Banque Misr

1.

Banque Misr

2.

‫هو النشاط المسئول عن متابعة ملحوظات الرقابة الداخلية‬
‫القائمة وكذلك اإلجراءات التصحيحية لتلك الملحوظات والتي‬
‫لم يتم استيفائها ‪ ,‬حيث يقوم المسئولين عن النشاط بإرسال‬
‫تلك الملحوظات والتواصل مع الجهات المختلفة على مستوى‬
‫" فروع ‪ /‬إدارات البنك " والتحقق من صحة االستيفاء لتلك‬
‫الملحوظات طبقا للمواعيد المقررة لها ‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫‪ ‬ماهو مفهوم‬
‫نشاط ال‬
‫‪FOLLOW‬‬
‫‪UP‬؟‬

3.

‫أوال ‪ -:‬إجراءات العمل‬
‫‪ ‬اسبوعيا ‪:‬‬
‫مراجعة المالحظات من حيث (مدى توافقها مع‬
‫التعليمات ‪ /‬صحة صياغتها) ( ‪) quality assurance‬‬
‫من خالل التقرير األسبوع الذي سيتم استالمه من‬
‫إدارة ‪: MIS‬‬
‫مع اول يوم عمل باألسبوع سيتم استالم‬
‫تقرير من إدارة ‪ MIS‬يحتوي على كافة‬
‫المالحظات القائمة بجداول الرقابة الداخلية ‪.‬‬
‫يتم مراجعة المالحظات الخاصة بالجداول‬
‫المنشأة االسبوع الماضي فقط من حيث (‬
‫توافقها مع التعليمات ‪ /‬صحة صياغتها ) ‪.‬‬
‫‪3‬‬

4.

‫تابع ‪ -:‬إجراءات العمل‬
‫ قبل نهاية يوم العمل الثاني من األسبوع‬‫يتم ارسال بيان اسبوعي لمسئول التجميع‬
‫و المراجعة بالمالحظات التي بها أخطاء‬
‫فقط بعد تصنيف الخطأ الي( خطأ فني ‪/‬‬
‫خطأ صياغة ) و ذكر المبرر لذلك و‬
‫تحديد ‪ domain‬مسئول ‪follow up‬‬
‫المسئول عن اكتشاف الخطأ ‪،‬‬
‫ مع االحتفاظ بنسخة منها مرتبة تاريخيا‬‫على جهاز الحاسب االلي الشخص‬
‫حسب النموذج المرفق ( نموذج مراجعة‬
‫المالحظات األسبوعي )‪.‬‬
‫‪4‬‬

5.

‫الجداول المتجاوزة التوقيتات (‪ )Follow Up‬من خالل‬
‫التقرير األسبوع الذي سيتم استالمه من إدارة ‪MIS‬‬
‫‪5‬‬

6.

‫ مع اليوم األول ألسبوع العمل يتم‬‫سحب الجداول المتجاوزة فترة‬
‫االستيفاء طرف مدير الفرع من‬
‫خالل التقرير الذي سيتم استالمه من‬
‫إدارة ‪ MIS‬سواء كانت الجداول‬
‫قائمة بمرحلة مدير الفرع او مرحلة‬
‫المراقب الداخلي بعد التصحيح ‪.‬‬
‫‪6‬‬

7.

‫تابع‪ :‬اجراءات العمل‬
‫ ارسال بيان المالحظات المتجاوزة‬‫التوقيتات الى مسئولي المتابعة باإلدارة‬
‫المختصة الستيفاء المالحظات خالل‬
‫يومي عمل و مطالبتهم باستيفاء‬
‫مالحظات كل فرع على حده و مطالبتهم‬
‫ايضا بادخال رد المنطقة‬
‫ (االجراء التصحيحي المتخذ من جانب‬‫الفرع ) امام كل ملحوظة و تحديد رقم‬
‫المستند الدال على االستيفاء الخاص‬
‫بكل ملحوظة باألكسل شيت المرفق (‬
‫المالحظات المتجاوزة التوقيتات ) و‬
‫مطالبتهم بإرسال المستندات الدالة على‬
‫االستيفاء برفقة البريد االلكتروني‬
‫‪7‬‬

8.

‫تابع‪ :‬اجراءات العمل‬
‫ عند ورود رد مسئولي المتابعة الفرع ‪/‬‬‫االدارة المركزية مدعم بالمستندات يتم‬
‫دراسة موقف االستيفاء و تعديل نوع القبول‬
‫طبقا لصحة االستيفاء خالل خمسة أيام عمل‬
‫‪ ،‬مع االحتفاظ بنسخة من اإلجراءات المتخذة‬
‫مرتبة تاريخيا على جهاز الحاسب االلي‬
‫الشخصي‪.‬‬
‫ في حالة عدم ورود رد مسئولي المتابعة‬‫الفرع ‪ /‬االدارة المركزية يتم تسجيل نوع‬
‫القبول للمالحظات (رفض االستيفاء ) ‪ ،‬مع‬
‫إضافة تعليق ( رفض لتجاوز مهلة االستيفاء‬
‫) ‪ ،‬مع االحتفاظ بنسخة من اإلجراءات‬
‫المتخذة مرتبة تاريخيا على جهاز الحاسب‬
‫االلي الشخصي ‪.‬‬
‫‪8‬‬

9.

‫البيان االسبوع بموقف بحث استيفاء المالحظات‬
‫‪9‬‬

10.

‫ يتم انشاء بيان اسبوعي يوضح المالحظات التي تم دراسة موقف استيفائها و نتيجة‬‫تلك الدراسة خالل أسبوع العمل‬
‫ يتم ارسال البيان لمسئول التجميع و المراجعة المختص مع نهاية عمل اليوم األخير‬‫من كل اسبوع ‪.‬‬
‫ في حالة عدم تواجد مسئول ال ‪ Follow up‬خالل اليوم األخير من األسبوع يتم ارسال‬‫البيان في اليوم األخير لتواجده بحيث يحتوي على كافة المالحظات التي تم بحثها خالل‬
‫األسبوع ‪.‬‬
‫‪10‬‬
‫اسبوع‬

11.

‫‪ -1‬يتم عمل اإلجراءات التصحيحية مرة واحدة شهريا عن المالحظات‬
‫القائمة حتى اخر يوم عمل بالشهر السابق ‪.‬‬
‫‪ -2‬يتم ارسال تقرير اإلجراءات التصحيحية شهريا من خالل مدير‬
‫‪Follow Up‬في حدود منتصف كل شهر الى مسئولي متابعة الفروع‬
‫‪/‬اإلدارات المركزية التابعة مع إعطاء مهلة لالستيفاء خالل خمس‬
‫أيام عمل و مطالبته بموافاتنا باستيفاء كل فرع على حده مدعم‬
‫بالمستندات مع ادخال رد الفرع التفصيلي امام كل ملحوظة و تحديد‬
‫رقم المستند الدال على االستيفاء الخاص بكل ملحوظة ‪.‬‬
‫شهري‬
‫‪11‬‬

12.

‫‪ -3‬تتم متابعة ردود المناطق على اإلجراءات التصحيحية من خالل مسئول‬
‫‪Follow Up‬المختص ‪ ،‬و في حالة تجاوز المهلة المحددة للرد يتم‬
‫التصعيد الى مدير عام المنطقة و صورة الى نائب رئيس قطاع الفروع‬
‫المختص مع منح ُمهلة خمس أيام عمل لالستيفاء‬
‫‪ -4‬عند ورود رد مسئول متابعة الفروع ‪ /‬االدارة المركزية ُمدعم‬
‫بالمستندات يتم دراسة موقف االستيفاء و تعديل نوع القبول طبقا لصحة‬
‫االستيفاء خالل خمسة أيام عمل ‪.‬‬
‫‪ -5‬االحتفاظ بنسخة باإلجراءات المتخذة مرتبة تاريخيا على جهاز‬
‫الحاسب االلي الشخصي‬
‫شهري‬
‫‪12‬‬

13.

‫الزيارات الدورية ‪Follow Up ( :‬‬
‫)‪:‬‬
‫‪ .1‬المسئول عن متابعة استيفاء‬
‫المالحظات ‪ :‬مسئول ‪Follow Up‬‬
‫المختص بداية من تاريخ ارسال التقرير‬
‫المبدئي من القائم بالزيارة الى مدير الفرع‬
‫‪.‬‬
‫‪ .2‬توقيتات ارسال اإلجراءات التصعيدية‬
‫للملحوظات المتجاوزة او التي لم يتم الرد‬
‫عليها خالل فترة االستيفاء او لم يتم‬
‫استيفائها بالكامل‬
‫‪13‬‬

14.

‫الزيارات الدورية ‪Follow Up ( :‬‬
‫ االجراء التصعيدي) ‪:‬‬‫األول ( التعزيز األول ) ‪:‬‬
‫بعد انتهاء التاريخ المستهدف االول و لم‬
‫يتم الرد او استيفاء كامل الملحوظات ‪ ،‬يتم‬
‫الى ‪ TO‬مدير‬
‫ارسال تعزيز‬
‫الفرع وصورة ‪ CC‬الى مدير عام المنطقة‬
‫و مسئولي المتابعة بالمنطقة موضحا به ما‬
‫لم يتم استيفائه من الملحوظات – مع عدم‬
‫حذف أي ملحوظات إنما يتم إيضاح موقف‬
‫استيفائها ‪ -‬مع تحديد التاريخ المستهدف‬
‫الثاني بعدد ‪ 5‬أيام عمل من تاريخ انتهاء‬
‫التاريخ المستهدف األول ‪.‬‬
‫‪14‬‬

15.

‫الزيارات الدورية ‪Follow Up ( :‬‬
‫ االجراء التصعيدي ) ‪:‬‬‫الثاني ( التعزيز الثاني ) ‪:‬‬
‫بعد انتهاء التاريخ المستهدف الثاني و لم يتم‬
‫الرد او استيفاء كامل الملحوظات ‪ ،‬يتم ارسال‬
‫تعزيز الى ‪TO‬مدير عام المنطقة وصورة‬
‫‪CC‬الى نائب رئيس القطاع و مسئولي‬
‫المتابعة بالمنطقة و السيد األستاذ ‪ /‬عماد‬
‫عبدالغفار موضحا به ما لم يتم استيفائه من‬
‫الملحوظات –مع عدم حذف أي ملحوظات انما‬
‫يتم إيضاح موقف استيفائها ‪ -‬مع تحديد‬
‫التاريخ المستهدف الثالث بعدد ‪ 5‬أيام عمل‬
‫من تاريخ انتهاء التاريخ المستهدف الثاني ‪.‬‬
‫‪15‬‬

16.

‫الزيارات الدورية ‪: ) Follow Up ( :‬‬
‫ ارسال تقرير الزيارة النهائي‪ :‬بعد انتهاء‬‫التاريخ المستهدف الثالث و لم يتم الرد او‬
‫استيفاء كامل الملحوظات ‪ ،‬يتم التحقق من‬
‫تحديث الرد على التقرير المبدئي و ارساله الى‬
‫مدير ‪ Follow Up‬عبر البريد االلكتروني‬
‫ بعنوان " تقرير الزيارة النهائي – فرع ‪" ....‬‬‫‪ ،‬حيث سيتولى مدير ‪ Follow up‬مراجعته و‬
‫ارساله الى نائب رئيس القطاع المختص ‪.‬‬
‫‪16‬‬
‫‪This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-SA‬‬

17.

‫‪ ‬مالحظات هامه‬
‫ يلتزم مسئول ‪ Follow Up‬بتحديث البيان للفروع‬‫التابعة له ‪ +‬الفروع التابعة لبديله ‪ ،‬بحيث يكون‬
‫البيان متطابق بين كل مسئول و بديله ‪.‬‬
‫ االلتزام التام بتوقيتات اإلجراءات التصعيدية‬‫الموضحة‬
‫ يتم بحث كافة االستيفاءات الواردة من الفروع ‪/‬‬‫المناطق للزيارات الدورية خالل يومي عمل بحد‬
‫اقصى من ورود االستيفاءات ‪.‬‬
‫‪17‬‬

18.

‫‪ ‬الضوابط االداريه‬
‫‪ -‬مخاطبات جهات خارجية‬‫‪:‬‬
‫ يتم االلتزام فقط بالمخاطبات‬‫مع إدارات المناطق فيما‬
‫يخص المذكور بعالية ضمن‬
‫إجراءات العمل وصورة للعلم‬
‫( ‪ ) CC‬الى مدير ‪Follow‬‬
‫‪ Up‬المختص و صورة للعلم‬
‫(‪ )CC‬الى مسئول ‪Follow‬‬
‫‪ up‬البديل فقط و ال يتم‬
‫ارسال صورة الى المجموعة‬
‫البريدية الخاصة ‪ICCR-‬‬
‫‪ Follow Up‬او مجموعة‬
‫بريدية أخرى خاصة باإلدارة‪.‬‬
‫‪18‬‬

19.

‫‪ ‬الضوابط االداريه‬
‫‪ -‬المراسالت الداخلية ‪:‬‬‫( داخل إدارة ‪: ) Follow Up‬‬‫ال يتم ارسال مراسالت‬‫البريد االلكتروني بين أعضاء‬
‫فريق عمل الرقابة الداخلية اال‬
‫من خالل ارسال صورة للعلم‬
‫( ‪ ) CC‬الى مدير ‪Follow‬‬
‫‪ Up‬المختص و ال يتم ارسال‬
‫المجموعة‬
‫الى‬
‫صورة‬
‫البريدية الخاصة ‪ICCR-‬‬
‫‪ Follow Up‬او مجموعة‬
‫خاصة‬
‫أخرى‬
‫بريدية‬
‫باإلدارة‪.‬‬
‫‪19‬‬

20.

‫‪ ‬الضوابط االداريه‬
‫االجازات السنوية ‪:‬‬‫يتم تسجيلها على نظام الخدمة‬‫الذاتية قبل تاريخ تنفيذها ‪ ،‬و يتم‬
‫تذكير المدير المباشر و مسئول‬
‫‪ Follow up‬البديل بالبريد‬
‫االلكتروني قبل تنفيذها بيوم‬
‫عمل واحد ‪.‬‬
‫‪20‬‬
‫الغي‬
‫اإلجازات المفاجئة ( ر‬‫مخططة ) ‪:‬‬
‫يقوم الزميل بإخطار المدير‬‫المباشر له بعدم تواجده لظرف‬
‫طارئ ( في صباح يوم عدم‬
‫التواجد ) مع قيام الزميل عقب‬
‫عودته بتسجيل االجازة ( كإجازة‬
‫عارضة ) ‪.‬‬

21.

‫اذون مغادرة مقر العمل ‪:‬‬‫البد من توثيق مغادرة مقر العمل عن طريق ‪ ‬الضوابط االداريه‬‫النماذج المعتمدة من البنك(سواء كان االذن‬
‫شخصي او مأمورية) مع اعتمادها من المدير‬
‫المباشر ‪.‬‬
‫‪21‬‬

22.

‫‪ ‬الضوابط االداريه‬
‫اذون طلبات تغيير مسار جداول الرقابة الداخلية ‪:‬‬‫ في حالة مطالبه احد مشرفي الرقابة بتغيير مسار احد‬‫الجداول القائمة بمرحلة ( مدير الرقابة – قطاع المناطق‬
‫والفروع ) الى مرحلة ( مراقب داخلي جديد ) يتم بحث‬
‫السبب المذكور بالطلب و في حالة عدم وجدود مانع من رد‬
‫الجدول يتم الرد ب ( ال مانع ) و مطالبتهم برد الجدول بعد‬
‫اجراء التعديل المطلوب الى مرحلته االصلية و متابعة ذلك‬
‫من مسئول ‪ ، Follow Up‬وفى حاله وجود اعتراض‬
‫على رد الجدول يتم الرد بعدم الموافقة مع ابداء السبب ‪.‬‬
‫‪22‬‬

23.

‫المتوسط المقبول للمالحظات التي يتم دراستها‬‫يوميا من مسئول ‪ 30 = Follow up‬ملحوظة ‪.‬‬
‫مراعاة الدقة و االنضباط في إجراءات العمل السابقة و‬
‫الضوابط اإلدارية و االلتزام بميثاق العمل المصرفي سيتم‬
‫مراعاته اثناء اعداد تقييم األداء‪.‬‬
‫يتم تحديث تعقيب مسئول ‪ Follow Up‬يوميا على‬
‫المالحظات التي تم بحث استيفائها خالل يوم العمل بحيث‬
‫يتم مطالبة بديلكم بالقطاع اإلقليمي ( و في حالة عدم‬
‫تواجده يتم االرسال الى أي مسئول بنفس القطاع اإلقليمي‬
‫) بطلب تغيير مسار و إعادة تسكينكم على الفروع المراد‬
‫عمل تحديث على جداولها‪.‬‬
‫‪23‬‬

24.

‫يتم ادخال تعقيب على أي مالحظة يتم بحث‬‫استيفائها سواء بالرفض او القبول الكلي او‬
‫القبول الجزئي كالتالي ( تم قبول‪/‬رفض‪/‬قبول‬
‫جزئي الملحوظة بواسطة ‪Follow up /‬‬
‫‪ ) domain / date‬مع ضرورة تطابق‬
‫التعقيب على نظام الرقابة الداخلية مع التعقيب‬
‫على نموذج االكسل الخاص بمتابعة استيفاء‬
‫المالحظات و الذي يتم االحتفاظ به الكترونيا‬
‫على جهاز الكمبيوتر الخاص بمسئول ‪Follow‬‬
‫‪. Up‬‬
‫‪24‬‬

25.

Bank Alfalah
Brand Image
Brand Image is created in the mind of
consumers by
– Specific qualities
– Delivering promises
– Slogans
– The brand name
– The logo
The most important exercise in developing
the Brand Image of a bank is making an
intangible product or service more tangible
- and easier to differentiate and
communicate
“Bank Alfalah has created a sophisticated yet approachable image”
25