Культура оформления документов в деловом общении

1.

Министерство образования и науки РА
БПОУ РА «Горно-Алтайский педагогический колледж»
«КУЛЬТУРА ОФОРМЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОВОМ
ОБЩЕНИИ»
Выполнила: студентка 41 группы ДО
Майманакова Аэлита
г. Горно-Алтайск, 2022

2.

Деловая переписка
Деловая переписка — это процесс бизнес- и служебной
коммуникации посредством почты. В нем, как и в обычном
общении, есть место эмоциям, первому впечатлению, точкам
соприкосновения. Но деловую переписку отличает официальноделовой стиль.

3.

Виды деловой переписки
Внешняя
Адресат: внешний контрагент.
Официальная Примеры: гарантийное письмо,
информационное письмо,
коммерческий запрос, прессрелиз.
Личная
Адресат: внешний контрагент.
Примеры: приглашение,
поздравление, соболезнование,
рекомендательное письмо,
благодарность.
Внутренняя
Адресат: сотрудник Вашей
организации.
Примеры: приказ,
распоряжение, служебная
записка, объяснительная.
Адресат: сотрудник Вашей
организации.
Примеры: письмо-ответ,
информационное письмо,
приглашение, поздравление,
соболезнование,
рекомендательное письмо,
благодарность.

4.

Все виды деловой переписки могут вестись
двумя способами:
На бумажных носителях
По электронной почте

5.

Структура делового письма
1. Обращение
2. Преамбула
3. Основной текст
4. Заключение
5. Подпись
6. Постскриптум
7. Приложения

6.

Этические нормы деловой переписки
При составлении деловых писем НЕ
рекомендуется:
• начинать послание с констатации
отказа;
• навязывать адресату ожидаемый исход
вопроса;
• побуждать адресата к спешке при
вынесении решения словами “срочно”,
“незамедлительно”, “в более короткие
сроки”;
• намекать адресату на его мнимую
невнимательность, некомпетентность,
вводя в текст письма формулировку
типа “Предлагаю внимательно
изучить…”.

7.

Этические нормы деловой переписки
Для получателя деловых писем
обязательными требованиями
являются:
• отказ от формы ответа, при
которой письмо-запрос или
письмо-предложение
возвращаются автору с
размещенной на них ответной
информацией;
• оперативный и четкий ответ
организации-отправителю.
Задержка или отсутствие ответа
может рассматриваться как
нежелание сотрудничать.

8.

Официальная корреспонденция
«Официальная переписка» охватывает любое
письмо или другую форму корреспонденции,
направляемые любым официальным лицом в этом
его качестве, от его имени и в силу занимаемого
им поста.

9.

Виды официальной корреспонденции
1. официальная переписка между
государственными организациями
различных стран, иностранными
представительствами и их
должностными лицами;
2. деловые (коммерческие) письма,
имеющие часто полуофициальный
характер и широко применяемые при
организации деловых контактов между
фирмами, организациями и т.д

10.

Классификация идеологии
деловых писем
1. По теме письма разделяются на:
Коммерческие письма используются при организации
коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов;
составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую
силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое
письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия
(рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при
заключении контрактов с иностранными партнерами).
Собственно деловые письма решают организационные,
правовые вопросы, проблемы экономических отношений
корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и
содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол
собрания и др.

11.

2. По функции письма подразделяются на:
Письма-ответы
Инициативные письма подразделяются на письма, требующие
ответа (коммерческое инициативное письмо, письмозапрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмопросьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа
(письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмоизвещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).

12.

3. По признаку адресата письма подразделяются на:
Циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним
адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным
инстанциям (организациям).
Обычные письма направляются одному получателю.

13.

4. По композиции письма подразделяются на:
В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В
последнее время они доминируют в деловой переписке. Если
необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким
вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому
из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не
связаны между собой.
Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они
затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут
рассматриваться в одной организации (одним адресатом).
Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и
письмом-предложением, и письмом-напоминанием.

14.

5. По форме отправления письма подразделяются на:
Традиционные почтовые отправления (обычно это письма,
имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта,
рекламация)
Электронные письма и факсы.

15.

6. По структуре письма подразделяются на:
Регламентированные, форма которых строго оговорена
ГОСТом.
Нерегламентированные, не имеющие жесткой
текстовой структуры, не требующие специального бланка
или строго определенного формата бумаги. Последний
вид писем тем не менее предполагает наличие некоего
набора стандартных элементов, например: общей
структуры письма, формы обращения к адресату и
завершения письма и т.п.

16.

7. По цели письма подразделяются на:
Информирующие, создаваемые с целью передать информацию и
документы.
Убеждающие, призванные вызывать эмоции.