634.54K

Category:

software

Классификация текстовых редакторов и особенности текстовых документов в ОВД

1.

Министерство внутренних дел Российской Федерации
Санкт-Петербургский университет
«Кафедра математики и информатики»
Лекция
Классификация текстовых редакторов и
особенности текстовых документов в ОВД
К.т.н., доцент Н.П. Парфенов
Санкт-Петербург 2023 г.

2.

Основные вопросы лекции
1. Виды и структура текстовых документов
2. Организация делопроизводства в органах
внутренних дел
3. Общая характеристика текстовых
редакторов
4. Текстовые процессоры семейства Word

3.

Цель лекции:
Изучить теоретические вопросы,
связанные с видами текстовых документов,
с содержанием и применением их в
профессиональной деятельности.
Ознакомиться с организацией
делопроизводства в ОВД, а также с
понятием текстовых процессоров и
характеристиками текстовых редакторов.

4.

Литература:
• 1. Информатика и информационные технологии в
профессиональной деятельности: Алексеева Е.К., Алексеев С.А.,
Гончар А.А., Парфенов Н.П., Стахно Р.Е., Яковлева Н.Н.
Практикум для специалистов нетехнических
специальностей/СПб: Санкт-Петербургский университет МВД
России. Часть 1 Текстовый редактор Word 2010.
• 2. Работа в MicrosoftWord 2010/ О.В. Спиридонов - M.:
Национальный Открытый Университет "ИНТУИТ", 2010.
• 3. Информатика и информационные технологии в
профессиональной деятельности: Алексеева Е.К., Алексеев С.А.,
Гончар А.А., Парфенов Н.П., Стахно Р.Е., Яковлева Н.Н.
Практикум для специалистов нетехнических
специальностей/СПб: Санкт-Петербургский университет МВД
России. Часть 1 Табличный процессор MSWord.

5.

Виды и структура текстовых документов
Структуру любого текстового документа можно
рассматривать в трех аспектах: изобразительном,
операционном и внутримашинном.
• Изобразительная структура характеризует логику построения
документа.
• Операционная структура характеризует человеко-машинный
аспект. Она отражает возможности, предоставляемые для
манипуляции основными элементами текста.
• Внутримашинная структура отражает способ хранения текста в
памяти ЭВМ.
Важнейшие элементы изобразительной структуры: символ
(буква, цифра, знак препинания. специальный знак), слово,
предложение, абзац, раздел и т.д. Элементы операционной
структуры: символ, слово, строка, фрагмент и т.п. Внутримашинная
структура представляет собой цепочку символов, среди которых и
управляющие.

6.

Виды и структура текстовых документов
Три наиболее известных вида
текста: прозаический, табличный, программный.
• Прозаический текст наиболее распространен. В
общем виде прозаический текст состоит из страниц,
страницы – из строк, строки – из символов.
• Табличный текст. Элементами его изобразительной
структуры являются символ, строка, столбец,
клетка. Элементы операционной структуры: строка,
столбец, клетка. Внутримашинная структура
сложная.
• Программный текст – представляет собой исходные
программы, написанные на алгоритмических языках.

7.

Виды и структура текстовых документов
Если информация документа
представлена в электронной форме, то
документ называется электронным.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система
стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения»
юридическая сила документа: Свойство
официального документа вызывать
правовые последствия”.

8.

Виды и структура текстовых документов
Для того чтобы электронный документ
обладал юридической силой, необходимо соблюдать
определенные правила при его создании, передаче,
обработке и хранении.
Юридическую силу бумажному и электронному
документам придают: Во-первых, наличие в нём
обязательных реквизитов и соблюдение правил
отображения этих реквизитов. Во-вторых,
компетентность источника, то есть право автора
создавать и подписывать документы такого рода.
В-третьих, гарантия целостности и подлинности.

9.

Виды и структура текстовых документов
Для электронных документов в
настоящее время существует ГОСТ 6.10.4-84
“Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на
машинном носителе и машино-грамме,
создаваемым средствами вычислительной
техники. Основные положения”. Этот
стандарт устанавливает требования к
составу и содержанию реквизитов, которые
придают электронному документу
юридическую силу, а также устанавливают
порядок внесения в них изменений.

10.

Виды и структура текстовых документов
Согласно данному стандарту электронный документ
должен содержать следующие обязательные реквизиты:
• регистрационный номер;
• регистрационную дату;
• подпись (код) лица, ответственного за правильность
изготовления документа или утвердившего документ;
• содержание документа;
• наименование организации -- создателя документа;
• местонахождение организации -- создателя документа
или почтовый адрес.

11.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Под делопроизводством понимается деятельность
аппарата управления, охватывающая вопросы
документирования и организации работы с документами в
процессе осуществления ими управленческих функций.
С учетом этого выделяют 2 основных элемента:
1. Документирование, то есть запись информации на
материальном носителе.
2. Документооборот – это движение документа внутри
органа, то есть совершение технических операций по
получению, регистрации, хранению, исполнению,
списанию в архив или отправке документов.

12.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Законодательную основу делопроизводства ОВД составляет:
Федеральный закон РФ «Об информации, информационных
технологиях и защите информации» от 27.07.2006г. № 149-ФЗ.
Закрепляет понятие информации, носители информации, общие
принципы документирования информации, определяет порядок
защиты информации, то есть информационную безопасность.
Закон РФ от 21.07.1993г. № 5485-1 «О государственной тайне».
Определяет понятие государственной тайны, перечень сведений,
составляющих государственную тайну, степени секретности сведений,
составляющих государственную тайну и т.д.
Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений
граждан РФ» от 02.05.2006 г.
Порядок оформления процессуальной документации регламентируют
УК РФ, УПК РФ, КОаП РФ и другие нормативные акты.

13.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Стремление к рационализации
информационного и документационного
обеспечения управления породило
необходимость создания Государственной
системы делопроизводства.
В настоящее время сложилась система
основных нормативно-методических
документов межотраслевого характера, с
помощью которой обеспечивается правильное
документирование управленческой
деятельности.

14.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Основные нормативно-методические документы:
- Общероссийский классификатор управленческой
документации ОК 011-93. Устанавливает коды форм документов.
Этот документ содержит номенклатуру (систематизированный
перечень) унифицированных систем документации и
унифицированных форм документов.
Существуют следующие унифицированные системы
документации: банковская, отчетно-статистическая, документация
по труду, документы Пенсионного фонда и другие.
Но особое значение для нас имеет унифицированная
система организационно-распорядительной документации
(УСОРД). Эта система включает государственные стандарты по
составлению и применению организационно-распорядительных
документов.

15.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
- ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
Принят и введен в действие с 1.07.2003г. Постановлением
Госстандарта России от 3.03.2003г. Унифицированная система – эта
система документации, созданная на основе единых правил,
требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую
для управления в определенной сфере.
На настоящий момент существует ряд унифицированных
систем документации: у/с организационно-распорядительной
документации, плановой, отчетно-статистической, расчетноденежной и другой.

16.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
- Государственная система документационного
обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения.
Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения.
К группе специальных источников нормативного
регулирования делопроизводства относится, прежде
всего, Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти, утвержденные
Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. Эти
правила являются типовыми и устанавливают общие
требования к документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами в
федеральных органах исполнительной власти Российской
Федерации.

17.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Делопроизводство в органах внутренних дел,
кроме того, регламентируется и ведомственными
нормативными актами.
К ним относятся:
- Приказ МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в
органах внутренних дел РФ» (в ред. приказов МВД
России от 28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от
25.05.2017 N 314)
- Приказ МВД РФ № 935 от 15.08.2011 «Об
организации архивной работы в системе МВД РФ».

18.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Выделяют следующие виды делопроизводства в ОВД:
1. В зависимости от функциональной принадлежности
документов, являющихся объектом делопроизводства:
Управленческое делопроизводство регулируется системой
законодательных актов и осуществляет операции с управленческой
документацией (распорядительной, организационной, справочной).
Систематизация документов в дела осуществляется соответствующими
службами документационного обеспечения управления (например,
канцелярией ОВД), а перечень наименований дел в ОВД утверждается в
специальном документе – номенклатуре дел.
Специальное делопроизводство регулируется законами,
исполнение которых связано с реализацией основной функции ОВД
(правоохранительной, правообеспечительной, надзорной и других).
Создание и систематизация документов в дела осуществляется по
специальным правилам, а заведение дел не связано с управленческим
делопроизводством.

19.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
2. В зависимости от ограничений по доступу к сведениям,
содержащимся в документах:
Секретное делопроизводство, то есть документирование
сведений, составляющих государственную и служебную тайны и
организация работы с документами, содержащими такие сведения.
Осуществляется данное направление деятельности в органах внутренних
дел по специальным правилам. Так, многие документы, создаваемые в
процессе финансово-хозяйственной, кадровой деятельности ОВД,
оформляются, хранятся, пересылаются по правилам ведения секретного
делопроизводства.
Несекретное. Многие документы, создаваемые в процессе
деятельности ОВД, могут быть несекретными и не требуют соблюдения
каких-либо правил при изготовлении, хранении или отправке.
Документирование уголовно-процессуальной, административноюрисдикционной деятельности осуществляется по правилам
несекретного делопроизводства.

20.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
В органах внутренних дел существуют следующие системы
организации и осуществления делопроизводства:
• Централизованное. Все делопроизводственные операции в
ОВД осуществляются в одном месте (в единой канцелярии).
Применяется в небольших и средних по объему переписки
органах МВД России.
• Децентрализованное. Все делопроизводственные операции
рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных
подразделений. Применяется в крупных и территориально
разбросанных ОВД.
• Смешанное. Часть делопроизводственных операций
централизована (приема, отправка, размножение документов),
а другая часть осуществляется структурными подразделениями.
Применяется в ОВД со сложной структурой и большим
объемом документооборота.

21.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Для делопроизводства, как и для любого направления деятельности
ОВД, выделяются задачи, которые необходимо решить:
- Обеспечение приема, учета и отправки документации.
- Обеспечение контроля за своевременным и правильным оформлением
документов в ОВД, то есть контроль над сроками исполнения документов.
- Систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве.
Хранение должно производиться в делах, внутри которых документы
располагаются в определенном порядке – систематизировано в соответствии с
описью.
- Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в
документах.
- Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций ОВД
информации в текущих делах и архиве.
- Правильное и быстрое отражение в документах работы ОВД, его структурных
подразделений и сотрудников.
- Экономия затрат времени и сил сотрудниками ОВД на составление,
изготовление и поиск документов.

22.

Организация делопроизводства в
органах внутренних дел
Субъектами делопроизводства в органах
внутренних дел являются:
• Руководители органов внутренних дел.
• Специальные подразделения
делопроизводства и режима.
• Инспекторский (личный) состав органов
внутренних дел.

23.

Общая характеристика текстовых редакторов
Текстовые редакторы – программы для создания,
редактирования, форматирования, сохранения и печати
документов. Современный документ может содержать,
кроме текста, и другие объекты (таблицы, диаграммы,
рисунки и т.д.).
Простые редакторы – БЛОКНОТ, позволяет
простейшее форматирование шрифта.
Более мощные, называемые процессорами, имеют
целый спектр возможностей по созданию документов
(поиск, замещение, вставка таблиц, мультимедиа,
конвертация в различные форматы и т.д.). Самый
популярный из текстовых процессоров – Microsoft Word из
офисного пакета MSOffice.

24.

Общая характеристика текстовых редакторов
Классификация редакторов по признаку
функциональных возможностей:
• встроенные редакторы;
• редакторы компьютерных программ;
• редакторы документов общего вида;
• редакторы научных документов;
• издательские системы;
• корректоры текстов.

25.

Общая характеристика текстовых редакторов
Основные элементы текстового документа:
символ – минимальная единица текстового документа. Для кодового представления символов в Windows используется
стандарт ANSI;
слово (любая последовательность символов, ограниченная с обеих сторон служебными символами, такими как пробел, точка,
дефис и т.п.);
предложение (любая последовательность символов между двумя точками);
строка (любая последовательность символов между левой и правой границами текста);
абзац (любая последовательность символов, замкнутая символом «Возврат каретки» <Enter>.
колонтитул представляет собой область страницы, в которой размещается справочный текст. Обычно — это номер страницы,
название документа, раздела или главы. Колонтитулы бывают верхними и нижними и могут использоваться совместно.
примечание — это пояснение к отдельному слову или предложению, размещаемое вне основного текста внизу страницы или в
конце документа.
сноска представляет собой комментарий, вынесенный за пределы основного текста документа и обычно содержащий ссылку
на текст из другого источника. В некоторых текстовых процессорах последние два понятия имеют отличное толкование.
кадр представляет собой видимую или невидимую рамку, служащую для размещения текста, рисунков или таблиц. Кадр
может обтекаться текстом документа, придавая ему выразительность.
система стилей документа представляет собой набор определений способов оформления абзацев различных элементов
документа (заголовков, названий, колонтитулов и др.) и символов.
раздел есть отдельная часть документа, в пределах которой можно установить свои параметры страницы и колонтитулов.
Границы разделов отмечаются разделителями.
шаблон документа представляет собой текстовое содержимое заготовки документа, выполненное в соответствии с
определенным набором стилей и предназначенное для отображения структуры документа в целях облегчения его подготовки.

26.

Общая характеристика текстовых редакторов
В составе функций, характерных для развитых современных текстовых
процессоров, можно назвать следующие:
– автоматизированное форматирование документа на основе стилей;
– работа с документом в режиме исправлений, обеспечивающем возможности
последующей отмены или подтверждения каждого изменения;
– проверка орфографии и автоматическое разделение слов при переносе;
– структурное проектирование документа;
– создание формульных выражений и таблиц;
– возможность встраивания и редактирования графических изображений;
– поддержка совместимости с распространенными прикладными программами;
– работа с документом по стандарту OLE предоставляет возможность встраивания в
документ объектов из других приложений (к примеру, табличных процессоров,
графических редакторов, систем управления базами данных) с возможностью вызова
последних для ОБработки связанных объектов;
– работа с электронной почтой и многое другое.

27.

Общая характеристика текстовых редакторов
Редактирование и форматирование
• Редактирование – преобразование, обеспечивающее добавление, удаление,
перемещение или исправление содержания документа.
• Форматирование – преобразование, изменяющее форму представления,
внешний вид документа.
Формат файла. Формат файла определяет способ хранения текста в
файле. Простейший формат текстового файла (TXT) содержит только символы
(числовые коды символов), другие же форматы (DOC, RTF) содержат
дополнительные управляющие числовые коды, которые обеспечивают
форматирование текста.

28.

Общая характеристика текстовых редакторов
Основные сведения о шрифтах
Под шрифтом понимается способ представления текстовой
информации, используемый при ее передаче в виде изображения. Шрифт
определяет единообразный внешний вид символов некоторого алфавита.
Рассмотрим основные характеристики и типы шрифтов.
Гарнитура определяет рисунок шрифта, отличающий данный шрифт от
другого. Каждая гарнитура имеет определенное название, например, Courier.
Кегль задает размер шрифта в пунктах, равных 1/72 доле дюйма,
например: 18 Кегль, 16 кегль, 14 кегль, 12 кегль, 10 кегль, 8 кегль.
Шрифты одной и той же гарнитуры различаются по начертанию:
прямое начертание, курсивное начертание, полужирное начертание,
полужирный курсив одной и той же гарнитуры.

29.

Общая характеристика текстовых редакторов
По способу описания символов различают следующие типы
шрифтов:
• 1. Растровые шрифты, основанные на использовании битовых карт
представления символов.
• 2. Штриховые (векторные) шрифты, кодирующие изображение
символа в виде набора векторов заполнения его пространства.
• 3. Контурные шрифты, использующие кодирование контуров
символов в виде комбинаций отрезков прямых и кривых линий.
Векторные и контурные шрифты еще называют масштабируемыми.

30.

31.

Общая характеристика текстовых редакторов

32.

Текстовые процессоры семейства Word
Microsoft Office Word — текстовый процессор.
Доступен под Windows и Apple Mac OS X.
Позволяет подготавливать документы различной
сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули
сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое.
Основным форматом в последней версии является
позиционируемый как открытый Microsoft Office Open
XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий
текст в виде XML, а также всю необходимую графику.
Наиболее распространенным остается двоичный формат
файлов Microsoft Word с расширениями *.doc и *.docx.

33.

Текстовые процессоры семейства Word
Версии продукта и их поддержка
Версии, выпущенные до Microsoft Office 97, больше не поддерживаются.
Office 97 — расширенная поддержка закончилась 16 января 2004.
Office 2000 — базовая поддержка продукта прекращена 30 июля 2004.
Office XP — базовая поддержка продукта прекращена 11 июля 2006.
Office 2003 — базовая поддержка продукта прекращена 14 апреля 2009.
Для Office 2007 и будущих версий MS Office — продолжительность базовой поддержки
5 лет после выпуска продукта или 2 года после выпуска следующей версии продукта
(что наступит позднее), расширенная поддержка будет доступна в течение 5 лет после
окончания срока базовой поддержки.
Office 2010 — версия офисного пакета, базовая поддержка продукта прекращена 15
июля 2015 года.
Office 2013 — версия офисного пакета, разработка которой была завершена 12 октября
2012 года.
Office 2016 —версия офисного пакета, выход которой состоялся 23 сентября 2015 года.
Office 2019 — новая версия офисного пакета. Выход состоялся 24 сентября 2018 года

34.

Текстовые процессоры семейства Word
Работа с текстом
Текст может быть введен в документ посредством набора на
клавиатуре. Можно вставить в документ определенные текстовые
фрагменты или даже целые файлы.
Word предоставляет множество функций, позволяющих
выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение
текстовой информации. Word позволяет устанавливать межстрочный
интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать
гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание.
Пользователь может определять стили, включающие в себя
несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры
одновременно или использовать темы для оформления Веб-страниц в
едином ключе при настраиваемых стилях. Текстовая информация может
быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены
колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки
к рисункам и таблицам.

35.

Текстовые процессоры семейства Word
К базовым приемам (этапам) работы с
текстами в текстовом процессоре Microsoft
Word относятся следующие:
• создание документа;
• ввод текста;
• редактирование текста;
• рецензирование текста;
• форматирование текста;
• сохранение документа;
• печать документа.

36.

Текстовые процессоры семейства Word
Основные приемы (операции)
форматирования текста:
• Выбор и изменение гарнитуры шрифта (начертание
символов);
• Выбор размера шрифта;
• Выбор цвета шрифта;
• Выравнивание текста;
• Создание списков (нумерованных, маркированных);
• Управление параметрами абзаца;
• Применение стилей;
• Использование колонтитулов и др.

37.

Текстовые процессоры семейства Word
Работа с графикой
В Word имеется ряд встроенных средств
для создания геометрических фигур, линий,
прямоугольников, овалов и других простых
графических объектов. Кроме того, имеется
возможность выбирать и вставлять в документы
десятки предопределенных фигур и готовых
рисунков. Word позволяет импортировать в
документы графику из форматов,
поддерживаемых большинством других
приложений Windows.

38.

Текстовые процессоры семейства Word
Верстка
Word предоставляет некоторые возможности
верстки, позволяющие размещать текстовую и
графическую информацию на странице для
подготовки практически любой полиграфической
продукции, от бюллетеней до книг и журналов.
Например, можно форматировать текст в виде
нескольких колонок, дополнять его графикой,
задавать обтекание текста вокруг врезок и
иллюстраций, определять чередующиеся верхние и
нижние колонтитулы, создавать предметный
указатель, оглавление и ссылки.

39.

Текстовые процессоры семейства Word
Работа с данными
Функция слияния позволяет извлекать
информацию из файла базы данных и создавать на
основе этой информации письма или почтовые
наклейки. Используя этот же принцип, можно
включать содержимое любого из полей базы данных в
любое место документа и при печати автоматически
обновлять содержащуюся в этих полях информацию.
Для автоматизации тех или иных задач могут быть
использованы макросы, благодаря чему
определенный набор задач может быть выполнен
посредством нажатия всего нескольких кнопок.

40.

Текстовые процессоры семейства Word
Web-публикации
Word может быть использован для
создания вэб-страниц, включающих формы,
таблицы, электронные таблицы, графику,
аудио и видео информацию и прочие
компоненты. Доступ к ресурсам Интернета
может быть осуществлен непосредственно из
Word и любой документ может быть
дополнен гиперссылками.

41.

Текстовые процессоры семейства Word
Настройки
Параметры Word могут быть настроены в
соответствии с любыми конкретными требованиями к
рабочей среде. Word располагает богатейшим набором
средств автоматизации создания документов. Функция
автоформата позволяет выполнять форматирование текста
по мере набора, например, автоматически создавать
маркированные и нумерованные списки. Адаптивные
меню и панели инструментов перемещают наиболее часто
используемые команды в более доступные места, что
облегчает доступ к ним. Мастера упрощают процедуру
создания писем, шаблонов и прочих типов документов.

42.

Текстовые процессоры семейства Word
Поиск нужных команд с помощью ленты
Лента, компонент пользовательского
интерфейса Office Fluent, группирует инструменты
по задачам, причем наиболее часто употребляемые
команды располагаются наиболее удобным
образом. В Word ленту можно настроить,
сгруппировав вместе все нужные команды.

43.

Текстовые процессоры семейства Word

44.

Текстовые процессоры семейства Word
1. Каждая вкладка предназначена для выполнения определенных
задач.
2. Группы на каждой вкладке позволяют разбить задачу на более
простые действия.
3. Кнопки команд в каждой группе позволяют выполнить команду
или открыть меню команд.

45.

Текстовые процессоры семейства Word
Дополнительные функции современных
редакторов:
– форматирование символов (использование
различных шрифтов и стилей);
– форматирование абзацев (выравнивание по
ширине страницы и автоматический перенос слов);
– оформление страниц (автоматическая нумерация,
ввод колонтитулов и сносок);
– оформление документа (автоматическое
построение оглавлений и указателей);
– создание и обработка таблиц;
– проверка правописания и т. д.

46.

Текстовые процессоры семейства Word
Кроме того, современные программы позволяют включать в текст
графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии.
Таким образом, от понятия "простой текст как объект обработки
текстового редактора" мы приходим к понятию "текстовый документ как
объект обработки текстового процессора". Файл, представляющий собой
текстовый документ, содержит, помимо алфавитно-цифровых символов,
обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также
графические объекты.
Парольная защита документов MS Word
На документ Microsoft Word могут быть установлены 3 типа паролей:
• Пароль для открытия документа
• Пароль для изменения документа
• Пароль на внесение примечаний и исправлений (для предыдущих версий).
В последних версиях этот тип пароля называется “Пароль для Ограничения
форматирования и редактирования”

47.

Контрольные вопросы
Текстовые документы и их свойства.
Редактирование текстового документа.
Форматирование текстового документа.
Стиль и шаблоны текстового документа.
Создание составных документов.

English Русский Rules