Уніфікація

1. Уніфікація

За офіційним визначенням, уніфікація – це
вибір оптимальної кількості різновидів
продукції, процесів і послуг, значень їх
параметрів і розмірів.

2. Мета уніфікації організаційно-розпорядчих документів –

Мета уніфікації організаційнорозпорядчих документів –
це зменшення кількості документів, що
готуються, обробляються та зберігаються в
діяльності представницьких органів
влади;типізація їх форм, зниження
працемісткості їх обробки;використання
технічних засобів для підготовки, обробки і
зберігання документів.

3. Залежно від рівня затвердження

уніфіковані форми організаційнорозпорядчих документів поділяють на такі
категорії: державні (міжвідомчі); галузеві
(відомчі); уніфіковані форми організаційнорозпорядчих документів підприємств,
організацій.

4. Уніфікацію як метод удосконалення документування

для забезпечення управлінських процесів у
найбільш загальному вигляді можна
розглядати як локальну і комплексну.
До локальної уніфікації організаційнорозпорядчих документів можна віднести
розробку, апробацію і використання окремих
уніфікованих форм конкретних організаційнорозпорядчих документів у межах однієї
установи або її структурного підрозділу.

5. До комплексної уніфікації належать:

1. Державна уніфікація, за якої уніфіковані форми
організаційно-розпорядчих документів набувають статусу
загальнодержавних. Кінцевим продуктом такої уніфікації є
видання державного стандарту, що функціонує у масштабі
країни.
2. Галузева уніфікація, що передбачає закріплення
специфічних особливостей документування у певній
галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження
міністерством або відомством збірника уніфікованих форм
організаційно-розпорядчих документів чи інструкції з
підготовки організаційно-розпорядчих документів для їх
обов’язкового використання у межах галузі.
3. Міжнародна уніфікація, кінцевим продуктом якої є
міжнародний стандарт.

6. З погляду формальної уніфікації

структура організаційно-розпорядчих
документів може бути зведена до чотирьох
основних типів: лінійної, матричної,
деревовидної та текстової.
Лінійною структурою називають таку, що може
бути подана у вигляді послідовного переліку
обов’язкових елементів-реквізитів.
Таким чином, об’єктами уніфікації і
стандартизації документа мають бути як його
форма, так і склад реквізитів, що входять до
цього документа.

7. Матрична і таблична структури

Під матричною структурою слід розуміти таке
розміщення інформації в документі, де кожний
інформаційний елемент визначено
найменуваннями рядка і стовпця.
Така структура більш відома як таблична. Таблиця –
один із видів уніфікованого тексту документа. У
таблицях рядок називають підметом, а стовпець –
присудком. Підмет означає об’єкт, що характеризує
у таблиці, присудок – його ознаки. У графах таблиці
вказують значення ознак, що є функціями двох
аргументів: підмета і присудка. Часто матриця
(таблиця) використовується для зведення технікоекономічних показників, розрахунків, планів, звітів.

8. Деревовидна структура

Між реквізитами встановлюються складні
зв’язки, що можуть бути подані у вигляді
деревовидної структури. У графічному
зображені деревовидної структури
документа перший рівень включає
реквізити, що належать безпосередньо до
документа, другий – реквізити, пов’язані з
розкриттям інших реквізитів. Кількість
рівнів може збільшуватись, а реквізити – ще
більше диференціюватись.

9. Змістова уніфікація

здійснюється шляхом уведення
обмежувальних переліків форм організаційнорозпорядчих документів;створення
взаємопов’язаних комплексів або окремих
типових уніфікованих форм для різних видів
організаційно-розпорядчих документів,
однакових або близьких за
призначенням;уніфікації і стандартизації
інформаційних складових документації;
стандартизації термінів.

10. Стандартизація –

це процес установлення та застосування
стандартів, під якими слід розуміти «зразок,
еталон, модель, що приймаються як вихідні
для зіставлення з ними інших подібних
об’єктів». Стандарт як нормативно-технічний
документ установлює комплекс норм, правил
та вимог до об’єкта стандартизації і
затверджується компетентним органом.
Застосування стандартів сприяє поліпшенню
якості створюваного виробу (у цьому випадку
документа).

11. Стандартизація –

це форма юридичного закріплення
результатів уніфікації. У процесі
вдосконалення документального
забезпечення діяльності представницьких
органів влади розробляються державні
стандарти на термінологію діловодства і
архівної справи, а також на вимоги до
складання й оформлення організаційнорозпорядчих документів.

12. Об’єкти уніфікації і стандартизації

діяльності представницьких органів влади
спільні, а саме: терміни та визначення, які
використовуються у роботі з управлінською
інформацією; організаційні структури
установ, організацій, закладів, підприємств;
класифікатори управлінських функцій;
управлінська документація.

13. Сутність терміна «стандартизація» характеризується трьома основними моментами.

По-перше, стандартизація – це встановлені на тривалий
період часу загальнодержавні загальнообов’язкові
норми складання організаційно-розпорядчих
документів. Причому вона не тільки вводить норми, а й
гарантує їх дотримання.
По-друге, це уніфікація якостей і властивостей
документа, запровадження єдиних розмірів, форм,
правил, вимог для всіх організаційно-розпорядчих
документів.
По-третє, стандартизація – це закріплення і поширення
лише тих якостей і властивостей організаційнорозпорядчих документів, які мають найбільшу
функціональну виправданість та забезпечують
найбільший управлінський ефект.

14. Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі

встановлення єдиних вимог до побудови форм організаційнорозпорядчих документів; регламентації змісту організаційнорозпорядчих документів, що входять до системи;вилучення із
організаційно-розпорядчих документів даних, що дублюються,
досягаючи однократності вводу інформації у процесі вирішення
управлінського завдання; скорочення кількості даних, що традиційно
включаються в документи та не використовуються при вирішенні
конкретних управлінських завдань; застосування єдиної термінології
та умовних позначень, що дає змогу зіставляти показники не тільки на
різних рівнях управління, але й в різних системах документації на
основі єдиних алгоритмів формування організаційно-розпорядчих
документів та показників в них; визначення сукупності реквізитів та
показників для кожного окремого виду організаційно-розпорядчих
документів та створення єдиних моделей їх побудови, що орієнтовані
на комп’ютерну обробку, але придатних і до сприйняття
людиною;встановлення єдиних правил складання й оформлення
реквізитів організаційно-розпорядчих документів, загальних для всіх
систем документації та конкретизованих у випадках наявності
специфічних особливостей.

15. Уніфікація організаційно-розпорядчих документів здійснюється відповідно до державних стандартів, які закріплюють вимоги до

змісту організаційнорозпорядчих документів (їх обсягу,
внутрішньої структури), їх форми (склад
реквізитів, їх розташування на бланку) та
мови.