Кадровое делопроизводство. Занятие 2

1.

Занятие 2

2. Законодательные основы кадрового делопроизводства

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ
ОСНОВЫ КАДРОВОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

3. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и Какие нормы и положения в данном
его
документе регламентируют порядок
реквизиты оформления кадровых документов
Трудовой
кодекс
Российской
Федерации.
Трудовой кодекс РФ в области
документирования:
•Устанавливает обязательность некоторых кадровых документов:
правил внутреннего трудового распорядка — ст. 189, 190 ТК,
графика отпусков — ст. 123 ТК и др.
•Определяет документы, которыми оформляются основные
кадровые процедуры: прием, перевод, прекращение трудового
договора, вынесение дисциплинарного взыскания работников: ст.
67, 68, 84.1, 193 ТК и др.
•Определяет порядок работы с трудовой книжкой: ст. 65, 66, 84.1 ТК
•Устанавливает сроки оформления документов и порядок
ознакомления с ними работников: ст. 67, 68, 193 ТК и др.
•Устанавливает порядок работы с персональными данными
работников: ст. 86, 88 ТК
•Устанавливает порядок согласования кадровых документов или
учета мнения первичной профсоюзной организации или
представительного органа: ст. 8, 136, 190 ТК и др.

4. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и положения в
данном документе
регламентируют порядок
оформления кадровых
документов
Об информации,
информационных
технологиях и о защите
информации.
Федеральный закон от 27
июля 2006 г. № 149-ФЗ
Закрепляет статус информации,
обязательность представления
информации государственным
органам, ответственность за
нарушение законодательства о
защите информации и другие
вопросы
Закон «Об акционерных
обществах.», «Об
обществах с
ограниченной
ответственностью
Определяет обязанности общества
по хранению документов общества
и их составу

5. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и положения в
данном документе
регламентируют порядок
оформления кадровых
документов
О персональных данных.
Федеральный закон от 27
июля 2006 г. № 152-ФЗ
Определяет порядок получения
(сбора), хранения, использования,
передачи и распространения
персональных данных работников
(в том числе).
Регулирует отношения, связанные с
обработкой персональных данных
юридическими лицами с
использованием средств
автоматизации и без
использования таких средств

6. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и положения в
данном документе
регламентируют порядок
оформления кадровых
документов
О коммерческой
тайне. Федеральный
закон от 29 июля 2004
г. № 98-ФЗ
Определяет информацию, которая
может быть отнесена к
конфиденциальной и не может быть к
ней отнесена, а также порядок работы с
конфиденциальной информацией в
рамках трудовых отношений
О бухгалтерском
учете. Федеральный
закон от 6 декабря
2011 г. № 402-ФЗ
Устанавливает порядок оформления
первичных документов для целей
бухгалтерского учета (ст. 9)

7. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и
положения в данном
документе
регламентируют порядок
оформления кадровых
документов
Об архивном деле в Российской
Федерации. Федеральный закон от 22
октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Приказ Министерства культуры
Российской Федерации от 31 марта 2015
г. № 526 «Об утверждении правил
организации хранения,
комплектования, учета и
использования документов архивного
фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах
государственной власти, органах
местного самоуправления и
организациях»
Регулирует отношения в
сфере организации
хранения, комплектования,
учета и использования
архивных документов
организаций независимо от
их форм собственности

8. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и положения в
данном документе
регламентируют порядок
оформления кадровых
документов
О трудовых
книжках.
Постановление
Правительства РФ от
16 апреля 2003 г. №
225
Устанавливает правила ведения и хранения
трудовых книжек, утверждает бланк
трудовой книжки и порядок обеспечения
ими работодателей. Определяет общий
порядок ведения трудовых книжек
Об утверждении
Инструкции по
заполнению
трудовых книжек.
Постановление
Минтруда РФ от 10
октября 2003 г. № 69
Подробно регламентирует порядок
заполнения трудовой книжки, дубликата
трудовой книжки. Данное постановление
утвердило форму приходно-расходной
книги по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее, форму книги учета
движения трудовых книжек и вкладышей в
них

9. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и положения в
данном документе
регламентируют порядок
оформления кадровых
документов
Об утверждении
Положения об
особенностях
обработки
персональных данных,
осуществляемой без
использования средств
автоматизации.
Постановление
Правительства РФ от 15
сентября 2008 г. № 687
Устанавливает порядок обработки
персональных данных,
осуществляемой без
использования средств
автоматизации (в частности, в
виде бумажных носителей), и
меры по обеспечению
безопасности, которые
необходимо соблюдать
работодателю и должностным
лицам, работающим с
персональными данными

10. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и положения в
данном документе
регламентируют порядок
оформления кадровых
документов
Постановление
Правительства
Российской
Федерации от 1
ноября 2012 г. № 1119
«Об утверждении
требований к защите
персональных
данных при их
обработке в
информационных
системах
персональных
данных»
Устанавливает требования к защите
персональных данных при их
обработке в информационных системах
персональных данных и уровни
защищенности таких данных.
Устанавливает порядок обработки
персональных данных, осуществляемой
с использованием средств
автоматизации (в информационных
системах), и меры по обеспечению
безопасности, которые необходимо
соблюдать работодателю и
должностным лицам, работающим с
персональными данными

11. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и
положения в данном
документе
регламентируют
порядок оформления
кадровых документов
Об утверждении «Перечня
типовых управленческих
архивных документов,
образующихся в процессе
деятельности государственных
органов, органов местного
самоуправления и
организаций, с указанием
сроков хранения». Приказ
Минкультуры РФ от 25 августа
2010 г. № 558
Содержит перечень
документов, создающихся в
организации для
регулирования текущей
деятельности компании, с
указанием их сроков
хранения.

12. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и
положения в данном
документе
регламентируют
порядок оформления
кадровых документов
Об утверждении
унифицированных форм
первичной учетной
документации по учету
труда и его оплаты.
Постановление
Госкомстата РФ от 5
января 2004 г. № 1
С 1 января 2013 г.
использование
унифицированных
форм остается на
усмотрение
организаций, кроме
бюджетных
учреждений

13. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и
положения в данном
документе
регламентируют
порядок оформления
кадровых документов
ГОСТ Р 7.0.97-2016
Система стандартов по
информации,
библиотечному и
издательскому делу.
Организационнораспорядительная
документация. Требования
к оформлению документов
Определяет общие
требования к
оформлению документов
и составу их реквизитов:
подписи, визы
согласования, грифа
согласования, грифа
утверждения, резолюции
и др.

14. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и
положения в данном
документе
регламентируют
порядок оформления
кадровых документов
Основные правила работы архивов
организаций. Одобрены решением
Коллегии Росархива от 6 февраля 2002
г.
Основной документ, закрепляющий
систему ведения и хранения
документов в текущем
делопроизводстве и архиве
Приказ Минкультуры России от 31
марта 2015 г. № 526 «Об утверждении
правил организации хранения,
комплектования, учета и
использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах
государственной власти, органах
местного самоуправления и
организациях»
Правила устанавливают порядок
комплектования архива
организации и требований к нему,
порядок хранения документов,
порядок формирования личных дел

15. Нормативно-правовые акты кадрового работника:

Документ и его
реквизиты
Какие нормы и
положения в данном
документе
регламентируют
порядок оформления
кадровых документов
Квалификационный
справочник должностей
руководителей,
специалистов и других
служащих. Утвержден
Постановлением Минтруда
РФ от 21 августа 1998 г. № 37
Квалификационный
справочник рекомендован
для применения в
организациях независимо
от форм собственности и
организационноправовых форм в целях
обеспечения правильного
подбора, расстановки и
использования кадров

16. Виды документов в организации:

• Уставные
• Организационные
• Распорядительные
• Информационносправочные

17. Уставные документы

УСТАВНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ

18. Уставные документы

• Устав
Определяет основы
функционирования
предприятия, его цели и
основные правила работы
• Учредительный договор
Определяет взаимоотношения
между учредителями

19. Организационные документы

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
ДОКУМЕНТЫ

20. Положение о подразделении

Положение о
подразделении
Общие положения
Задачи
Функции
Организационная структура
подразделения.
• Права подразделения.
• Взаимоотношения (служебные связи)
подразделения с другими
подразделениями.
• Ответственность подразделения.

21. Раздел 1. «Общие положения»

1.1
Место подразделения в
структуре управления
организацией
Указывается, является ли подразделение самостоятельным
или входящим в состав иного подразделения
1.2
Порядок создания,
реорганизации и ликвидации
подразделения
Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает
подразделение, какими документами; кто принимает решение о
реорганизации или ликвидации подразделения
Подчиненность
Указывается, кому из руководства (руководителю организации
или его заместителям, иным руководящим работникам)
подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность
определяется по схеме структуры организации
Руководство подразделением
Указывается, какое должностное лицо руководит
деятельностью подразделения, в каком порядке производится
назначение на должность и освобождение от должности,
квалификационные требования к нему
1.3
1.4
1.5
1.6
Основополагающие
организационно-правовые
документы, которыми
руководствуется
подразделение в своей
деятельности
Планирование деятельности
подразделения
Указывается, какое должностное лицо руководит
деятельностью подразделения, в каком порядке производится
назначение на должность и освобождение от должности,
квалификационные требования к нему
Указывается, по каким планам ведется работа подразделения
1.7
Формы отчетности о
деятельности подразделения
Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается
подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц
(квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет
руководителя подразделения; иные формы
1.8
Пояснения используемых
терминов
Приводятся в том случае, если подразделения выполняют
специфические функции и характеризуются специальной
терминологией

22. Раздел 2. «Основные задачи подразделения»

• Основные задачи подразделения,
как правило, определяются на
основе матрицы распределения
функций управления. Если
организация обходится без нее, за
основу можно взять положения
Квалификационного справочника
должностей руководителей,
специалистов и других служащих.

23. Раздел 3. «Функции подразделения»

• Основные задачи подразделения,
как правило, определяются на
основе матрицы распределения
функций управления. Если
организация обходится без нее, за
основу можно взять положения
Квалификационного справочника
должностей руководителей,
специалистов и других служащих.

24. Раздел 4. «Организационная структура подразделения»

• Структура подразделения может
приводиться простым
перечислением, например: «В
состав отдела кадров входят: сектор
приема, сектор увольнения, сектор
учета, сектор по консультированию
работников». Структуру можно
представить и в виде схемы.

25. Пример организационной структуры

26. Раздел 5. «Права подразделения»

положение о подразделении наделяет
правами не отдельного работника, а все
подразделение. Если есть желание, можно
«расписать» права работников. Но лучше
всего привести общий для руководителя
подразделения и его работников перечень
прав и отдельным блоком выделить права
руководителя. Наделяя последнего
правами, предпочтение следует отдавать
функциональным правам, так как
трудовые у него те же, что и у работников
подразделения.

27. Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения»

• «расписывается» взаимодействие
подразделений, а не отдельных работников.
Поэтому в первую очередь нужно
ориентироваться на служебные связи между
руководителями различных подразделений, и
во вторую (если в этом есть необходимость) —
на согласование служебных связей между
рядовыми работниками подразделений (т.е.
определить, нужно ли получать у руководителя
своего подразделения согласие, нужно ли
согласовывать свои действия с руководителем
другого подразделения, прежде чем
взаимодействовать с его работниками).

28. Раздел 7. «Ответственность подразделения»

• желательно в положении, наряду с
ответственностью всего подразделения,
выделить ответственность его
руководителя, так как по общему правилу
он в своей деятельности руководствуется
положением и в большинстве
организаций должностные инструкции на
него не разрабатываются.
• Можно разделить ответственность на
персональную (например, начальника
отдела) и коллективную (работников
подразделения).

29. Должностная инструкция

Общие положения
Основные задачи и функции
Обязанности
Права
Ответственность
Взаимосвязи
Работник знакомится под роспись

30. Должностная инструкция

31. Штатное расписание

32. Штатная расстановка

• Унифицированных форм данного до
кумента законодательством не пред
усмотрено, для государственных
учреждений возможно могут быть
рекомендации к заполнению, основ
анные на форме Т-3 штатного
расписания, поэтому необходимо ут
вердить этот документ в учетной по
литике предприятия и разработать
его форму самостоятельно.

33. Штатная расстановка

34. Распорядительные документы

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ

35. Распорядительные документы

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

36. Распорядительные документы

• Постановление – правовой акт,
принимаемый высшим и
некоторыми
центральными органами
коллегиального управления в целях
разрешения наиболее важных и
принципиальных задач, стоящих
перед данными органами, и
установления стабильных норм,
правил поведения

37. Распорядительные документы

• Решение – правовой
акт коллегиального или
совещательного органа
министерств, ведомств, комитетов,
общественных организаций, ученых
советов НИИ, вузов, а также cоветов
директоров предприятий в целях
разрешения наиболее важных
вопросов их деятельности.

38. Распорядительные документы

• Приказ – правовой акт,
издаваемый руководителем
организации,
действующим на основе
единоначалия, в целях
разрешения основных и
оперативных задач

39. Распорядительные документы

• Распоряжение – правовой акт,
издаваемый единолично руководите
лем организации/структурного
подразделения в целях
разрешения оперативных
вопросов. Как правило, имеет
ограниченный срок действия и
касается узкого круга должностных
лиц.

40. Распорядительные документы

• Указание – правовой акт,
издаваемый органом
государственного управления
преимущественно по вопросам
информационно-методического
характера, а также по вопросам,
связанным с организацией
исполнения приказов, инструкций и
других актов данного органа и
вышестоящих органов управления.

41. Информационно-справочные документы

ИНФОРМАЦИОННОСПРАВОЧНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ

42. Информационно-справочные документы

Информационносправочные документы
Наименование документа
Докладная записка
Служебная записка
Объяснительная
записка
Предложение
Представление
Назначение, особенности
Документ, направляемый на имя руководителя,
содержащий информацию о событиях или фактах,
выводы и предложения, требующие принятия
решений
Внутренний документ, использующийся для обмена
информацией по «горизонтали» - между
структурными подразделениями организации
а) адресованная руководителю информация о факте
нарушения с объяснением причин случившегося;
б) приложение к основному документу с
объяснением его отдельных положений
Документ, содержащий инициативные предложения,
касающиеся производственных, организационных
или административных вопросов
Документ, содержащий инициативные предложения
по вопросам расстановки и перемещения кадров,
награждении и поощрении сотрудников

43. Информационно-справочные документы

Информационносправочные документы
Наименование
документа
Заявление
Назначение, особенности
а) просьба личного характера, адресованная
руководству;
б) информирование о нарушениях или недостатках в
деятельности организации или ее должностных лиц
Деловое письмо Все виды писем и сообщений, в том числе
электронных, использующихся для оперативного
обмена информацией между внешними
респондентами
Протокол
Итоговый документ, фиксирующий ход совещания,
собрания, заседания, содержащий информацию о
принятых решениях
Акт
Информация, подтверждающая факт произошедшего
события, засвидетельствованная несколькими
лицами-подписантами. Акты ревизий, приемки или
обследования могут содержать рекомендации и
выводы

44. Информационно-справочные документы

Информационносправочные документы
Наименование
документа
Справка
Перечень
Список
Сводка
Отзыв
Заключение
Назначение, особенности
Используется для описания фактов и событий, в
том числе служебного или биографического
характера
Систематизированный список объектов, в
отношении которых устанавливаются некоторые
нормы и требования
Перечисление объектов, одушевленных или
неодушевленных, с целью регистрации или
информирования
Обобщенные сведения по одной теме, вопросу
Документ, содержащий экспертное мнение,
составленный от имени физического или
юридического лица
Выводы по документу или вопросу, составленные
коллегиальным органом или экспертом

45. Информационно-справочные документы

Информационносправочные документы

46.

47. Информационно-справочные документы

Информационносправочные документы

48. Сущность карового делопроизводства

СУЩНОСТЬ КАРОВОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

49. Работа с документами кадрового работника включает:

• оформление первичных учетных
кадровых документов
• ведение трудовых книжек;
• формирование и ведение личных
дел;
• подготовку и передачу дел в архив
организации;
• хранение дел службы персонала в
архиве организации.

50. На участке кадровой службы

Обязательные документы:
Учредительные документы
Трудовые договоры
Штатное расписание (форма Т-3)*
Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и
расчета заработной платы (форма Т-12)*
Правила внутреннего трудового распорядка
Документ о защите персональных данных работников (положение)
График отпусков (форма Т-7)*
Личные карточки (форма Т-2)*
Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о
поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о
командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о
переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении
трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с
работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии
дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о
прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении
штата, др.
Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры,
объяснительные записки)
Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно приказов, трудовых договоров.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга
по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Трудовые книжки
Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты
заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных»
при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

51. На участке кадровой службы

Документы, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах:
Коллективный договор
обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники
или работодатель) выходили с инициативой его
заключить.
Положение об оплате труда и
обязательно, если какие-то из условий оплаты труда
премировании
и премирования, которые применяются у
работодателя, не отрегулированы ни в одном другом
документе, например, ни в трудовом договоре, ни в
штатном расписании.
Должностные инструкции
обязательны, если все должностные обязанности
работников не отрегулированы в трудовых
договорах.
Положение об аттестации и
обязательно, если работодателем проводится
аттестация работников.
сопутствующие аттестации
документы
График сменности
обязателен при наличии сменной работы.
Положение о коммерческой тайне обязательно, если в трудовом договоре указано, что
работник обязан коммерческую тайну сохранять.
Списки несовершеннолетних
при наличии в штате несовершеннолетних
работников, работниковработников, работников-инвалидов, беременных
инвалидов, беременных работниц, работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до
женщин, имеющих детей в
трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих
возрасте до трех лет, одиноких
уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства,
матерей; лиц, осуществляющих
работников, занятых на работах с вредными и (или)
опасными условиями труда.
уход за детьми-инвалидами и
инвалидами с детства, работников,
занятых на работах с вредными и
(или) опасными условиями труда