Инструкция по соблюдению обязательных реквизитов для письма и порядок их расположения

1.

ИНСТРУКЦИЯ
по соблюдению обязательных реквизитов для письма и порядок их
расположения:
Письмо выполняется на утвержденном титульном листе, формат
А4 , который содержит реквизиты: герб РА, адрес учреждения, телефон/
факс, адрес эл.почты,
наименование БУЗ на 2-х языках(русский,
алтайский)
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее:
2 5-3 см. - левое;
1-1,25 - правое;
2 см - верхнее;
2 см - нижнее.
1. Реквизит
«Регистрационный
номер»
________________№__________
На №_______________________
(________________№______) Датой документа является дата его
подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются прописью без 0, например: 5 июня 2020 года.
(На №___________ от ________) Ссылка на регистрационный
номер используется в тех видах документа, которые являются
ответами на запросы, письма, справки, акты приказы и т.д..
Сведения переносятся в реквизит с поступившего документа,
например: На № 3201 от 23.10.2018, наличие этого реквизита
исключает возможность упоминания номера и даты
поступившего документа в тексте письма
в итоге:
12 ноября 2020года № 53
.
На № 488 от 23.12.2019
Обозначения:
ПР - поручение
Од-Приказ
Р- распоряжение
Вх. входящий
2. Реквизит «Адресат»: В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа
должностному лицу инициалы указывают пред фамилией.
РА – не пишем, такого сокращения официально не существует. Употребляется только
полное название, т.е. Республика Алтай
Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном
падеже:
Министерство здравоохранения
Республики Алтай
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:
Пишется:
Министерство здравоохранения
Республики Алтай

2.

Министру
1 интервал
Иванову И.И..
При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый
адрес:
Министерство
здравоохранения
Российской Федерации
Министру
1 интервал
Мурашко М.А.
127993 Москва, Рахмановский
пер.3
Физическому лицу:
Иванову М.Н.
Шебалинский район
с.Шебалино
ул.Иванова, д.23
649220
Пишем Адрес эл почты
3. Реквизит «Заголовок к тексту», каждый документ, исходящий из учреждения
должен иметь заголовок, который должен отражать основной вопрос, затронутый в
документе, и быть кратким и емким, сформулированный в одной фразе. Заголовок
помещается перед текстом слева, содержание документа выражается в нем формой
предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не
выделяется, пишется с прописной буквы, начинается сразу от левого поля
листа через 3 интервала от реквизита «Адресат», точка в конце заголовка не
ставится.
Например:
О предоставлении информации по крови
Об исполнении Поручения
4.
Реквизит «Текст» Тест документов на бланках формата А-4 (210 мм на 297 мм)
печатается 14 шрифтом через 1,5 межстрочных интервала, (если текст помещается
на 1 стр.. если текст более 2-х стр, печатается через 1 межстрочный интервал), от
реквизита «заголовок» через 2 интервала на бланках А-5 через 1 межстрочный интервал.
Допускается печатать тексты документов не превышающие семи строчек на формате А-5
(148 мм на 210 мм).
Текст выравнивается по ширине, («Стандартная панель» – значок «Выравнивание текста»)
Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и
правильно расположен в соответствии с ГОСТ, абзацы с новой строки, особое внимание
обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов,
иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только

3.

общепринятые.
5. Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется соответственно при
наличии приложений к документу, печатается через 1 интервал от Текста .
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте,
указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких
приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то
отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минздравсоцразвития России от 09.12.2003 № 75 и
приложение к нему, всего на 7 л.
В приложении к распорядительному документу в верхнем правом углу первого
листа делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его
даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу
Министерства
Республики Алтай
от 22.03.2011 №93
6. В состав реквизита «Подпись» печатается через 2 интервала от реквизита «текст» или
реквизита «приложения» в реквизит «Подпись» входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке учреждения, и
сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), печатается тем же шрифтом что и текст, после
инициалов имени и отчества 1 пробел, например:
Главный врач
БУЗ РА «Республиканская больница»
Или на титульном бланке:
Главный врач
А.В. Холманский
А.В. Холманский
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на
документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности,
указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты
пред указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой, не допускается
также подпись от руки «Зам.», такие документы считаются не действительными. Реквизит
«Подпись» располагается от текста ниже на 2 пробела.
7. Обязательно - Отметка об исполнителе данный реквизит располагается внизу
листа, в левой стороне включает в себя должность, фамилию, имя, отчество, и номер его
телефона, за пределы города, района, республики номер телефона с кодом, адрес
электронной почты например:
Главный специалист
Мартынович Надежда Николаевна,
8388-22-4-77-57, [email protected]

4.

В правой стороне листа ссылка на наш вх. номер, для снятия с контроля
документа, Лист рассылки, кому документ рассылать например : «БУЗ, город или
районы» или «на 567»
8. Реквизит «Виза согласования документа» для внутреннего согласования документа.
Документ согласовывается с заместителем руководителя по профилю вопроса
отраженного в документе, если выполнение документа связанно с финансовыми
затратами, требуется согласование его с начальником планово- экономическим отделом
(или гл. бухгалтером), обязательно согласование с юристом и делопроизводителем
министерства. Внутреннее согласование оформляется визой, которая включает подпись
визирующего, её расшифровку (фамилия и инициалы), дату и должность визирующего
(если руководитель знаком со всеми подписями сотрудников, то внутри учреждения
допускается проставлять только подпись и дату согласования.) В случае несогласия с
документом, наличие замечаний и дополнений в визе согласования делается отметка, что
есть замечания, замечания и дополнения оформляются на отдельном листе формата А-4,
А-5, и прилагаются к документу. Виза согласования проставляется в нижней части
оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Только согласованный
документ направляется для подписания руководителю и только на согласованный
документ ставиться в реквизите «Подпись» клише. Виза проставляется на 1 экз.
документа, который подшивается в дело.
9. Реквизит «Печать» Если письмо написано на бланке учреждения печать не ставится,
если не на титульном бланке, то ставиться печать учреждения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверку
подлинной подписи.
Документы заверяют гербовой печатью организации.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать:
1.
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания,
экспертизы и т.д.)
2.
Архивная копия
3.
Архивная справка
4.
Доверенности (на получение то вар но-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)
5.
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно — техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.)
6.
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство;
технические и т.д.)
7.
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
8.
Командировочные удостоверения
9.
Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово —
хозяйственных операций
10.
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
11.
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные — сводные, в банк и т.д.)
12.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.)
13.
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)
14.
Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т.д.)
15.
Соглашения
16.
Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату,
начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)
17.
Спецификации (изделий, продукции и т.д.)
18.
Титульные списки
19.
Удостоверения
20.
Штатные расписания
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ, на саму
подпись печать не ставится .

5.

Начальник
Е.В. Рязанова
На документах финансового характера печать проставляется на специально
отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск
проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Письмо более двух листов пронумеровывается,
нумерация со второй страницы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
памятка оформлена согласно ГОСТ-Р 7.0.97-2016
Справки по оформлению документов по тел.8-(388-22)-4 77 57
Ответы на Поручения на адрес: [email protected]

6.

РЕСПУБЛИКА АЛТАЙ
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ
АЛТАЙ РЕСПУБЛИКА
АЛТАЙ РЕСПУБЛИКАНЫН СУ-КАДЫК
КОРЫЫР МИНИСТЕРСТВОЗЫ
Коммунистический пр-т, д. 54
г.Горно-Алтайск, Республика Алтай
649000
Коммунистический пр-т, т. 54
Горно-Алтайск кала, Алтай Республиканын
649000
Тел. 8-388-22-2 20 78, факс 2 73 42
E-mail: [email protected]
Тел. 8-388-22-2 20 78, факс 2 73 42
E-mail: [email protected]
1 Шрифт №10-12
№ Шрифт №10- 12
На №
1 ссылка на рег номер и дату документа
2 наименование организации, должность
Шрифт №14
1 интервал
2 .1 Фамилия Имя Отчество
Шрифт №14
3 интервала
3 заголовок
Шрифт №14 жирный
1 интервал
4 текст всегда начинается с наименования учреждения
Шрифт №14
1 интервал
5 приложение на
л. в
экз.
От края без отступа
Шрифт №14
3 интервала
6 подпись
Фамилия
Шрифт №14
7 исполнитель должность
телефон адрес ЭП Шрифт №9
И.О.
один пробел
8 на что отвечает № вх.дока
рассылки
Шрифт №8
или лист

7.

,