Текстовый процессор MS Word. Лекция 1

1.

Текстовый
процессор
MS Word

2.

АВТОМАТИЗАЦИЯ
РАЗРАБОТКИ ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
В MS WORD

3.

Содержание лекции
Структура документа;
Работа с текстом;
Другие элементы технических текстов;
Автоматические подписи объектов и
перекрестные ссылки на них;
• Автоматическое оглавление и списки
рисунков;
• Титульный лист;
• Оформление отчета по лабораторной работе.

4.

Структура
документа

5.

Разделы
Структура документа
Разделы – самый крупный вариант деления текста
документа.
Они вставляются для того, чтобы разделить документ на
несколько независящих друг от друга частей.
После этого к каждому отделенному фрагменту можно
будет применить нужное форматирование в Word.
Разделы документа формируются при помощи разрывов.
Например, титульный лист – отдельный раздел документа,
его форматирование отличается от остального текста.
Элементы форматирования на уровне разделов:
Поля, формат листа, колонтитулы и т.д.
В режиме отображения непечатных символов разрыв
раздела отображается так:

6.

Абзац
Структура документа
Абзац – фрагмент текста между двумя нажатиями клавиши Enter
Абзац в рукописных и машинописных тестах используется для
разделения повествования на логические части.
Абзац является основным элементом форматирования текста.
Элементы форматирования на уровне абзаца:
Все атрибуты шрифта
Межстрочный интервал
Отступ (или выступ) первой строки
Выравнивание
Положение на странице и т.д.
Форматирование документа на уровне разделов и абзацев – основные
виды форматирования.
Точечное редактирование – это зло !!!
А зла должно быть мало.

7.

Колонтитулы
Структура документа
Колонтитулы - представляют собой текст или изображения, размещенные в
нижней и/или в верхней части страниц документа.
Колонтитулы используют для оформления и размещения дополнительной
информации, например, такой как название разделов, фамилии авторов,
название и логотип организации номера страниц и прочее.
Колонтитулы создаются один раз и автоматически повторяются во всем
разделе (это форматирование на уровне раздела).
Пример верхнего колонтитула:
Панель для работы с колонтитулами в закладке «Вставка»:

8.

Сноски
Структура документа
Сноска - представляет собой примечание, которое размещается внизу
страницы или в конце текста (концевая сноска). В большинстве случаев в
качестве знаков сноски используют цифры или звездочки.
Пример установки сноски:
Текст сноски (внизу листа)
Средства для установки сносок
После установки символа
сноски программа
«выбросит» Вас в конец
листа (или документа) для
ввода текста сноски.

9.

Работа с текстом

10.

Полезные советы
Работа с текстом
При вводе большого текста частые переходы с клавиатуры на мышь и обратно
занимают много времени. Многие пользователи находят, что использование
клавиатуры с сочетаниями клавиш для Word помогает им работать эффективнее.
Несколько примеров полезных сочетаний клавиш:
Вырезание выбранного содержимого в буфер обмена
Копирование выбранного содержимого в буфер обмена
Вставить содержимое буфера обмена
Выделите все содержимое документа
Отменить предыдущее действие
Переместите курсор в конец текущей строки
Переместите курсор в начало документа
Для поиска в содержимом документа по образцу
CTRL+X
CTRL+C
CTRL+V
CTRL+A
CTRL+Z
END
CTRL+HOME
CTRL+F
Для поиска в тексте символов перевода строки (например, чтобы удалить лишние)
следует ввести образец: ^p
Также весьма полезное сочетание клавиш - «мягкий перенос» для
редактирования текста внутри одного абзаца: Shift+Enter.
Он выполняет переход на новую строку без образования нового абзаца.

11.

Полезные советы
Работа с текстом
Alt-коды: что такое и для чего нужны
Alt-код — это комбинация вида «Alt + X», где Alt — это, собственно, клавиша Alt,
а X — число или последовательность цифр. Зажимаем Alt, набираем число
на цифровом блоке Numpad (он должен быть включен), отпускаем Alt — и
получаем нужный символ.
Alt-коды пригодятся, например, для того, чтобы напечатать знак, отсутствующий
на клавиатуре.
Некоторые Alt-коды, которые могут быть использованы в
технической документации :
Alt + 0167
Alt + 26
Alt + 960
Alt + 8734
Alt + 0177
Alt + 0176
Alt + 0160
Alt + 0136
Alt + 0151
Alt + 0150
Alt + 769
§ (параграф)
→ (следствие)
π (число пи)
∞ (символ бесконечности)
± (плюс-минус)
° (градус)
неразрывный пробел
€ (евро)
длинное тире
среднее тире
ударение

12.

Работа с текстом
Редактирование документа
В MS Word различают несколько уровней редактирования:
1. Уровень всего документа или раздела: формат листа, поля,
колонтитулы, подложки, рамки и т.д. Такое редактирование выполняется при
создании документа один раз (желательно в самом начале).
2. Уровень абзаца: шрифты, выравнивания, отступы и т.д. Этот тип
редактирования используется постоянно при работе с документом
(абзацев много) и должен реализоваться путем использования стилей.
Это наиболее рекомендуемый подход при создании технических
документов.
3. Точечное редактирование типа: «выделить фрагмент текста и
редактировать его» может применяться изредка для того, чтобы
обратить внимание читателя на данный фрагмент текста.
Точечное редактирование – зло!!!
А зла должно быть как можно меньше.

13.

Работа с текстом
Стили – создание редактирование и
использование
В соответствии с настройками по умолчанию в новом документе MS Word
уже имеется библиотека стилей (и не одна).
Выбор
библиотеки
но они, как правило, не соответствуют требованиям к оформлению документа.
Что же делать? Редактировать стили !!!
Когда?
Сразу после создания файла!
Минимально вам необходимо настроить всего 3 – 4 стиля:
Стиль «Обычный» - он используется для основного текста;
Заголовок 1;
Заголовок 2 (можно еще Заголовок 3, если есть такой уровень, но в вашем
отчете его, скорее всего не будет);
Можно еще настроить стиль «Название», который используется для
подписей рисунков, но это можно сделать потом, когда появится первый рисунок.

14.

Стили –редактирование
Работа с текстом
Пример настройки стиля «Обычный»
На лицевую панель окна настройки вынесены простые настройки, которые
используются наиболее часто. Остальное скрыто под кнопкой «Формат».

15.

Работа с текстом
Стили –редактирование
Стили «Заголовок»
Принципиальной разницы в настройках заголовков разного уровня тоже
нет. Обязательно нужно проверить в главном окне настройки строку «Стиль
следующего абзаца». Там должно стоять значение «Обычный». Это
означает, что когда вы закончите писать заголовок и нажмете «Enter», стиль
автоматически переключится с «Заголовка» на «Обычный».
В заголовках часто используется многоуровневая нумерация. Она должна
формироваться автоматически при создании документа.
Многоуровневая нумерация заголовков похожа на аналогичный элемент
нумерованных списков, но она должна быть привязана с стилю
«Заголовок».
Достаточно сделать это назначение для заголовка первого уровня, на
остальные нумерация распространится автоматически.

16.

Работа с текстом
Стили –редактирование
Пример настройки нумерации стилей «Заголовок»

17.

Создание стиля
Работа с текстом
Иногда возникает желание (или необходимость) создания своего стиля.
Самый простой вариант – отформатировать абзац нужным образом, выделить его
и сохранить в качестве стиля.
Применение стилей
Позволяет один раз их настроить и больше
не думать об этом при работе с
документом.
Для применения с стиля достаточно
поставить курсор в область
форматируемого абзаца (не выделять) и
кликнуть по нужному стилю.
Кстати: заголовок, подпись
рисунка или таблицы – это абзац.

18.

Автоматические подписи объектов (рисунков
и таблиц)
1. Рисунков и таблиц может быть много;
2. Объекты каждого типа должны иметь сквозную нумерацию во всем документе;
3. Автоматические подписи объектов избавляют от необходимости вести учет этих
номеров;
4. Позволяют легко перенумеровать все объекты при изменении их порядка или
состава.
Вставка номера названия любого объекта:

19.

Автоматические подписи
Вставка и редактирование подписи рисунка.
Для рисунков возможна вставка названия
через контекстное меню выделенного
рисунка
В любом случае вызывается окно
для формирования названия
объекта:
К автоматической части названия
(рисунок 1) следует обязательно
добавить содержательную
часть названия. Это можно
сделать сразу или после
установки подписи в документ.

20.

Вставка и редактирование подписи рисунка
Для следующего рисунка программа предложит подпись «Рисунок 2» и
т.д.
Аналогично формируются подписи таблиц.
По умолчанию предлагаются варианты
подписей: Рисунок, Таблица, формула, но
при желании можно создать свой вариант
подписи, например, «Рис. »
Подписи рисунков располагаются «Под
объектом», а подписи таблиц «Над
объектом»

21.

Списки иллюстраций
Часто в технической документации требуется создание автоматического
списка рисунков и таблиц.
Пример списка иллюстраций:

22.

Автоматическое оглавление
Оглавление строится из заголовков, содержащихся в документе. Как правило,
это элементы, отформатированные стилями типа «Заголовок …» разного
уровня.
Пример оглавления:

23.

Автоматическое оглавление
Если у Вас изменилась структура документа, достаточно выполнить обновление
оглавления:
…или просто удалить его и создать заново.