Деловая бумага: ключевые понятия

1.

ДЕЛОВАЯ БУМАГА: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
Регламентированный процесс записи
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ информации (на бумаге или ином носителе) по
установленным правилам
Зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими её
Документ
идентифицировать. Документы объединены в
унифицированные системы документации
Документ, имеющий хождение в
Деловая бумага
административно-управленческой сфере
Обязательные композиционные части,
установленные законом и распорядительными
Реквизиты
документами (ГОСТом) для каждой разновидности
документов
Совокупность и определённая
последовательность реквизитов, характерных для
ФОРМУЛЯР
той или иной разновидности документа и
обеспечивающих его юридическую силу
Стандартный лист бумаги с реквизитами,
идентифицирующими автора (составителя)
Бланк документа
документа. Существуют два типа бланков: угловые и
продольные, различающиеся расположением
реквизитов, предваряющих текст письма
Реквизит, содержащий наименование
адресант
организации-отправителя и/или лица,
(составитель)
составившего/подписавшего документ
Реквизит, содержащий наименование
организации/лица, которому направляется данный
Адресат
документ. Как правило, располагается в верхнем
правом углу
Реквизит, отражающий коммуникативную цель
заголовок
адресанта. Позволяет судить о назначении
(Наименование
документов; определяет состав реквизитов и
документа)
структуру текста. Обычно печатается прописными
буквами/с заглавной буквы
Основной реквизит документа, содержащий
главную информацию. Чаще всего оформляется в
основная часть
виде связного текста, иногда - в виде трафарета
(собственно текст)
(линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы.
Возможно соединение разных форм
Дата документа
Реквизит, указывающий дату подписания
документа, его утверждения; а также дату события,
зафиксированного в документе. Способы

2.

подпись
Канцеляризм
Стандартизация
датирования: цифровой и комбинированный
Собственно подпись (сигнатура) составителя,
отправителя, заверителя и др. В большинстве
случаев предполагается расшифровка подписи
Слова и устойчивые словосочетания,
грамматические формы и конструкции, традиционно
употребляющиеся в официально-деловом стиле (в
первую очередь в его административнохозяйственном подстиле)
Установление в государственном масштабе
оптимальных правил и требований по разработке и
оформлению документов
– это нормы, которым должны следовать все
носители литературного языка.
Кодифицированные
– это фиксация в разного рода словарях и
нормы
справочниках, грамматике тех норм и правил,
которые должны соблюдаться при создании текстов
Кодификация
кодифицированных функциональных
разновидностей (например, правильное ударение:
договор, маркетинг, обеспечение, намерение).
Приведение чего-либо (в данном случае
Унификация
документации) к единой системе, форме,
единообразию
ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА
Достоверность
Отражение информативным содержанием
(объективность
фактического положение дел; непредвзятая оценка
информации)
событий
Точность
Использование слов в строгом соответствии с их
словоупотребления
лексическим значением
Целесообразное количество включаемой
информации, необходимой и достаточной для
Лаконизм
реализации конкретной коммуникативной задачи.
формулировок
Краткое и чёткое речевое оформление содержания,
заключающее в себе только необходимое для уяснения
предмета речи
Безупречность в
Правовая значимость, дающая основание служить
юридическом
доказательством в суде
отношении
Выражение мысли единообразным способом;
Стандартность
использование устойчивых языковых оборотов при
языка
освещении типовых ситуаций делового общения
безличностноСтремление к обезличенной подаче информации:

3.

нейтральный тон
изложения
отсутствие или ограниченное употребление языковых
средств выражения субъекта речи; практическое
отсутствие оценочной лексики
Соответствие
нормам официальноделового этикета
Выбор композиции и отбор языковых средств,
соответствующих жанру.
Задание 2. При составлении и редактировании документов,
ознакомиться с правилами составления и оформления отдельных видов
документов (заявление, доверенность, автобиография, резюме).
Выполнить упражнения1,2,3,4.
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ отдельных видов
ДОКУМЕНТОВ
1. ЗАЯВЛЕНИЕ
Документ, содержащий просьбу, жалобу или предложение лица
(работника, потребителя, клиента). Адресат - должностное лицо или
организация.
общие правила оформления заявления
Заявление, как правило, составляется в рукописной форме на
бумаге формата А-4 или трафаретном бланке. Содержит следующие
реквизиты:
v Наименование адресата (с указанием должности, фамилии и
инициалов) пишется вверху с отступом в треть строки*.
v Фамилия, имя, отчество заявителя пишется под адресатом без
предлога от (более предпочтительный вариант) или с предлогом от.
v Наименование документа - слово Заявление - пишется в центре
листа.
v Основной текст пишется с красной строки. Он содержит
формулировку просьбы (жалобы, предложения) с краткой
аргументацией существа дела и, возможно, с указанием конкретных
сроков и условия желательного варианта решения.
v Указание на наличие необходимых прилагаемых к заявлению
документов.**
v Дата, как правило, ставится слева, подпись заявителя - справа.
ФОРМА-образец ЗАЯВЛЕНИЯ
Должность
Ф.И.О.адресата (кому?) (
должность / статус
Ф.И.О. адресанта**
Заявление
Прошу + инфинитив глагола (выделить, разрешить, допустить,
принять и т.д.)…
Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…, в связи с тем,

4.

что…, по причине…, на основании того что…, учитывая (что?) ...
Необходимые документы прилагаются
Дата
Подпись
Упражнение 1.
Вопросы и задания
1. Объясните, почему данные документы вызывают смех.
2. Найдите ошибки в приведенных выше документах, исправьте их
соответственно официальному стилю.
Заявление студентки директору МПК
Дорогая Татьяна Николаевна!
Отпустите меня на три дня в деревню, так как пора копать картошку, а мои
родители старенькие, сами не справятся, да и мне стыдно будет, что я не
смогла помочь им.
С приветом, Ксения Петрова
25 сентября 2017 г.
Заявление директору от студента
Знаете ли, мне нужно завтра в поликлинику к зубному – талончик взять.
Сами небось понимаете, что на учебу я вовремя никак не поспею. Татьяна
Николаевна, миленькая, можно, я опоздаю? Я лучше потом задержусь и всевсе сделаю до конца и сдам, честное слово!
А?
Семенова
Упражнение 2. Составьте заявление
ü с просьбой перевести на другую специальность;
ü с просьбой разрешить академический отпуск;
ü с просьбой разрешить прохождение практики по месту жительства;
ü с просьбой перевести на заочную или вечернюю форму обучения;
ü с просьбой об изменении фамилии;
ü с просьбой о назначении социальной стипендии;
ü о досрочной сдаче экзаменов;
ü о продлении сроков сессии;
ü о приеме на временную работу;
ü об увольнении с работы.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Документ, содержащий информацию о предоставлении права
доверенному лицу полномочия предпринять/предпринимать какое-либо
действие (чаще всего получить что-либо) от лица доверителя и
предназначенный для предъявления третьим лицам.
Адресат – учреждение, предприятие, учебное заведение и т. д.
Разновидности доверенности: официальная (служебная) и личная.

5.

ФОРМА-ОБРАЗЕЦ ДОВЕРЕННОСТИ
Доверенность Я, Ф.И.О., паспорт
серии ______№_________ выдан_____________ ___________________________ ,
проживающий по адресу:___________________, (когда и кем) доверяю получить
причитающуюся мне стипендию за______________20___года (месяц)
(кому) Ф.И.О., паспорт серии _____№__________ выдан ___________________
(когда и кем) _______________, проживающему (-ей) по адресу:
______________________. Дата Подпись Расшифровка подписи Подпись кого?
(должность Ф.И.О.) удостоверяю (заверяю)* *.
Дата
Подпись Расшифровка
подписи
Композиция и информативно-смысловая модель автобиографии и
резюме в принципе аналогичны. Разница в их информативном
содержании обусловлена большей зависимостью содержания резюме от
адресата (предполагаемого работодателя).
Упражнение 3.
Прочитайте доверенность, написанную детским писателем
К.И. Чуковским. Как вы думаете, можно ли так написать доверенность
в официально-деловом стиле? Отредактируйте текст.
Доверенность
Пусть Воронину Сергею отдадут мою стипендию. Он как будто человек
честный, и, надеюсь, денег моих не растратит.
АВТОБИОГРАФИЯ
Документ, содержащий жизнеописание какого-либо лица,
составленное им самим. Адресат – учреждение (работодатель), учебное
заведение и т. п.
общие правила оформления автобиографии
Автобиография составляется от первого лица в произвольной
форме, собственноручно, но без помарок и исправлений с обязательным
освещением следующих вопросов:
v Дата и место рождения, социальное происхождение, гражданство.
v Пребывание в учебных заведениях (где и когда учился).
Полученное образование, специальность.
v Начало трудовой деятельности, переход с одной работы на
другую (когда, где, кем работал).
v Служил ли в рядах Вооружённых сил (когда, где, кем).
v Участие в общественной жизни. Награды, поощрения (если есть).
v Семейное положение, краткие сведения о ближайших
родственниках.
v Другие сведения (по усмотрению составителя).
Автобиография
Я, Козлов Василий Иванович, родился 4 ноября 1969 года в г.
Макеевке.

6.

В 1976 году пошёл в первый класс средней школы №27 г.
Макеевки. После окончания 9 классов в 1984 году поступил в торговый
техникум г. Донецка, который окончил с золотой медалью.
В 1986 году поступил на физико-математический факультет
Донецкого национального университета. Во время обучения в
университете был старостой группы.
В 1991 году закончил полный курс упомянутого университета
по специальности «Математика и информатика». После его окончания
присвоена квалификация учителя математики и информатики. С
октября 1991 года работаю учителем в средней школе №19 г.
Макеевки.
Состав семьи:
жена — Козлова Ольга Николаевна, учитель русского языка и
литературы средней школы №107 г. Макеевки;
дочь — Козлова Маргарита Васильевна, 1991 года рождения.
15 ноября 2017 г.
Подпись
Упражнение 4. Прочитав текст автобиографии, укажите в нём
композиционные, логические, стилистические ошибки и отклонения.
Отредактируйте текст.
Моя Автобиография. Меня зовут Куликова Наталья. Я родилась второго
января тысяча девятьсот семьдесят шестого года в Уренском районе в семье
умных людей, но простых рабочих. Моего папу зовут Юрий Васильевич, маму
Валентина Васильевна. Еще у меня есть два брата: Илья и Николай. До пяти лет
мое воспитание осуществлялось дома, потом - в детском саду. А в тысяча
девятьсот восемьдесят третьем году я пошла в первый класс. Успешно и с
радостью училась в школе. В тысяча девятьсот девяносто четвертом году
окончила среднюю школу. После школы поступила в Нижегородский
государственный технический университет на химико-технологический
факультет. На это оказала свое влияние любимая учительница химии –
Степанова Елена Николаевна. Куликова 05,09,2003 г.
РЕЗЮМЕ
Документ, предъявляемый лично или отправляемый/высылаемый
при трудоустройстве и содержащий краткие сведения о биографических
данных, образовательной подготовке, профессиональной деятельности,
некоторых умениях и навыках, а также личных качествах человека.
Адресат – потенциальный работодатель.
Резюме – это своего рода визитная карточка, аттестующая
претендента на вакантную должность. Цель резюме – как можно более
выигрышно (и в то же время объективно) представить себя как личность
и свою трудовую биографию.

7.

Резюме – сравнительно молодой жанр в русском деловом общении,
именно поэтому применительно к нему пока не выработано единого
стандарта и написание резюме является до некоторой степени
творческим процессом. Тем не менее, существуют общие правила
составления резюме и можно назвать типовые информативные блоки
этого жанра деловой речи.
4.2. Самостоятельная работа студентов по выполнению заданий
практического занятия.
4.2.1. Проведение словарного диктанта у доски. Анализ орфографических
ошибок. Работа с лексическим значением слов.
Документирование, документ, деловая бумага, реквизиты, формуляр,
бланк документа, адресант (составитель), адресат, заголовок
(наименование документа), подпись, канцеляризм, стандартизация,
унификация.
В заключении анализирую проведение работы и допущенные ошибки.
4.2.2.
1. Прежде, чем выполнить задания, следует прочитать правила оформления
некоторых видов документов.
2. Внимательно прочитать задания к упражнениям (1,2,3,4), затем приступать
к редактированию предложенных документов.
3. Составить правильно указанный вид документа.
Когда студенты выполнили задания самостоятельной работы, веду
индивидуальную работу.
Студенты анализируют выполнение заданий, находят и исправляют
допущенные ошибки в самостоятельных индивидуальных работах на основе
образцов документов (на экране проектора). Как руководитель практического
занятия анализирую ответы студентов. Даю возможность самостоятельно
исправить ошибки.
Выборочно проверяю качество выполнения заданий.
5. Подведение итогов занятия.
5.1. Рефлексия.
Использую прием интерактивной технологии «Открытый микрофон».
Продолжите предложение:
а) Неотъемлемые качества современного делового человека – это…
б) В наше время очень важно уметь правильно составлять деловые
документы, потому что….
в) При поступлении на работу мне придется составлять следующие
документы…
г) В повседневной жизни мне необходим будет знать правила оформления
таких документов, как…
д) В какие источники я смогу обратиться в случае затруднения…
е) Изучив тему, я буду совершенствоваться в….
5.2. Оценивание.

8.

Выставляю мотивированные, индивидуальные оценки за работу на
занятии. Обращаю внимание на правильно составленную документацию в
тетради.
6. Задание для дальнейшей самостоятельной работы по теме.
Составить резюме для работодателя. Подготовиться к выполнению
тестовых заданий.
Прочитать фрагмент из фельетона В. Ардова «Суконный язык» и рассказ
М.Зощенко «Обезьяний язык». Сформулировать проблемы, поставленные
авторами (письменно).
Список литературы
1. Балашова Л.В. Русский язык и культура общения: Практикум.
Саратов, 2002.
2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и
культура речи. Р/н/Д., 2001.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. М., 2003.
3. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.,
2004.
4. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие.
М., 2000.
2. Культура русской речи: Энциклопедический словарьсправочник. М., 2003.
Интернет ресурсы:
http://old.dnr-online.ru/wp-content/uploads/2015/04/Metod.pdf
Инструкция
к практической работе №3
Приложение 1
ТЕМА: Официально-деловой
стиль. Оформление
деловых
бумаг:
заявление, резюме, доверенность, автобиография.
ЦЕЛЬ: обобщить и систематизировать теоретические знания по теме,
ликвидировать пробелы в знаниях, овладеть практическими письменными и
устными навыками официально-делового стиля; учиться оформлять
документы различных жанров, грамматически правильно строить устное
высказывание делового характера, используя специальные речевые клише;

9.

ЛИТЕРАТУРА:
1. Балашова Л.В. Русский язык и культура общения: Практикум. Саратов,
2002.
2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и
культура речи. Р/н/Д., 2001.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. М., 2003.
3. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.,
2004.
4. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие.
М., 2000.
2. Культура русской речи: Энциклопедический словарьсправочник. М., 2003.
Интернет ресурсы:
http://old.dnr-online.ru/wp-content/uploads/2015/04/Metod.pdf
Пользуясь инструкцией
выполнить упражнения.
ЗАДАНИЕ 1
и правилами
составления
документов,
Упражнение 1.
Вопросы и задания
1. Объясните, почему данные документы вызывают смех.
2. Найдите ошибки в приведенных документах, исправьте их соответственно
официальному стилю.
Заявление студентки директору МПК
Дорогая Татьяна Николаевна!
Отпустите меня на три дня в деревню, так как пора копать картошку, а мои
родители старенькие, сами не справятся, да и мне стыдно будет, что я не
смогла помочь им.
С приветом, Ксения Петрова
25 сентября 2017 г.
Заявление директору от студента
Знаете ли, мне нужно завтра в поликлинику к зубному – талончик взять.
Сами небось понимаете, что на учебу я вовремя никак не поспею. Татьяна
Николаевна, миленькая, можно, я опоздаю? Я лучше потом задержусь и всевсе сделаю до конца и сдам, честное слово!
А?
Семенова
Упражнение 2. Составьте заявление
ü с просьбой перевести на другую специальность;

10.

ü с просьбой разрешить академический отпуск;
ü с просьбой перевести на заочную или вечернюю форму обучения;
ü с просьбой об изменении фамилии;
ü с просьбой о назначении социальной стипендии;
ü о досрочной сдаче экзаменов;
ü о продлении сроков сессии;
ü о приеме на временную работу.
Упражнение 3. Прочитав текст автобиографии, укажите в нём
композиционные, логические, стилистические ошибки и отклонения.
Отредактируйте текст.
Моя Автобиография. Меня зовут Куликова Наталья. Я родилась второго
января тысяча девятьсот семьдесят шестого года в Уренском районе в семье
умных людей, но простых рабочих. Моего папу зовут Юрий Васильевич, маму
Валентина Васильевна. Еще у меня есть два брата: Илья и Николай. До пяти лет
мое воспитание осуществлялось дома, потом - в детском саду. А в тысяча
девятьсот восемьдесят третьем году я пошла в первый класс. Успешно и с
радостью училась в школе. В тысяча девятьсот девяносто четвертом году
окончила среднюю школу. После школы поступила в Нижегородский
государственный технический университет на химико-технологический
факультет. На это оказала свое влияние любимая учительница химии –
Степанова Елена Николаевна. Куликова 05,09,2003 г.
Упражнение 4.
Прочитайте доверенность, написанную детским писателем
К.И. Чуковским. Как вы думаете, можно ли так написать доверенность
в официально-деловом стиле?
Доверенность
Пусть Воронину Сергею отдадут мою стипендию. Он как будто человек
честный, и, надеюсь, денег моих не растратит.
Напишите эту доверенность в официально-деловом стиле.
Требования к ответу:
- полнота;
- правильность;
- опора на теоретические знания;
- логическая последовательность;
- культура речи;
-правильность оформления в тетради.
Критерии оценивания:
Оценка 5 (отлично)
-
Ответ полный, правильный, доказательный

11.

-
логически последовательный. Студент проявил
знания теоретического учебного материала, речь
выразительная, правильная. Правильно оформил
задание в тетради.
Оценка 4 (хорошо)
-
Ответ полный, правильный, но недостаточно
доказательный,
так
как
недостаточно
используются теоретические знания, речь
выразительная, правильная. Правильно оформил
задание в тетради.
Оценка 3
(удовлетворительно)
-
Оценка 2
(неудовлетворительно
)
-
Ответ неполный, недостаточно доказательный,
так как недостаточны теоретические знания.
Речь непоследовательная, недостаточно логичная
и выразительная.
Допущены ошибки в
оформлении документации.
В ответе не выявлены знания теоретического
материала, в связи с чем ответ поверхностный,
недостаточно правильный. Ответ не логичный,
речь невыразительна, не последовательна.
Допущены ошибки в оформлении документации.
Документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем
информацией в виде текста, звукозаписи или изображения,
предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях
хранения и общественного использования».
Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с
требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как
лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом

12.

постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это
обязательные признаки, установленные законом или официальными
положениями для отдельных видов документации).
Согласно ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит,
однако практически в деловых письмах их используется не более 17:
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской
переписки);
4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
В последние годы в практике делопроизводства все чаще
указывается также перед номером расчетного счета ИНН —
идентификационный номер налогоплательщика, который
присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й
понимают расширенно, указывая в нем, помимо номера расчетного
счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка,
его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский
счет.
Виды деловой документации можно разделить на три группы:
деловые бумаги личного характера, служебная документация и
деловая переписка.
Деловые бумаги личного характера
· заявление
· объяснительная записка
· расписка

13.

· доверенность (личная)
· автобиография
· характеристика
· резюме
Служебная документация:
· докладная записка
· протокол
· объявление
· справка
· договор (контракт)
Деловая переписка
· извещение
· напоминание
· подтверждение
· предложение
· просьба
· запрос
· ответ на запрос
· заказ
· отказ
· приглашение
· ответ на приглашение
· благодарность
· поздравление
· извинение
· сожаление
Текст документов личного характераможет быть произвольным и
составляться самим автором, но такие реквизиты, как название и
вида документа, дата, подпись должны быть обязательно.
При приеме на работу граждане подают письменное заявление, в
котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в
организацию, учреждение, указывая свою профессию,
квалификацию, специальность, должность. В настоящее время
основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме,
пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 –

14.

формат листов документов личного дела, в которое подшивается и
заявление о приеме на работу.
Объяснительная записка. Этот документ содержит указание
адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с
объяснением причин какого-либо нарушения в производственном
процессе, дату и подпись составителя.
Расписка — это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь.
Схематически расписку можно представить следующим образом:
Резюме -это описание профессионального пути человека в
письменной форме, которое призвано создать позитивное мнение
работодателя о кандидате на определенную должность. При
создании резюме нужно помнить о том, что оно станет вашей
визитной карточкой и должно выделять вас из всего потока людей,
ищущих работу.
Хорошее резюме одно из самых эффективных средств поиска работы.
Поэтому необходимо помнить три ключевых момента:
1. У Вас единственный шанс преуспеть с помощью резюме в тот
момент, когда его читают в первый раз. Как правило, на просмотр
резюме затрачивается не более 2-3 минут. Если внимание привлечь
не удалось - значит, резюме не сработало.
2. При написании резюме необходимо следовать принципу
избирательности: в резюме стоит включать описание именно тех
аспектов Вашего опыта, которые значимы для позиции, на которую
Вы претендуете. 3. Удачное резюме может стать поводом для
интервью, т.е. личной встречи с работодателем или его
представителем, но еще не гарантирует получение работы. Ваша
цель - добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично.
Резюме состоит из следующих блоков:
1. Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города).
2. Цель (не обязательно, но желательно): краткое описание того, на
получение какой должности и почему Вы претендуете (не более 6
строк, а лучше 2-3).
3. Трудовой опыт в обратном хронологическом порядке (сначала
указывается последнее место работы).
4. При описании Ваших достижений используйте глаголы действия,
такие как развивал, сэкономил, увеличил или сократил.. Укажите
даты начала и окончания работы, наименование организации,
название должности (их может быть несколько, если Ваша карьера
развивалась успешно), и кратко опишите должностные обязанности
и производственные достижения, если они у Вас были.
5. Образование, чем больше прошло времени после окончания
учебного заведения, тем меньше места этот пункт должен занимать
в резюме; для выпускников и студентов следует помещать его перед
предыдущим, так как опыт работы, если и есть, он менее значителен.
Можно сообщить о наградах, подчеркнуть те изученные дисциплины,
которые соответствуют Вашей цели.
6. Дополнительная информация: владение иностранными языками и
компьютером, наличие водительских прав, членство в

15.

профессиональных организациях и т.п. (хобби следует упоминать
только в том случае, если оно тесно связано с желаемой работой).
Автобиография - жизнеописание какого-либо лица, которое
составлено им самим в виде документа. Типового формуляра для
биографии не существует и составляется она в произвольной форме.
Однако отдельные составные части и реквизиты должны
содержаться в автобиографии обязательно. Пишет автобиографию от
руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке.
Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все
сведения даются в хронологической последовательности и так,
чтобы можно было составить представление о жизненном пути,
деловой квалификации и общественно–политической деятельности
данного человека.
Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним
лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю)
для представительства интересов доверителя перед третьими
лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует
содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого
на основе доверенности создают права и обязанности
непосредственно для доверителя. Стоит отметить, что оформленная
в нотариальном порядке доверенность является юридическим
документом. Действующее законодательство предусматривает
несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и
характера выраженных в доверенности полномочий различают три
вида доверенностей:
- общая (генеральная) доверенность на представление интересов
доверителя во всех сферах;
- специальная доверенность на совершение каких-то однородных
действий;
- разовая доверенность на выполнение определенного конкретного
действия.
Документы для внешнего пользования часто
называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они
служат важнейшим средством связи данной организации
(предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их
организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют
отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные
переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют
претензии и т.д.
Унификация деловой переписки охватывает лексику
соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику,
пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. Как уже
говорилось, по ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31
реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не
более 17:
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской
переписки);

16.

4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
Совокупность рассмотренных реквизитов, которые могут быть в том
или ином документе, называется формуляром.
В последние годы в практике делопроизводства все чаще
указывается также перед номером расчетного счета ИНН —
идентификационный номер налогоплательщика, который
присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й
понимают расширенно, указывая в нем, помимо номера расчетного
счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка,
его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский
счет.
В переписке с официальными или частными лицами – иностранными
гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это
обращение все шире распространяется и при переписке с
отечественными партнерами. Употребление
обращения гражданин допускается только в сфере правовых и
административных отношений (в судебных, правоохранительных
органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное
обращение товарищ вышло из употребления.
В заголовке к тексту употребляется только конструкция с
предлогом о/об (например «О создании совместного
предприятия»). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов,
как касается, по делу и т.п.
В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не
должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.
В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие)
письма разделяют на простые и контрактные.

17.

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и
небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих
целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность,
приглашение, сопроводительная информация или подтверждение
получения какой-либо информации или продукции. В них может
отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко
используются стереотипные выражения.
Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара,
каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом
употребляются определенные стандартные выражения, например:
– Обращаемся (к Вам) с просьбой................................ прислать
– Прошу (просим) Вас.................................................... выслать
– Мы просили бы (Вас).................................................. направить нам
– Не могли бы Вы........................................................... сообщить
– Мы будем благодарны, если Вы сможете................ сообщить
– Мы хотели бы............................................................. подтвердить
– Желательно было бы.................................................. получить
– Сообщите (нам), пожалуйста,.................................. ознакомиться с …
Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или
имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе
может быть соответствующая отсылка:
– Ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос) от...
– В соответствии с нашей договоренностью... просим...
– На основании нашего телефонного разговора...
Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление,
информацию о предмете, представляющем взаимный интерес; в нем
используются стандартные выражения. К ним относятся:
– Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем,
– Ставим Вас в известность; доводим до Вашего сведения, что...
– Нам приятно сообщить, что…
Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо,
содержащее согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна
будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место
телефонный разговор:
– В ответ на ваше письмо (на Ваш факс) извещаем, сообщаем…
– В дополнение к нашему письму информируем, что…
– В продолжение телефонного разговора уведомляем…

18.

Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в
первой повторяется просьба, на которую дается ответ; по второй
части дается обоснование отказа; в третьей части приводится
формулировка отказа. Например:
– Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи
в тематический план нашего издательства.
– По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись
написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое
количество фактических ошибок.
– В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы
возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.
Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо
мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и
т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:
– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить....
принять участие в...
– Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы
сможете посетить.. , принять участие в ...
При официальном приглашении могут использоваться письма,
отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также
трафареты.
Трафарет – это вид формализованного текста, в котором заранее
предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые
формы и выражения и в то же время имеются пробелы, которые
заполняются переменной информацией – конкретными данными
(фамилия приглашаемого, дата и т.н.) возможно даже от руки.
Например:
1. Уважаемый_____________________
Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического
университета в связи со 100-летием основания приглашает вас
принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате.
Собрание состоится и актовом зале университета ... 1999 г.
Вход по пригласительным билетам.
Ректорат СПбГТУ
Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за
полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение,
оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются
определенные стандартные выражения, например:
– Благодарим (Вас)…
– Мы признательны Вам за…
– Выражаем благодарность за то, что...

19.

–Заранее благодарим (Вас)
– Выражая благодарность
за Ваше письмо,
(Ваше приглашение) от... сообщаем, что...
– Мы получили Ваш факс
(сообщение по электронной
почте...) от ... за который (Вас) благодарим.
за который (Вам) очень благодарны.
за который (Вам) очень признательны.
Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит
сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов
(контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и
направляется в том случае, если содержит новую информацию по
сравнению с дорожными документами.
При этом используются некоторые стандартные выражения:
– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...
– Мы рады направить (послать, выслать, препроводить Вам)...
– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от ... и
направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...
– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)... и
приложении… (с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной
бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...)
– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на
рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей
проработки)...
В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие
контакты:
– В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от ...)
– В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором,
выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год)
направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...
Далее приведем образец сопроводительного письма.
Нами была, произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой
в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на
продажу данной продукция. К акту о изъятии товара высылаем
результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.
Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения
грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов,
образцов изделий), в необходимых случаях – важной

20.

корреспонденции. В таких документах используются следующие
стандартные выражения:
– (С благодарностью) подтверждаем получение...
– Благодарим за письмо от ... № ... (за факс, за присланные
экземпляры рекламы)...
– Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим
за оперативность и благожелательность.
При необходимости подтвердить действие каких-либо
договоренностей, ранее отправленных документов употребляются
такие стереотипные выражения:
– Мы подтверждаем действие...
– В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору
от ... № ...
Среди управленческих документов выделяют организационные и
распорядительные (поэтому их называют также организационнораспорядительными). К первым них относятся: устав, структура и
штатная численность аппарата управления, штатное расписание,
правила внутреннего трудового распорядка или положения о
персонале, положение о структурном подразделении предприятия,
должностная инструкция. К распорядительным документам
принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция.
Отдельно выделяют также информационно-справочные документы,
такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки,
справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой
трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.
Должностная инструкция. В этом документе указываются функции,
обязанности, права и ответственность сотрудника определенной
категории. Основные положения должностной инструкции являются
основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта
инструкция необходима также при возникновении трудовых споров,
конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и
работодателями.
Не существует единой должностной инструкции для рабочих и
служащих, работающих на разных предприятия. Обычно конкретная
инструкция создается работниками кадровой службы предприятия,
согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем
предприятия. При необходимости внесения в нее существенных
изменений издается соответствующий приказ руководителя
предприятия.
Приказ - это такой правовой акт, который издается руководителем
предприятия и учреждения (или руководителями их подразделений),
действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях
проведения определенных мероприятий, направленных на
совершенствование деятельности организации или решения
кадровых вопросов.

21.

Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением
отглагольного существительного: О назначении, Об утверждении.
Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно
две части: констатирующую и распорядительную. Первая является
введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть
начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными
буквами; затем с новой строки следует само распоряжение. Оно
должно быть конкретным, четким, с формулировками, не
допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и
сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль
за исполнением распоряжения.
В состав реквизитов приказа входят: герб РФ, наименование
ведомства или организации, вида документа, а также дата, индекс,
место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости –
отметка о согласовании.
Распоряжение. По своему назначению и характеру этот документ
близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам
каждодневной производственно-хозяйственной и административной
деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное
задание, указания на ответственного исполнителя и срок
исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке
предприятия, они подписываются руководителем или его
заместителем.
Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полный
протокол составляют, если проходит особо важное заседание,
совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы,
каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня,
строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Последний раздел является наиболее важным и должен содержать
строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение
рассматривавшихся вопросов.
В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы,
фамилии выступавших и принятые коллективно решения.
Протокол должен быть подписан председателем и секретарем
совещания (собрания).
Акт.Представляет собой документ, который составляется
несколькими лицами в подтверждение установленного факта,
действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия
(постоянная или временная) приказом руководителя организации.
Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем
унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к
разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приемупередаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных
объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.
Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где
формализованно указывается основание для составления документа,
перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2)

22.

констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность
проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3)
заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы
или рекомендации комиссии.
Докладная записка - документ, который адресован руководителю
данного предприятия или вышестоящей организации с
уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо
фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и
содержит конкретные предложения по исправлению положения.
Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по
собственной инициативе работника.
Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся
с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом
листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается
составителем, внешняя – представляется на общем бланке
организации и подписывается ее руководителем.
Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации,
с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор,
причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть
указаны:
– место работы (наименование предприятия-работодателя, его
адрес);
– конкретная работа по определенной специальности или должности;
– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного
договора);
– условия оплаты труда;
– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые
конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без
сохранения заработной платы, повышение квалификации,
различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.
Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится
на предприятии, второй – у работника.
Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на
работу. Производимые им записи подтверждаются документально,
после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность
подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть
личного дела (досье) работника.
В число основныхконтрактных (договорно-правовых)документов
входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ
на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия),
ответ на рекламацию.Эти документы отражают наиболее важные
этапы производственного процесса любого предприятия (и
государственного, и частного)этого процесса. Чтобы успешно
функционировать, производственное предприятие должно прежде

23.

всего приобретать оборудование, сырье для изготовления своей
продукции, а затем реализовывать ее. Но если это не приносит
выгоды, то значит, что предприятие функционирует вхолостую,
следовательно, движется к банкротству. Для того чтобы избежать
краха, необходимо так вести дело, т.е. так купить и так продать,
чтобы можно было не только выплатить заработную плату рабочим,
но и выделить средства на развитие производства. Но для этого надо
знать, как лучше приобрести оборудование и сырье, как выгоднее
продать свою продукцию. Все эти операции неизбежно
сопровождаются оформлением тех или иных контрактных
документов. Следовательно, любому предпринимателю и просто
управленцу надо иметь представления о типовых образцах таких
документов, разбираться в их реквизитах, уметь их составить или
заполнить с учетом всех обстоятельств, сопровождающих
коммерческие операции. Кроме того, для осуществления внешней
деятельности контрактные документы должны содержать
дополнительные сведения, связанные с валютным контролем со
стороны государства.
Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой
обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с
просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у
последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на
поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг.
В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести
импортер и на каких условиях. Таковыми являются прежде всего:
количество и качество товара, его марка или модель, цена, сроки
поставки и средства транспортировки, условия платежа.
Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для
ускорения подготовки запроса и ходе коммерческой переписки
используется унифицированная (стандартизованная) форма бланка
этого документа.
Предложение (оферта) – коммерческий документ, который
представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании
заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение
может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по
инициативе самого экспортера.
В предложении обычно указываются наименование предлагаемого
товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия
платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера
товара.
Различают твердые и свободные предложения.
Если предложение на конкретный товар делается только одному
покупателю и указывается срок, в течение которого продавец
считает себя связанным с условиями предложения, оно
называется твердым. Неполучение от покупателя ответа в
установленный срок признается отказом и освобождает продавца от
сделанного предложения.

24.

Если предложение делается без всяких обязательств со стороны
продавца и направлено не одному покупателю, например реклама,
оно называется свободным.
В целях ускорения подготовки предложения в деловой переписке
используется унифицированная форма бланка. Характеристика
реквизитов бланка предложения обычно идентична форме бланка
запроса за исключением трех пунктов, а именно: вместо Запрос №,
Текст запроса и Подпись импортера ставитсяПредложение №, Текст
предложения и Подпись экспортера.
Ответ на предложение. Могут быть два варианта:
1) покупатель согласен со всеми условиями предложения. Он
подтверждает (акцептует) его принятие продавцу, и сделка
считается заключенной. После этого выдается заказ или заключается
контракт;
2) покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения
(количеством, качеством, ценой, сроками), о чем и сообщает
продавцу. Следствием является длительная переписка или
переговоры.
Контракт – коммерческий документ, который представляет собой
договор на поставку товара (предоставление услуг и т. п.),
подписанный продавцом и покупателем (экспортером и импортером).
Если полученная по контракту продукция не соответствует какимлибо указанным в нем параметрам. В случае серьезных нарушений в
этом отношении договора предприятие-покупатель отправляет
предприятию-продавцу рекламацию.
Рекламация (претензия)– документ, в котором содержится
претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту
обязательства, и требование возмещения убытков.
Рекламация обычно включает в себя три части:
1) основание для предъявления претензии;
2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и
другие документы);
3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в
случае недостачи товара допоставка его или выплата определенной
суммы за недостающее количество; в случае некачественности
товара замена его качественным или уценка уже полученного
товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки,
упаковки и т.д.) расторжение контракта и возмещения прямых
убытков и упущенной выгоды.
Рекламация предъявляется обязательно в письменном виде с
приложением необходимых документов, которые в подтверждение
требований пострадавшей стороны должны иметь полную
доказательную силу для той и другой стороны. Сроки предъявления
претензий определяются законом и зависят от их характера: по

25.

отношению к количеству товара, его качеству, по отношению к
товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т.д.
Если рекламация обоснована, то результатом может быть:
допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его
стоимости; замена некачественного товара качественным или его
уценка; уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они
предусмотрены контрактом; предупреждение и т.п.
В случае, если стороны не в состоянии договориться о возмещении
ущерба, дело передается в предусмотренные контрактом судебные
инстанции, чаще всего в арбитражный суд.