Оптимизация системы документооборота в организации путем разработки и внедрения автоматизированной информационной системы

1.

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
По направлению 09.03.02 Информационные системы и технологии
ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ
на тему: «Оптимизация системы документооборота в организации путем
разработки и внедрения автоматизированной информационной системы»
Автор: Короткова Олеся Алексеевна
группа 17 ИЗ
Дипломный руководитель: к.э.н., доцент Рейн А. Д
г. Княгинино
2022 г.

2.

Актуальность дипломного проекта
Автоматизация документооборота в компании в настоящее время
является актуальной в связи с разработкой административных
регламентов по работе с обращениями граждан, в которых прописывается
порядок и сроки отработки обращений, требования к структуре и
содержанию документов.
Актуальность внедрения системы обусловлена:
• необходимостью сокращения прохождения документации сроков
отработки управленческих решений;
• возможностью получения сводной информации о состоянии отработки
документов;
• обеспечением уровня повышения исполнительской дисциплины;
• сокращений издержек, связанных с работой с документацией.
Короткова Олеся Алексеевна
2

3.

Цели и задачи дипломного проекта
Цель проекта состоит в конфигурировании системы автоматизации задач ведения
документации в формате «1С: Предприятие» в условиях ТСЖ «Березовское».
Задачи дипломного проекта:
• анализ организационной структуры и специфики деятельности ТСЖ «Березовское»;
• анализ теоретических аспектов использования систем электронного документооборота;
• анализ бизнес-процессов работы специалистов по делопроизводству в методологии IDEF0 в
части ведения документооборота и формирования отчетности по исполнителям, видам
документов;
• постановка задач автоматизации;
• обоснование выбора средств разработки;
• конфигурирование информационной системы;
• оценка экономической эффективности проекта.
Короткова Олеся Алексеевна
3

4.

Объект и предмет дипломного проекта
Объект исследования: технология работы ТСЖ «Березовское».
Предмет исследования: конфигурация в формате «1С: Предприятие» для
ведения документации, системы электронного документооборота ТСЖ
«Березовское».
Короткова Олеся Алексеевна
4

5.

Описание деятельности
ТСЖ «Березовское» компания, профилем
деятельности которой является
оказание услуг, связанных с
содержанием и текущим
ремонтом жилых помещений.
Компания обслуживает
инфраструктуру жилых домов,
а также компаний-арендаторов
помещений в обслуживаемых
домах.
Рисунок 1 – Организационная структура ТСЖ «Березовское»
Короткова Олеся Алексеевна
5

6.

Обзор аналогов
Таблица 1 – Сравнительная характеристика продуктов автоматизации технологии документооборота
Короткова Олеся Алексеевна
6

7.

Средства реализации проекта
Таблица 2 – Обоснование выбора системы разработки приложения для автоматизации поставленных задач
Короткова Олеся Алексеевна
7

8.

Требования к системы
• обеспечение возможности
программной реализации
поставленных задач автоматизации
документооборота;
• совместимость с программной
архитектурой компании;
• наличие инструментов
разграничения доступа;
• наличие инструментов обслуживания
базы данных;
• возможность импорта/экспорта
данных;
• возможность разработки мобильной
версии приложения;
• наличие инструментов быстрой
разработки приложения.
Короткова Олеся Алексеевна
Таблица 3 – Перечень функциональных требований к системе
8

9.

Проектирование информационной системы
Регистрация
документов
Мониторинг исполнения
Делопроизводитель
Отправка
исполнителям
Отработка документа
Специалист
Резолюция
Подготовка отчёта
Управляющий
Рисунок 2 – Диаграмма вариантов использования
Короткова Олеся Алексеевна
9

10.

Логическая модель
Рисунок 3 – Логическая модель БД
Короткова Олеся Алексеевна
10

11.

Работа с системой
Рисунок 4 – Панель входа
Рисунок 5 – Конфигуратор учет входящей и
исходящей документации
Рисунок 7 – Список пользователей
Короткова Олеся Алексеевна
Рисунок 6 – Окно конфигурации
11

12.

Работа с системой
Рисунок 9 – Раздел «Отправители»
Рисунок 8 – Основное меню ИС
Рисунок 10 – Раздел «Входящий документ»
Короткова Олеся Алексеевна
12

13.

Работа с системой
Рисунок 13 – Номенклатура дел
Рисунок 12 – Скан документа
Рисунок 11 – Входящий документ
(Заявка собственника)
Рисунок 14 – Отчет «Список документов в работе»
Короткова Олеся Алексеевна
13

14.

Оценка экономической эффективности проекта
Изменение временных затрат
25
20
Снижение стоимостных затрат
7000000
6000000
15
10
5000000
4000000
5
3000000
0
2000000
1000000
0
До внедрения ИС
До внедрения ИС
После внедрения ИС
Рисунок 15 – Диаграмма снижения продолжительности работ
После внедрения ИС
Рисунок 16 – Диаграмма снижения стоимости выполнения
работ
сотрудниками
Короткова Олеся Алексеевна
14

15.

Заключение
Целью данной работы было создание конфигурации в формате
«1С:Предприятие» для автоматизации внутриорганизационного
документооборота в условиях ТСЖ «Березовское». Внедрение
информационных
технологий
в
технологию
работы
с
распорядительными
документами
позволяет
повысить
исполнительскую дисциплину сотрудников, повысить качество работы
с документами, позволяет отслеживать сроки исполнения документов и
качество их отработки.
Короткова Олеся Алексеевна
15

16.

English Русский Rules