Поглотители времени

1.

Поглотители времени
Хронофаг — один из основных терминов тайм менеджмента (Хронос — время, фаг —
поглощать, пожирать). Поэтому наряду с
«хронофагом», могут использоваться термины
«поглотитель времени», «пожиратель времени».
Поглотители времени — это любые факторы,
которые
приводят
к
его
нецелевому
использованию. Хронофаг съедает не только
время человека, но и его силы, возможности и
цели.
Очевидно, что важно не только обнаружить
поглотители времени, но и активно им
противостоять. Чаще всего они — дело рук
самого человека.

2.

Какие они-хронофаги?
Можно классифицировать их по степени контроля:
Хронофаги
контролируемые неконтролируемые
Контролируемые хронофаги представляют из себя те дела или действия, которые
человек может контролировать. Например, время на утренние сборы или обед. Тут
действует правило — сколько времени выделили, ровно столько и понадобилось.
Неконтролируемы хронофаги —
факторы, на которые человек не может
непосредственно влиять. Например, автомобильные пробки, сама по себе дорога к
заданному месту, ожидания в очередях, приемных и т. д.
Важно! Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще проявляются неконтролируемые
хронофаги.
Самый простой пример - назначенная встреча. Наверняка каждому хоть раз в жизни
приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу с вами. В любой работе, при
которой задачи распределены между отделами (сотрудниками), такие непредвиденные
хронофаги являются постоянным источником стресса.

3.

Хронофаги также можно классифицировать по
возможности предугадать их появление:
Хронофаги
ПРОГНОЗИРУЕМЫЕ
НЕПРОГНОЗИРУЕМЫЕ
Прогнозируемые хронофаги можно просчитать, используя статистические данные в вашем
распоряжении. Например, путь из точки А в точку Б занимает столько-то времени по навигатору без
пробок. Но в понедельник в 8 утра на определенном участке дороги всегда бывает пробка.
Или, определенный сотрудник всегда задерживает сдачу своего блока работы на пару дней, тогда
можно сразу «заложить» плюс два дня к таймингу, чтобы не понести убытки.
Относительно прогнозируемых хронофагов крайне важно знать, сколько именно времени съест у вас
хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться!
Непрогнозируемые хронофаги — это в буквальном смысле слова «непредвиденные обстоятельства».
То есть те факторы, которые спрогнозировать было нельзя. Пример: простуда ребенка, больничный
сотрудника, сломанный автомобиль и т. д.
С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним интересным способом. Нужно заранее
составить небольшой список готовности из всего 3—5 пунктов вариантов реальных действий
(договоренность с няней, номер хорошего автосервиса). Так как именно этот тип хронофагов находит
наибольший эмоциональный отклик и вышибает из колеи, важно учитывать сильные и сложные в
управлении эмоции, в том числе обиду, досаду, гнев, страх. В «списке готовности» должны быть
действия, либо помогающие справиться со стрессом, либо несложные автоматические или
полуавтоматические действия, не требующие размышлений, повышенного внимания или аналитики.

4.

Люди-хронофаги
Важно также отметить людей-хронофагов и связанную с ними
классификацию. Необходимо помнить, что не каждый человек
или ситуация, которая отвлекает наше внимание — пожиратель
времени, поэтому хорошо бы научиться их распознавать.
Людей — хронофагов можно разделить на следующие категории:
«Дарители обезьян»
Название этой категории восходит к восточной притче. Однажды, придя на рынок, человек
встретил знакомого, тот попросил подержать его обезьянку, пока он сделает покупки. Человек
согласился, время шло, он все ждал своего знакомого, но тот так и не вернулся. Человек был
вынужден кормить эту обезьяну, ухаживать за ней и периодически выходить с ней на рынок,
чтобы встретить знакомого, который так и не появился.
Порой так и происходит, люди «носят обезьяну» с собой. Время и силы расходуются на какую-то
чужую задачу. Можно вспомнить много примеров, когда на специалиста по охране труда вешают
кучу дополнительных задач, которые к нему совсем и не относятся.
В таком случае важно найти пути избавления от «обезьян» и выстроить коммуникацию с
«дарителями».

5.

Любители опаздывать
«Тот, кто опаздывает, ворует чужое время», если другим приходится его ждать. Опоздание может
быть форс-мажором и произойти с каждым. А может быть и хронической проблемой —
индивидуальной особенностью. В этом случае это говорит о неумении или/и нежелании уметь
распоряжаться временем.
Здесь решение может быть схожим — отстаивать границы, выстраивать коммуникацию, либо
учесть эту индивидуальную особенность человека с минимальными эмоциональными затратами
для себя (клиента).
Нарушители обязательств
Как видно из названия, это люди, которые не выполняют обещания и отказываются от ранее
взятых обязательств. Это провоцирует беспорядок в делах и распорядке дня. Обстоятельства
бывают разными, но, если нарушение обязательств хроническое, возможно, наилучшим
решением может стать держаться подальше от такого человека. Или принять кардинальные меры.

6.

Поглотители времени, связанные с ошибками. в организации и планировании:
Отсутствие или нечеткая постановка цели, неистинная цель – определить цель, сделать декомпозицию
цели;
Неправильно расставленные приоритеты – определить задачи по степени важности;
Привычка браться за все дела одновременно – использование приемов тайм менеджмента;
Личная неорганизованность, «заваленный» рабочий стол- порядок на рабочем столе;
Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет» - четко
понимать какую работы вы можете сделать, а где у вас не хватает навыков, и не бояться об этом говорить;
Отсутствие навыка делегировать полномочия и дела - собрать такую команду, где все были бы разными и
дополняли друг друга. Чтобы правильно делегировать, надо прописать роли в команде, которые нужны для
бизнеса, и какие сильные стороны людей нужны для этого;
Отсутствие самодисциплины – мелкими шажками можно научится контролировать вредные привычки.
Постепенные изменения не так неприятны как резкие и внезапные.
Неумение довести дело до конца, потеря интереса- этому есть разные причины, но вывод можно сделать
такой. Сделайте своим принципом, что «немного, это лучше чем ничего», а «неплохо сделанная работа, это
всегда во много раз лучше, чем идеально делавшаяся, но так и незаконченная» и что лучше закончить
неидеально, чем вообще никак.
Неэффективные совещания- нужно с коллегами сообща принимать решение о регламенте совещания и
обязательно должен быть на совещании работник, ответственный за этот регламент;