Текстовые процессоры. Информатика и информационные технологии

1.

Текстовые процессоры
Информатика и информационные технологии

2.

Текстовые процессоры
Работа с текстовой документацией охватывает почти все стороны жизни
современного человека. Это не только привычные книги и периодические
издания, но и официальные и личные бумаги, инструкции в различной
технике, объявления и многое другое. Сотрудникам правоохранительных
органов постоянно приходится работать с различными приказами,
распоряжениями, инструкциями, планами, отчетами, сводками и т. д.
Компьютер, являясь средством автоматизации офисного труда, позволяет
значительно повысить его производительность и снизить, таким образом,
затраты времени на поиск и изготовление документации.

3.

Текстовые процессоры
Под электронным документом понимается совокупность текстовой
информации, находящейся на носителе в виде файла.
Программные средства работы с документами:
1) текстовые редакторы;
2) текстовые процессоры;
3) издательские системы.
С появлением Windows-приложений работы с документами и переходом к
операционным системам с графическим интерфейсом разработка
текстовых редакторов прекратилась. В настоящее время под текстовыми
редакторами понимают, как правило, текстовые процессоры.

4.

Текстовые процессоры
Текстовые процессоры используют большое число управляющих
символов, их файлы имеют специальную структуру. Примером текстовых
процессоров может служить Microsoft Word (для Windows).
Издательские системы являются узкоспециализированным программным
продуктом. Следует, однако, заметить, что современные текстовые
процессоры имеют и некоторые возможности, недавно присущие только
издательским системам.

5.

Текстовые процессоры
Объекты, с которыми работают текстовые процессоры: символ, группа
символов, слово, строка, группа строк, абзац, страница, файл (текст в
целом).
Каждый объект обладает каким-либо свойством (свойствами),
отличающим его от других объектов.
Группа объектов, в том числе один объект, могут объединяться в блок.
Действия с блоками:
1) создание;
2) удаление;
3) копирование (внутри текста и в другой текст);

6.

Текстовые процессоры
4) перенос (внутри текста и в другой текст);
5) поиск;
6) поиск с заменой. Задается символ (группа символов), которую
требуется найти и символ (группа символов), которым требуется его
заменить. Возможности поиска те же;
7) выравнивание строки с переносом по словам;
8) отмена действия. Отменить можно одно или несколько последних
действий. Отменить можно не любое действие, так, отменить запись
файла на диск невозможно;
9) задание шрифтов и других параметров.

7.

Текстовые процессоры
Современные текстовые процессоры, работающие под управлением
Windows, отображают информацию по принципу WYSIWYG (что видите, то
и получите). Это означает, что документ отображается на экране так, как
он будет напечатан.
Возможно форматирование объектов, то есть изменение их параметров, а
также внедрение графических объектов, таких как таблицы, рисунки,
формулы и т. п.
Главной единицей текста является абзац – произвольная
последовательность символов, замкнутая символом «Возврат каретки»
(нажатие на клавишу Enter).

8.

Текстовые процессоры
Параметрами абзаца являются размеры отступов (сверху, снизу, справа и
слева), наличие и отступ красной строки, межстрочный интервал и
выравнивание строки (по центру, влево, вправо и по ширине).
Для абзаца может быть задан стиль – список его характеристик, а именно
параметры шрифта, собственно абзаца, табуляция, обрамление, язык,
кадр и нумерация. Не следует путать стиль – список характеристик абзаца
и стиль шрифта.
Кадр – это объект, для которого можно задать способ привязки к тексту. В
нем может быть размещен другой текст, таблица, рисунок и т. п. Кадр как
одна из характеристик стиля означает именно способ привязки к тексту.

9.

Текстовые процессоры
Нумерация позволяет несколько последовательных абзацев объявить
списком-перечислением. Помимо задания размеров страницы, ее
ориентации и полей, на странице присутствуют такие структурные
элементы, как основной текст, верхний и нижний колонтитулы и сноски.
Колонтитул размещается в верхней или нижней части страницы и
содержит информацию, позволяющую идентифицировать документ (номер
и название раздела, дату и т. д.). В колонтитуле размещается номер
страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой
странице.

10.

Текстовые процессоры
Сноска – это примечание к тексту, которая может находиться в нижней
части страницы (обычная) или в конце документа (концевая).
Шаблон – это файл, содержащий информацию о структуре и оформлении
документов какого-либо типа: фрагменты текста, графические объекты,
список стилей и др.
Электронный документ, созданный в соответствии с объектной моделью,
состоит из объектов-заготовок. Его структура определяется связями
между объектами, содержание – наполнением этих объектов, а
оформление – настройкой свойств объектов.

11.

Текстовые процессоры
Оформление электронных документов. Чтобы оформить электронный
документ, нужно:
получить доступ к его объектам;
ознакомиться с их свойствами;
изменить их так, как этого требуют общепринятые правила и содержание
документа.
Основным объектом электронного документа является печатная страница
или экранная форма. Для электронного документа определен объект
«Страница».

12.

Текстовые процессоры
Основные свойства печатной страницы:
размер и ориентация печатного листа;
размеры полей;
группировка страниц на листе;
наличие колонтитулов и их содержание;
порядковый номер страницы (свойство, обеспечивающее уникальность
страницы).
Размер листа. Размер печатной страницы измеряется в миллиметрах и
определяется назначением документа. В качестве базового в России
принят печатный лист размером 841 × 1189 мм, формат которого получил
название А0.

13.

Текстовые процессоры
Производные форматы меньших размеров носят названия А1, А2,…,А5 и
образуются делением страницы предыдущего формата пополам (пополам
делится большая сторона страницы). В делопроизводстве общепринятым
является формат А4 (210 × 297 мм). В специальных случаях представления
обширных таблиц (ведомостей) используют страницы формата А3 (297 ×
420 мм).
Ориентация листа. Ориентация печатной страницы бывает вертикальной
или горизонтальной. Широко распространены термины книжная и
альбомная (ориентация). В большинстве случаев для текстовых
документов применяют книжную ориентацию. Горизонтальную ориентацию
обычно используют для представления широких таблиц.

14.

Текстовые процессоры
Печатные поля позволяют обособить область представления данных на
странице, они влияют на эффективность использования бумаги и на
выразительность документа. Поля имеют следующие функциональные
значения:
– левое поле – для брошюровки документа;
– правое и верхнее – для обрезки;
– нижнее и верхнее – поля колонтитулов (область служебных элементов).
Группировка страниц позволяет размещать на одной странице несколько
страниц, обычно две. В этом случае четные и нечетные страницы
становятся различимыми по размеру полей и составу колонтитулов. В
качестве поля брошюровки выступает внутреннее поле, а в качестве поля
обрезки – внешнее.

15.

Текстовые процессоры
Колонтитулы – это элементы служебного оформления документа,
предназначенные для наглядного представления его структуры. Состав
колонтитулов определяет автор документа. Самый распространенный
элемент колонтитула – номер страницы. Колонтитул – это свойство
страницы, его можно сделать видимым или невидимым, заполненным или
пустым.
Раздел документа – это коллекция попарно смежных страниц, имеющих
общие свойства. Если необходимо, чтобы страницы документа имели
разные свойства, они должны принадлежать разным разделам документа.

16.

Текстовые процессоры
Друг от друга разделы документа разделяются специальным кодом
разрыва раздела. В коде хранятся свойства страниц, составляющих
раздел.
Код разрыва раздела располагается после раздела, к которому относится,
поэтому после удаления разрыва все страницы текущего раздела
приобретают свойства предыдущего раздела.
Любой, даже пустой документ обязательно имеет хотя бы один раздел. Он
является элементом структуры документа и элементом его оформления,
который невозможно удалить.

17.

Текстовые процессоры
Абзац – это законченное сообщение. Друг от друга абзацы отделяются
специальным кодом конца абзаца. Код абзаца – это сложный код,
выполняющий функции и разделителя, и форматирования. В коде
форматирования хранятся все настройки свойств абзаца. Всякий документ
содержит, по крайней мере, один, возможно пустой раздел, а всякий
раздел содержит, по крайней мере, один, возможно, пустой абзац. По
функциональному назначению различают два вида абзацев: заголовки и
абзацы основного текста.
Кроме того, к абзацам приравнивают следующие элементы групповых
информационных объектов:

18.

Текстовые процессоры
– элементы списков;
– поля записей;
– ячейки таблиц.
Оформление абзаца определяется его свойствами:
– гарнитура, начертание и размер шрифта;
– язык и механизм переносов;
– способ выравнивания текста;
– отступы и интервалы.

19.

Текстовые процессоры
Свойства шрифта. Гарнитура шрифта определяет форму символов и
эстетические качества всего набора. По потребительским качествам
шрифты делят на четыре категории:
– рубленые (без засечек, бессерифные);
– с засечками;
– художественные;
– специальные (символьные наборы).

20.

Текстовые процессоры
Рубленые шрифты применяют в заголовках, когда нужно разместить
большой объем текста на малом пространстве. Шрифты с засечками
повышают скорость чтения и снижают утомление при длительном чтении.
Художественные шрифты редко применяют в деловом документообороте.
Применение специальных шрифтов определяется содержанием
документа. Так, характер научного документа определяет потребность в
специальных символах.
Начертание шрифта дает автору документа дополнительные средства
технической выразительности. Различают четыре основных начертания:

21.

Текстовые процессоры
– обычное;
– наклонное (курсивное);
– полужирное;
– полужирное курсивное.
Курсивное начертание используется в качестве средства мягкого
акцентирования внимания. Полужирное начертание – средство сильного
акцентирования. В основном применяется в заголовках.
Полужирное курсивное начертание – особо сильное средство
акцентирования внимания. В школьных учебниках используется для
выделения правил принципов и определений. Делается это для того,
чтобы учащемуся было проще найти базовые сведения.

22.

Текстовые процессоры
Размер шрифта текста определяется в пунктах, пункт приблизительно
равен одной трети миллиметра. Размер шрифта выбирается исходя из
размера страницы бумаги или размера экрана. Для заголовков размер
шрифта увеличивают. Чем выше уровень заголовка (информационное
значение объекта), тем больше размер шрифта.
Выравнивание и переносы. Выравнивание – важное свойство технической
выразительности документа или сообщения. Существует четыре вида
выравнивания текста:

23.

Текстовые процессоры
– по левому краю;
– середине;
– правому краю;
– ширине (по формату, выключка).
Если документ не имеет переносов, то его выравнивают только по левому
краю. Так представляются документы, распространяемые в электронном
виде. Если документ предназначен для печати на бумаге, то в нем можно
расставить переносы и выровнять по ширине. Выравнивание по правому
краю применяют к числам в ячейках таблиц. Выравнивание по середине
используют в заголовках разделов и текстовых ячейках таблиц.

24.

Текстовые процессоры
Отступы и интервалы. Отступы – элементы горизонтального
форматирования страниц документа. Кроме левого и правого отступа
абзац может иметь отступ первой строки, красную строку при отступе
вправо и выступ при отступе влево. Полезно, чтобы информационные
объекты, имеющие разную функциональную роль, имели разные отступы
на странице.
Интервалы – элементы вертикального форматирования страниц
документа. Различают интервалы между абзацами и между строками
абзаца. Интервалы между абзацами обособляют разделы документа, а
межстрочные интервалы повышают (или понижают) удобочитаемость
текста.

25.

Текстовые процессоры
Если предполагается ручное редактирование текста, то междустрочные
интервалы имеют техническое значение. Их принудительно увеличивают,
чтобы между строками можно было внести рукописную правку.
Списки, записи и таблицы – это элементы контейнерного типа, элементы
которых сохраняют свои индивидуальные свойства после группировки.
Соответственно в этих объектах можно выделить две группы свойств:
общие свойства контейнера в целом и индивидуальные свойства
отдельных элементов.

26.

Текстовые процессоры
Отдельные элементы списка существуют на правах абзацев и имеют те же
свойства, что и абзацы. Контейнерные свойства списка связаны со
способом обособления его элементов. Существует два приема
обособления: с помощью графических маркеров и с помощью порядковой
нумерации. Соответственно существует два вида списков: нумерованные и
маркированные.
Характерное свойство маркированных списков – вид маркера. Маркер
выбирается только один раз, он является свойством списка. У
нумерованных списков два основных свойства: начальный номер и способ
нумерации. После выбора начального номера для первого элемента
списка дальнейшая нумерация осуществляется автоматически.

27.

Текстовые процессоры
Запись, как и список, является элементом контейнерного типа. В ней
можно выделить свойства отдельных элементов и свойства контейнера в
целом.
С информационной точки зрения содержимое одного поля записи
выражает сообщение, то есть эквивалентно абзацу. Следовательно,
свойства элементов записи эквивалентны свойствам абзацев.
Контейнерные свойства записи определяют механизм визуального
обособления элементов записи. Таких свойств два: режим табуляции и
режим автоматического заполнения полей.

28.

Текстовые процессоры
Элементы записей принято обособлять специальным символом, который
называется символом табуляции. Он относится к категории символовразделителей и не имеет экранного (печатного) изображения.
Если перед элементом данных стоит символ табуляции, то этот элемент
воспроизводится со смещением вправо. Величина смещения задается
предварительной настройкой позиции табуляции в единицах измерения
длины (миллиметрах) и отсчитывается от левого поля документа.

29.

Текстовые процессоры
Способ заполнения полей. Механизм табуляции позволяет эффективно
обособить элементы записи друг от друга. Между данными образуются
пробелы, величина которых определяется позициями табуляции. Пробелы
подчеркивают содержательность элементов данных. Дополнительную
выразительность пробелам придает возможность их заполнения
выбранным символом.
Двумерная таблица – это коллекция записей, а многомерная – это
коллекция таблиц. Таблица – элемент контейнерного типа, имеет свойства
контейнера и свойства данных. Элементом данных в таблице является
содержимое ячейки. Оно выражает сообщение и эквивалентно абзацу,
таким образом, свойства данных – это в точности свойства абзацев.

30.

Текстовые процессоры
Контейнерные свойства таблицы связаны с геометрией ячеек и их
оформлением.
К этим свойствам относятся:
– число столбцов и ширина отдельных ячеек;
– число строк и ширина отдельных ячеек;
– тип разделительной линии, ее ширина и цвет;
– цвет фона.
Все эти свойства можно задать для каждой ячейки индивидуально, но
современные прикладные программы позволяют задавать свойства ячеек
интегрально:

31.

Текстовые процессоры
– для строки данных в целом;
– для столбца данных в целом;
– для всей таблицы в целом.
Общепринят следующий порядок оформления таблиц:
– всем ячейкам назначают одинаковые свойства;
– изменяют свойства ячеек первого столбца – он выполняет роль столбца
заголовка записей;
– изменяют свойства ячеек первой строки – она выполняет роль заголовков
полей;
– по желанию чередуют оформление четных и нечетных строк.

32.

Текстовые процессоры
Взаимодействие изображений с текстом. Операционная система Windows
предоставляет два метода размещения информационных объектов в
электронных документах: связывание и внедрение. Внедряемый документ
должен быть предварительно загружен в оперативную память, а
связываемый – не должен. При связывании в документ внедряется только
ссылка на место хранения объекта.
Встраивание изображений в текст. Вставка изображения происходит в
объект, в какой именно объект вставляется в изображение зависит от
режима вставки. Возможны два варианта: либо вставка происходит в
какой-то текстовый объект, например в абзац или ячейку таблицы, либо в
печатную страницу. В первом случае изображение является встроенным в
текст во втором – оно может перемещаться и считается свободным.

33.

Текстовые процессоры
Режимы взаимодействия изображений и текста. Существуют три режима
взаимодействия изображений и текста: встраивание, наложение и
обтекание. Встраивание применяют тогда, когда изображение выполняет
роль графического символа.
Режим наложения возможен в двух вариантах: наложение изображения на
текст и, наоборот, наложения текста на изображение. В деловом
документообороте эти эффекты применяют редко.
Основной режим взаимодействия иллюстраций и текста – обтекание.
Существуют несколько режимов обтекания: с двух сторон, со всех сторон,
по контуру. В служебных документах обычно используют режим обтекания
с двух сторон: сверху и снизу.

34.

Текстовые процессоры
С технической точки зрения он самый простой, он четко разделяет текст и
иллюстрацию, поэтому наиболее подходит и с содержательной точки
зрения.
Представления нетекстовых объектов в документе. При вставке
информационного объекта в текстовый документ между объектом и
документом образуется информационная связь, которая является
самостоятельным информационным объектом, имеющим настраиваемые
свойства.

35.

Текстовые процессоры
В качестве текстовой метафоры информационных объектов используются
гиперссылки. С каждой гиперссылкой связан адрес размещения объекта,
который она представляет. Обеспечение работы с гиперссылками – одна
из функций операционной системы. Особенно широко гиперссылки
используются в Web-документах, размещенных в Интернете. Гиперссылки
можно также использовать для представления произвольных объектов в
тексте любого электронного документа.

36.

Текстовые процессоры
Одна из форм информационного обмена – документооборот. Исключить
затраты на документооборот нельзя. Более того, переход к
информационному обществу ведет к расширению документооборота и его
качественному усложнению. Повышение эффективности
документооборота – одна из важнейших задач информатики.
Стадии документооборота. Механизм документооборота имеет несколько
стадий:
создание документа;
перемещение (транспортировка);
хранение;
воспроизведение (повторное применение).

37.

Текстовые процессоры
Не все стадии документооборота автоматизируются одинаково легко.
Проще всего автоматизируется воспроизведение документов. Последний
этап документооборота был автоматизирован наиболее рано – в 80-х годах
прошлого века.
Во второй половине 1980-х годов началась автоматизация хранения
документов и управления доступа к ним. Основным средством
автоматизации на данной стадии стали ранние системы управления
базами данных (СУБД) и файловые системы персональных компьютеров.

38.

Текстовые процессоры
Большой шаг в автоматизации транспортировки документов был сделан в
1990-е годы. Основными средствами автоматизации стали сетевые
компьютерные службы, в первую очередь служба World Wide Web.
Наиболее тяжело автоматизируются процессы начальной стадии
документооборота – стадии создания документов. Они далеки от
окончательного завершения и ныне. Объяснение простое – чем больше
творчества требует работа, тем труднее ее автоматизировать.
Это не означает, что автоматизацией создания документов бесполезно
заниматься. Чем сложнее информационный процесс, тем выше
эффективность его автоматизации. Наиболее перспективные подходы к
автоматизации создания документов основаны на применении объектной
модели.

39.

Текстовые процессоры
Рассмотрим возможности, которые предоставляет объектная модель для
создания документов.
Принципы стилевого оформления документов. Основными текстовыми
объектами электронных документов являются абзацы и приравненные к
ним элементы списков и ячейки таблиц. Помимо содержания, абзацы
обладают свойствами, определяющими оформление. Совокупность
настроек сохраняют в виде автономного информационного объекта,
называемого стилем. Основное свойство стиля – уникальное имя.
Документ может содержать сколько угодно стилей, задающих
равносильное оформление абзацев, но не может содержать двух стилей с
одинаковым именем.

40.

Текстовые процессоры
Стиль как информационный объект. С любым абзацем, даже пустым,
связан некий стиль. Связь хранится в невидимом символе, открывающем
абзац. При удалении этого символа абзац сливается с предыдущим и
приобретает его оформление.
Стилевое оформление позволяет разделить работу над документом на
работу над содержанием и оформлением документа. На практике сначала
создают содержание документа, а потом каждому абзацу присваивают
свой стиль. Если в будущем потребуется изменить оформление абзаца, то
править нужно не абзац, а его стиль. Тогда все абзацы, связанные с
данным стилем, получат новое оформление.

41.

Текстовые процессоры
Таким образом, применение стилей дает следующие преимущества:
– устанавливает разделение труда между авторами и дизайнерами: авторы
работают с текстами, а дизайнеры – со стилями;
– обеспечивает систематичность и последовательность в оформлении
документов;
– открывает возможность многократного использования удачных стилей
для оформления новых документов;
– повышает производительность труда посредством автоматизации
оформления документов;
– содействует повышению эффективности документооборота.

42.

Текстовые процессоры
Принцип единства функционального оформления. Основные
функциональные элементы документа представлены его объектами. К
ним относятся абзацы текста, заголовки разделов, элементы списков и
таблиц. Элементы, имеющие различающиеся функции, должны
оформляться по-разному, а элементы, имеющие одинаковые функции,
должны иметь одинаковое оформление. В этом состоит принцип единства
функционального оформления документа. Он позволяет наглядно
выразить структуру документа, подчеркнуть важнейшие положения
документа, упростить работу с документами.

43.

Текстовые процессоры
Стандарты в оформлении документов позволяют быстрее усваивать
содержание новых документов, точнее выделять их суть и на этой основе
увереннее находить правильные решения.
Шаблоны документов. Документ в объектной модели не может быть
«пустым». В момент создания документ приобретает структуру и
наполняется объектами-заготовками, не имеющими содержания, но
имеющими оформление «по умолчанию». Оформление задается стилями.
Таким образом, объектная модель предполагает разработку документа,
начиная с автоматического создания некоего каркаса, не имеющего
содержания, но имеющего структуру и скрытое оформление.

44.

Текстовые процессоры
Этот каркас называется шаблоном документа. Если документы имеют
разную структуру и разное оформление, то их разработку начинают с
выбора (разработки) разных шаблонов.
Шаблоны можно использовать как контейнеры для хранения стилей.
Разработав удачные стили при разработке документа, документ
сохраняется в виде шаблона. Шаблоны – важное средство автоматизации
документооборота. Они позволяют:
– унифицировать структуру, содержание и оформление документов;
– сократить сроки их разработки;
– снизить требования к квалификации исполнителей.

45.

Текстовые процессоры
Особенно часто шаблоны используют при работе с юридическими
документами, поскольку они имеют четкую структуру: реквизиты,
преамбулу, фабулу и заключение. Кроме того, многие юридические
документы имеют строго определенные формы. Это позволяет создавать
шаблоны, в которые достаточно вносить небольшие изменения и
дополнения при изготовлении конкретного документа.