Использование документов АФ

1. использование документов документы АФ РФ, хранящиеся в архивах (музеях, библиотеках, отделениях РАН) являются открытыми для

использования, за исключением документов, информация которых отнесена
законодательными актами к категории ограниченного доступа:
* секретные
* конфиденциальные
* коммерческая тайна
отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке

2. цели и организационные формы использования документов

Использование архивных документов – это применение
пользователями и архивом архивных документов или
информации, которая в них содержится
Основными принципами использования
документов АФ РФ являются:
общедоступность и открытость документной
информации
законность поиска
законность получения и использования

3.

ЦЕЛЬ
удовлетворение информационных потребностей:
• граждан
• общества
• государства

4. формы использования архивных документов

• Информационное обеспечение пользователей ретроспективной
информацией
• Представление документов пользователям для исследований в читальном
зале
• Экспонирование документов на выставках
• Использование архивных документов в СМИ

5. формы использования архивных документов

• Проведение информационных мероприятий (экскурсий в архивы,
презентаций, «дней открытых дверей», лекций, читательских конференций и т.п.) с
использованием документов
• Выдача документов во временное пользование
• Публикация документов в различных формах

6. информационное обеспечение пользователей ретроспективной информацией

происходит по двум направлениям:
удовлетворение интересов
пользователей, обратившихся в читальные
залы архивов
исполнение различных категорий запросов

7. если информационное обеспечение направлено на исполнение запросов, то оно предусматривает два момента:

выявление архивом запрашиваемых сведений по документам
подготовку и предоставление пользователям соответствующих
информационных документов

8. категории запросов

Тематический запрос – запрос о предоставлении
категории
запросов
информации по определенной теме (проблеме,
событию или факту)
Разновидностью тематического запроса является
биографический запрос, по которому устанавливаются
сведения, необходимые для изучения жизни
конкретного лица, уточняются факты его биографии
тематические
Генеалогический запрос – запрос, связанный с
генеалогические
установлением родства, родственных связей двух или
более лиц, историей семьи или рода
социальноправовые
Запрос социально-правового характера – запрос
конкретного лица или организации, который связан с
пенсионным обеспечением граждан, защитой их прав
и законных интересов, получением льгот и
компенсаций

9. исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера

исполнение запросов граждан и организаций социальноправового характера
«….Государственные
органы,
органы
местного
самоуправления, организации и граждане, занимающиеся
предпринимательской деятельностью без образования
юридического лица, при наличии у них соответствующих
архивных документов обязаны бесплатно предоставлять
пользователю архивными документами оформленные в
установленном порядке архивные справки или копии
архивных документов, связанные с социальной защитой
граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а
также получение льгот и компенсаций в соответствии с
законодательством РФ….»
(ч. 3 ст. 26)

10. информационные документы архива

архивная
справка
архивная
копия
архивная
выписка
• документ, содержащий архивную информацию о предмете
запроса, с указанием поисковых данных документов, на
основании которых она составлена
• документ, воспроизводящий текст или изображение архивного
документа, с указанием его поисковых данных
• документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного
документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или
лицу, с указанием поисковых данных документа

11. сроки исполнения

• по документам архива
• по НСА архива
• непрофильные
• отрицательные

12. сроки исполнения

по
документам
архива
• не превышая 30 дней
регистрации обращения
со
дня
• при сложных запросах - может быть
продлен, но не более чем на 30 дней с
обязательным уведомлением об этом
заявителя

13. сроки исполнения

• не более 15 дней с момента
регистрации обращения
по НСА
архива

14. сроки исполнения

непрофильные
• в 5-дневный срок с момента
обращения пересылается по
принадлежности в другие
организации или архивы
• информируется об этом заявитель

15. порядок предоставления справок

по письменному запросу с указанием:
-
существа запроса;
фамилии, имени и отчества обращающегося;
адреса, контактного телефона;
даты и личной подписи
!!! анонимные рассмотрению не подлежат
направляются по почте с сопроводительным письмом или выдаются под расписку на руки
при предъявлении паспорта (для заявителя) или нотариально заверенной доверенности,
оформленной в соответствии с законодательством (для родственников или доверенных лиц)
расписка в получении на втором экземпляре получаемого документа (с указанием данных
паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя)
информация бесплатно для тех организаций и лиц, которых она касается
ограничения только в случаях, предусмотренных законодательством РФ
тематические запросы (имущественного и финансового характера) могут на платной основе
согласно Перечню услуг , утвержденному руководителем организации

16. изъятие (выдача) документов из архивных дел

владельцам или их родственникам подлинных личных документов о
гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не
полученных в свое время владельцем документов
с разрешения руководителя организации:
* заявителю (по предъявлении паспорта)
* родственникам или доверенным лицам (по нотариально заверенной
доверенности)
* высланы заявителю ценным письмом
органами правопорядка в соответствии с законодательством РФ

17. архивные справки

составляются на основании д-в (подлинников и заверенных копий), хранящихся в
архиве;
использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения,
оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия")
составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке
организации
в справку включаются только сведения, упоминаемые в документах
в тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы
исполнителя по содержанию использованных документов
* изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов
* допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки
.

18. форма архивной справки

Наименование организации
(бланк)
Петрову Б.И.
ул. Жуковского,
105/2, кв.5,
г. Новосибирск, 630082
АРХИВНАЯ СПРАВКА
от 31.06.99 № 04-5/173_
На № 310 от 20.01.2010
В документах архивного фонда ООО “Мираж”, в ведомостях на выдачу
заработной платы рабочим и служащим за апрель – декабрь 1998 года, значится
Петров Иван Иванович в должности инженера.
Наименование должности руководителя организации
Основание:
Ф. 1, Оп. 2,
Д. 3,которого
ЛЛ. 105–106.
(структурного подразделения,
в состав
входит архив)
Дата
Подпись
Расшифровка
подписи
Подпись
Расшифровка
подписи
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив)
Дата
МП

19. архивные копии, выписки

* выписка только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не
связанных между собой вопросов
* должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу
* машинописные копии (выписки) изготавливаются на бланке письма организации
с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка«
* при изготовлении ксерокопий документа бланк организации, как правило, не
используется
отдельные слова и выражения подлинного документа, исправления, подчистки,
вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются "Так в документе" или
"В тексте неразборчиво»
* копия (выписка) занимают более одного листа - архивный шифр - на обороте
каждого листа
* листы архивной копии (выписки) скрепляются, нумеруются и на месте
.
скрепления
заверяются архивом

20. информационное обеспечение пользователей в читальном зале

* существует в любом архиве для информационного
обслуживания пользователей действует читальный зал
* если его нет, то в рабочей комнате отводится
специальный стол за которым могут работать
исследователи
Порядок работы пользователей с документами в
читальном зале или помещении архива, их права и
обязанности определяются Правилами работы
пользователей
в читальных залах государственных
архивов Российской Федерации

21. организация работы по подготовке выставок документов

Выставка документов – это художественно
оформленная подборка документов или их
копий на определенную тему
Выставка документов организуется архивом
самостоятельно или совместно с другими
архивами и организациями

22.

виды выставок
межархивные
межотраслевые

23.

В зависимости от географии участников
выставки делят на:
международные
всероссийские
региональные

24.

по времени функционирования
различают:
постоянно действующие
временные

25.

в зависимости от места
проведения выставки делятся на:
стационарные
передвижные

26.

при организации выставки
разрабатывается ее тематический
план (концепция), тематикоэкспозиционный план и
составляется смета расходов

27. выдача документов во временное пользование

фондообразователям - на 3 месяца
Выдача документов организациям во временное пользование оформляется
актами о выдаче во временное пользование установленного образца
по запросам судебных и правоохранительных органов –
до 6 месяцев
для экспонирования документов на выставках - исходя из
условий договора
пользователям в читальный зал (сотрудникам архива) –
до 1 месяца