,
проектные документы, сроки, бюджет, ресурсы и другие
аспекты проекта?

4.

Принятие решения об
изменении. В соответствии с
указанными выше критериями,
решения по поданным запросам на
изменения принимает либо
менеджер проекта самостоятельно,
либо Совет по управлению
изменениями. Часто в составе
такого совета можно видеть
заказчика.
По запросам, рассматриваемым
Советом по управлению
изменениями, могут быть приняты
разные решения:
утвердить;
утвердить при выполнении
специфических условий;
отклонить;
отправить на доработку.
Реализация изменения Изменения
могут касаться результатов проекта,
проектных документов. И те, и другие
изменения нужно обязательно
реализовать. В каких случаях
приходится изменять проектную
документацию? Например, когда
изменения настолько серьезные, что
требуется изменить базовый план
проекта. Зачастую члены команды
управления проектом во главе с
менеджером проекта отвечают за
изменения в проектных документах. За
изменения результатов проекта
отвечают назначенные на эти задачи
члены команды проекта. Они должны
запланировать действия по внесению
изменений; протестировать изменения
на небольшом участке, прежде чем
решаться на полномасштабные
изменения; выполнить изменения и
сообщить о факте завершения работ.

5.

Контроль При контроле текущий план сравнивается с базовым, а если базовый
план был изменен, то сравнение идет с новым базовым планом. После исполнения
изменений желательно документировать все последствия внесения изменений в
отдельном отчете. В нем может содержаться следующая информация:
Какие положительные и отрицательные уроки для будущих проектов можно
получить от подобных изменений?
Получили ли заинтересованные стороны информацию о том, какие изменения были
произведены?
Внесли ли в журнал контроля изменений информацию о снятии вопроса с контроля?

6.

КОНТРОЛЬ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
Контроль реализации проекта - это принятие решения и осуществление действий, направленных в
первую очередь на уменьшение разницы между утвержденным базовым или текущим планом проекта
и его фактическим осуществлением. Контроль является центральным видом деятельности в ходе
реализации. Системы контроля проекта разрабатываются и внедряются для уменьшения риска
наличия нерешенных целевых задач проекта, задержки срока и превышения бюджета. Контроль
главным образом сфокусирован на трех параметрах проекта: выполнение самих предметноориентированных и управленческих работ по проекту, уровень затрат и время реализации. В общем
виде контроль проекта проводится для того, чтобы запланированные события осуществлялись точно
по плану, незапланированные - по возможности не происходили и корректировались все
возникающие отклонения от плана.
Контроль, так же как и остальные процессы в проекте, включает планирование контрольных
действий, их осуществление, подготовку информации для принятия решения по возможным
изменениям и проведение корректировок в случае необходимости. Иными словами, если в
мониторинге собирается необходимая информация, то при контроле результаты сбора сравниваются
с плановыми показателями и предпринимаются действия, если контролер или руководитель проекта
считают, что расхождения слишком большие, т. е. превышают возможные запланированные
параметры. По существу контроль является действием, уменьшающим разницу между планом и
фактом. Иногда можно наблюдать самоконтроль, осуществляемый командой. Это возможно при
осознанном понимании командой целей проекта и контроля, при наличии полномочий от
руководителя проекта, собственного графика работ и проведения контроля, соответствующих
ресурсов и полномочий при необходимости корректировки проекта, а также при осуществлении
обратной связи.

7.

Среди возможных проблем осуществления проекта, приводящих к необходимости его
контроля, можно перечислить, например, следующие.
В области выполнения объема работ:
возникают непредвиденные технические проблемы создания продукта проекта;
- происходит расширение масштаба работ;
- возможна недостаточность ресурсов при реализации;
- появляются проблемы качества и надежности;
- инициируются требования заказчика по изменению спецификаций и др.
В области затрат по проекту:
- возникающие технические проблемы требуют увеличения финансирования;
- фиксируется занижение первоначальных оценок;
- плохо составляются сметы;
- имеет место несвоевременность проведения корректировок;
- возникает рост цен на ресурсы и др.

8.

В области временных параметров
проекта:
- технические проблемы занимают
больше времени, чем
планировалось;
- последовательность работ не
совсем правильно определена;
- требуемые ресурсы оказались
недоступны в нужные сроки;
- предшествующие задачи не были
полностью выполнены и др.
Система контроля
И наиболее простом варианте система
контроля включает следующие блоки
(табл.5.1):
определение элементов и объектов контроля
(за чем надо следить; что надо
контролировать?);
обозначение стандартов, которые будут
использоваться при контроле (с чем
сравнивать?);
установление допустимого предела отклонения
фактических параметров от запланированных
(какова величина допуска?);
частота и детализация контрольных действий
(как, когда и с какой глубиной выполнять
контроль?);
процедуры определения необходимости
изменения в случае, если фактическое
отклонение превышает установленное
разрешаемое отклонение-допуск (что делать,
если установленные фактические значения
превышают стандарт более чем на величину
разрешаемого допуска?);
документацию и методы контроля (как, при
помощи каких ресурсов контролируют; как
регистрируется информация; кто хранит и
архивирует данные?);
ответственные лица (кто отвечает за
контрольные действия; кто исполняет?)