Експертиза цінності документів

1.

Підготувала:
Майстер в/н за професією
“Діловод”
Цюпак О.В.

2.

вивчення документів на підставі
критеріїв їх цінності з метою
визначення термінів зберігання та їх
відбору.
призначенням експертизи цінності
є відбір документів для постійного і
тимчасового зберігання, а також
відбір справ з тимчасовими
термінами зберігання, а також
виділення до знищення справ за
попередні роки, терміни
зберігання яких минули.

3.

Етапи експертизи цінності документів:
I етап
в діловодстві
організації
- при складанні
номенклатур
справ, в процесі
формування
справ, при
підготовці справ
для передачі до
відомчого архіву;
II етап
у відомчому
архіві
— при
підготовці до
передачі справ
на постійне
зберігання в
державний
архів;
III етап
в державному архіві
проводиться у двох
випадках:
при
надходженні документів у
неупорядкованому стані та
по закінченню термінів
тимчасового зберігання
документів (в т.ч. по
особовому складу),
надійшли в держархів від
ліквідованих організацій.

4.

Експертиза
цінності
документів
проводиться на
основі:
діючого законодавства і
правових актів архівних справ;
типових і відомчих переліків
документів із зазначенням
термінів їх зберігання нормативно-методичних
документів НАФ та органів
управління архівними
справами суб'єктів в галузі
архівної справи;
Номенклатури справ.

5.

Види управлінських документів:
документи, що
відображають
основну діяльність
установи або
організації в цілому,
а також їх
структурних
підрозділів. У цю
групу в основному
входять
організаційнорозпорядчі
документи, багато
хто з них мають
постійний термін
зберігання;
документи, які
відіграють
допоміжну роль, які
потрібні для
оперативної
діяльності або
використовуються в
довідкових цілях
документи з
особового складу
можуть зберігатися
протягом декількох
десятиліть (деякі
зберігаються
постійно)

6.

Проведення експертизи
цінності документів
Для проведення роботи з
експертизи цінності
документів створюється
постійно діюча експертна
комісія (ЕК).
Крім експертних комісій
створюються центральні
експертні комісії (ЦЕК),
мета яких - надання
методичної допомоги в
проведенні експертизи.

7.

ЦЕК і ЕК працюють в постійному контакті з експертноперевірними комісіями (ЕПК).
ЕПК є вирішальною інстанцією у питаннях експертизи цінності
документів.
ЕК організації формується у відповідності з наказом
керівника організації і зазвичай долучає 3-5 найбільш
кваліфікованих працівників

8.

Задачі експертної комісії:
1) організація і проведення експертизи цінності
документів на стадії діловодства при складанні
номенклатури справ і в процесі формування справ;
2) організація і проведення експертизи цінності
документів при підготовці їх до передачі в архів
організації;
3) організація і проведення відбору та підготовки
документів до передачі на постійне зберігання в
державний чи муніципальний архів.

9.

Функції експертної комісії:
розгляд і прийняття рішення про
схвалення (затвердження)
організація щорічного
відбору справ для зберігання
і знищення;
підготовка пропозицій про
зміну термінів зберігання
окремих категорій документів,
встановлених переліками, і
про визначення термінів
зберігання документів, не
передбачених переліками;
участь в підготовці і розгляді
проектів нормативних і
методичних документів з
питань роботи з
документацією в організації;

10.

Терміни
зберігання
документів
Тимчасові
Короткотривалі
(до 10 років)
Довготривалі
(до 75 років)
Постійні

11.

Відбір документів для постійного зберігання проводиться на
підставі переліків документів із зазначенням термінів їх
зберігання та номенклатури справ організації шляхом
полистного перегляду справ.
Переліки документів - це
систематизовані списки
документів установ, організацій і
підприємств, що містять
нормативні вказівки про терміни
зберігання документів.
Номенклатура справ систематизований перелік
найменувань справ, що
заводяться в організації, із
зазначенням термінів їх
зберігання, оформлений в
установленому порядку.

12.

Задачі експертизи цінності
документів:
відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове,
культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання до
державних архівів
відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють
науково-історичної цінності, але які зберігали практичне значення
виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і
втратили практичне значення
встановлення або зміна термінів зберігання документів

13.

Групи документів:
документи, що підлягають постійному зберіганню в державних
архівах;
документи, що підлягають тимчасовому зберіганню (понад 10
років) в архіві організації;
документи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років)
в структурних підрозділах;
документи, що підлягають знищенню в зв'язку з закінченням
терміну зберігання.

14.

За результатами експертизи
цінності документів складаються
описи справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання та з особового складу,
а також акти про виділення справ
до знищення.
Опис справи - архівний довідник,
що містить систематизований
перелік одиниць зберігання
архівного фонду, колекції і
призначений для їх обліку і
розкриття змісту.

15.

Документи
тимчасового
зберігання
Документи,
виокремлені
до знищення
Документи
постійного
терміну
зберігання
Таким чином у результаті експертизи цінності документів
регулярно поповгнюється і формується НАФ.

16.

Дякую за увагу!