Оптимизация процесса организации (запуска) подготовительных курсов

1.

Проект:
Оптимизация процесса
организации (запуска)
подготовительных курсов

2.

Паспорт проекта
Общая информация:
Заказчик проекта: ректор КемГУ А.Ю.Просеков
Куратор проекта: проректор по МПиОК Леухова М.Г.
Руководитель проекта от вуза: Шабалина А.Д.
Команда проекта: Ермолаева Е.О., Порохнов А.Н.
Периметр процесса: Кемеровский государственный университет
Клиенты процесса: обучающиеся, их законные представители,
сотрудники центра довузовской подготовки (ЦДП), ЦНИТ

3.

Паспорт проекта
Обоснованность:
Для зачисления граждан на подготовительные курсы организован процесс
оформления документов. Было проведено исследование по выявлению проблемных
моментов для оптимизации процесса, так как его длительность была выше желаемой
для слушателей курсов.

4.

Паспорт проекта
Цель: сокращение времени протекания процесса оформления документов для
зачисления на подготовительные курсы
Показатели
Текущее состояние
Целевое состояние
+,-
Время заполнения документации и консультации в ЦДП
23 минуты
10 минут
- 13 минут
Время ожидания в очереди
Время оплаты за подготовительные курсы (путь от ЦДП
до кассы, очередь в кассу)
4 минуты
20 минут
0 минут
11 минут
- 4 минуты
- 9 минут
Общее время
47 минут
21 минута
- 16 минут
Плановый эффект:
1. Сокращение времени сотрудников, участвующих в процессе, без ухудшения
качества оказания услуги;
2. Повышение удовлетворённости граждан вследствие уменьшения сроков
ожидания и оформления документов (менее 5% отрицательных отзывов)

5.

Карта текущего состояния процесса

6.

Федерального уровня – 0
Регионального уровня – 0
Уровень университета – 10
Пирамида проблем
1. Часто задаваемые вопросы граждан
по организации курсов
2. Заполнение данных для заявления и договора
только лично и от руки
3. Обязательное присутствие законного представителя
несовершеннолетнего слушателя курсов при заполнении
документов
4. Оплата только через кассу (наличными)
5. Неудобный график работы кассы
6. Возвращение гражданина обратно в кабинет для предоставления квитанции об
оплате
7. Несвоевременное предоставление квитанции об оплате курсов/ее потеря

7.

Поиск первичного возникновения проблемы
1 – часто задаваемые гражданином вопросы
Почему?
Потому что гражданин не имеет представления о процессе зачисления и обучения на
подготовительных курсах
Почему?
Потому что гражданин не может составить собственное представление о данном процессе
Почему?
Потому что только у нас гражданин может получить информацию о процессе
Почему?
Потому что мы информируем граждан только при личном общении, посредством телефона или
рассылки на электронную почту образовательного учреждения
Почему?
Потому что мы не используем другие источники для информирования
Принятое решение: создать на официальном сайте вкладку «Школьнику» для
информирования граждан о подготовительных курсах

8.

Поиск первичного возникновения проблемы
2– заполнение заявления и договора вручную
Почему?
Потому что нет данных слушателя подготовительных курсов в электронном виде
Почему?
Потому что нет возможности заполнить заявление-анкету в электронном виде
Почему?
Потому что нет личного кабинета слушателя подготовительных курсов на сайте университета
Принятое решение: создать на официальном сайте во вкладке «Школьнику» личный кабинет
слушателя подготовительных курсов

9.

Поиск первичного возникновения проблемы
3 – Обязательное присутствие законного представителя несовершеннолетнего
слушателя курсов при заполнении документов
Почему?
Потому что законный представитель не может дистанционно дать свое согласие на заключение
договора
Почему?
Потому что нет соответствующего инструмента
Принятое решение: создать инструмент в личном кабинете слушателя подготовительных
курсов на официальном сайте во вкладке «Школьнику»

10.

Поиск первичного возникновения проблемы
4, 5, 6, 7 – процесс оплаты
Почему?
Потому что нет другой утвержденной процедуры оплаты за подготовительные курсы и её
подтверждение
Почему?
Потому что в нет удобной технической возможности для отслеживания проведения оплаты
Почему?
Потому что на сайте университета при онлайн оплате нет возможности выбрать назначение платежа
как «подготовительные курсы»
Принятое решение: создать на официальном сайте во вкладке «Платное образование» выбор
назначения платежа «оплата за подготовительные курсы»

11.

Карта целевого состояния

12.

Карта целевого состояния

13.

План мероприятий
№
№
Мероприятия
п/п «ежа»
1
1
Разработать техническое задание для создания вкладки
«Школьнику» на официальном сайте университета
2
1
Заполнить информацией страницу о подготовительных курсах на
сайте
3 4,5,6,7 Разработать техническое задание по созданию оплаты онлайн
платежа за курсы
4
2,3 Разработать техническое задание для «личного кабинета»
слушателей курсов
5
2,3 Разработать инструкцию по работе в автоматизированной системе
«личного кабинета» для сотрудника и для слушателей
Начало
Окончание
работ
работ
01.10.2019г. 15.10.2019г.
15.10.2019г. 26.10.2019г.
16.12.2019г. 27.12.2019г.
24.05.2020г. 18.06.2020г.
29.06.2020г. 21.07.2020г.

14.

Решенные проблемы
Проблема:
Часто задаваемые вопросы граждан по организации курсов
Решение:
разработана на официальном сайте вкладка «Школьнику» для информирования граждан о
подготовительных курсах

15.

Решенные проблемы
Проблемы:
- Оплата только через кассу (наличными)
-Неудобный график работы кассы
-Возвращение гражданина обратно в кабинет
для предоставления квитанции об оплате
-Несвоевременное предоставление
квитанции об оплате курсов/ее потеря
Решение:
создан раздел «оплата за подготовительные
курсы-онлайн»

16.

Проблемы:
-Заполнение данных для заявления и договора только лично и от руки
- Обязательное присутствие законного представителя
несовершеннолетнего слушателя курсов при заполнении документов
Решение:
создать личный кабинет слушателя подготовительных курсов
Мероприятия в соответствии
с планом работы
Пример

17.

Разработать инструкцию по работе в автоматизированной системе
«личного кабинета» для сотрудника и для слушателей
Картинка
регламента/инструкции
Мероприятия в соответствии
с планом работы