Понятие о документе

1. Документ

БПОУ Омской области «Медицинский колледж»
Документ
L/O/G/O

2.  

Понятие «документ» имеет своим
истоком латинское слово «docco» – учу,
слово «doccumentum» – доказательство,
свидетельство закрепилось в качестве
специального термина.
Считается, что термин «документ» в
русский язык ввел Петр I, применив его в
значении «письменное свидетельство»,
подчеркнув тем самым правовой аспект
понятия
2

3.

Управленческий характер документа
как носителя информации,
предназначенной для организации
координации совместной
деятельности людей, утвердился в
XIX в. Однако в практической работе
учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть
до 20-х годов XX в. термин
«документ» почти не употреблялся.
3

4.

4
Позднее в 30-х годах XX в. в
нормативных актах Советской
власти появился термин
«служебный документ», затем, по
мере накопления знаний о
закономерностях образования и
функционирования документов,
внедрения новых видов
материальных носителей
информации, термин «документ».

5.

«документ;
документированная
информация —
зафиксированная на
материальном носителе
информация с реквизитами, по
толяющими ее
идентифицировать».
5

6.

6
Организационно-распорядительными
документами (ОРД), подразделяется на три
подсистемы документов: организационную,
распорядительную и справочноинформационную; протокол же как вид
документа справочно-информационной
подсистемы ОРД в свою очередь имеет ряд
разновидностей — протокол заседания,
протокол разногласий, протокол допроса и т.
д. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими
видами и разновидностями документов.

7.

• классификацию документов, используемых в большей или меньшей степени
каждой организацией независимо от ее
масштабов и отраслевой специфики.
• : По видам деятельности документы
организации подразделяют на научнотехнические, конструкторские, технологические, проектно-сметные,
нормативные, управленческие (главным
образом в виде организационнораспорядительных документов),
7

8.

по личному составу, плановые,
финансово-расчетные, отчетностатистические, по бухгалтерскому
учету, торговле, ценообразованию,
изобретениям и открытиям,
социальному обеспечению и др.
8

9.

По наименованию существует множество
видов документов: научные отчеты,
чертежи, схемы, графики, технологические
и другие карты, приказы, распоряжения,
указания, планы и отчеты, акты, протоколы,
договоры, уставы, инструкции, справки,
докладные, объяснительные записки,
служебные письма, факсы, телеграммы,
анкеты, стандарты, технические условия,
платежные требования и поручения,
доверенности, исковые заявления
9

10.

По способу документирования
информации: письменные (рукописные,
машинописные, типографские,
подготовленные на множительных
аппаратах, электронные), графические
и фото-, фоно-, аудио- и
кинодокументы. Основным
материальным носителем деловой
информации на сегодня является
бумага.
10

11.

По месту составления документы
подразделяют на документы,
используемые для решения
внешних и внутренних вопросов.
Внешняя документация, в свою
очередь, делится на поступающую
(входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
11

12.

По степени сложности документы
классифицируют на 1 простые и
сложные. Простые — документы, в
которых рассматривается один
вопрос, в сложных — несколько
вопросов
12

13.

По степени ограничения доступа
различают документы открытые
(несекретные) и документы с
ограниченным доступом. Документы с
ограниченным доступом бывают разной
степени секретности (совершенно
секретные, секретные и др.)5 документы
для служебного пользования (ДСП) и
конфиденциальные документы (в
частности, содержащие коммерческую
тайну).
13

14.  

14
• По юридической силе документы
подразделяют на подлинные и
подложные. Подлинные
документы бывают
действительные и
недействительные.
Недействительным документ
становится в результате
истечения срока действия или
• отмены его другим документом

15.

• По срокам исполнения документы
классифицируют на срочные и несрочные.
Срочными являются документы со
• роком исполнения, установленным
законом, и соответ- 1 | нующими
правовыми актами, а также телеграммы и
дру- * иг документы с грифом «срочно».
Сроки исполнения не- ■ роч пых
документов устанавливаются
руководителем организации.
15

16.

По стадиям подготовки документы
подразделяют на черновики и
подлинники (оригиналы).
Черновик — документ,
подготовленный для
дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) —
единственный экземпляр
16

17.

С подлинника могут быть
изготовлены копии, отпуск, выписки
из документа и дубликат
подлинника
17

18.

Копия — идентичное, заверенное
должностным лицом воспроизведение
подлинника. Отпуск —копия документа,
остающаяся в делах предприятия. Как
правило, отпуск не заверяется
подписью. Выписка из документа —
заверенная часть текста подлинника.
Дубликат — второй экземпляр
документа, имеющий одинаковую силу с
подлинником.
18

19.  

По степени полноты
информации документы
подразделяют на выписки из
документа и полные варианты
изложения текста.
19

20.

По происхождению документы
классифицируют на служебные,
подготовленные на
предприятиях, в организациях, и
личные письма граждан с
изложением жалоб,
предложений, просьб.
20

21.  

По срокам хранения документы
делятся на документы постоянного
и временного хранения.
Документы временного хранения,
в свою очередь, подразделяются на
документы со сроком хранения до
10 лет и свыше 10 лет
21

22.

22
По степени обязательности
документы подразделяют на
информационные, содержащие
сведения и факты о производственной и иной деятельности
организаций, и директивные —
обязательные для исполнения,
носящие характер юридической
или технической нормы.

23.  

• По степени унификации различают
документы индивидуальные, типовые,
трафаретные,' примерные (образцы), в
виде анкет и таблиц.
• Индивидуальные документы по
содержанию являются
специфическими, носящими характер
разового документа
23

24.

Типовыми являются документы,
рассчитанные на изложение
однородных процессов и явлений:
типовой технологический процесс,
типовые правила внутреннего
распорядка и т. п.
24

25.

Трафаретные документы имеют
заранее напечатанный текст с
пробелами, заполняются при
окончательном оформления
документа,в зависимости от
конкретной ситуации.
25

26.  

Примерные документы
(образцы) носят ориентировочный характер и используются
для составления и оформления
документов по аналогии
26

27.

• По характеру содержания различают
первичные и вторичные документы.
• Первичный документ содержит
исходную информацию, которая
суммируется и обобщается во
вторичных документах.
27

28.

Система документирования —
принятый в организации порядок
создания, оформления и
исполнения документов
Служебный документ —
официальный документ, используемый в текущей
деятельности организации
28

29.

• Табель — перечень каких-либо
показателей, составленный в
определенном порядке (например,
табель форм документов, отчетности
и т. д.).
• Типовые документы — текстыаналоги, отражающие наиболее
типичные социально-правовые
отношения и воспроизводимые по
образцам документов.
29

30.

Трафаретный документ —
документ, имеющий заранее
отпечатанный повторяющийся
текст (часть текста) и свободное
поле для нанесения
содержательной части текста документа непосредственно при его
подготовке
30

31.

• Электронный документ — документ,
в котором информация представлена
в электроннощифровой форме.
• Юридическая сила документа —
свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим
законодательством.
31

32.

Языковая формула (документа)
— слово, словосочетание,
предложение или сверхфразовое
единство, организующие основной
текст и закрепленные за
конкретными видами документов.
32

33.

• Все виды управленческих документов
оформляются на бумаге
определенных размеров — форматов,
соответствующего качества
(плотности и белизны).
• ГОСТ 9327-60* устанавливает три
ряда потребительских форматов А, В,
С.
33

34.

34
Размеры левого поля второй и
последующих страниц многостраничных
документов при этом должны
соответствовать требованиям ГОСТ Р
6.30-2003, т. е. равняться 20 мм.
• Левое поле предназначено для
подшивки документов, правое и
нижнее оставляют на случай износа
бумаги, верхнее — для указания
страниц в многостраничных
документах.

35.

35
• Применяются два способа написания дат
— цифровой и словесно-цифровой.
• Цифровой способ является наиболее
экономичным, поскольку сокращает длину
написания даты и может одновременно
служить кодом при обработке документов
на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной
строкой арабскими цифрами, отделенными
точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год.
Например:. 1 сентября 2009 года —
01.09.2009.

36.

Словесно-цифровой способ имеет
несколько разновидностей. На
документах со сведениями финансового
характера предыдущий пример
выглядит следующим образом: 01
сентября 2006 года. Если обозначение
даты в тексте состоит только из года,
слово «год» пишется полностью: смета
на 2010 год.
36

37.

• Слова «год», «годы»
сокращаются (г., гг.), если они
применены в датах с
обозначением месяца, квартала,
полуго- пи и. Слово «год»
опускается при его цифровом
обозначении.
37

38.

• Псе виды некалендарных лет
(учебный, бюджетный, от- и 1ны11
год), т. е. начинающихся в одном году,
а заканчивается в другом, пишут
через косую черту: в 2006/2007,
отчетный 2009/20 В остальных слу
38

39.

Квартал обозначается римской цифрой,
но полугодие пишется полностью: I
квартал 2010 г.; во втором полугодии
2010 г. При римских цифрах падежные
окончания (наращения) не ставятся: в
Iквартале (но не в 1-м квартале).
39

40.

40
В названиях праздников и
знаменательных дат с прописной буквы
пишутся первое слово и имена
собственные: Восьмое марта, Новый
год, но: День Победы, Рождества
Христова. Если начальное порядковое
числительное в таком названии
написано цифрой, то с прописной буквы
пишется следующее за ним слово.
Порядковое числительное при этом не
имеет наращения: 8Марта, 4Ноября

41.

• Сокращения слов и
словосочетаний
в тексте
• В документах допускаются
общепринятые сокращения слов, а
также сокращения, оговоренные
нормативными документами.
41

42.

• Общепринятые сокращения:
• т. е. — то есть и др. — и другие
• и т. д. — и так далее _ и пр. — и
прочие
• и т. п. — и тому подобное н. э. —
нашей эры
42

43.

• Ссылки на иллюстрации, таблицы и
части текста (с ука- мнием номера):
• гл.—глава см.—смотрите
• п. — пункт ср. — сравните
• подп. — подпункт
ил. —
иллюстрация
• пп. — пункты
кн. — книга
• рис. — рисунок л. — лист
• разд. — раздел
43

44.

44
• Допускается использование сокращений,
принятых непосредственно в Данном
документе. При этом в скобках указывают
принятый вариант сокращения или
аббревиатуры непосредственно после
первого упоминания полного написания
сокращенного слова или словосочетания.
Однако сокращать одно и то же слово или
словосочетание по-разному или писать их
в одном месте полностью, а в другом
сокращенно — не допускается

45.

подходы к сокращению слов и словосочетаний
Сокращения слов, допускаемые
применять нельзя. Нельзя сокращать: д/расчета (для
расчета), хар-ка (характеристика), т. к. (так как), т. о.
(таким образом), п. ч. (потому что), ур-ния (уравнения),
ф-ла (формула), тр-р (трактор, трансформатор), мех.
примеси (механические примеси).
Не допускаются также следующие сокращения:
ед. изм. — единица измерения
напр. — например
п/упр. — под управлением
т. г. — текущего года
с. г. — сего года
т. н. — так называемый
45
в библиограф

46.

• Некоторые подходы к сокращению слов и
словосочетаний применять нельзя. Нельзя
сокращать: д/расчета (для расчета), хар-ка
(характеристика), т. к. (так как), т. о. (таким образом), п. ч. (потому что), ур-ния
(уравнения), ф-ла (формула), тр-р
(трактор, трансформатор), мех. примеси
(механические примеси).
• с. г. — сего года
• т. н. — так называемый
46

47.

• Не допускаются также следующие
сокращения:
• ед. изм. — единица измерения
• напр. — например
• п/упр. — под управлением
• т. г. — текущего года
47

48.

48