Фондування та облік документів архіву підприємства

1.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:49
Page 10
Фондування та облік
документів архіву
підприємства
Ozeнa ¥aso eybнa,
нana. ism. nayн, s. n. s., wpoøianuǔ nayнoøuǔ swiøpoбimnuн øiaainy aoнymenmo3naøsmøa
Унpaïnsbнoso nayнoøo-aosnianoso insmumymy apxiønoï swpaøu ma aoнymenmo3naøsmøa
iдпpиcмcтвo, y дiяльнocтi яkoгo cтвopюcтьcя apxiвний фoнд
(koлekцiя), нaзивacтьcя фoндoyтвopювaueм.
Фoндyвaння дokyмeнтiв apxiвy — цe
гpyпyвaння дokyмeнтiв зa apxiвними фoндaми i koлekцiями. A oблikoм apxiвниx
дokyмeнтiв нaзивacтьcя koмплekc koнтpoльнo-oxopoнниx зaxoдiв, " o зaбeзпeuyють вiдoбpaжeння нaявнocтi apxiвниx дokyмeнтiв тa oдepжaння вiдoмocтeй пpo ïx
ckлaд, oбcяг i pyx в oдиницяx oблiky.
H
Звephiть yвaгy. B apxiвi oдиницeю oблiky тa oдиницeю збepiгaння apxiвниx
дokyмeнтiв з пaпepoвим нocicм c apxiвнa cпpaвa.
Apxiвнi фoнди cлiд вiдpiзняти вiд apxiвниx koлekцiй. Apxiвhим фohдoм пiдпpиcмcтвa c cykyпнicть apxiвниx дokyмeнтiв,
" o мaють нaykoвy, icтopиko-kyльтypнy
цiннicть aбo пpakтиuнe знaueння, лoгiuнo
пoв’язaнi мiж coбoю тa cтвopeнi y дiяльнocтi цьoгo пiдпpиcмcтвa. Apxiвha иoлeицiя —цe cykyпнicть okpeмиx apxiвниx
дokyмeнтiв piзнoгo пoxoджeння, " o мaють нaykoвy, icтopиko-kyльтypнy цiннicть
i oб’cднaнi зa oднicю aбo kiльkoмa oзнakaми (тeмaтиuнoю, aвтopcьkoю, xpoнoлoгiuнoю, нoмiнaльнoю тo"o). Tak, нa10
пpиkлaд, в apxiвi Miнicтepcтвa нaдзвиuaйниx cитyaцiй *kpaïни збepiгacтьcя koлekцiя звiтiв з нaykoвo-дocлiдниx тa
дocлiднo-koнcтpykтopcьkиx poбiт, виkoнaниx piзними пiдпpиcмcтвaми, ycтaнoвaми
i opгaнiзaцiями, aлe пoв’язaниx тeмaтиuнo —пpoблeмa пoм’яkмeння нacлiдkiв kaтacтpoфи нa dopнoбильcьkiй A01.
Визначення фондової
належності документів
підприємства
Bизнaueння фoндoвoï нaлeжнocтi
дokyмeнтiв пoлягac y вiднeceннi ïx дo
apxiвнoгo фoндy вiдпoвiднoгo пiдпpиcмcтвa i здiйcнюcтьcя нa пiдcтaвi вивueння дokyмeнтiв пiдпpиcмcтвa тa вcтaнoвлeння ïx нaлeжнocтi дo ckлaдy apxiвнoï
дokyмeнтaцiï цьoгo пiдпpиcмcтвa-фoндoyтвopювaua.
2 a визнaueння фoндoвoï нaлeжнocтi
дokyмeнтiв впливaють тaki uинниkи:
змiнa koнcтитyцiйнoгo лaдy дepжaви;
змiнa aдмiнicтpaтивнo-тepитopiaльнoгo пoдiлy;
змiнa фopми влacнocтi фoндoyтвopювaua;
peopгaнiзaцiя фoндoyтвopювaua;
лikвiдaцiя фoндoyтвopювaua.
ceкpeтapь-peфepeнт

2.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:49
Page 11
Hiд uac визнaueння фoндoвoï нaлeжнocтi дokyмeнтiв нeoбxiднo вpaxyвaти
тake:
вxiднi дokyмeнти нaлeжaть дo фoндy пiдпpиcмcтвa, " o ïx oдepжaлo;
koпiï виxiдниx дokyмeнтiв нaлeжaть дo фoндy пiдпpиcмcтвa, " o c aвтopoм дokyмeнтiв;
внyтpiмнi дokyмeнти нaлeжaть дo
фoндy пiдпpиcмcтвa, нa яkoмy вoни
cтвopeнi.
cтaвoю для posмewyвahhя йoгo дoиyмehтiв
ha двa apxiвhиx фohди.
Bидiлeння з пiдпpиcмcтвa oднoгo aбo
kiльkox нoвиx пiдпpиcмcтв з нaдaнням
ïм okpeмиx фyнkцiй пiдпpиcмcтвa, з
яkoгo ïx бyлo видiлeнo, c пiдcтaвoю для
вiдoиpeмлehhя apxiвhиx фohдiв hoвocтвopehиx пiдпpиcмcтв.
* paзi лikвiдaцiï пiдпpиcмcтвa з нaдaнням ycix aбo uacтини йoгo фyнkцiй
oднoмy aбo дekiльkoм пiдпpиcмcтвaм,
дokyмeнти koжнoгo з ниx yтвopюють нoвi apxiвнi фoнди.
3okyмeнти пiдпpиcмcтв, " o тимuaВимоги до фондування
coвo пpипинили cвoю дiяльнicть uepeз
документів
лikвiдaцiю, oб’cднaння, poздiлeння aбo
3okyмeнти пiдпpиcмcтвa тa йoгo в peзyльтaтi вiйн i cтиxiйниx лиx, a згoгpoмaдcьkиx opгaнiзaцiй (зokpeмa, дoм бyли вiднoвлeнi з тими caмими
пpoфcпiлkoвиx), " o icнyвaли пpи ньoмy фyнkцiями, cтaнoвлять cдинi apxiвнi
дo пpийняття зakoнoдaвcтвa *kpaïни фoнди.
пpo гpoмaдcьki oб’cднaння, фoндyють5coбoвi cпpaви, яk" o вoни пepeдacя paзoм.
вaлиcя з oднoгo пiдпpиcмcтвa нa iнмe y
зв’язky з пepeвeдeнням
Cwpaøu, щo øenusb wosniaoøno na aøox aбo бinbue wia- пpaцiвниkiв, ykлюuaютьcя дo фoндy ocтaнwpucmsmøax, nane amb ao фonay moso wiawpucm- ньoгo пiдпpиcмcтвa.
smøa, ae øonu бynu 3aøepueni y ainoøoasmøi
5coбливocтi фoндyвaння дokyмeнтiв пiд3okyмeнти пiдпpиcмcтвa тa пpoф- пpиcмcтвa y paзi змiни koнcтитyцiйнoгo
cпiлkoвoï opгaнiзaцiï, " o фyнkцioнyc нa лaдy дepжaви, змiни aдмiнicтpaтивнoньoмy з uacy ïï лeгaлiзaцiï, мoжyть op- тepитopiaльнoгo пoдiлy aбo фopми влacгaнiзoвyвaтиcя aбo caмocтiйнo (okpeми- нocтi фoндoyтвopювaua визнauaютьcя
ми фoндaми), aбo paзoм —пiдфoндaми вiдпoвiднoю дepжaвнoю apxiвнoю ycтaoб’cднaнoгo apxiвнoгo фoндy.
нoвoю aбo apxiвним вiддiлoм мicьkoï pa1пpaви, " o вeлиcь пocлiдoвнo нa ди y зoнi koмплekтyвaння яkиx пepeбyдвox aбo бiльмe пiдпpиcмcтвax, нaлe- вac цe пiдпpиcмcтвo.
жaть дo фoндy тoгo пiдпpиcмcтвa, дe вo6poнoлoгiuними мeжaми apxiвнoгo
ни бyли зaвepмeнi y дiлoвoдcтвi.
фoндy (koлekцiï) пiдпpиcмcтвa c:
Poзмиpeння aбo звyжeння пoвнoвa- apxiвнoгo фoндy — oфiцiйнi дaти
жeнь, koмпeтeнцiï, oбcягy aбo тepитo- cтвopeння i лikвiдaцiï фoндoyтвopювaua;
piaльниx мeж дiяльнocтi, змiнa пiдпopяд- apxiвнoï koлekцiï — дaти пepмoгo
koвaнocтi, cтpykтypи, пepeймeнyвaння тa ocтaнньoгo зa xpoнoлoгicю дokyaбo uacтkoвa змiнa нaзви пiдпpиcмcтвa, мeнтiв y ckлaдi koлekцiï.
" o нe cyпpoвoджyвaлocя дokopiннoю
7paйнiми дaтaми дokyмeнтiв apxiвнoзмiнoю йoгo ocнoвниx фyнkцiй, he c пiд- гo фoндy c дaти пepмoгo тa ocтaнньoгo
№ 8 (104) 2011
11

3.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:49
Page 12
зa xpoнoлoгicю дokyмeнтiв y ckлaдi фoндy. Boни мoжyть нe збiгaтиcя з kpaйнiми
дaтaми дiяльнocтi фoндoyтвopювaua, яk" o y фoндi з яkoïcь пpиuини вiдcyтнi дokyмeнти пouaтkoвoгo тa зaвepмaльнoгo
eтaпiв дiяльнocтi пiдпpиcмcтвa aбo y
фoнд пiдпpиcмcтвa бyлo пepeдaнo cпpaви пiдпpиcмcтвa-пoпepeдниka, нe зaвepмeнi y дiлoвoдcтвi.
*cepeдинi apxiвниx фoндiв (koлekцiй) дokyмeнти гpyпyютьcя y cпpaви.
ютьcя cпouaтky зa uacoм ïx cтвopeння
(pokaми), a в мeжax koжнoгo poky —зa
cтpykтypними пiдpoздiлaми пiдпpиcмcтвa. 2 a cпpaви фoндy, cиcтeмaтизoвaнoгo зa xpoнoлoгiuнo-cтpykтypним пpинципoм, ckлaдacтьcя cдиний oпиc.
3ля apxiвниx фoндiв бaгaтocтpykтypниx пiдпpиcмcтв, " o мaють kiльka piвнiв пoбyдoви yпpaвлiнcьkoгo aпapaтy
(дeпapтaмeнти, yпpaвлiння, вiддiли, cekтopи, гpyпи тo"o), мoжe зacтocoвyвaтиcя
cтpyитypho-xpohoлoгiчha
У pa3i niнøiaayiï wiawpucmsmøa 3 naaannяm ysix cxeмa cиcтeмaтизaцiï
aбo nasmunu ǔoso фynнyiǔ oanomy nu aeнinbнom cпpaв, poздiлaми яkoï
бyдyть нaзви cтpykтypwiawpucmsmøam aoнymenmu нo noso 3 nux ymøo- ниx пiдpoздiлiв пiдпpиpююmb noøi apxiøni фonau
cмcтвa. *cepeдинi koжнoгo poздiлy cпpaви
Apxiвнa cпpaвa вkлюuac дokyмeнти, poзтaмoвyють зa pokaми ïx cтвopeння.
oб’cднaнi зa пeвнoю oзнakoю (тeмaтиu- Hpи цьoмy koжний poздiл (cтpykтypний
нoю, kopecпoндeнтcьkoю, нoмiнaльнoю, пiдpoздiл) пoвинeн мaти okpeмий oпиc
xpoнoлoгiuнoю) aбo cykyпнicтю oзнak cпpaв.
тa cдиним cтpokoм збepiгaння i вмi"eнi
B apxiвниx фoндax бeзcтpykтypниx
в okpeмy пaпky. Hpиuoмy apxiвнa cпpa- пiдпpиcмcтвa зacтocoвycтьcя xpohoлoвa мoжe ckлaдaтиcя з oднoгo дokyмeнтa, гiчho-фyhицiohaльha cxeмa cиcтeмaтизaцiï
яk" o вiдпoвiднo дo зaзнaueниx oзнak cпpaв, дe ïx гpyпyвaння здiйcнюcтьcя
вiн нe пiдлягac oб’cднaнню з iнмими cпouaтky зa xpoнoлoгiuнoю oзнakoю (poдokyмeнтaми. 2aпpиkлaд, пpoтokoл зa- kaми), a в мeжax koжнoгo poky — зa
гaльниx збopiв тpyдoвoгo koлekтивy фyнkцiями (нaпpямaми) дiяльнocтi фoнпiдпpиcмcтвa, cдиний зa 2010 pik, бyдe дoyтвopювaua.
okpeмoю cпpaвoю в apxiвнoмy фoндi
7oлekцiï apxiвниx дokyмeнтiв cиcтeцьoгo пiдпpиcмcтвa.
мaтизyютьcя, яk пpaвилo, зa xpohoлoгiчhohoмihaльhoю oshaиoю (зa pokaми тa видaми cпpaв) aбo зa xpohoлoгiчho-aвтopcьиoю
oshaиoю (зa pokaми, нaзвaми пiдпpиСхеми систематизації справ
cмcтв, пpiзви"aми ociб — aвтopiв дokyпідприємства
мeнтiв). * дeяkиx випaдkax мoжyть зacтo*cepeдинi apxiвниx фoндiв cпpaви coвyвaтиcя гeoгpaфiчha, фyhицiohaльha, тeгpyпyютьcя вiдпoвiднo дo пoпepeдньo мaтичha oshaии cиcтeмaтизaцiï cпpaв
oбpaнoï cxeми cиcтeмaтизaцiï, " o зa- apxiвнoï koлekцiï.
kpiплюcтьcя oпиcoм cпpaв фoндy.
Hiд uac poзпoдiлeння cпpaв зa cxeмaB apxiвниx фoндax пiдпpиcмcтв з нe- ми cиcтeмaтизaцiï cлiд мaти нa yвaзi тake:
ckлaдним cтpykтypним пoдiлoм зacтoco- ycepeдинi poздiлiв cxeми cиcтeмaвycтьcя xpohoлoгiчho-cтpyитypha cxeмa cи- тизaцiï (pokiв, нaзв cтpykтypниx пiдcтeмaтизaцiï cпpaв, зa яkoю вoни гpyпy- poздiлiв, фyнkцiй aбo нaпpямiв дiяль12
ceкpeтapь-peфepeнт

4.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:49
Page 13
нocтi, видiв cпpaв, aвтopiв тo"o) cпpaви
posтaшoвyютьcя sa вawливicтю дoиyмehтiв, " o мicтятьcя в ниx: cпouaтky в
oпиc вkлюuaютьcя cпpaви iз зakoнoдaвuими, нopмaтивнo-пpaвoвими akтaми,
poзпopядuими дokyмeнтaми, a нaпpиkiнцi poздiлy —з лиcтyвaнням;
cпpaви вiднocятьcя дo poky, y яkoмy вoни зaпouaтkoвaнi y дiлoвoдcтвi aбo
нaдiймли нa пiдпpиcмcтвo для пpoдoвжeння дiлoвoдcтвa;
плaни, звiти, koмтopиcи тa дoдaт- kи
дo ниx вiднocятьcя дo poky, нa (зa)
яkий вoни ckлaдeнi, нeзaлeжнo вiд uacy
ïx пiдпиcaння aбo зaтвepджeння; пepcпekтивнi плaни вiднocятьcя дo пouaтkoвoгo poky ïx зaпpoвaджeння, a звiти зa
цi pokи —дo ocтaнньoгo poky звiтнoгo
пepioдy;
cпpaви, зaпouaтkoвaнi y дiлoвoдcтвi
oднoгo cтpykтypнoгo пiдpoздiлy пiдпpиcмcтвa i пepeдaнi для зaвepмeння iнмoмy пiдpoздiлoвi, вiднocятьcя дo ocтaнньoгo cтpykтypнoгo пiдpoздiлy цьoгo
пiдпpиcмcтвa;
cтpykтypнi пiдpoздiли poзтaмoвyютьcя в cxeмi cиcтeмaтизaцiï тa oпиci
згiднo iз зaтвepджeним мтaтним poзпиcoм пiдпpиcмcтвa aбo kлacифikaтopoм
cтpykтypниx пiдpoздiлiв.
Вимоги до обліку документів
5блik дokyмeнтiв apxiвy здiйcнюcтьcя з мeтoю зaбeзпeueння ïx збepeжeнocтi тa koнтpoлю зa нaявнicтю i pyxoм
дokyмeнтiв. 5блiky пiдлягaють yci дokyмeнти, " o збepiгaютьcя в apxiвi пiдпpиcмcтвa, a тakoж oпиcи cпpaв.
*ci oблikoвi дokyмeнти пoвиннi
збepiгaтиcя в poбouiй kiмнaтi kepiвниka
apxiвнoгo пiдpoздiлy пiдпpиcмcтвa (ocoби, вiдпoвiдaльнoï зa apxiв) y oпeuaтaниx мaфax (ceйфax).
№ 8 (104) 2011
7opиcтyвaтиcя oблikoвими дokyмeнтaми мoжнa y пpимi"eннi apxiвy тa лимe в пpиcyтнocтi kepiвниka apxiвнoгo
пiдpoздiлy.
3ayвaжимo, " o oблik apxiвниx дokyмeнтiв здiйcнюcтьcя зa apxiвними фoндaми (koлekцiями), oпиcaми тa cпpaвaми.
5блik дokyмeнтiв apxiвy вeдeтьcя зa
ocнoвними тa дoпoмiжними peccтpaцiйними фopмaми.
Основні реєстраційні
форми архіву
3o ocнoвниx peccтpaцiйниx фopм apxiвy нaлeжaть:
kнигa oблiky нaдxoджeння тa вибyття дokyмeнтiв;
cпиcok фoндiв;
oпиcи cпpaв.
Khигa o6лiиy haдxoдwehhя тa ви6yття
дoиyмehтiв (aoaamoн 1) пpизнaueнa для
oблiky вcix пoтouниx i пiдcyмkoвиx нa
пouaтok koжнoгo нoвoгo poky змiн y
ckлaдi тa oбcязi фoндiв i cпpaв apxiвy.
7нигa oблiky нaдxoджeння тa вибyття
дokyмeнтiв c пiдcтaвoю для ckлaдaння
пacпopтa apxiвy.
7oжнe нaдxoджeння aбo вибyття дokyмeнтiв пoзнauacтьcя caмocтiйним пopядkoвим нoмepoм. Яk"o дokyмeнти
фoндy нaдxoдять y apxiв yпepмe, нoмep
фoндy зaзнauacтьcя в kнизi пicля нaдaння йoмy нoмepa зa cпиckoм фoндiв. Яk" o дokyмeнти, " o нaдiймли, c uacтинoю фoндy, " o вжe збepiгacтьcя в apxiвi
пiдпpиcмcтвa, тo y вiдпoвiднiй гpaфi
kниги нaвoдитьcя нoмep, " o бyв нaдaний цьoмy фoндoвi paнiмe.
Ho зakiнueннi kaлeндapнoгo poky в
kнизi нaдxoджeння тa вибyття дokyмeнтiв oфopмлюcтьcя пiдcyмkoвий зaпиc пpo kiльkicть cпpaв, " o нaдiймли,
13

5.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:49
Page 14
%oaamoн 1
¥pa3oн mumynbnoso apнyua нnusu oбniнy naaxoa ennя
ma øuбymmя aoнymenmiø apxiønoso wiapo3ainy wiawpucmsmøa
(фopmam A4, 210 297 mm)
Пy6лiчhe aицiohephe тoвapиcтвo «%ивaтop-Typ»
KH()A
o6лiиy haдxoдwehhя тa ви6yття
дoиyмehтiв apxiвhoгo пiдposдiлy
Toм №
1
Пoчaтий
2006 poky Зaиihчehий
2011 poky
14
ceкpeтapь-peфepeнт

6.

Hasвa, hoмep i дaтa
дoиyмehтa, yo
пiдтвepдwyc
haдxoдwehhя (ви6yття)
дoиyмehтiв
3
4
2
Haдxoдwehhя дoиyмehтiв
Kiльиicть cпpaв
пocтiйhoгo
s6epiгa
h- hя
5
2011 iн
Bи6yття дoиyмehтiв
Kiльиicть cпpaв
тpивaлo
пocтiй- тpивaлo
s oco6os oco6o- Пpимiтиa
гo
hoгo гo
вoгo
вoгo
(пohaд
s6epiгa (пohaд
cилaдy
cилaдy
10
h- hя 10
poиiв)
poиiв)
s6epiгahhя
s6epiгahhя
6
7
8
9
10
11
1
19.01.2011 Kanyenяpiя
/wus swpaø №1 øia 11.01.2011
16
2
—
—
—
—
2
26.01.2011 Biaain нaapiø
/wus swpaø № 2 øia 12.01.2011
2
—
18
—
—
—
3
12.08.2011 %ep aønuǔ apxiø
/aesbнoï oбnasmi
Paзoм y 2011
вибyлo
—
—
—
98
—
—
Aнm
wpuǔmannя
wepeaaøannя
swpaø na
wosmiǔne 3бepisannя øia
poцi нaдiймлo 29.06.2011
38 (mpuayяmb
øisim) cпpaв (нaвoдятьcя пiдcyмkoвi дaнi зa гpaфaми 5, 6, 7, kниги);
№i 1лiтepaми)
(цифpaми
98 (aeø’яnosmo øisim) cпpaв (нaвoдятьcя пiдcyмkoвi дaнi зa гpaфaми 8, 9, 10, kниги).
(цифpaми i лiтepaми)
7epiвниk apxiвнoгo пiдpoздiлy
(ocoбa, вiдпoвiдaльнa зa apxiв)
17.08.2011
Гonoøamюн
G. H. Гoлoвaтюk
Page 15
1
Hasвa пiдпpиcмcтвa,
cтpyитyphoгo
пiдposдiлy,
дepwaвhoï apxiвhoï
ycтahoви, sвiдии
haдiйшли (иy- ди
ви6yли) дoиyмehти, ïx иpaйhi дaти
12:49
Дaтa
haдxo№
s/п дwehhя
a6o
ви6yття
26.09.2011
¥pa3oн 3awoønennянnusu oбniнy naaxoa ennя
ma øuбymmя aoнymenmiø apxiønoso wiapo3ainy wiawpucmsmøa
(фopmam A4, 297 210 mm)
SR_08_2011.qxd
№ 8 (104) 2011
¥aнinnennя aoaamнa 1
15

7.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:49
Page 16
тиx, " o вибyли, a тakoж пpo kiльkicть
фakтиuнo нaявниx нa збepiгaннi cпpaв.
Cпиcoи фohдiв вeдeтьcя в apxiвi, дe
збepiгaютьcя двa i бiльмe фoндiв (koлekцiй). Фopмa cпиcky фoндiв c дoдaтkoм
дo Hpaвил poбoти apxiвниx пiдpoздiлiв opгaнiв дepжaвнoï влaди, мicцeвoгo caмoвpядyвaння, пiдпpиcмcтв, ycтaнoв i opгaнiзaцiй, зaтвepджeниx нakaзoм 3epжaвнoгo koмiтeтy apxiвiв *kpaïни вiд 16 бepeзня
2001 poky № 16.
Apxiвний фoнд (koлekцiя) внocитьcя в cпиcok фoндiв пiд uac пepмoгo нaдxoджeння дokyмeнтiв y apxiв. 7oжнoмy
фoндy, " o пpиймacтьcя впepмe, пpиcвoюcтьcя uepгoвий нoмep зa cпиckoм
фoндiв y xpoнoлoгiuнiй пocлiдoвнocтi ïx
нaдxoджeння. 3o нoмepa фoндy, " o пiдлягac пepeдaнню нa дepжaвнe збepiгaння, дoдacтьcя uepeз kocy pиcky нoмep,
нaдaний вiдпoвiднoю дepжaвнoю apxiвнoю ycтaнoвoю aбo apxiвним вiддiлoм
мicьkoï paди пiд uac пepмoгo нaдxoджeння нa пocтiйнe збepiгaння uacтини
цьoгo фoндy.
Apxiвний фoнд внocитьcя дo cпиcky
фoндiв пiд cвocю пoвнoю i ckopoueнoю
нaзвoю. 3ля дiюuoгo пiдпpиcмcтвa нaзвoю фoндy бyдe ocтaння oфiцiйнa нaзвa пiдпpиcмcтвa нa дaтy нaдxoджeння
дokyмeнтiв дo apxiвy, для лikвiдoвaнoгo —
ocтaння нa дaтy лikвiдaцiï.
Я k " o нa uac зaвeдeння cпиcky
фoндiв в apxiвi вжe збepiгaлиcя дokyмeнти kiльkox фoндiв, вoни внocятьcя
дo cпиcky в xpoнoлoгiuнoмy пopядky ïx
нaдxoджeння, a пicля цьoгo — нaдxoджeння нoвиx фoндiв.
* paзi вилyueння фoндy зi cпиcky
пicля пepeдaння вcix дokyмeнтiв фoндy
дo iнмoгo пiдпpиcмcтвa aбo дepжaвнoï
apxiвнoï ycтaнoви (apxiвнoгo вiддiлy
мicьkoï paди), пoвнoгo вилyueння дokyмeнтiв для зни"eння тo"o в cпиcky зa16
знauacтьcя пpиuинa вибyття фoндy тa нaзвa, дaтa i нoмep дokyмeнтa, " o cтaв
пiдcтaвoю для виkлюueння фoндy зi cпиcky.
7oжний фoнд внocитьcя y cпиcok лимe oдин paз. 2oмepи вибyлиx фoндiв нoвим фoндaм нe пpиcвoюютьcя. 2aпpиkiнцi koжнoгo kaлeндapнoгo poky в cпиcky
фoндiв oфopмлюcтьcя пiдcyмkoвий зaпиc,
y яkoмy зaзнauacтьcя kiльkicть фoндiв,
" o пepeбyвaють нa збepiгaннi, тa вiльнi
нoмepи фoндiв, яk"o вoни c.
Oпиc cпpaв c пepвинним oблikoвим дokyмeнтoм для iндивiдyaльнoгo тa cyмapнoгo oблiky cпpaв okpeмo пocтiйнoгo,
тpивaлoгo (пoнaд 10 pokiв) збepiгaння
тa з ocoбoвoгo ckлaдy. Iндивiдyaльний
oблik здiйcнюcтьcя мляxoм зakpiплeння
зa koжнoю cпpaвoю okpeмoгo нoмepa.
1yмapний oблik cпpaв зakpiплюcтьcя y
пiдcyмkoвoмy зaпиci дo oпиcy. Фopми тa
зpaзkи зaпoвнeння oпиciв cпpaв дивiтьcя
y дoдaтkax дo пoпepeдньoï лekцiï з
apxiвнoï cпpaви (CP № 7, 2011, s. 10).
7oжнa змiнa зaгaльнoï kiльkocтi cпpaв
в oпиci, пoв’язaнa з нaдxoджeнням, вибyттям, oб’cднaнням aбo poзфopмyвaнням
cпpaв, вiдoбpaжacтьcя в пiдcyмkoвoмy зaпиci з пocилaнням нa вiдпoвiднi випpaвдyвaльнi дokyмeнти, нaпpиkлaд:
1. Cwpaøu 3 № 100 ao № 150 øuбynu y 3ø’я3нy 3 wepeaannяm ao %ep aønoso apxiøy %niwpowempoøsbнoï oбnasmi. Aнm № 1 øia 23 nepønя 2011 p.
2. %o owusy øнnюneno swpaøy wia
№ 154-a. Aнm № 2 øia 21 nuwnя 2011 p.
3. Cwpaøy № 167 po3фopmoøano wia
nas wiasomoøнu aoнymenmiø ao wepeaannя na wosmiǔne 3бepisannя. %oнymenmu swpaøu № 167 nasmнoøo øнnюneni
ø swpaøy № 170. Aнm № 3 øia 11 sepwnя 2011 p.
ceкpeтapь-peфepeнт

8.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:49
Page 17
Hicля цьoгo ckлaдacтьcя нoвий
пiдcyмkoвий зaпиc дo oпиcy. * paзi вибyття cпpaв з oпиcy в гpaфi «Hpимiтka»
пpoти koжнoï cпpaви, " o вибyлa, poбитьcя пoзнauka «øuбyna».
3akiнueний oпиc cпpaв, " o ckлaдacтьcя з piuниx poздiлiв (CP № 7, 2011,
s. 17), пoвинeн мaти зaгaльний пiдcyмkoвий зaпиc. Яk"o oпиc ckлaдacтьcя з
kiльkox тoмiв (uacтин), тo пiдcyмkoвий
зaпиc ckлaдacтьcя дo koжнoгo тoмy (uacтини), a дo ocтaнньoгo тoмy (uacтини)
ckлaдacтьcя зaгaльний пiдcyмkoвий зaпиc дo oпиcy в цiлoмy.
paцicю з дoдaнням дo нeï лiтepнoгo iндekcy
«т»(тимuacoвий cтpok збepiгaння): ow.№ 4-m.
5пиcи cпpaв з ocoбoвoгo ckлaдy нyмepyютьcя вaлoвoю нyмepaцicю з дoдaнням дo нeï лiтepнoгo iндekcy «oc»
(ocoбoвий ckлaд): ow. № 4-os.
Hoмehилaтypa cпpaв пiдпpиcмcтвa c
ocнoвним oблikoвим дoвiдниkoм нa cпpaви тимuacoвoгo (дo 10 pokiв) збepiгaння.
Hpи цьoмy пoмykoвим iндekcoм для ниx
бyдe ckopoueння «2B» (нoмeнkлaтypa
вiдoмua), uepeз тиpe — uoтиpи цифpи
дiлoвoднoгo poky тa пopядkoвий нoмep
cпpaви: HB-2011, swp.
/ s oбoøi swpaøu, янщo øonu wepeaaøanusя 3 oanoso № 34.
wiawpucmsmøa na inue y 3ø’я3нy 3 wepeøeaennяm
3akiнueнi oпиcи cпpaв
wpayiønuнiø, yнnюnaюmbsя ao фonay osmannboso пocтiйнoгo збepiгaння,
wiawpucmsmøa
" o вжe нaдiймли дo
5пиcи cпpaв cтpykтypниx пiдpoздiлiв пiдпpиcмcтвa c ocнoвними oблikoвими дoвiдниkaми дo дokyмeнтiв cтpykтypниx пiдpoздiлiв aж дo ykлaдaння
piuнoгo poздiлy звeдeнoгo oпиcy cпpaв
пiдпpиcмcтвa тa cxвaлeння (пoгoджeння) йoгo ekcпepтнo-пepeвipнoю koмicicю (0H7) вiдпoвiднoгo дepжaвнoгo
apxiвy aбo ekcпepтнoю koмicicю ( 0 7 )
opгaнy ви"oгo piвня aбo 0 7 пiдпpиcмcтвa-фoндoyтвopювaua. Hicля цьoгo вoни знiмaютьcя з oблiky, a пicля пepeдaння дokyмeнтiв нa пocтiйнe збepiгaння —
в ycтaнoвлeнoмy пopядky зни"yютьcя.
Яk"o пiдпpиcмcтвo нe пepeдac дokyмeнти нa пocтiйнe збepiгaння, oпиcи cпpaв
cтpykтypниx пiдpoздiлiв yмi"yютьcя в
cпpaвy фoндy пiдпpиcмcтвa.
2yмepaцiя oпиciв cпpaв пocтiйнoгo
збepiгaння пpoвoдитьcя y вaлoвoмy пopядky, пouинaюuи з № 1. 2oмep вибyлoгo oпиcy iнмим oпиcaм нe пpиcвoюcтьcя.
5пиcи cпpaв тpивaлoгo (пoнaд 10 pokiв)
збepiгaння нyмepyютьcя вaлoвoю нyмe№ 8 (104) 2011
дepжaвнoï apxiвнoï ycтaнoви aбo apxiвнoгo вiддiлy мicьkoï paди,
пoвиннi мaти oднakoвi нoмepи з oпиcaми
cпpaв, " o " e пepeбyвaють нa збepiгaннi в
apxiвi пiдпpиcмcтвa.
5пиcи i нoмeнkлaтypи cпpaв, " o ïx
зaмiняють, в apxiвi збepiгaютьcя зa пopядkoм нoмepiв фoндiв; ycepeдинi
фoндiв —зa гpyпaми cпpaв пocтiйнoгo,
тpивaлoгo (пoнaд 10 pokiв), тимuacoвoгo (дo 10 pokiв) збepiгaння, з ocoбoвoгo
ckлaдy.
*cepeдинi зaзнaueниx гpyп oпиcи i
нoмeнkлaтypи cпpaв, " o ïx зaмiняють,
poзмi"yютьcя злiвa нaпpaвo в пopядky
зpocтaння ïx вaлoвoï нyмepaцiï. 5пиcи
koжнoгo фoндy (y paзi пoтpeби —i koжнoï гpyпи cпpaв) вiдokpeмлюютьcя oдин
вiд oднoгo kapтoнними poзпoдiльниkaми з вiдпoвiдними пoзнaukaми.
B apxiвax пiдпpиcмcтв, дokyмeнти
яkиx пepeдaютьcя нa пocтiйнe збepiгaння, дoдaтkoвo вeдeтьcя пacпopт apxiвy
пiдпpиcмcтвa (aoaamoн 2). * paзi пoтpeби
17

9.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:50
Page 18
%oaamoн 2
¥pa3oн 3awoønenosowaswopma apxiøy
(фopmam A4, 210 297 mm)
7oмy нaдcилacтьcя* %ep aønuǔ apxiø /aesbнoï oбnasmi, m. /aesa, øyn. Xyнoøsbнoso, 1_8
(нaзвa i aдpeca oдepжyвaua)
7им нaдcилacтьcя _Myбninneaнyionepne moøapusmøo «Eнøamop-Typ»,m./aesa, øyn.Kanamna, 17_2_
(нaзвa i aдpeca пiдпpиcмcтвa, " o звiтyc)
ПACПOPT
apxiвhoгo пiдposдiлy пiдпpиcмcтвa
Hasвa пiдпpиcмcтвa тa йoгo пiдпopядиoвahicть
Дaтa cтвopehhя пiдпpиcмcтвa
MAT «Eнøamop-Typ», нopwopayiя «Eнøamop»
17 nuwnя 2002 poнy
I. Biдoмocтi пpo дoиyмehти
№ s/п
Hasвa пoиashииiв
1
2
1
Фoндiв
2
1пpaв
y тoмy uиcлi:
2.1
Hocтiйнoгo збepiгaння
3 ниx:
2.1.1 *нeceниx в oпиcи, " o cxвaлeнi 0 H 7
2.1.2 J o збepiгaютьcя пoнaд ycтaнoвлeнi cтpokи
2.2
3 ocoбoвoгo ckлaдy
3 ниx:
2.2.1 *нeceниx в oпиcи
2.3
Tpивaлoгo (пoнaд 10 pokiв) збepiгaння
3 ниx:
2.3.1 *нeceниx в oпиcи
Kiльиicть
3
1
184
Kpaйhi дaти
4
98
2002–2007 p.
98
nemac
57
2002–2007 p.
57
29
2002–2007 p.
2003–2007 p.
20
2003–2006 p.
2002–2007 p.
2002–2007 p.
II. Biдoмocтi пpo пpимiyehhя
Плoya apxiвoCтyпihь
Kopoтиa xapaитepиcтииa
Haявhicть po6oчиx
cxoвиya, м2 saвahтawehocтi, %
пpимiyehhя
иiмhaт, читaльhoгo saлy
20 m2
50 %
øiawoøiaac mexninnum
øumosam ГCTУ 55.001-98
oana poбona нimnama,
numanbnoso 3any nema
* 2aдcилacтьcя пiдпpиcмcтвoм вiдпoвiднiй дepжaвнiй apxiвнiй ycтaнoвi aбo apxiвнoмy вiддiлy
мicьkoï paди.
18
ceкpeтapь-peфepeнт

10.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:50
Page 19
¥aнinnennя aoaamнa 2
III. Biдoмocтi пpo иaдpи
Kiльиicть
штaтhиx
Пpisвиye, iм’я, пo
Ocвiтa, фax
пpaцiвhии 6aтьиoвi
iв
2
Гonoøamюн €øsen Mempoøun øuщa, apxiøism-бiбniospaф
Cemenoøa Œniя Фeaopiøna
sepeanbo-sweyianbna, бiбniomeнap
Cтaw
po6oт
и
14
18
_m. /aesa, øyn. Kanamna, 1_72, men./фaнs 7_65-43-21
7epiвниk apxiвнoгo пiдpoздiлy
(ocoбa, вiдпoвiдaльнa зa apxiв)
Гonoøamюн
G. H. Гoлoвaтюk
26.07.2011
дo дeяkиx cпpaв дoдacтьcя внyтpiмнiй
oпиc дokyмeнтiв (CP № 6, 2011, s. 10).
Hacпopт apxiвy пiдпpиcмcтвa пpизнaueний для cyмapнoгo oблiky cпpaв пocтiйнoгo, тpивaлoгo (пoнaд 10 pokiв) збepiгaння тa з ocoбoвoгo ckлaдy, " o мicтятьcя в
apxiвi. 7piм тoгo, y пacпopтi нaвoдятьcя
вiдoмocтi пpo пpимi"eння apxiвy тa йoгo
пpaцiвниkiв.
Hacпopт apxiвy ckлaдacтьcя "opiuнo
в двox пpимipниkax, oдин з яkиx нaдcилacтьcя вiдпoвiднiй дepжaвнiй apxiвнiй
ycтaнoвi (apxiвнoмy вiддiлy мicьkoï paди) нe пiзнiмe 1 гpyдня poky, зa яkий
вiн ckлaдeний, a дpyгий зaлимacтьcя в
apxiвi.
2 a koжний фoнд (koлekцiю), " o збepiгacтьcя в apxiвi, зaвoдитьcя cпpaвaфohдy.
* cпpaвy фoндy вkлюuaютьcя вci дokyмeнти, " o вiдoбpaжaють icтopiю фoндoyтвopювaua тa icтopiю йoгo apxiвнoгo
фoндy, a caмe:
icтopиuнa дoвiдka пpo фoндoyтвopювaua i пpo фoнд;
№ 8 (104) 2011
xapakтepиcтиka ckлaдy i змicтy дokyмeнтiв фoндoyтвopювaua;
мeтoдиuнi poзpoбkи з нaykoвo-тexнiuнoгo oпpaцювaння, cиcтeмaтизaцiï, cтвopeння oблikoвoгo i дoвiдkoвoгo aпapaтy; з
pecтaвpaцiï i koнcepвaцiï, мikpoфiльмyвaння, cтвopeння фoндy kopиcтyвaння, пepeвipяння нaявнocтi cпpaв;
akти пpo змiни в oбcягax i ckлaдi дokyмeнтiв фoндy;
oблikoвi дokyмeнти;
лиcтyвaння з питaнь apxiвнoï cпpa- ви
i opгaнiзaцiï poбoти apxiвy нa пiдпpиcмcтвi.
*ci дokyмeнти в cпpaвi фoндy cиcтeмaтизyютьcя зa xpoнoлoгicю дaт ïx ykлaдaння, нyмepyютьcя в мipy нaдxoджeння
нoвиx дokyмeнтiв тa пiдмивaютьcя, дo
ниx пocтiйнo ykлaдacтьcя нoвий зacвiдuyвaльний нaпиc.
1пpaвa фoндy вiдkpивacтьcя внyтpiмнiм oпиcoм. 7oжний нoвий дokyмeнт
cпpaви фoндy внocитьcя в oпиc з пocилaннями нa тi uи iнмi apkyмi cпpaви
фoндy.
19

11.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:50
Page 20
Довідковий апарат
до документів архіву
* wepuomy po3aini icтopиuнoï дoвiдkи
в xpoнoлoгiuнiй пocлiдoвнocтi пoдaютьcя вiдoмocтi пpo:
3oвiдkoвий aпapaт apxiвy пiдпpиcм- poзпopядui akти пpo cтвopeння, pecтвa ckлaдacтьcя з:
opгaнiзaцiю, лikвiдaцiю пiдпpиcмcтвa oпиciв cпpaв пocтiйнoгo, тpивaлoгo фoндoyтвopювaua;
(пoнaд 10 pokiв) збepiгaння, з ocoбoвoгo
kpaйнi дaти дiяльнocтi пiдпpиcмcтвa;
ckлaдy;
зaвдaння i фyнkцiï пiдпpиcмcтвa, ïx
нoмeнkлaтyp cпpaв, зa яkими oблiko- змiни;
вyютьcя cпpaви тимuacoвoгo збepiгaння; мacмтaб дiяльнocтi пiдпpиcмcтвa,
icтopиuниx дoвiдok дo apxiвниx мepeжy пiдвiдoмuиx пiдпpиcмcтв i opфoндiв.
гaнiзaцiй;
змiни в oфiцiйнiй
нaзвi
тa пiдпopядkoвaнoc/бniн aoнymenmiø apxiøy 3aiǔsnюcmbsя 3 memoю
тi пiдпpиcмcтвa;
3aбe3wenennя ïx 3бepe enosmi ma нonmponю 3a
cтpykтypy
пiдпpиnaяønismю i pyxom aoнymenmiø
cмcтвa тa змiни y cтpykтypi.
B apxiвax, дe збepiгacтьcя вeлиka
* apysomy po3aini дoвiдkи зaзнauaють:
kiльkicть cпpaв, яkими iнтeнcивнo kopи- kiльkicть cпpaв y фoндi тa kpaйнi
cтyютьcя, мoжyть ckлaдaтиcя дoвiдkoвi дaти дokyмeнтiв фoндy;
kapтoтekи i kaтaлoги.
uac нaдxoджeння дokyмeнтiв фoн- дy
Oпиcи cпpaв c бaзoвими дoвiдниkaми дo apxiвy;
для cтвopeння iнмиx видiв дoвiдkoвoгo змiни в ckлaдi тa oбcязi фoндy, ïx пpиaпapaтy apxiвy, y яkиx виkopиcтoвyютьcя uини;
пoмykoвi дaнi тoгo uи iнмoгo apxiвнoгo дaтa пepмoгo пepeдaння дokyмeнтiв
дokyмeнтa: нoмepи фoндy, oпиcy, cпpa- фoндy нa пocтiйнe збepiгaння тa нaзвa
ви, apkyмiв y cпpaвi.
вiдпoвiднoï дepжaвнoï apxiвнoï ycтaнoHopядok ckлaдaння i oфopмлeння oпи- ви aбo apxiвнoгo вiддiлy мicьkoï paди;
ciв cпpaв виkлaдeнo y пoпepeднiй лekцiï cтyпiнь збepeжeнocтi дokyмeнтiв
kypcy з apxiвнoï cпpaви (CP № 7, 2011, s. 10). фoндy.
Hoмehилaтypaми cпpaв kopиcтyютьcя
* mpembomy po3aini дoвiдkи нaвoдяв paзi пoтpeби пoмyky дokyмeнтiв i cпpaв тьcя:
тимuacoвoгo (дo 10 pokiв) збepiгaння.
yзaгaльнeнa xapakтepиcтиka фoндy
Icтopичha дoвiдиa дo apxiвнoгo фoн- зa видaми дokyмeнтiв тa ïx змicтoм;
дy (koлekцiï) виkoнyc фyнkцiï дoвiдни- вiдoмocтi пpo дoвiдkoвий aпapaт дo
ka, в яkoмy в yзaгaльнeнoмy виглядi пo- фoндy;
дaютьcя вiдoмocтi з icтopiï фoндoyтвo- нaпpями виkopиcтaння дokyмeнтpювaua i фoндy. Kя дoвiдka ckлaдacтьcя нoï iнфopмaцiï фoндy.
пiд uac пepмoгo нaдxoджeння дokyмeнIcтopиuнa дoвiдka дoпoвнюcтьcя в мiтiв фoндy дo apxiвy. Boнa мicтить тpи poз- py пoпoвнeння фoндy нoвими нaдxoдiли:
джeннями.
icтopiя фoндoyтвopювaua;
Icтopиuнy дoвiдky пiдпиcyc kepiвниk
icтopiя фoндy;
apxiвнoгo пiдpoздiлy (ocoбa, вiдпoвiдaль xapakтepиcтиka дokyмeнтiв фoндy.
нa зa apxiв) пiдпpиcмcтвa. 2 a пiдпpиcм20
ceкpeтapь-peфepeнт

12.

SR_08_2011.qxd
26.09.2011
12:50
Page 21
cтвax, " o пepeдaють дokyмeнти нa пocтiйнe збepiгaння цю дoвiдky дpykyють y
uoтиpьox пpимipниkax, a нa iнмиx пiдпpиcмcтвax —y двox пpимipниkax.
* paзi пoтpeби в apxiвi ckлaдaютьcя
дoвiдkoвi kapтoтekи aбo kaтaлoги. 7apтoтekи cтвopюютьcя дo дokyмeнтiв, яkими
kopиcтyютьcя нaйuacтiмe (opгaнiзaцiйнopoзпopядui, з ocoбoвoгo ckлaдy, з koмepцiйнoï дiяльнocтi пiдпpиcмcтвa тo"o).
3aлeжнo вiд зaвдaнь виkopиcтaння
дokyмeнтнoï iнфopмaцiï в apxiвi мoжyть
cтвopювaтиcя тaki kapтoтekи:
iмeннa;
гeoгpaфiuнa;
нaзв пiдпpиcмcтв-koнтpaгeнтiв;
з ocoбoвoгo ckлaдy.
* kapтkи koжнoï kapтoтekи зaнocятьcя вiдoмocтi пpo пocaдoвиx ociб, koнтpaгeнтiв, aдpecи, тpyдoвий cтaж, зapoбiтнy
плaтy тo"o з пocилaнням нa нoмepи
фoндy, oпиciв, cпpaв, apkyмiв, дe мicтятьcя пoтpiбнi вiдoмocтi. 7apтkи в kapтoтekax cиcтeмaтизyютьcя зa aбeтkoю пoнять
aбo xpoнoлoгicю пoдiй, " o мicтятьcя в
ниx.
7oли в apxiвi c kiльka kapтoтek, тo вoни мoжyть oб’cднyвaтиcя в kaтaлoги зa
пpeдмeтнo-тeмaтиuнoю, cиcтeмaтиuнoю,
гeoгpaфiuнoю тa iнмими oзнakaми.
pekлaмa
РЕКЛАМА
№ 8 (104) 2011
21