Контроль как функция менеджмента. Тема 7

1.

ТЕМА 7.
«КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИЯ
МЕНЕДЖМЕНТА»

2.

2

3.

3

4. Управленческий контроль

4
Контроль
процесс,
обеспечивающий
достижение
системой поставленных целей и
состоящий
из
трех
основных
элементов:
установление
стандартов
деятельности системы, подлежащих
проверке;
- измерение достигнутых результатов с
ожидаемыми
результатами;
корректировка
управленческих
процессов,
если
достигнутые
результаты существенно отличаются
от установленных стандартов.

5.

Контроль как функция менеджмента — это вид
управленческой деятельности с целью удержания
организации на выбранной траектории развития
посредством сравнения показателей деятельности с
установленными
стандартами
и
принятия
необходимых мер при отклонениях.
5
Объектом
контроля
выступают
предприятия
организации.
Предметами контроля являются процессы, проходящие
в организации, или ее элементы. Контролируются
производственный
процесс,
нормы
расходования
материальных и финансовых средств. Осуществляют
технический и технологический контроль, контроль качества
продукции и т.д.
Субъектами контроля могут выступать менеджеры
фирмы, отделы технического контроля, государственные
органы.
Главные инструменты выполнения функции контроля наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и
анализ.

6. Причины необходимости контроля

1. Неопределённость,
сложность и
динамичность среды.
2. Предупреждение
возникновения
кризисных ситуаций
посредством
обнаружения
несоответствий и
ошибочных действий
до того, как они
нанесут предприятию
вред.
6
3. Поддержание
успеха путём
сопоставления
фактических
результатов, плановых
показателей и оценки
темпа продвижения
организации к
намеченным целям.

7.

Технология контроля
7
Выбор
концепции
контроля:
система,
процесс
или частные
проверки;
предмет и
цель
контроля;
контролиру
ющий
орган
Определение цели
контроля:
целесообразность
, правильность,
регулярность и
эффективность
контроля
Нормы
контроля:
этические,
правовые,
производств
енные и т.п.
Методы контроля:
предварительный
, текущий,
заключительный
Объёмы и
области
контроля:
полный,
сплошной,
эпизодический,
выборочный,
финансовый и
пр.

8. Критерии контроля

1. Эффективность контроля – определяется успешность,
полезность контроля.
2. Эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у
работников применяемая технология контроля положительные
стимулы или негативные, стрессовые реакции.
3. Выполнение задач контроля – должен определить совпадения
или
отклонения
в
системе
управления
организацией;
способствовать устранению отклонений; выработке эффективных
решений.
4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия не
могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых
отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней
стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля, определённые
действующим законодательством.
8

9. Виды контроля

Предварительный
9
Текущий
Заключительный

10.

10

11. Предварительный контроль

11
Предварительным контроль называется потому, что он
осуществляется до фактического начала работ. Основным
средством осуществления предварительного контроля
является реализация определенных правил, процедур и
линий поведения.
Человеч
еские
ресурс
ы
Предварительный контроль используется в трёх
областях:
Материа
льные
ресурсы
Финансовые
ресурсы

12.

В области
человеческих
ресурсов
контроль
достигается за
счет анализа
тех деловых и
профессиональ
ных знаний и
навыков,
которые
необходимы для
выполнения
конкретных
задач
организации
12
в области
материальных
– контроль за
качеством
сырья, чтобы
сделать
отличный
товар
В области
финансовых
ресурсов
механизмом
предварительного
контроля является
бюджет в том
смысле, что он
дает ответ на
вопрос, когда,
сколько и какие
средства
потребуются
организации

13. Разновидности предварительного контроля

В процессе предварительного контроля можно
отклонения от стандартов в различные моменты.
выявить
и
предвидеть
Предварительный
контроль
Терапевтический
Терапевтический
контроль
позволяет не только выявить
отклонения от нормативов, но и
принять исправительные меры.
Диагностический
Диагностический
контроль
включает такие категории, как
измерители,
эталоны,
предупреждающие сигналы и т.п.,
указывающие на то, что в
организации что-то не в порядке.
13

14. Предварительный контроль

Предварительный
контроль
предусматривает
предупреждение нарушений установленных правил
работ. Кроме того он направлен на предупреждение
нарушения
законности,
нецелесообразного,
неэффективного использования хозяйственных средств и
принятия необоснованных решений. Наиболее высокую
эффективность предварительный контроль имеет при
заключении договоров, планировании, составлении смет.
Благодаря
ему
устраняются
диспропорции
в
планировании и финансировании
14

15. Текущий контроль

15
Он осуществляется в ходе проведения работ .
Объект - сотрудники.
Для осуществления текущего контроля, аппарату управления
необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют
цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят
за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для
достижения этих целей.
2.Текущий контроль, осуществляется в ходе проведения работ.
Его объектом являются сотрудники, а сам он преимущественно
проводится непосредственным начальником. Он позволяет
исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для
того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления
необходима обратная связь.

16. Заключительный контроль

16
3.Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь
предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного
контроля обратная связь используется после того, как работа
выполнена. И хотя заключительный контроль осуществляется
слишком поздно, чтобы что-то исправить он дает информацию
для планирования в дальнейшем подобных работ и способствует
мотивации.

17.

17

18.

18
Этап А – установление стандартов.
Стандарты – это конкретные цели,
прогресс в отношении которых
поддается измерению. Данные цели
вырастают из процесса планирования. На
первом этапе необходимо определить
временные рамки и конкретный критерий,
по которому оценивается работа. Это
есть результативность. Показатель
результативности точно определяет то,
что должно быть получено для
достижения поставленных целей.

19.

Этап Б – сопоставление достигнутых
результатов с установленными
стандартами. На этом менеджер
должен определить, насколько
достигнутые результаты
соответствуют его ожиданиям. При
этом нужно принять одно важное
решение: насколько допустимы или
относительно безопасны
обнаруженные отклонения от
стандартов. Эта деятельность
наиболее заметна и заключается в
определении масштаба отклонений,
измерении результатов, передаче
информации и ее оценке.
19

20.

Этап В – принятие необходимых
корректирующих действий. Контроль хотя и
важен, но может быть очень дорогостоящим.
Поэтому решение о том, какой тип контроля
применить, требует тщательного
обдумывания. В связи с этим при организации
и проведении контроля следует учесть ряд
факторов и дать ответы на вопросы:
- понимают ли сотрудники цели организации?
- спроектирована ли система контроля так,
чтобы обеспечить существенные, а не
тривиальные измерения?
- представляет ли действующая система
контроля менеджерам информацию, на
основе которой можно действовать в
разумных временных рамках?
20

21. Требования к эффективности контроля

21
1. Объяснить персоналу сущности проводимого контроля.
2. Обеспечить гибкость, т.е. выбор наилучшего при данных обстоятельствах
«стиля контроля», в целях избегания неточности и деспотичности.
3. Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью
исключения использования непригодной информации.
4. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед
организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения
целей и возможности осуществления стратегического планирования.
5. Сформировать механизм контроля, соответствующий контролируемому
виду деятельности.
6. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но
оригинальных методах.
7. Общие затраты на систему контроля не должны превосходить
создаваемые ею преимущества.
8. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение
затрат к возможной прибыли остается достаточно низким.