Информационно-справочные документы

1.

Информационно-справочные
документы

2.

Информационно - справочные
документы
это совокупность документов,
содержащих информацию о
фактическом положении дел,
служащих основанием для принятия
решений, издания распорядительных
документов.

3.

Информационно-справочные
документы
сообщают сведения, побуждающие
принимать определенные решения,
т.е. инициируют управленческие
решения,
позволяют выбрать тот или иной
способ управленческого воздействия.
они не содержат поручений, не
обязывают выполнять поручения.

4.

Информационно-справочные
документы
Особенностью этих документов
является то, что они идут снизу вверх
по системе управления:
от работника к руководителю
подразделения,
от руководителя подразделения к
руководителю организации,
от подведомственной организации в
вышестоящую.

5.

Виды информационно справочных документов:
• акт;
• докладная записка;
• объяснительная записка;
• справка;
• письма;
• протокол;
• заявления;
• телеграмма, телефонограмма.

6.

Акт
Акт - информационно - справочный
документ, составляющийся группой
лиц для подтверждения
установленных фактов, событий.
Может содержать:
выводы,
рекомендации,
предложения его составителей.

7.

Акт
Акты подлежат утверждению, если
имеют контрольно - ревизионный
характер.
Утверждаются распорядительным
документом или руководителем, по
указанию которого составлен
документ.

8.

Виды актов:
акт приемки-сдачи (работ, оборудования,
материальных ценностей, документов);
обследования (состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности, условий труда,
подготовки объектов);
испытаний (образцов, систем, технологий);
приема-передачи (материальных ценностей,
документов);
приема-передачи (дел, денежных средств и иных
ценностей);
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации и др.

9.

Обязательными реквизитами
акта являются:
наименование организации – автора
документа,
наименование вида документа (АКТ),
дата и регистрационный номер документа,
место составления,
заголовок к тексту,
текст,
подписи составителей (с указанием их
должностей и, при необходимости, места
работы),
Гриф утверждения.

10.

Текст акта
Текст акта состоит из двух частей:
вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указывается:
основание его составления
(распорядительный документ,
нормативный документ, договор с
указанием его даты и номера),
председатель и члены комиссии или
сведения о составителях.

11.

Текст акта
В основной части излагается:
сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы,
установленные факты,
а также выводы, предложения и
заключения.
Содержание акта может разделяться
на пункты, содержать материал,
представленный в форме таблицы.

12.

13.

Докладная записка
Докладная
записка
–
документ,
адресованный
руководителю
своей
организации
или
в
вышестоящую
организацию и содержащий изложение
какого-либо вопроса или факт

14.

Докладная записка

15.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
ПО
СОДЕРЖАНИЮ
ИНФОРМАЦИО
ННЫЕ
ОТЧЕТНЫЕ (ПО РЕЗУЛЬТАТАМ
КОМАНДИРОВКИ И Т.П.
В ЗАВИСИМОСТИ ОТ
АДРЕСАТА
ВНУТРЕННИЕ
ВНЕШНИЕ

16.

Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ,
поясняющий содержание отдельных
положений
основного
документа
(плана, программы, отчета) или
объясняющий причины нарушения
трудовой дисциплины, невыполнения
какого-либо поручения.

17.

Объяснительная записка
• оформляются на общих бланках;
подписываются руководителем;
• объяснительные записки, объясняющие
причины нарушения трудовой
дисциплины, невыполнения какоголибо поручения, составляются
отдельными работниками на
стандартном листе бумаги;
подписывается составителем.

18.

Понятие делового письма
Деловое (или служебное) письмо —
обобщенное
название
широко
применяемого
вида
официальных
документов, служащих средством общения
различных
организаций
по
поводу
осуществляемой ими своей деятельности.
К категории деловых писем относится
также переписка между частными лицами и
организациями, если содержание ее
касается взаимных интересов.

19.

Функции письма
Информационная – в письме фиксируются
факты, сведения;
Коммуникативная-обеспечивает внешние
связи организации;
Организационная – обеспечивает
воздействие на людей, организации
с целью координации их действий;
Юридическая- содержания писем
используются в качестве свидетельства при
рассмотрении споров;
Воспитательная – воспитывает эстетический
вкус персонала.

20.

Правила оформления делового
письма
Деловые письма оформляют на бланках по
ГОСТ Р 7. 0.97 -2016, как правило, с угловым
расположением постоянных реквизитов.
Бланки с продольным расположением
постоянных реквизитов для писем
используют реже, в основном федеральными
органами власти.
Письмо оформляют как минимум в двух
экземплярах. Первый экземпляр составляют
на бланке и отсылают адресату, второй (его
называют копией) печатается на чистом листе
бумаги и подшивается в дело как
свидетельство выполненной работы.

21.

Правила оформления делового
письма
деловое письмо подписывается
руководителем организации, его
заместителями или иными
должностными лицами, если им это
право предоставлено руководителем;
письмо должно быть посвящено
одному вопросу, в нем могут
рассматриваться два и более вопросов,
если они взаимосвязаны и по ним будет
приниматься одно решение;

22.

Правила оформления делового
письма
письмо не должно быть большим по
объему (большинство писем до одной
страницы текста и лишь в
исключительных случаях, требующих
детального описания и анализа, письмо
может содержать до 5 страниц текста);
на инициативное письмо (просьбу,
запрос, требование и др.) должен быть
обязательно дан ответ;

23.

Правила оформления делового
письма
деловое письмо должно быть составлено
грамотно, аккуратно, без исправлений;
содержание письма должно излагаться
официально-деловым стилем, содержать
аргументацию, точные и ясные
характеристики и выводы, излагаться кратко и
логически последовательно;
деловое письмо должно содержать
объективные сведения об излагаемых
событиях и фактах, в необходимых случаях
иметь разъясняющие и дополняющие
материалы.

24.

Виды деловых писем
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО деловое письмо, используемое для
отправки документов (договоров,
планов, программ, протоколов, актов
и др.), не имеющих адресной части.
« Представляем Вам»
« Высылаем Вам»
« Направляем Вам»

25.

Виды деловых писем

26.

Виды деловых писем
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО - деловое письмо, содержащее
обязательство или подтверждение.
Гарантироваться может: оплата работы, продукции, услуг,
аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки
поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади
и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится
просьба в адрес корреспондента и юридически значимая
формула: "Оплату (предоставление услуг и т. д.)
гарантируем", "Возврат кредита гарантируем" и др.
Фраза о гарантии является юридически значимым
компонентом текста. Если в письме гарантируется
произвести оплату, автор сообщает свои банковские
реквизиты
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами:
руководителем организации и главным бухгалтером и
удостоверяются печатью организации

27.

Виды деловых писем
Оплату гарантируем

28.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ЗАПРОС - деловое письмо,
направляемое с целью получения каких-либо
официальных сведений или документов.
Письмо-запрос требует письма-ответа

29.

Виды деловых писем

30.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРОСЬБА - деловое письмо,
цель которого - получение информации,
услуг, товаров, инициирование
определенных действий, необходимых
организации-автору.

31.

Виды деловых писем
Просим Вас

32.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ - деловое
письмо, направляемое потенциальному
партнеру с предложением товаров,
услуг, сотрудничества и т.п.

33.

34.

Виды деловых писем
Предлагаем Вам

35.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ОТВЕТ - деловое письмо,
составляемое как ответ на письмопросьбу, письмо-запрос, заявку или
предложение.

36.

Ответ может быть положительным или отрицательным
(письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип
языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует
использовать те же языковые обороты, лексику, которые
использовал автор в инициативном письме, исключая
допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Письмо-ответ может начинаться словами:
"Сообщаем Вам..."; "Извещаем Вас..."; "Ставим Вас в
известность, что...".
Ответ в форме отказа должен быть обоснован, нельзя просто
отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ
целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с..."
или "По причине...".
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить
адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда
может дать положительный ответ на данную просьбу или
запрос, если автор письма такой информацией располагает.

37.

Виды деловых писем
Ответ в форме отказа

38.

Виды деловых писем
Пример оформления письмаответа на жалобу

39.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ - деловое
письмо, которым автор информирует
адресата о каких-либо событиях,
фактах, представляющих взаимный
интерес.

40.

Виды деловых писем
Сообщаем

41.

Виды деловых писем
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО деловое письмо, в котором адресату
сообщаются сведения официального
характера

42.

Информационные письма, как правило, носят типовой
характер и рассылаются органами власти и управления
различных уровней подведомственным организациям
или организациям определенного типа.
В информационных письмах могут дословно
приводиться отдельные положения законодательных и
иных нормативных правовых документов, могут
содержаться рекомендации и предложения. В
информационных письмах может содержаться
информация, разъясняющая особенности применения
тех или иных нормативных документов или правила
поведения в определенных условиях.
Информационные письма могут содержать
приложения. Объем информационного письма
колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются
руководителем организации.

43.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ - деловое письмо,
используемое в случаях, когда организациякорреспондент не осуществляет действия,
вытекающие из ее функциональных
обязанностей или принятых договоренностей

44.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух
частей: ссылки на официальный документ, в котором
зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в
связи с которыми организация обязана предпринять
определенные действия, и просьбы выполнить те или иные
действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
"Напоминаем Вам...";
"Вторично напоминаем Вам...';
"Обращаем Ваше внимание на то, что...";
"Ставим Вас в известность, что...";
"Несмотря на неоднократные напоминания..." и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть
организация - автор письма, если адресат не выполнит
необходимые действия.
Например:"В случае невыполнения взятых на себя
обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции" и т. п

45.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ - деловое письмо,
цель которого - заставить адресата
выполнить взятые на себя обязательства в
условиях, когда имеются серьезные нарушения
ранее принятых договоренностей

46.

Письма-требования, как правило, - письма сложной
структуры. В них обязательно излагаются условия
заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные
документы, излагается существо сложившейся ситуации,
формулируется требование о необходимости выполнения
обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если
обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
"Требуем выполнить взятые на себя обязательства...";
"Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить,
перечислить)...";
"Требуем незамедлительно выполнить..." и т. д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться
следующим образом:
"В противном случае дело будет передано в арбитражный
суд"; "В противном случае Вам будут предъявлены штрафные
санкции.. ."; "В противном случае мы не несем
ответственность за последствия..." и т. п.

47.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - деловое
письмо, разновидность письмаизвещения. Отличается от письмаизвещения тем, что может
оформляться не на бланке, иметь
различный формат, цвет,
дополнительные элементы оформления
в виде орнамента, рисунков и т. п.

48.

При приглашении большого количества лиц
используются трафаретные, заранее изготовленные
тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются
конкретному лицу или лицам, поэтому в них
используются формулы обращения к адресату:
Уважаемый... ! (Уважаемые... !), например:
"Уважаемый господин Лужков!"; "Уважаемый Алексей
Михайлович!"; "Уважаемые господа!"; "Уважаемые
господа банкиры!" и т. п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но
в особо торжественных случаях следует направлять
приглашения по почте или курьерской связью. В
письмах-приглашениях, как правило, используются
следующие выражения:
"Приглашаем Вас принять участие в..."; "Просим Вас
принять участие в..."; "Имеем честь пригласить
Вас..."; "Примите наше приглашение...".

49.

Виды деловых писем
Приглашаем Вас

50.

Виды деловых писем
РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО - деловое
письмо, предлагающее товары или
услуги, cmимулирующее интерес к
товару и желание его приобрести

51.

Рекламные письма можно разделить на две группы:
• письма, предлагающие товары или услуги;
• письма-презентации, содержащие сведения о
фирме.
При
оформлении рекламных писем нужно
придерживаться общих правил оформления
деловой переписки, но для привлечения внимания
к письму допустимо использовать более широкий
арсенал способов внешнего оформления текста.
Можно использовать, например, разные шрифты
для отдельных, наиболее важных фрагментов
текста, отдельные места текста выделять
полужирным шрифтом и др. Но при этом очень
важно соблюдать меру, нельзя забыть о том, что
чем больше внешних эффектов, тем меньше
внимания к существу письма

52.

Оформление протоколов

53.

Протоколы
Протокол — документ, в котором
фиксируется последовательность и
содержание обсуждаемых
коллегиальным органом (совещанием,
конференцией, советом и т. д.)
поставленных вопросов и принятых
решений

54.

Протоколы
Реквизиты протокола:
наименование организации - автора;
наименование вида документа (протокол);
дата (заседания);
регистрационный номер;
место (заседания) составления или издания;
гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит
утверждению);
заголовок к тексту;
текст;
приложение (если есть);
подписи.

55.

Протоколы
Первая страница
протокола
оформляется как
правило, на общем
бланке организации
формата А4.

56.

Структура протокола

57.

Протоколы
Текст протокола
состоит из вводной
и основной частей.

58.

Пример оформления вводной
части протокола
Пример оформления повестки дня в
протоколе

59.

Пример оформления подписей к
протоколу

60.

Пример оформления
утверждения протокола

61.

Пример оформления протокола

62.

Пример оформления выписки из
протокола

63.

Справки
Справка - документ информационного
характера, содержащий описание
производственной деятельности
организации и подтверждение какихлибо фактов, событий.
Бывают внутренние и внешние.
Внешние составляются для
предъявления в другую организацию,
внутренние- для представлению
руководству организации.

64.

Спасибо за внимание!!!