Организационная документация. Порядок разработки, утверждения, актуализации (лекция 4)

1.

Организационная документация:
порядок разработки,
утверждения, актуализации

2.

Документ, регламентирующий
требования к порядку разработки,
утверждения, актуализации:

3.

4.4.2 Организация должна в
необходимом объеме:
• a) разрабатывать, актуализировать и применять
документированную информацию для обеспечения
функционирования процессов;
• b) регистрировать и сохранять документированную
информацию для обеспечения уверенности в том,
что эти процессы осуществляются в соответствии с
тем, как это было запланировано.

4.

5.2.2 Доведение политики в области качества
• Политика в области качества должна:
a) быть доступной и применяться как документированная
информация;
b) быть доведенной до сведения работников, понятной и
применяемой внутри организации;
c) быть доступной подходящим способом для соответствующих
заинтересованных сторон.

5.

7.5.3.1 Документированная информация, требуемая системой менеджмента
качества и настоящим стандартом, должна находиться под управлением в
целях обеспечения:
• a) ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
b) ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности,
от ненадлежащего использования или потери целостности).
7.5.3.2 Для управления документированной информацией организация
должна предусматривать следующие действия в той степени, насколько это
применимо:
a) распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также
использование;
b) хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;
c) управление изменениями (например, управление версиями);
d) соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.
Документированная информация внешнего происхождения, определенная
организацией как необходимая для планирования и функционирования
системы менеджмента качества, должна быть соответствующим образом
идентифицирована и находиться под управлением.
Документированная информация, регистрируемая и сохраняемая в качестве
свидетельств соответствия, должна быть защищена от непредумышленных
изменений.

6.

7.5.2 Создание и актуализация
• При создании и актуализации документированной информации
организация должна соответствующим образом обеспечить:
a) идентификацию и описание (например, название, дата, автор,
ссылочный номер);
b) формат (например, язык, версия программного обеспечения,
графические средства) и носитель (например, бумажный или
электронный);
c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.

7.

Если процедура ДОКУМЕНТИРОВАНА,
это означает, что она
разработана,
документально оформлена,
внедрена
поддерживается в рабочем состоянии.
7

8.

УЧРЕДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Устав
Договор о разграничении полномочий
Свидетельство о государственной
регистрации предприятия
Лицензия на право ведения
образовательной деятельности
Другое
Уровень
докумен
тации
тактический
оперативнораспорядительный
справочноинформационный
Организационная структура
Штатное расписание
Положения о структурных подразделениях,
(коллективных органах)
Должностные инструкции типовые, персональные
Правила внутреннего распорядка
Другое
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ
качеством
образования
стратегический
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
материальвоспитаиформаци- безопаснаучноным и
образовательной и
онным
исследова- персо- финансоностью
социальной
тельным
жизнедеят
тельской
вым
налом
обеспечедеятельпроцессом деятельностью
ельности
обеспеченостью
нием
нием
Концепции, программы, планы
Документированные процедуры, стандарты, положения, правила,
инструкции, рекомендации и др.
Приказы, распоряжения, решения и др.
Базы данных, альбомы бланков, каталоги, справочники и др.
ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ВНЕШНИМИ СТОРОНАМИ
Договоры
Докумен-на выполнение НИР
Отчетно-на предоставление образовательных услуг
тация по
-на приобретение научно-технической продукции, переписк статистическая
сырья, материалов и др.
документация
е
Внешняя документация Министерства науки и высшего
образования
Внешняя документация государственных органов власти и
управления (федеральных и местных)
ВНУТРЕННЯЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ УНИВЕРСИТЕТА
8

9.

Устав содержит:
• наименование, место нахождения, статус
образовательного учреждения;
• учредитель;
• организационно-правовая форма;
• цели образовательного процесса;
• основные характеристики организации
образовательного процесса;
• структура финансовой и хозяйственной деятельности
образовательного учреждения;
• порядок управления;
• права и обязанности участников образовательного
процесса.

10.

В процессе документирования деятельности ОО
создается:
− организационная документация (положения,
правила, инструкции, штатные расписания);
− распорядительная документация (приказы,
распоряжения, постановления, решения,
указания);
− информационно-справочная документация
(письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы,
докладные и служебные записки)

11.

Университет издает следующие
документы:
1) организационные (правила, положения,
инструкции, штатное расписание, стандарты, др.);
2) распорядительные (приказ, распоряжение);
3) информационно-справочные (акт, письмо,
докладная, служебная записки, представление,
справка и др.);
4) финансово–бухгалтерские документы.
• В организационно-распорядительной
документации фиксируются решения
административных и организационных вопросов.

12.

Виды внутренней документации
• К внутренней документации относятся:
- учредительные документы;
- организационные документы;
- документы по управлению.
Учредительные документы:
- решение государственного органа об образовании университета;
- устав университета;
- свидетельство о государственной регистрации;
- лицензия на право ведения образовательной деятельности;
- другие.
Организационные документы:
- организационная структура;
- штатное расписание;
- положения о структурных подразделениях;
- положения о коллегиальных органах (положения о советах);
- должностные инструкции персональные;
- правила внутреннего распорядка;
- другие.

13.

Организационные документы
− учредительные документы;
− штатное расписание;
− правила внутреннего трудового распорядка;
− иные локальные акты.

14.

Документы по управлению
классифицируют по сфере действия, видам деятельности и их
обеспечению.
• По сфере действия документы по управлению подразделяются
на уровни:
- уровень А – документация стратегическая (концепции, планы,
программы);
- уровень В – документация тактическая (проекты,
документированные процедуры, стандарты университета,
положения, правила, инструкции и др.);
- уровень С – документация оперативная (приказы, распоряжения,
решения);
- уровень D – документация справочно-информационная
(классификаторы, базы данных, альбом бланков, справочники,
журналы регистрации и др.).

15.

По процессам и видам деятельности
документы регламентируют
- деятельность руководства по управлению
качеством образования;
- основные процессы деятельности
университета;
- обеспечивающие процессы деятельности
университета;
- измерение, анализ и улучшение в рамках
основных и обеспечивающих процессов.

16.

Организационные документы и
документы по управлению
- Концепции (К);
- Руководства по качеству (РК);
- Стандарта университета (СТ);
- Положения (П);
- Правила (Пр);
- Планы (Пл);
- Программы (Прг);
- Проекты (Прк);
- Положения о структурном подразделении (ПП);
- Документированные процедуры (ДП);
- Классификаторы (Кл);
- Инструкции (И);
- Инструкции должностные типовы (ИДТ);
- Инструкции должностные персональные (ДИ);
- Функциональные обязанности (ФО).
В скобках аббревиатура , принятая во ВГУИТ

17.

Стандарты ОО
• Регламентируют:
- область деятельности и цели применения;
- общие положения по организации деятельности и
взаимодействия подразделений;
- периодичность и последовательность выполнения конкретных
работ;
- методики, правила, требования к организации и порядку
выполнения работ;
- требования к составу и квалификации исполнителей;
- порядок взаимодействия исполнителей при выполнении работ;
- состав и источник информации, необходимой для выполнения
работ;
- состав, количество и характеристики технических средств,
необходимых для выполнения работ;
- порядок управления информацией;
- ответственность руководителей структурных подразделений за
выполнение работ, изложенных в стандартах.

18.

Стандарты
• Стандарты должны обеспечить однозначность понимания их
требований.
• Проекты стандартов разрабатывают подразделения и лица, имеющие
прямое отношение по должности к объекту стандартизации и/или
являются исполнителями требований стандартов.
• Основанием для разработки стандартов является Приказ ректора.
• Срок действия стандартов не ограничен. При необходимости сроки
устанавливаются при утверждении стандарта и указываются в приказе
ректора и на первом листе после даты введения.
• Стандарты являются обязательными для персонала университета и
лиц, обучаемых в университете, в пределах установленной сферы
действия, области и условий их применения.

19.

Кто утверждает документы
• Документация стратегического уровня
(уровень А) утверждается на конференции
университета или ученым советом.
• Стандарты университета, положения,
классификаторы, правила, должностные
инструкции утверждаются ректором или
проректором, курирующим направление
деятельности.

20.

Утверждение документа
• Документы утверждаются ректором университета или
должностным лицом, наделенным соответствующими
полномочиями в установленном порядке.
• Утверждение документа производится проставлением
грифа утверждения или изданием распорядительного
документа (в тех случаях, когда требуются
дополнительные предписания и разъяснения).
Во ВГУИТ гриф утверждения помещается в правой верхней
части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), полного наименования должности лица,
утверждающего документ, личной подписи, ее
расшифровки и даты утверждения.

21.

Штатное расписание
содержит:
• перечень должностей,
• сведения о количестве штатных единиц,
• должностных окладах,
• надбавках и месячном фонде заработной
платы.
Штатное расписание утверждается ректором

22.

Правила внутреннего трудового
распорядка отражают:
- взаимные обязанности работников и
администрации,
- предоставление отпусков,
- командирование сотрудников,
- режим работы и другие вопросы.
В основе правил находится Трудовой кодекс РФ.
Документ принимается на конференции
трудового коллектива, утверждается ректором.

23.

Иные локальные акты.
• ОО в своей деятельности руководствуется
положениями:
об Ученом, Научно-техническом, Научнометодическом, Попечительском и других
советах;
об оплате труда;
о защите персональных данных;
о методических объединениях

24.

Оперативное управление в ОО осуществляется на
основе распорядительных документов
• Приказ – правовой акт, издаваемый ректором
ОО, является самым распространенным видом
распорядительного документа, применяемого
в практике управления.
• Приказ обязателен для исполнения всеми
работниками ОО и не может содержать
положений, противоречащих действующему
законодательству РФ
• Приказ регистрируется в специальной книге

25.

Порядок согласования документа
• Исполнитель документа (ИД) - это инициатор
документа, который будет аккумулировать и вносить в
проект документа соответствующие исправления. На ИД
лежит ответственность за содержание и оформление
документа, своевременное и правильное внесение
изменений и предложений, поданных специалистами,
участвующими в процедуре согласования.
• Внутреннее согласование предназначено для анализа и
оценки руководителями соответствующих структурных
подразделений Университета проекта документа с
целью проверки корректности формулировки
содержания, возложения ответственности, сроков
исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки
соответствия данного документа действующему
законодательству и локальным нормативным актам.

26.

Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации
электронного документа, подписанного электронной подписью, с
соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать
месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на
бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и
читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или
накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы
текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
• Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством
Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной
подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя,
отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа
электронной подписи.

27.

Протоколы совещаний советов
• ОО и отдельных структурных подразделений содержат :
наименование образовательного учреждения,
наименование вида документа, дата заседания, номер,
место заседания, гриф утверждения (если протокол
подлежит утверждению), заголовок, виза, текст,
подписи, отметка о направлении в дело, дата
проведения совещания.
• Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной. Вводная часть содержит постоянную
информацию ( «Председатель», «Секретарь»,
«Присутствовали») и переменную (фамилия, инициалы
председателя, секретаря и присутствующих).

28.

Информационно-справочные документы
Письма – наиболее распространены сопроводительные письма –
документ, который информирует адресата о направлении к нему
документов;
• Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов
и событий.
Наиболее часто выдаются справки сотрудникам и учащимся для
удостоверения того или иного факта (например, справки и
подтверждении места работы или учебы, заработной платы и др.).
Другой вид справок содержит информацию о фактах и событиях
служебного характера.
• Докладная (служебная) записка – документ, адресованный
руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя. Обычно докладной запиской
информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших
место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная
записка представляется руководителю организации или руководителю
подразделения.

29.

Где найти документы вуза? http://cnit.vsuet.ru